Warum Sie mit weniger Arbeit mehr schaffen und trotzdem Ihre Arbeitseffizienz steigern



Joaquin Garcia erledigte seine Arbeit so effektiv, dass er sechs Jahre lang einfach zu Hause blieb. Erst als er anlässlich seines 20. Dienstjubiläums geehrt werden sollte, fiel seine Abwesenheit auf. Es gab wenig zu tun, erklärte der Spanier, der den Bau einer Kläranlage überwachte. Wer seinen Beruf liebt, wird Garcia sicher nicht beneiden. Aber hinter dieser Geschichte steckt für mich eine überzeugende Moral. Statt sich mit sinnlosen Aufgaben zu beschäftigen, hat sich der Mann auf das Wesentliche konzentriert. Wer über zu viel Arbeit und zu wenig Zeit jammert, richtet sein Augenmerk wahrscheinlich nicht auf das Wesentliche. Mit den Tipps von Büro-Kaizen® fällt es Ihnen dagegen leicht, Ihre Arbeitseffizienz zu steigern und trotzdem entspannt bleiben.

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Wenn Sie geschickt Ihre Arbeitseffizienz steigern, haben Sie mehr vom Tag.

Was ist das Problem

Die gemeinsam mit der AKAD-Hochschule in Leipzig durchgeführte Online-Studie zum Thema Arbeitseffizienz bestätigte, was ich bei meinen Kunden immer wieder bemerke: Nur drei von fünf Arbeitstagen in der Woche sind für die Befragten effizient. Aber wo bleibt die Zeit eigentlich liegen? Aufschluss gibt uns ein typischer Arbeitstag: Die meisten Büromitarbeiter checken morgens zuerst die E-Mails. Geht ja schnell, aber dann dauert doch alles länger als gedacht, weil die erforderlichen Unterlagen nicht auf Anhieb gefunden werden. Kurz darauf bittet ein Kollege um Mithilfe. Auch diese Arbeit kostet viel Zeit und Energie. Viel Zeit kostet auch die Teambesprechung, weil Themen auf der Tagesordnung stehen, die Sie gar nicht betreffen. Dann fehlt der Toner im Drucker und Sie tüfteln herum, weil Sie nicht wissen, wie Sie den Ersatz einsetzen. Inzwischen ist es Nachmittag und Ihre Konzentration lässt immer mehr nach. Außerdem sind Sie frustriert, weil Sie zwar den ganzen Tag arbeiten, aber nichts von Ihrer To-Do-Liste erledigen konnten. Wenn Sie dagegen an einigen Stellschrauben in Ihrem Arbeitsalltag drehen, schaffen Sie es nicht nur, Ihre Arbeitseffizienz zu steigern. Meine Tipps zeigen Ihnen, wie Sie den Kopf frei bekommen für die wirklich wichtigen Aufgaben.

So funktioniert es

Tipp Nr. 1: Erst Prioritäten setzen, dann arbeiten

Verschwenden Sie Ihre Energie nicht länger für Tätigkeiten, die für Sie oder Ihre berufliche Entwicklung gar nicht wichtig sind. Den Toner kann zum Beispiel ein Praktikant wechseln. Und für die Beratung eines Kunden ist die Marketingabteilung zuständig. Bevor Sie mit der Arbeit beginnen, überlegen Sie zuerst, welche Aufgaben wirklich dringend sind. Mit der ABC-Methode verteilen Sie den Tätigkeiten eine entsprechende Priorität.

  • A-Prioritäten sind wichtig für Sie, weil Sie Ihnen beruflich nützen oder weil bei einem verpassten Termin negative Konsequenzen drohen. Für diese Tätigkeiten planen Sie rund 65 Prozent Ihrer Arbeitszeit ein.
  • B-Prioritäten müssen zwar erledigt werden, können aber auch verschoben werden. Planen Sie für diese Arbeiten rund 20 Prozent Ihrer Arbeitszeit ein.
  • C-Prioritäten sind relativ unwichtig für Ihren beruflichen Erfolg, nehmen aber wie zum Beispiel das Bearbeiten von E-Mails viel Zeit in Anspruch. Meistens sind das Arbeiten, für die der Kunde nicht bezahlt. Sie sollten nur rund 15 Prozent Ihrer Zeit beanspruchen. Vieles brauchen Sie nicht selbst erledigen sondern können Sie delegieren.

Extra-Tipp

Die technischen Geräte werden immer komplexer. Ob Kopierer, Handy oder Kaffeemaschine, niemand kennt die Bedienungsanleitung auswendig. Tritt ein Problem auf, wird viel Zeit mit dem Suchen nach Lösungen vergeudet. Das Wechseln der Tonerkartusche kann leicht eine halbe Stunde dauern. Eine kluge Lösung sind One-Minute-Lessons. Die eigens erstellte Kurzanleitung erklärt kurz und mit eigenen Worten die wichtigsten Geräte-Funktionen. Diese hängt direkt neben dem Gerät, so dass sich auch neue Mitarbeiter schnell damit vertraut machen können. Ich erkläre Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie Ihre persönliche One-Minute-Lessons erstellen.

