Nie wieder Tohuwabohu – So bleibt Ihr digitaler Posteingang aufgeräumt



Es ist eine Sisyphus-Arbeit! Für jede erledigte E-Mail ploppen zwei neue im digitalen Posteingang auf. Gegen die E-Mail-Schwemme scheint kein Kraut gewachsen. Wer resigniert, versucht die stetig steigende Anzahl an Nachrichten in seinem Eingang zu ignorieren. Und hofft, nichts Wichtiges zu übersehen bzw. mit Hilfe der Schlagwortsuche wichtig Informationen irgendwann wiederzufinden. Halten Sie sich auch gerade so über Wasser? Die fünf Tipps zeigen Ihnen, wie Ihr digitaler Posteingang endlich eine ordnende Struktur erhält und wie Sie diese Ordnung dauerhaft beibehalten.

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Ein digitaler Posteingang mit 100 alten E-Mails stresst und raubt Ihre Motivation.

Was ist das Problem

Bei unserer großen Online-Umfrage gaben 57 Prozent der Befragten an, dass sich die Zahl der E-Mails in den vergangenen zwei Jahren mindestens verdoppelt hat. Im Durchschnitt erhalten sie 45 elektronische Nachrichten pro Tag. Dieser Trend ist alarmierend! Viele Kunden erzählen mir, dass sie es einfach nicht schaffen, diese Mengen zu bearbeiten. Sie geben auf und versuchen das Chaos in ihrem digitalen Posteingang zu ignorieren. Aber dieser Ritt auf dem Drahtseil zerrt an den Nerven, denn es kann leicht passieren, dass wichtige Informationen in dieser Masse untergehen.

So funktioniert es

Tipp Nr. 1: Beginnen Sie mit einem leeren Posteingang

Wenn Sie viele Nachrichten in Ihrem digitalen Posteingang haben, macht es einfach keinen Spaß, sich durch diesen Wust zu quälen. Mit diesem einfachen Trick schaffen Sie wohltuende Leere. Legen Sie einen Ordner gleich unter dem Posteingang an und nennen Sie ihn Archiv. Hierhin verschieben Sie alle Ihre E-Mails aus dem Posteingang. Das geht ganz schnell, indem Sie die Strg-Taste gedrückt halten und alle Mails anklicken. Drücken Sie die rechte Maustaste und wählen Sie Verschieben in aus. Genießen Sie den wunderbar leeren Posteingang.

Tipp Nr. 2: Nehmen Sie sich Zeit für Ihre digitale Post

Die Post kommt einmal am Tag, wird verteilt und dann bearbeitet. Warum unterbrechen Sie immer wieder Ihre Arbeit, um einen Blick auf die neueste E-Mail zu werfen? Das ist ineffizient und reißt Sie immer wieder aus Ihrer Konzentration. Stellen Sie deshalb unbedingt alle visuellen oder akustischen Posteingangssignale aus. Wie Sie die Empfangssignale ausschalten, erkläre ich Ihnen in diesem Beitrag: Blinkt und klingelt es noch oder arbeiten Sie schon – so begegnen Sie der E-Mail-Flut. In Zukunft bearbeiten Sie Ihren digitalen Posteingang in Blöcken nur noch zwei- bis dreimal am Tag, wenn Sie keine andere Vereinbarung mit Ihrem Vorgesetzten haben. Optimal sind Zeiten, in denen Ihre Konzentrationskurve nachlässt, zum Beispiel am frühen Vormittag oder kurz vor Feierabend. Halten Sie sich diese Zeiten anfangs bewusst in Ihrem Terminkalender frei.

Wenden Sie das gleiche Prinzip auch bei Ihrer Posteingangsschale auf Ihrem Schreibtisch an. Ich habe Ihnen sechs Tipps für einen intelligenten Umgang mit Ihrer Papierpost zusammengestellt.

Husch, husch ins Körbchen – So wird Ihr digitaler Posteingang ganz zahm! Klick um zu Tweeten

Extra-Tipp:
Die meisten E-Mail-Programme sind so eingestellt, dass beim Senden automatisch auch neue Nachrichten abgerufen werden. Diese neuen E-Mails stören Ihre Konzentration und hemmen Ihre Motivation. Deaktivieren Sie das automatische Senden/Empfangen, damit Sie in Ruhe Ihren Posteingang abarbeiten können. So ein proaktives Arbeiten setzt Kräfte frei und gibt Ihnen ein gutes Gefühl.

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Agieren Sie proaktiv und bestimmen Sie, wann Sie E-Mails empfangen.

Tipp Nr. 3: Bearbeiten Sie Ihren digitalen Posteingang strukturiert

Es ist verführerisch, erst einmal einen Blick über die Post schweifen zu lassen und dann in scheinbar interessante E-Mails hineinzulesen. Aber mit dieser Arbeitsweise verschwenden Sie Ihre wertvolle Zeit. Klar, können Sie Nachrichten von wichtigen Absendern zuerst beantworten. Aber gehen Sie strikt nach der Fünf-Minuten-Regel vor und bearbeiten Sie Ihren digitalen Posteingang in fünf Schritten:

  1. 1. Löschen Sie E-Mails, die Sie nicht benötigen wie Spams.
  2. 2. Leiten Sie E-Mails an die zuständigen Kollegen weiter.
  3. 3. Archivieren Sie wichtige Inhalte in der entsprechenden Ablage.
  4. 4. Erledigen Sie alles sofort, wenn Sie dafür nicht mehr als fünf Minuten brauchen.
  5. 5. Terminieren Sie E-Mails, die Sie nicht sofort bearbeiten können, weil Ihnen Informationen fehlen oder die Bearbeitung längere Zeit beansprucht. Dafür verschieben Sie die Nachricht in Ihre Aufgabenliste.

Vergessen Sie nicht Ihre alten E-Mails, die Sie aus dem Posteingang verschoben haben. Bearbeiten Sie diese in der gleichen Weise.

Diese Schritte erkläre ich Ihnen noch einmal ganz ausführlich in meinem Video-Podcast: 5 Schritte zum effizienten Verarbeiten von E-Mails.

Extra-Tipp:
Die meisten Unternehmen arbeiten mit Outlook. Hier ist es ganz einfach, die E-Mails aus dem digitalen Posteingang in die Aufgabenliste zu übertragen. Wie das geht, zeige ich Ihnen in diesem Beitrag: Egon, ich habe einen Plan – So nutzen Sie Outlook als Aufgabenliste.

Tipp Nr. 4: Verzichten Sie auf komplizierte Ordnerstrukturen

Wenn Sie nach der oben genannten Methode vorgehen, brauchen Sie keine zusätzlichen Ordner im Posteingang, um Ihre E-Mails zwischenzulagern. Manchmal kann ein Ordner aber auch nützlich sein. Bei Projekten fällt in der Regel eine hohe E-Mail-Korrespondenz an. Es ist zwar sinnvoll, die Mitteilungen während des Projektverlaufs aufzubewahren, aber es lohnt sich nicht, diese zu archivieren. Legen Sie für das Projekt einen Ordner an und sammeln Sie hier alle Nachrichten. Sobald das Projekt beendet ist, löschen Sie ganz einfach den Ordner.

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Löschen Sie konsequent E-Mails, die Sie nicht mehr benötigen.

Tipp Nr. 5: Sortieren Sie Ihren digitalen Posteingang mit Regeln

Wenn Sie am Tag über 50 bis 100 Nachrichten erhalten, lohnt es sich, diese vorzusortieren. Denn je weniger Mails sich im Posteingang ansammeln, desto mehr behalten Sie die Übersicht und verringern Ihren Stresspegel. Indem Sie eine Regel erstellen, wird die E-Mail des entsprechenden Absenders oder der Newsletter aus dem Posteingang in den gewünschten Ordner verschoben. In der Regel befindet sich diese Option in den E-Mail-Programmen unter dem Menüpunkt Regeln und Benachrichtigungen.

Extra-Tipp:
Besonders schwierig ist der erste Arbeitstag nach einem Urlaub. Nehmen Sie sich bewusst mehrere Stunden bis einen Tag Zeit, um den digitalen Posteingang zu bearbeiten. Wirkungsvoll ist auch dieser Trick: Verlegen Sie Ihren offiziellen Arbeitsbeginn um einen Tag. So haben Sie Zeit, sich einen Überblick zu verschaffen und sich wieder einzuarbeiten. Noch besser ist es allerdings, wenn Sie sich mit Ihrer Vertretung absprechen und der entsprechende Kollege Ihr Postfach sichtet. Lesen Sie meine Tipps, wie Sie Ihre Vertretung unterstützen.

Darauf kommt es an

Anfangs ist es gar nicht leicht, konsequent die Tipps umzusetzen. Beherzigen Sie unbedingt die 1-Klick-Strategie und bearbeiten Sie jede E-Mail nur einmal. Das ist der wichtigste Schritt zum aufgeräumten digitalen Posteingang. Wenn Sie das Thema interessiert, lesen Sie auch meine 22 Verhaltensregeln für den effizienten Umgang mit E-Mails.

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In Download-Center finden Sie weitere effektive Tipps rund um das Thema E-Mails.

Was der Tipp bewirkt

Viele E-Mails im Posteingang wirken unerledigt und setzen Sie extrem unter Druck. Wenn Sie dieses Ärgernis erfolgreich bekämpfen, fühlen Sie sich nicht länger der Technik ausgeliefert. Sie verringern nicht nur Ihre Suchzeiten sondern haben den Kopf frei für wichtige Aufträge.

Und Sie?

Wie bewältigen Sie Ihre E-Mail-Flut? Schreiben Sie mir Ihre Erfolgstipps, ich bin immer auf der Suche nach neuen Ideen. Für mehr Ordnung im digitalen Posteingang empfehle ich Ihnen mein kostenfreies eBook:

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