Die mobile SharePoint App: Entdecken Sie Vorteile, Funktionen und wie Sie Ihr Intranet jederzeit zur Hand haben

Mit der Microsoft SharePoint App für Ihr Smartphone wird der mobile Zugriff auf die Intranet-Webseiten nicht nur deutlich einfacher, sondern bietet auch die Möglichkeit unkompliziert von unterwegs zu arbeiten – inklusive KI-gestützter Suchfunktion, um das Intranet nach Kontakten, Dateien und Sites zu durchsuchen. Eine Übersicht, was die mobile SharePoint App für Handys genau kann zeigen wir Ihnen hier in diesem Büro-Kaizen Blogbeitrag.

1. Steckbrief: Die SharePoint App von Microsoft

2. Was sind die Vorteile der SharePoint App für das Smartphone oder Tablet?

Die SharePoint-App vereinfacht den mobilen Zugriff auf Intranet-Webseiten per Smartphone oder Tablet und ermöglicht flexibles Arbeiten an Teamseiten und Portalen – jederzeit und überall. Eine KI-gestützte Suche hilft dabei, schnell Kontakte, Dateien und Sites zu finden, während alle wichtigen Dokumente, Newsfeeds und Inhalte gebündelt in der App zur Verfügung stehen. Durch automatische Benachrichtigungen über Änderungen oder neue Beiträge bleiben Sie stets auf dem Laufenden. Dank der nahtlosen Integration mit anderen Microsoft-Anwendungen wie OneDrive, Teams und Outlook wird die Zusammenarbeit zusätzlich erleichtert.

3. Diese Grundfunktionen stehen Ihnen in der SharePoint App zur Verfügung

Die SharePoint-Mobile-App ist sehr übersichtlich und intuitiv gestaltet. Es ist keine große Einführung nötig, um sich hier schnell zurechtzufinden. Dennoch möchten wir Ihnen die einzelnen Funktionen kurz erläutern. Grundsätzlich ist die App in 3 Registerkarten aufgeteilt:

• „Neuigkeiten“: Hier sehen Sie alle Vorschauen der neuesten Newsbeiträge und Aktualisierungen Ihres SharePoint-Teams. Wenn Sie einen Beitrag lesen möchten, tippen Sie einfach darauf. Zusätzlich sehen Sie neben dem Beitrag, wie oft dieser angeschaut und mit „Gefällt mir“ markiert wurde. Sie können auch schnell und einfach einen Kommentar hinterlassen.
• „Suchen“: Die Registerkarte „Suchen“ ist in mehrere Bereiche unterteilt: Im Bereich „Häufige Websites” werden SharePoint-Seiten angezeigt, die Sie regelmäßig besuchen oder abonniert haben. Im Bereich „Personen” werden Ihnen Kontakte angezeigt, mit denen Sie oft zusammenarbeiten, inklusive Informationen zu aktuellen Projekten und der Möglichkeit zur direkten Kontaktaufnahme. In „Aktuelle Dateien” finden Sie die zuletzt verwendeten Dokumente. Zusätzlich stehen Ihnen unter diesem Menüpunkt wichtige, vom Unternehmen bereitgestellte Links zur Verfügung. Über die Suchleiste lassen sich zudem gezielt Personen, Dateien, Nachrichten oder Websites finden.
• „Ich“: Mit einem Tap auf die Registerkarte „Ich“ finden Sie Ihre zuletzt verwendeten Dokumente und Elemente sowie die Inhalte, die Sie für eine spätere Durchsicht gespeichert haben, wie zum Beispiel News-Beiträge.

Hinweis: Der generelle Aufbau der App ist bei Android-Geräten gleich. Die Bezeichnung der einzelnen Abschnitte können allerdings abweichen.

