To-do-Listen ohne Haken? So geht Aufgaben erledigen im Turbo-Modus …



Pling, Pling, Pling – E-Mail für E-Mail mit Aufgaben, Terminen, Anfragen oder zur Kenntnisnahme überfluten Tag für Tag Ihren Posteingang. Ihre To-do-Liste ist immer zu lang – und Woche für Woche schieben Sie das Unerledigte dann doch in die nächste Woche. Eigentlich haben Sie jede Woche das Gefühl, es wieder nicht geschafft zu haben …

Eine dauerhafte Aufgabenfülle stresst, und zwar extrem. Deshalb mein Rat: Seien Sie mutig und fangen Sie an zu denken: Die Zeit wird nie reichen, um ALLE denkbaren Aufgaben zu erledigen. Damit Sie aber einen Großteil Ihrer To-dos ohne Stress erledigen, verrate ich Ihnen hier einige Tipps und Tricks, wie Sie mit einem guten System, Aufgaben verwalten, organisieren und erledigen.

Direkt verarbeiten statt nur sichten, heißt die Devise. Klick um zu Tweeten

Aufgaben organisieren

Nutzen Sie für die Organisation Ihrer To-dos das Tool, worauf Sie wirklich Lust haben – ob Papierlisten, Excel, Outlook oder OneNote-Programm. Einzige Regel: Aufgaben gehören nicht in den Kalender, sondern in eine eigene Aufgabenverwaltung, sonst wird Ihr Terminkalender zu voll.

Aufgaben verwalten mit Aufgabentools

Auf dem Markt gibt es eine Reihe an Tools, die Ihnen die Verwaltung von Aufgaben extrem erleichtern. Wichtig ist bei Ihrer Wahl, dass sich das Tool an Ihren Bedürfnissen und Vorlieben orientiert. Zum Beispiel, dass sie es von unterschiedlichen Geräten nutzen können, weil Sie viel unterwegs sind.

  • Extrem praktisch, simpel und meist bereits installiert ist Microsoft Outlook:
    Selbsterklärend erstellen Sie hier Aufgaben, setzen Prioritäten, weisen anderen Aufgaben zu. Aber auch Datenbankfelder und eigene Ansichten sind in Outlook möglich.
  • Eine meiner Favoriten ist Things für Mac, synchronisierbar mit iPhone und iPad:
    Denn hier können Sie Aufgaben verschiedenen Projekten zuordnen, Termine zuweisen und entscheiden, welche Sie sehen wollen. Klare Empfehlung für alle, die ständig eine Vielzahl an Aufgaben haben.
  • Interessant ist auch Goalscape für Apple und Windows:
    Alleine wegen der Übersichtlichkeit und klaren, visuell angelegten Struktur. Denn hier ordnen Sie Ihre Ziele um ein Zentrum an und können Ziele zergliedern in kleine handhabbare Teile.

Aufgaben mit Outlook verwalten: 7 Regeln

Da Viele ohnehin bereits mit Outlook arbeiten, zeige ich Ihnen, wie Sie To-dos, die Sie erfassen möchten und/oder per Mail erreichen, organisieren und erledigen.

Vorschaubild

Regel 1:

Erhalten Sie eine Aufgabe per Mail, die Sie in 5 Minuten erledigen könnten – tun Sie’s. Denn das dauert weniger lang, als wenn Sie eine Aufgabe anlegen, terminieren und irgendwann erstmal wieder gucken müssen, was überhaupt getan werden soll.

Regel 2:

To-dos, die Sie nicht sofort erledigt können oder die mehr als 5 Minuten brauchen, legen Sie als Aufgabe mit einem Mausklick an. Wie das geht, zeige ich Ihnen hier.

Aufgaben mit Outlook verwalten
Wenn Sie ein paar Regeln beachten, können Sie mit Outlook super Ihre Aufgaben verwalten.

Regel 3:

Sofern die Aufgabe eine Deadline hat, terminieren Sie die Aufgabe entsprechend.

Regel 4:

Betiteln Sie eine Aufgabe immer ganz klar, dann wissen Sie später schnell, was zu tun ist. Beispiel: Statt „Vertragsentwurf” schreiben Sie lieber „Vertrag mit Anwalt beraten”.

Regel 5:

Bei Aufgaben ohne Fälligkeitsdatum überlegen Sie, wann Sie diese erledigt haben wollen und setzen Sie da den spätesten Termin.

Regel 6:

Brechen Sie größere Projekte in mehrere Teilaufgaben herunter und terminieren Sie diese – Aufgaben erscheinen so schneller als „machbar”.

Regel 7:

Wiederkehrende Aufgaben legen Sie nur einmal an und definieren das Serienmuster. Wichtig ist: Habe Sie die Aufgabe erledigt, nicht löschen, sondern als „erledigt” markieren.

Aufgaben bearbeiten

Ihre Aufgabenliste ist Ihr Masterplan pro Woche. Definieren Sie hier grobe Ziele, die von der Gesamtstundenzahl machbar ist. Wie Sie einen Wochenplan erstellen, erfahren Sie hier. Am einfachsten ist, wenn Sie sich einen Spaß daraus machen, Punkt für Punkt abzuarbeiten – und dabei jedes To-do, das Sie zum „done” gemacht haben, feiern.

Und Sie?

Erzählen Sie mir, wie sich Ihre To-do-Listen mit meinen Tipps und Regeln entwickelt haben – und ob Sie auch von meinem System überzeugt sind. Ich freue mich auf Ihren Bericht.



Auf der Suche nach mehr Tipps zum Themenschwerpunkt: Arbeitsplatz? Wir haben die wichtigsten Erfolgsstrategien zum Thema “persönlicher Arbeitsplatz” aufbereitet. Das sollten Sie sich nicht entgehen lassen!


Hinterlassen Sie einen Kommentar

Ihre E-Mail Adresse wird nicht öffentlich angezeigt.




Schlagwörter: