Autoarchivierung Outlook: Schnell zu digitaler Ordnung und Sauberkeit



Die wachsende Flut an E-Mails verstopft auf Dauer Ihre Datenautobahn. Mit jeder E-Mail werden Ihre digitalen Ordner größer und verursachen zähfließenden Daten-Verkehr oder gar Sanduhr-Stau. Das muss nicht sein, wenn Sie sich die Outlook-Autoarchivierung zu Nutze machen. Sie müssen sich nur einmal Gedanken machen, wie Ihre Datenmengen archiviert werden sollen. Den Rest übernimmt Outlook für Sie. Dabei stehen Ihnen vielfältige Einstellkriterien zur Verfügung: In welchem Intervall die Autoarchivierung durchgeführt wird, ab welchem Alter Elemente ins Archiv verschoben oder gar gelöscht werden und an welchem Speicherort Ihre Archivdatei abgelegt wird. Das Ganze können Sie pauschal bestimmen oder für jeden Ordner individuell einstellen. Wie das geht zeige ich Ihnen in folgendem Beitrag.

Beugen Sie mit der Autoarchivierung in Outlook zähfließendem Daten-Verkehr vor. Klick um zu Tweeten

Was ist das Problem?

Je mehr Daten-Ballast sich in Ihrem E-Mail-Programm ansammelt, desto stärker leidet die Software-Performance unter diesem Zustand. Unnötige Wartezeiten sind die Folge. Diese belasten nicht nur Ihre effektive Arbeitszeit, sondern sind auch noch lästig und frustrierend. Mit einer regelmäßigen Archivierung können Sie dieser Performance-Falle entgehen. Outlook löst mit den richtigen Einstellungen über die Autoarchiverungs-Funktion das Problem von selbst. Gleichzeitig erreichen Sie noch eine Sicherung Ihres Datenbestandes und können im Bedarfsfall jederzeit wieder darauf zurückgreifen.

So funktioniert es: Autoarchivierung Outlook

Autoarchivierung Outlook - Schritt 1:

Wählen Sie im Menü „Datei“ => „Optionen“

Autoarchivierung Outlook - Schritt 2:

Im folgenden Fenster klicken Sie auf „Erweitert“ und die Option „Einstellungen für AutoArchivierungen…“

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Gliederung Autoarchivierung Einstellungen

Autoarchivierung Outlook - Schritt 3:

Im dargestellten Dialogfenster können Sie nun sämtliche Einstellungen vornehmen:
• In welchem Rhythmus die Autoarchivierung erfolgen soll
• Wann die Archivierung beginnt
• Ob alte Elemente gelöscht oder archiviert werden sollen
• Ab welchem Alter die Elemente archiviert werden
• In welches Archiv alte Elemente verschoben werden
• …und, ob die Einstellungen auf alle Ordner angewendet werden soll.

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Gliederung Autoarchivierung Einstellungen vornehmen

Extra Tipp

Outlook bietet auch die Möglichkeit, für jeden Ordner individuell die Autoarchivierung einzustellen. Dazu müssen Sie den gewünschten Ordner markieren und mit der rechten Maustaste das Kontextmenü aufrufen. Anschließend gelangen Sie über „Eigenschaften“ zu den Einstellmöglichkeiten.

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Gliederung Autoarchivierung Einstellungen Ordner Eigenschaften

Wählen Sie im öffnenden Fenster den Reiter „AutoArchivierung“. Hier können Sie dann individuell die Einstellungen für den gewählten Ordner zur Archivierung vornehmen.

gliederung_autoarchivierung_einstellungen_ordner_eigenschaften_autoarchivierung
Gliederung Autoarchivierung Einstellungen Ordner Eigenschaften Autoarchivierung

Neben der individuellen Autoarchivierung können Sie jeden Ordner oder ganze Verzeichnisse auch manuell archivieren. Wie das geht erfahren Sie in meinem Blogbeitrag „Outlook archivieren: So sorgen Sie für Platz im E-Mail-Postfach

Darauf kommt es an

Nehmen Sie sich einmal die Zeit, Ihre Archivierungsregeln einzustellen. Danach können Sie sich auf Outlook im Autopilot für die Archivierung verlassen. Mit individuellen Regeln pro Ordner legen Sie die Einstellungen genau nach Ihren Bedürfnissen fest. Dabei hat es sich als hilfreich erwiesen, im Vorfeld eine für Ihre Situation passgenaue Ordnerstruktur anzulegen. Wie Sie mit einer einfachen Technik zu einer Ablagestruktur kommen, habe ich im Blogbeitrag „Denken im Querformat: Wie Sie mit einer Mind-Map zur optimalen Datei-Ablagestruktur kommen“ beschrieben.

Und Sie?

Nutzen Sie bereits die Autoarchivierung von Outlook? Schreiben Sie mir Ihre Erfahrungen. Ich freue mich über jeden Kommentar.
Übrigens: Wenn Sie Ihren Weg zum „für immer aufgeräumten“ Computer finden möchten, lesen Sie mein kostenloses eBook „eKaizen“. Dieses eBook zeigt auf, wie die Grundprinzipien des Kaizen einfach auf die Arbeit am Computer übertragen werden können. Sie finden es im Downloadbereich.



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