Tipp Nr. 2: Aufräumen hilft die Arbeitseffizienz steigern

Viele Büromitarbeiter halten Ordnung und klare Strukturen zwar für wichtig, planen aber für das Aufräumen zu wenig Zeit ein. Sicher, es ist wichtig, die Deadline für einen Bericht einzuhalten. Aber genauso wichtig ist ein ordentlicher Schreibtisch, denn Chaos lenkt Sie ab und raubt Ihre Konzentration. Räumen Sie immer Ihren Arbeitsplatz auf, bevor Sie Feierabend machen. Denn sonst sammeln sich ganz schnell Aktenberge an. Je größer der Stapel, desto mehr Zeit brauchen Sie, um aufzuräumen. Noch schlimmer, Sie sind ständig am Suchen und verschwenden kostbare Energie. Planen Sie jeden Arbeitstag rund 15 Minuten ein, um Materialien wegzuräumen und Akten abzuheften. Das funktioniert ganz einfach, wenn Sie mit der Checkliste für den Arbeitsplatz arbeiten und alle relevanten Punkte ganz einfach abharken. Klicken Sie auf das Bild und laden Sie die Checkliste gleich herunter. Wie Sie Ihren Schreibtisch dauerhaft aufräumen, erkläre ich Ihnen in einem weiteren Blog-Beitrag.

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Tipp Nr. 3: Minimieren Sie Suchzeiten

Wie lange brauchen Sie, um eine gewünschte Information zu finden? Wir haben bei tempus die Eine-Minuten-Regel eingeführt. In dieser Zeitspanne sollte jedes Dokument oder jede Datei gefunden werden. Anfangs zweifeln meine Kunden an der Umsetzbarkeit dieser Regel, aber dann sind sie von der Zeitersparnis überzeugt. Damit jeder Mitarbeiter schnell und effektiv arbeiten kann, ist ein klar strukturiertes Ablagesystem notwendig. Am besten beginnen Sie damit, die unübersichtlichen Ablageschalen abzuschaffen. Ich plädiere für eine einziges Ablagekörbchen für den Posteingang. Hier landen alle wichtigen Unterlagen von der Post bis zu Rechnungen. Im nächsten Schritt konzentrieren Sie sich auf die Terminsachen. Sie kommen in Wiedervorlagemappen und bleiben so übersichtlich im Blick. Von Mappei oder Classei gibt es unterschiedliche Systeme für jeden Geschmack. Ist ein Projekt oder eine Arbeit abgeschlossen, verstauen Sie die Unterlagen in die entsprechenden Aktenordner. Die farbige Zuordnung für die einzelnen Abteilungen erleichtert den Mitarbeitern, schnell den richtigen Ordner zu finden.

Extra-Tipp:

Die Arbeitseffizienz steigern, heißt nicht wie das Duracell-Häschen hektisch durchzupowern. So erreichen Sie nur das Gegenteil. Im Laufe des Tages stellen sich immer Leitungstiefs ein. Achten Sie deshalb auf Ihren Körper und machen Sie regelmäßig Pausen. Stehen Sie auf, öffnen Sie das Fenster und atmen Sie einige Minuten bewusst ein und aus. So ein Minibreak reicht häufig schon aus, um den Körper zu lockern und den Kopf frei zu bekommen. Weitere Tipps für erholsame Pausen habe ich Ihnen in diesem Blog-Beitrag zusammengestellt.

Unproduktive Arbeitstage kosten Zeit und Geld! Die Arbeitseffizienz steigern bringt Ihnen ein zufriedenes Lächeln. Klick um zu Tweeten

Tipp Nr. 4: Setzen Sie auf effektive Besprechungen

Büromitarbeiter verbringen laut unseren Umfragen 1,4 Stunden pro Tag in Besprechungen. Der Austausch zwischen den Kollegen und Abteilungen ist wichtig, aber sehr oft verlaufen diese Meetings ineffizient. Da ist der Raum nicht vorbereitet und das Papier an dem Flipchart fehlt. Ohne eine Tagesordnung plätschert die Besprechung orientierungslos dahin. Und besonders nervend sind endlose Redebeiträge, in denen wenig Neues zur Diskussion beigetragen wird. Mit Büro-Kaizen® können Sie die Arbeitseffizienz bei Besprechungen erheblich steigern. Regeln Sie zunächst die Zuständigkeiten und sorgen Sie dafür, dass jemand die Einladungen verschickt und den Besprechungsraum vorbereitet. Langatmige Redebeiträge bändigen wir bei tempus mit einer Sanduhr. So hat jeder seine Redezeit deutlich im Blick. Damit die Treffen wirklich nicht unnötig lange dauern, halten wir die Meetings einfach im Stehen ab. Das ist eine tolle Abwechslung zum ständigen Sitzen und die Besprechungen entwickeln eine positive Dynamik. Lesen Sie weitere Tipps zum Thema Besprechungen in meinem Blog-Beitrag: Schluss mit Laberrunden – So planen Sie effektive Superbesprechungen.

