Outlook Aufgaben erstellen, anzeigen, gruppieren und Co. (inkl. Video)


Die Aufgabenfunktion in Outlook fristet im Vergleich zum deutlich häufiger verwendeten E-Mail-Client oder der Kalenderfunktion oft ein Schattendasein. Dabei sind die Outlook Aufgaben eine wichtige Ergänzung zu den „Terminen“ und eignen sich hervorragend für das eigene Zeitmanagement. Wie Sie in Outlook Aufgaben erstellen, anzeigen und bearbeiten können, erfahren Sie hier in unserem Blogbeitrag.

Lesedauer ca. 6 Minuten

1. Outlook Aufgaben erstellen und anlegen

Eine neue Aufgabe können Sie aus jedem beliebigen Outlook Ordner heraus erstellen (Email, Kontakte, Kalender oder Aufgaben).

  • Navigieren Sie zur Registerkarte → Start.
  • Klicken Sie dann auf → neue Elemente und anschließend auf → Aufgabe. Alternativ können Sie auch einfach den Shortcut (= Schnelltastenbefehl) → Strg + Alt + T eingeben.
  • Geben Sie nun im → Betreff die Tätigkeit ein.
  • Legen Sie das → Fälligkeitsdatum fest. (das Startdatum können Sie offen lassen)
  • Ergänzen Sie im → Textfeld die Beschreibung der Aufgabe.

Optional können Sie bei der Aufgabenerstellung noch folgende Einstellungen vornehmen

  • Mit dem Kästchen → Erinnerung können Sie optional auch noch einen Alarm einstellen, damit Outlook Sie rechtzeitig an die Fälligkeit Ihrer Aufgabe erinnert.
  • Auch die → Priorität der Aufgabe können Sie individuell auswählen. Dabei kann zwischen niedrig, normal und hoch unterschieden werden.
  • Den → Status (von „nicht begonnen“ bis „erledigt“ oder „zurückgestellt“) können Sie dann im Laufe der Bearbeitung nach und nach verändern.

Wiederkehrende Outlook Aufgaben erstellen (Serienaufgaben)

Wenn Sie wiederkehrende bzw. regelmäßige Outlook Aufgaben erstellen möchten, gehen Sie wie oben beschrieben vor und aktivieren Sie zusätzlich im oberen Menü den Befehl → Serientyp. Sie können in dem neuen Fenster dann das gewünschte Serienmuster (täglich, wöchentlich, monatlich, jährlich) auswählen. Setzen Sie bei der Seriendauer einen Haken bei → Kein Enddatum, wenn es sich hierbei um eine dauerhaft wiederholende Aufgabe handelt.

2. Outlook Aufgaben anzeigen in der Aufgabenliste und im Kalender

Für die Aufgabenverwaltung bietet Outlook eine Aufgabenliste. Gehen Sie dafür im Navigationsbereich links auf → Aufgaben. Sie können sich auch die Aufgabenliste in Ihrem Postfach anzeigen lassen, gehen Sie dafür wie folgt vor:

  1. Navigieren Sie im oberen Menü zum Punkt → Ansicht.
  2. Klicken Sie im Layoutbereich auf den Pfeil neben → Aufgabenleiste.
  3. Wählen Sie hier die → Aufgaben aus.

In Outlook die erledigten Aufgaben anzeigen lassen

Wenn Sie, wie oben beschrieben, Ihre Aufgabenliste in Ihrem Outlook-Postfach eingeblendet haben, können Sie dort auch Ihre erledigten Aufgaben wie folgt einblenden:

  • Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Menüleiste der Aufgabenliste.
  • Wählen Sie → Ansichtseinstellungen … aus.
  • Klicken Sie auf → Filtern … .
  • Navigieren Sie in dem Fenster zum Menüpunkt → Erweitert.
  • Entfernen Sie dort den Filter → „Erledigt am besteht nicht”.
  • Bestätigen Sie den Vorgang zweimal mit → OK.

Nun werden Ihnen die erledigten Aufgaben in Ihrer Liste angezeigt. Diese erkennen Sie durch die graue durchgestrichene Schrift.

