Outlook-Kontakte synchronisieren ist im Berufsalltag unverzichtbar. Mit der Zeit sammeln sich zahlreiche Kontaktdaten an, von Kollegen, Kunden und Projektpartnern. Damit Sie diese nicht nur am PC, sondern auch auf Smartphone oder Tablet stets griffbereit haben, ist die richtige Synchronisation entscheidend. Wie Sie Ihre Kontaktdaten synchronisieren können, erfahren Sie in unserem Blogbeitrag!

Inhaltsverzeichnis

1. Outlook-Kontakte synchronisieren: Grundlagen und Vorteile

Durch die Synchronisation Ihrer Outlook-Kontakte (heute „Personen“) haben Sie jederzeit von jedem Gerät – ob PC, Mac, iPhone, Android-Smartphone oder Tablet – Zugriff auf Ihre Adress- und Kontaktdaten. Änderungen, die Sie auf einem Gerät vornehmen, werden automatisch auf alle anderen übertragen. Wesentliche Voraussetzung ist, dass die Daten nicht nur lokal auf der Festplatte liegen, sondern zentral, etwa in einer Cloud-Umgebung wie Microsoft Exchange oder SharePoint. Nur so können unterschiedliche Geräte zuverlässig auf denselben Datenbestand zugreifen und Sie auch unterwegs stets mit aktuellen Kontakten arbeiten.

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2. Outlook-Kontakte mit einem Exchange-Konto synchronisieren

Ein Microsoft Exchange-Konto bietet die ideale Grundlage, um Outlook-Kontakte zu synchronisieren. Neben E-Mails und Kalendern werden auch Ihre Kontakte zentral auf dem Exchange-Server gespeichert. Der Vorteil: Sie greifen von jedem Endgerät wie PC, Mac, iPhone, Android-Smartphone oder Tablet, sowie direkt über den Browser immer auf den aktuellen Stand zu. Der Server übernimmt die Synchronisation automatisch und kontinuierlich für Sie.

Weitere Vorteile eines Exchange-Kontos:

Zugriff auf E-Mails, Kalender und Kontakte von überall
Immer aktuelle Daten, unabhängig vom Gerät
Integrierter Virenschutz
Optimale Zusammenarbeit im Team

So funktioniert die Synchronisation über Exchange

Sobald Ihr Outlook mit einem Exchange-Konto verbunden ist, sendet Outlook alle Daten, einschließlich Kontakte, an den Server. Sie müssen Ihr Exchange-Konto lediglich einmalig auf den gewünschten Geräten hinzufügen:

Öffnen Sie die Kontoeinstellungen auf Ihrem Gerät
Fügen Sie Ihr Exchange-Konto hinzu
Geben Sie Ihre Outlook-E-Mail-Adresse und das Passwort ein
Danach stehen Ihnen alle Daten automatisch auch auf Smartphone oder Tablet zur Verfügung.

Outlook-Kontakte synchronisieren mit Exchange-Konto — Mit einem Exchange-Konto lassen sich die Outlook-Kontake jederzeit mit anderen Geräten synchronisieren.

3. Outlook-Kontakte synchronisieren auf Android

Wenn Sie Outlook-Kontakte auf Android synchronisieren möchten, benötigen Sie die kostenlose Outlook-App aus dem Google Play Store. Wichtig: Neben der App müssen Sie sich auch auf Ihrem Android-Gerät selbst mit Ihrem Exchange-Konto anmelden, damit alle Daten (E-Mails, Kalender und Kontakte) zuverlässig übertragen werden.