Extra-Tipp:

Oft werden die in Teamsitzungen besprochenen Ziele nicht umgesetzt, weil sie nicht schriftlich festgelegt werden. Führen Sie bei jeder Besprechung ein Protokoll. Besonders effizient ist ein Sofort-Protokoll. Sind einzelne Punkte unklar, können diese sofort geklärt werden. Die Vorlage für ein Sofort-Protokoll können Sie sich mit einem Klick auf das Bild gratis downloaden. Noch größere Effektivität erreichen Sie, wenn Sie Ziele und Kennzahlen visualisieren. Darüber erzähle ich Ihnen mehr in meinem Blog-Beitrag zum Thema Prozessvisualisierung.

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Tipp Nr. 5: Bearbeiten Sie E-Mails in fünf Schritten

Einer der ärgsten Störfaktoren des Arbeitstages ist die elektronische Post. Immer wieder verkündet ein visuelles oder akustisches Signal den Eingang einer neuen Nachricht. Schon ist die Konzentration auf die eigentliche Arbeit gestört und wieder besserem Wissen gewinnt oft die Neugier die Oberhand. Nur schnell einmal die Nachricht überfliegen, ist pure Zeitverschwendung. Gewöhnen Sie sich deshalb einen disziplinierten Umgang mit Ihrem E-Mail-Verkehr an. Zunächst deaktivieren Sie alle Posteingangssignale! Sie bearbeiten die Post nur noch in festgelegten Zeiten, zum Beispiel während des Leistungstiefs nach der Mittagspause. Die Nachrichten bearbeiten Sie effizienter mit diesen fünf Schritten:

1. Erledigen Sie alles sofort, wenn Sie dafür nicht mehr als fünf Minuten brauchen.

2. Leiten Sie E-Mails an die zuständigen Kollegen weiter.

3. Terminieren Sie E-Mails, die Sie nicht sofort bearbeiten können, weil Ihnen Informationen fehlen oder die Bearbeitung längere Zeit beansprucht. Dafür verschieben Sie die Nachricht in Ihre Aufgabenliste.

4. Löschen Sie E-Mails, die Sie nicht benötigen wie Spams.

5. Archivieren Sie wichtige Inhalte in der entsprechenden Ablage.

Diese Schritte erkläre ich Ihnen noch einmal ganz ausführlich in meinem Video-Podcast auf YouTube: 5 Schritte zum effizienten Verarbeiten von E-Mails.

Extra-Tipp:

Unter Zeitdruck ist schnell eine E-Mail ohne Anhang verschickt. Fehler sind ärgerlich aber menschlich. Aber Fehler haben auch das Potential, Ihre Arbeitseffizienz zu steigern. Denn so erfahren Sie ganz genau, an welchen Stellen es nicht rund läuft. Statt sich also aufzuregen, überlegen Sie in Ruhe, warum dieses Missgeschick entstehen konnte. Waren Sie unkonzentriert, weil Sie wieder einmal die Mittagspause durchgearbeitet haben. Vielleicht stört Sie auch der stete Besucherstrom? Analysieren Sie sachlich, eventuell auch mit den Kollegen das Problem und überlegen Sie, wie sich diese Situationen in Zukunft vermeiden lassen. Noch produktiver ist es, ständig nach neuen Verbesserungen zu suchen statt erst zu reagieren, wenn es schon zu spät ist. Etablieren Sie deshalb ein Vorschlagwesen. Jeder Mitarbeiter kann hier seine Verbesserungsvorschläge einreichen. Lesen Sie, wie Sie erfolgreich das Vorschlagwesen einführen.

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Mit dem Verbesserungsvorschlagwesen steigern Sie die Arbeitseffizienz.

Darauf kommt es an

Wer immer nur auf Zuruf arbeitet, ist am Ende des Tages unzufrieden. Gestalten Sie Ihren Arbeitstag proaktiv und berücksichtigen Sie dabei Ihren Tagesrhythmus. Tätigkeiten mit C-Prioritäten können Sie zum Beispiel prima erledigen, wenn Ihre Leistungskurve nach dem Mittagessen etwas absingt. Es reicht nur etwas kluge Planung, um Ihre Arbeitseffizienz erfolgreich zu steigern.

Was der Tipp bewirkt

Effizient zu arbeiten, bedeutet nicht mehr zu arbeiten, sondern die Arbeitszeit sinnvoll zu gestalten und überflüssige Tätigkeiten zu streichen. Sie konzentrieren sich auf die wichtigen Aufgaben und schaffen entspannt Ihr Tagespensum. Diese Zufriedenheit wirkt sich bis in Ihre Freizeit aus.

Und Sie?

Mit welchen Tipps schaffen Sie es, Ihre Arbeitseffizienz zu steigern? Schreiben Sie mir, ich freue mich über Ihre Kommentare.



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