In Outlook die erledigten Aufgaben ausblenden lassen

Wenn Sie die erledigten Aufgaben in Outlook ausblenden möchten, um die Übersicht zu behalten, müssen Sie wie folgt vorgehen:

  • Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die obere Leiste Ihrer Aufgabenliste.
  • Wählen Sie das Zahnrad→ Ansichtseinstellungen … aus.
  • Klicken Sie nun auf → Filtern … und anschließend auf den Menüpunkt → Erweitert.
  • Geben Sie in dem linken Eingabefeld → Erledigt am ein.
  • Klicken Sie beim Bedingungsfeld auf den Pfeil und wählen Sie → besteht nicht aus.
  • Klicken Sie abschließend auf → Zur Liste hinzufügen.
  • Beenden Sie den Vorgang, indem Sie zweimal auf → OK klicken.

Outlook Aufgaben im Kalender anzeigen

Mit nur wenigen Klicks können Sie sich die Aufgaben in Ihrem Kalender anzeigen lassen.

  1. Öffnen Sie Ihren Outlook-Kalender.
  2. Wählen Sie im Startmenü die → Tagesansicht oder → Wochenansicht aus.
  3. Wechseln Sie danach in den Menüpunkt → Ansicht.
  4. Klicken Sie dort auf den Pfeil bei → Tägliche Aufgabenliste.
  5. Wählen Sie die Einstellung → Normal aus.

Hinweis: Weitere Informationen dazu finden Sie in unserem Blogbeitrag zum Thema Outlook Aufgaben im Kalender anzeigen lassen.

3. Outlook Aufgaben organisieren und bearbeiten

In dem Aufgabenplaner (bzw. Aufgabenansicht) können Sie nun die einzelnen Aufgaben bearbeiten, die wesentlichen Aufgabendetails werden Ihnen beim Überfahren mit der Maus in einem Popup-Fenster angezeigt.

  • Für weitere Details oder zum Bearbeiten des Fortschritts (= Status) klicken Sie einfach doppelt auf die entsprechende Aufgabe und bearbeiten Sie dann das sich öffnende Popup-Fenster.
  • Wenn Sie z. B. am Ende eines Arbeitstages noch Aufgaben offen haben, oder durch eine Krankheit Aufgabenfristen verpasst haben sollten, dann können Sie in der Aufgabenliste ganz leicht das Fälligkeitsdatum neu vergeben. Gehen Sie dafür in der Aufgabenspalte „Fälligkeitsdatum“ einfach auf das Dropdown-Menü (= der Pfeil nach unten) und stellen Sie dann das neue Fälligkeitsdatum ein.
  • Alternativ können Sie, wenn Sie die Aufgabenliste im Posteingang eingeblendet haben, die Aufgaben mittels Drag & Drop in einen anderen Tag verschieben oder diese priorisieren.

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4. Outlook Aufgaben anderen zuweisen (delegieren)

Legen Sie zunächst eine neue Aufgabe in Ihrem Outlook an. Gehen Sie dann in dem noch offenen Aufgabenfenster oben im Menübereich „Aufgabe verwalten” auf den Befehl → Aufgabe zuweisen. Nun wird Ihnen eine Adresszeile hinzugefügt, in der Sie den Empfänger der zugewiesenen Aufgabe eintragen können. Dabei haben Sie optional noch zwei weitere wichtige Einstellungsmöglichkeiten (wahlweise mit Häkchen aktivieren):

  • Sie können sich eine Kopie dieser zugewiesenen Aufgabe auch in Ihre eigene Outlook Aufgabenliste erstellen lassen.
  • Sie können sich von Outlook automatisiert einen Statusbericht zusenden lassen, sobald die Aufgabe vom Empfänger als „erledigt“ markiert wurde.

Hinweis: Weitere Informationen zum Thema Aufgaben delegieren finden Sie in unserem Beitrag „Outlook Aufgaben zuweisen“.

