E-Mail-Ablage: Seien Sie nicht länger Sklave Ihres Posteingangs



E-Mails sind ein unglaublich schnelles Kommunikationsmittel – sorgen aber auch unglaublich schnell für Chaos am Arbeitsplatz. Ganz einfach, weil Sie auf den ersten Blick nicht als störender Aktenstapel auf dem Schreibtisch auffallen, sondern unscheinbar im Posteingang schlummern. Wird dann aber die letzte Korrespondenz zum laufenden Projekt gesucht, ist es schnell zappenduster, weil sie in der Masse einfach nicht gefunden wird. Beenden Sie das Chaos im Posteingang und etablieren Sie eine strukturierte E-Mail-Ablage in Ihrem Unternehmen. Ich zeige Ihnen, wie das geht.

e-mail-ablage strukturiert angehen
Beseitigen Sie das Chaos in Ihrem Posteingang und starten Sie mit einer vernünftigen E-Mail-Ablage.

Was ist das Problem

Haben Sie einmal gezählt, wie viele E-Mails Sie pro Tag bekommen? Selbst die elektronische Post einer einzigen Stunde können Sie höchstwahrscheinlich kaum an einer Hand abzählen. E-Mails sind absolut zeitgemäß und ein hervorragendes Kommunikationsmittel in der modernen Arbeitswelt – aber Sie überfordern manchmal auch. Vor allem dann, wenn im Posteingang Mails von zig verschiedenen Absendern auflaufen und Sie nur noch eine einzige Methode haben, das Chaos zu überblicken: Suchen, suchen, suchen. In meinem Büro Kaizen® verfolge ich das Prinzip: "Alles hat einen Platz, alles hat seinen Platz" und das gilt auch für E-Mails. Wenn Sie mein System verinnerlichen, sind Sie auf der Zielgeraden zu einer sinnvoll strukturierten E-Mail-Ablage, die Ihnen jede Menge Sucherei ersparen wird. Und wenn Sie weitergehende Informationen suchen, finden Sie diese im Download-Bereich auch zusammengefasst als E-Book. Fangen Sie an – es lohnt sich!

So funktioniert es

Schritt 1: Bedarfsgerechte E-Mail-Ablage einrichten

Statistiken sind ein gutes Mittel, um bestehende Missstände überhaupt erst zu erkennen. So ermittelte eine Umfrage der AKAD Hochschulen, dass jeder Mitarbeiter rund einen Tag pro Woche nur für seine E-Mails aufwendet. Was für ein Zeitaufwand! Und meine eigenen Erfahrungen unter-mauern dieses Ergebnis, denn im Verlauf meiner jahrelangen Coachings kristallisierte sich heraus, dass etwa 80 Prozent der Outlook-Nutzer keinerlei Wiedervorlagesystem für Ihre Mails benutzen. Genau das können Sie nun mit mir gemeinsam ändern. Schritt eins umfasst das Einrichten einer bedarfsgerechten E-Mail-Ablage für Ihr Unternehmen. Gemeinsam ermitteln wir, wie groß das Volumen eingehender Mails ist und welchen Umfang der Absenderkreis hat. Anhand dieser individuellen Daten, schaffen wir die Grundlage für eine optimale E-Mail-Ablage, beispielsweise mit Hilfe einer Mind-Map. Agieren Sie in Ihrem Unternehmen mit einer Handvoll Kunden zur gleichen Zeit, sieht die Struktur der E-Mail-Ablage anders aus, als wenn Sie mit dreißig Kunden gleichzeitig kommunizieren. Jede sinnvolle Einheit bekommt einen eigenen Ordner mit einer individuellen Nummerierung. Maximal empfehle ich, am Ende drei Ebenen à sieben Ordner zu erstellen. Ein guter Anhaltspunkt ist auch die Frage, ob die geschaffene Ordnerstruktur Ihrer E-Mail-Ablage noch auf den Bildschirm passt. Das sollte Sie, denn müssen Sie permanent scrollen, verlieren Sie schnell den Überblick.

e-mail-ablage blockweise einplanen
Nehmen Sie sich blockweise Zeit, um E-Mails konzentriert zu bearbeiten – so schaffen Sie sich auch eine gute E-Mail-Ablage.

Schritt 2: Zeiten für die E-Mail-Ablage einrichten

Bing! Gerade saßen Sie an einem wichtigen Vorgang und wurden vom Eingangston einer neuen E-Mail aus der Konzentration gerissen – kennen Sie das? So geht es tausenden Menschen Tag für Tag. Gerade die Schnelllebigkeit des Mediums E-Mail ist Gift für eine gute und vertiefte Konzentration. In der Regel läuft es so ab: E-Mails kommen im Minutentakt an, werden kurz überflogen und im Posteingang liegen gelassen. Die Konzentration für das aktuelle Projekt ist zerstört, eine neue Einarbeitung unabwendbar. Beenden Sie diesen Kreislauf und installieren Sie feste Zeiten für Ihre E-Mail-Ablage. Konkret erreichen Sie dies, indem Sie die Benachrichtigungsfunktion für neue E-Mails deaktivieren. Bei Outlook finden sich unter dem Menüpunkt „Optionen” Einstellungsmöglichkeiten für Sound und optische Meldung einer eingehenden E-Mail. Entfernen Sie alle Häkchen und richten Sie stattdessen zu einer festgelegten Uhrzeit ein Bearbeitungsfenster für alle neuen E-Mails ein. So bleiben Sie fokussiert und können neue E-Mails direkt in die zuvor geschaffene Ordnerstruktur der E-Mail-Ablage einsortieren. Ein enormer Gewinn an Zeit und Konzentration!

Feste Zeiten für E-Mails und E-Mail-Ablage erhöhen die Konzentration und Leistungsfähigkeit. Klick um zu Tweeten

Schritt 3: Vorsortieren der E-Mails

Moderne Programme wie Outlook können Ihnen ein Stück der Arbeit abnehmen und Zuarbeit auf dem Weg zu einer übersichtlichen und klar strukturierten E-Mail-Ablage schaffen. Unter dem Menüpunkt „Nachrichteneinstellungen” können Sie E-Mails vorsortieren lassen, beispielsweise die Regel anlegen, dass E-Mails von Absender A in den Ordner B Ihrer E-Mail-Ablage verschoben werden. Auch eine farbliche Kennzeichnung ist sinnvoll und hilfreich. Diese können Sie im Menüpunkt „Ansichtseinstellungen” vornehmen.

Extra-Tipp

Sichern Sie die Daten innerhalb Ihrer E-Mail-Ablage regelmäßig. Dank der klaren Ordnerstruktur ist auch das lokale Backup oder ein Backup innerhalb der Cloud klar nachvollziehbar und auf den ersten Blick zu erfassen. Sensible Daten gehören in die E-Mail-Ablage Ihres stationären Rechners, öffentliche Präsentationen oder Bilderpools können bequem in der Cloud abgelegt werden.

Was der Tipp bewirkt

Sie gewinnen zum einen unglaublich viel Zeit, wenn Sie eine auf Ihr Unternehmen angepasste E-Mail-Ablage einführen. Zum anderen aber auch Zufriedenheit beim Mitarbeiter, weil das tägliche Arbeiten mit einer sinnvollen E-Mail-Ablage sehr viel angenehmer ist. Am Ende also lohnenswert für Betrieb und Mensch.

Und Sie?

Quillt Ihr Postfach über, aber es fehlt an der entscheidenden Idee für eine strukturierte E-Mail-Ablage? Dann lassen Sie mich Ihnen helfen und kontaktieren Sie mich!





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