4. Erweiterte Funktionen in der SharePoint App, die Ihre mobile Arbeitsweise unterstützen

• Mehrere Office-Konten hinzufügen: Sie können sich nun ganz einfach mit mehreren Konten gleichzeitig anmelden.
• Open Graph für KI-gestützte Intranet-Suche: Die Suchfunktion der SharePoint-App ist nicht mehr dreigeteilt (in „Sites”, „Dateien” und „Kontakte”), sondern wurde auf Basis der Open-Graph-Technik auf das gesamte SharePoint ausgedehnt und wesentlich verbessert sowie beschleunigt. Der Open-Graph-Algorithmus arbeitet mit KI-Komponenten, die bereits aus der Microsoft 365-App „Delve” bekannt sind, einem intelligenten Wissensassistenten für die Dateiablage.
• Schneller zur Arbeit zurückkehren: Sie können nun durch die SharePoint-Seiten „surfen“ und sofort zu Ihrer unterbrochenen Arbeit zurückkehren. Das vereinfacht die Arbeit mit dem Handy, wenn man häufig etwas nachschlagen oder suchen muss.
• Einfacher Beiträge verfassen: Darüber hinaus wurde auch das Verfassen von Meldungen und Benachrichtigungen vereinfacht.

5. Weitere Apps und Add-Ins für SharePoint und Microsoft 365

Seit der globalen SharePoint-Modernisierung im Jahr 2016 hat Microsoft zahlreiche neue Apps und Add-Ins für SharePoint und Microsoft 365 entwickelt. Je nach Lizenz reicht das Angebot von Kommunikations- und Umfrage-Tools über Collaboration-Plattformen bis hin zu ERP-, CRM- und Business-Intelligence-Lösungen.

• Einen Überblick über die wichtigsten Microsoft-365-Apps finden Sie auf unserer Themenseite: „Alles zum Thema Microsoft 365”.
• Ergänzend lässt sich SharePoint mit Add-Ins erweitern. Diese hießen früher „Apps” und wurden 2016 umbenannt, um sie klarer von den Office-Anwendungen abzugrenzen. Eine Übersicht der verfügbaren Add-Ins finden Sie im Microsoft Store.

6. Fazit: Flexibel arbeiten mit der SharePoint App für das Smartphone oder Tablet

Wer bereits SharePoint im Unternehmen einsetzt erhält mit der SharePoint App für das Smartphone eine ideale Ergänzung für die Hostentasche. Dadurch wird Ihnen ein unmittelbarer und vor allem unkomplizierter Zugriff auf alle essenziellen Dokumente ermöglicht – und das überall und jederzeit. Sie können von unterwegs aus nicht nur lesen, sondern auch problemlos Ihre Neuigkeiten und Dokumente aktualisieren.

7. Extra-Tipps und Video-Tutorial: Digitale Dateiablage leicht gemacht – mit SharePoint und OneDrive

Damit Ihnen der Einstieg in die digitale Dateiablage gelingt, haben wir nicht nur eine Reihe hilfreicher Tipps zusammengestellt, die Ihnen dabei helfen, SharePoint und OneDrive zu verstehen, sondern auch eine Playlist vorbereitet, die Ihnen zeigt, wie Sie eine optimale Dateiablage in beiden Programmen einrichten.

→ Microsoft 365 SharePoint: Was ist es, was kann es und wie funktioniert es? Hier finden Sie eine detaillierte Erklärung und Anleitung zu SharePoint.
→ OneDrive verstehen und aktivieren: Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Aktivieren von OneDrive in Windows 11 inklusive Offline-Synchronisierung, Versionsverlauf und sicherem Daten-Tresor.
→ Speicherorte im Vergleich: OneNote, OneDrive oder SharePoint? Für Dokumente und Notizen gibt es eine Vielzahl an Speichermöglichkeiten. Doch welches Tool ist die beste Wahl? In diesem Vergleichsbeitrag erfahren Sie alles über die Unterschiede zwischen den drei Tools.
→ Datenablage mit SharePoint und OneDrive: In dieser Playlist finden Sie spannende Videos zu den Themen SharePoint und OneDrive.
→ Weiterbildungen und kostenlose Downloads: In unserem kostenlosen Download-Center finden Sie praxisorientierte Checklisten und Vorlagen. Darüber hinaus unterstützt Sie Büro-Kaizen mit Workshops, Seminaren, Webinaren und Trainings rund um ein produktiveres Arbeiten und mehr Effizienz in Ihrem Büro!

SharePoint: Effiziente Dateiablage im Team (Tutorial)

(Dauer: 08:00 Minuten)

Inhalt des Videos:

1. Einleitung 00:00
2. Was ist SharePoint? 00:23
3. SharePoint-Webseite anlegen 01:21
4. Ablagestruktur in SharePoint 03:10
5. Dateien erstellen und hochladen 04:17
6. Zugriff über den Windows Explorer 05:09
7. Versionsverlauf nutzen 06:11