5. Outlook Aufgaben: Dateien oder Elemente anhängen

An jede Aufgabe können auch weiterführende Dateien angehängt werden, z. B. PDFs oder ein Excel- bzw. Word-Dokument. Erstellen Sie dafür zunächst, wie oben beschrieben, eine neue Outlook Aufgabe und gehen Sie dann auf die Registerkarte „Einfügen“. Wählen Sie nun im Menüband die Art des Anhangs (Dateityp), den Sie anfügen möchten. Sie haben die Wahl zwischen

  1. Dateien
  2. Outlook-Elementen (z. B. einen Termin, Kontakt oder eine bestimmte E-Mail)
  3. Visitenkarte
  4. Loop-Komponenten
  5. Tabellen
  6. Illustrationen
  7. Links
  8. Texten
  9. Symbolen

Tipp: Falls es sich um sehr große Dateien handelt, können Sie die Datei auswählen, aber dann statt auf „einfügen“ direkt daneben auf das Dropdown-Menü klicken und → als Hyperlink einfügen auswählen. Dann wird statt der Datei nur der Pfad des Speicherorts eingefügt; das heißt aber auch, dass die Datei auf einem Speicherort liegen muss, auf den der Empfänger ebenfalls Zugriff hat (z. B. ein Exchange-Konto oder eine SharePoint-Umgebung).

6. Outlook Aufgaben gruppieren

Wenn Sie projekt- oder kundenbezogene Aufgaben haben, kann es hilfreich sein diese zu gruppieren. Beim Gruppieren von Outlook Aufgaben haben Sie zwei Möglichkeiten:

  1. Sie können die Aufgaben mittels Kategorien gruppieren.
  2. Sie können die Outlook Aufgaben in Ordnern erstellen.

Outlook Aufgaben gruppieren mit Kategorien

  • Klicken Sie dafür einfach eine Aufgabe mit der rechten Maustaste an.
  • Gehen Sie dann auf den Befehl → Kategorisieren und dann rechts unten auf → Alle Kategorien… .
  • Löschen Sie nun, für eine bessere Übersicht, die nicht benötigten Kategorien und fügen Sie benötigte hinzu (z. B. Projekt A, Projekt B, etc.).
  • Anschließend können Sie Ihre Aufgaben in der Aufgabenleiste über die Spalte „Kategorie“ ganz leicht den einzelnen Gruppen zuordnen.
  • Wenn Sie nun im Menüband unter „Aktuelle Ansicht“ → Nach Kategorie einstellen, erhalten Sie eine sehr übersichtliche Kategorienansicht Ihrer Outlook Aufgaben.

Hinweis: Weitere Informationen zu den Outlook Kategorien, wie man sie erstellt und vergibt, finden Sie in unserem Blogbeitrag.

Outlook Aufgaben gruppieren mit Ordnern

Sie haben in Outlook auch die Möglichkeit die Aufgaben in verschiedenen Ordnern, beispielsweise nach Projekten, zu gruppieren. Gehen Sie dafür wie folgt vor:

  • Navigieren Sie im linken Menü zu → Aufgaben.
  • Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Ihre → Aufgabenliste.
  • Wählen Sie → Neuer Ordner … aus.
  • Geben Sie nun den Namen des Neuen Ordners ein und bestätigen Sie mit → OK.
  • Wählen Sie den neuen Ordner aus.
  • Für das Erstellen einer Aufgabe klicken Sie auf → Hier klicken, um Aufgabe zu erstellen.
  • Geben Sie die benötigten Aufgabenangaben ein. (Betreff, Fälligkeitsdatum)

7. Video: Tipps zum Thema „Outlook Aufgaben”

Nachdem Sie nun wissen, wie Sie Outlook Aufgaben erstellen, anzeigen lassen und zuweisen können, haben wir Ihnen hier ein Video mit praktischen Tipps zum Thema „Outlook Aufgaben”.