3.1 Synchronisation über ein Exchange-Konto: Einrichtung Schritt für Schritt

Öffnen Sie den Google Play Store
Suchen Sie nach „Outlook“ und installieren Sie die App
Öffnen Sie die App und melden Sie sich mit Ihren Outlook-Zugangsdaten an
Gehen Sie zusätzlich in die Kontoeinstellungen Ihres Android-Geräts
Fügen Sie dort Ihr Exchange-Konto hinzu, indem Sie Ihre Outlook-E-Mail-Adresse und Ihr Passwort eingeben
Ihre Outlook-Kontakte werden nun automatisch synchronisiert

Manuelle Synchronisation aktivieren

Sollten sich Ihre Kontakte nicht automatisch aktualisieren, können Sie die Synchronisation manuell anstoßen:

Öffnen Sie die Outlook-App
Tippen Sie auf Ihr Profilbild
Wählen Sie das Zahnrad-Symbol (Einstellungen)
Öffnen Sie das gewünschte E-Mail-Konto
Aktivieren Sie den Regler bei „Kontakte synchronisieren“
Erteilen Sie gegebenenfalls die erforderlichen Berechtigungen
Schieben Sie den Regler erneut auf „Kontakte synchronisieren“

Damit sind Ihre Outlook-Kontakte auch auf Ihrem Android-Gerät immer aktuell , egal ob Sie mit Windows 11 oder anderen Systemen arbeiten.

3.2 Outlook-Kontakte mit Drittanbieter-Tools synchronisieren

Neben der Synchronisation über ein Exchange-Konto können Sie Ihre Outlook-Kontakte auch mithilfe von Apps oder spezieller Software von Drittanbietern synchronisieren. Beliebte Lösungen sind beispielsweise MyPhoneExplorer oder Sync2.

Der Nachteil dieser Methode ist, dass die Einrichtung meist komplexer ist und die Kontakte häufig manuell abgeglichen werden müssen. Einige Tools wie Sync2 bieten zwar eine automatisierte Synchronisation an, diese ist jedoch in der Regel nur gegen Gebühr verfügbar.

3.3 Outlook-Kontakte mit Google-Konto synchronisieren

Wenn Sie ein Google-Konto nutzen, können Sie Ihre Outlook-Kontakte direkt dorthin importieren. Der große Vorteil dabei ist, dass sich Google-Konten nahtlos mit allen Smartphones und Tablets synchronisieren lassen, die mit dem Android-Betriebssystem laufen. Der umgekehrte Weg, also die Synchronisation von Android zurück auf den PC, funktioniert ebenso unkompliziert. In der Regel besitzen Android-Nutzer bereits ein Google-Konto, da dieses für den Zugriff auf den Google Play Store, Apps und Updates erforderlich ist. Ohne ein verknüpftes Google-Konto können wichtige Daten wie Kontakte, E-Mails, Passwörter und Einstellungen jedoch nicht synchronisiert werden.

Für eine Synchronisation mit iOS-Geräten gibt es ebenfalls verschiedene Wege und Möglichkeiten. Eine genaue Erklärung und Auflistung finden Sie in unserem Beitrag zum Thema Outlook-Kontakte mit iOS synchronisieren

4. Outlook-Kontakte synchronisieren funktioniert nicht

Wenn Sie Ihre Outlook-Kontakte mit Android synchronisieren, kann es manchmal zu Problemen kommen. In diesem Fall ist es hilfreich, Ihre Synchronisierungseinstellungen in Outlook zu überprüfen. Prüfen Sie, ob ein Zugriff auf „Kontakte” für Outlook zulässig ist. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

Öffnen Sie auf Ihrem Smartphone die „Einstellungen“.
Wählen Sie anschließend „Apps“.
Suchen Sie nun nach der Outlook-App und tippen Sie darauf.

Dort können Sie prüfen, ob der Punkt „Kontakte” aktiviert ist.

Öffnen Sie anschließend die Outlook-App auf Ihrem Smartphone.
Wählen Sie hier ebenfalls die „Einstellungen“.
Tippen Sie auf Ihr Konto
Klicken Sie dort auf „Kontakte synchronisieren“.

Sollte dies nicht funktionieren, haben Sie die Möglichkeit, das entsprechende Konto zurückzusetzen. Wenn die Synchronisation weiterhin nicht klappt, löschen Sie Ihr E-Mail-Konto vom Android-Endgerät und fügen Sie es anschließend erneut hinzu. Wenn Sie dazu aufgefordert werden, Ihr E-Mail-Konto als IMAP-Konto einzurichten, ist es möglicherweise nicht möglich, Kontakte zu synchronisieren.

5. Video-Tutorial Top 15 Outlook Tipps & Tricks (für noch mehr Produktivität!)

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