🚀 Die 7 besten Aufgaben-Tipps für Outlook

(Dauer 07:22 Minuten)

Inhalt des Videos zu Aufgaben-Tipps für Outlook

  1. Einleitung 00:00
  2. Nur eine Aufgabenliste 00:14
  3. Fälligkeitsdatum 00:56
  4. Salami-Taktik 01:38
  5. Ideenliste 02:15
  6. Aufgabenliste im Posteingang 03:03
  7. QuickSteps 03:53
  8. OneNote & Outlook kombinieren 05:12 


17 Kommentare
  • Hallo,

    Ich möchte gerne meiner Aufgabenliste (Reiter Mail) ein Kontroll Kästchen geben zum abhaken. Ziel soll es sein, dass alle erledigten Aufgaben durchgestrichen sind. Wie kann ich das einstellen. Desweitwren benötige ich die Fahne (nachverfolgen) nicht wie kann ich die abstellen?

    Danke und beste Grüße
    Martina Tarrach

    • Hallo Frau Tarrach,

      Die Ansicht in der Aufgabenliste (Spalten) können Sie nach Ihrem Wunsch anpassen.
      In den Ansichtseinstellungen sieht das wie folgend aus:
      1. Rechtsklick in der Menü leiste > Ansichtseinstellungen auswählen
      2. Wählen Sie „Spalten“ aus
      3. Spalten „Erledigt“ und „Kennzeichnungsstatus“ hinzufügen

      Ich hoffe es hilft Ihnen weiter.
      Viele Grüße
      Ivan Jurisic

  • Danke für die Anleitung!
    Kann ich Aufgaben auch „weiterdelegieren“? D.h. kann ich eine Aufgabe, die mir zugewiesen wurde, an eine andere Person zuweisen?

    • Hallo Herr Schulte,

      ja, das ist möglich. Ihnen zugewiesene Aufgaben können Sie über den selben Weg auch einer anderen Person zuweisen.

      Herzliche Grüße aus dem Team Büro-Kaizen,
      Timo Kienzle

  • Hallo,

    Meine Chefin und ich Kollegen bekommen gleichzeitig eine eMail. Wie kann ich erkennen, ob meine Chefin die eMail schon gelesen, gesehen bzw. bearbeitet hat.? Gibt es dazu gesonderte Einstellungen im Outlook?
    Lieben Dank für Ihre Hilfe.
    MfG

    • Hallo Frau Gustke,
      dazu empfiehlt es sich den Posteingang als Unterhaltung anzeigen zu lassen. So erscheinen alle empfangenen und gesendeten Mails in einem zusammenhängenden Verlauf. Klicken Sie dazu im Posteingang in Outlook oben auf „Ansicht“ und setzen Sie den Haken bei „Als Unterhaltungen anzeigen“. Anschließend darunter auf „Unterhaltungseinstellungen“ und in allen 4 Optionen die Häkchen setzen.
      Viele Grüße aus dem Team Büro-Kaizen,
      Timo Kienzle

  • Hallo, mein Kollege greift auf meine Aufgabenliste zu.
    Wenn er Veränderungen in der Liste tätigt kann ich diese Änderungen nicht sehen.
    Wie kann ich das einstellen, dass auch ich diese Änderungen sehe.

    Hilfe
    Im Voraus besten Dank

    Stefan Collmann

    • Hallo Herr Collmann,
      wenn Sie beide mit der selben Aufgabenliste (dem selben Konto) arbeiten, ist es nicht möglich, dass sie Änderungen ihres Kollegen an der selben Liste sehen.
      Alternativ: Klicken Sie bei einer neuen Aufgabe auf „Aufgabe zuweisen“ und setzen Sie das Häkchen bei „Aktualisierte Kopie dieser Aufgabe in meiner Aufgabenliste speichern“.
      Dann erscheint die Aufgabe dickgedruckt in Ihrer Liste, sobald Änderungen vorgenommen wurden.

      Herzliche Grüße aus dem Team Büro-Kaizen,
      Timo Kienzle

  • Sehr geehrte Damen und Herren,
    wie kann ich mich benachrichtigen lassen, wenn z.B. der Fälligkeitstermin von mir zugewiesenen Aufgaben vom Empfänger verschoben wird.
    Ich kann zwar in der Aufgabenliste den aktuellen Fälligkeitstermin einsehen, kann aber nicht nachvollziehen ob der Empfänger diesen eigenmächtig verschoben hat.

    Grüße und Besten Dank für eine Antwort
    Markus Schorn

    • Hallo Herr Schorn,
      wenn eine von ihnen zugewiesene Aufgabe vom Empfänger verschoben wird, erhalten sie in Ihrem Posteingang leider keine Benachrichtigung. Eine entsprechende Einstellung ist uns auch nicht bekannt.
      Jedoch erscheint auf Ihrer Aufgabenliste die Aufgabe in dick, zusätzlich steht in Klammern „(neu)“ dahinter. Wir empfehlen daher das Aufgabenfenster ständig eingeblendet zu haben und mehrmals täglich Ihre Aufgaben zu kontrollieren.

      Ich hoffe ich konnte Ihnen weiterhelfen.

      Effiziente Grüße aus dem Team Büro-Kaizen,
      Timo Kienzle

  • Ich finde ihre Tipps wirklich super. Ich nutze inzwischen Onenote und die Outlookaufgaben bei meiner Projektarbeit. Allerdings landen Aufgabenzuweisungen an Personen außerhalb der eigenen Organisation immer als normale Email in deren Postfach. Auch das Einstellen auf RTF-Format hat nicht gebracht. Wäre super, wenn jemand da einen Tipp hätte.
    Gruß
    Heiko Sommer

    • Hallo Herr Sommer,

      ja, das ist eine Funktion des Exchange-Servers und das wird nur innerhalb der Organisation unterstützt. Mit dieser Einschränkung muss man vermutlich im Moment einfach leben. Vielleicht wird Microsoft da irgendwann auch eine Lösung anbieten. Ich bin gespannt :)

      Viele Grüße
      Marcel Miller

  • Hallo, kann man im Outlook beim Zuweisen einer Aufgabe andere in CC setzen?
    Sollen quasi nur informiert werden, da ist schon jem. damit „beauftragt“ … (Projektarbeit)
    FG!

    • Hallo Herr Wegner,

      leider nein. Eine Aufgabe kann in Outlook immer nur einen Bearbeiter haben, daher gibt es beim Zuweisen der Aufgabe auch kein CC-Feld.

      Wenn mehrere Personen am Projekt mitarbeiten, ist vielleicht eine Verknüpfung von Outlook als Planungsinstrument mit OneNote als Dokumentationsplattform für Sie interessant. Dann können alle Projektmitarbeiter über OneNote zu jeder Zeit den aktuelle Stand und den Verlauf des gesamten Projektes mitverfolgen. Wie das genau geht, haben wir in diesem Beitrag beschrieben: https://www.buero-kaizen.de/dokumentation-onenote/

      Ich hoffe, das hilft Ihnen weiter. Ansonsten gerne einfach nochmal melden!

      Viele Grüße
      Felix Brodbeck

  • Sehr beeindruckend. Gibt es eigentlich die Möglichkeit, unter Outlook eine Aufgabe an mehr als eine Person zu delegieren?
    Dies kann erforderlich sein, wenn sich die Aufgabe so gestaltet, dass für deren Erledigung mehrere Mitarbeiter ihr Scherflein beitragen müssen.

    • Hallo Herr Dunkel,

      eine Outlook-Aufgabe kann immer nur einen Bearbeiter haben und daher auch nur an eine Person übertragen werden. Sie können zwar mehrere Personen als Empfänger der Aufgabe eintragen, die Aufgabe übernimmt aber immer die Person als einziger Bearbeiter, die die Aufgabe als erstes akzeptiert, also annimmt.

      Wenn mehrere Personen einzelne Teilaufgaben erledigen sollen, muss für jede dieser Teilaufgaben in Outlook eine separate Aufgabe angelegt und der entsprechenden Person zugewiesen werden. Das hat ohnehin den Vorteil, dass jeder Mitarbeiter/in genau weiß, was er oder sie zu tun hat.

      Ich hoffe, das hilft Ihnen weiter. Ansonsten jederzeit gerne wieder melden!

      Viele Grüße
      Felix Brodbeck

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