Outlook Adressbuch: So verwalten Sie Kontakte zentral und effizient

Das Outlook Adressbuch ist das Herzstück Ihrer Kontaktverwaltung – egal ob für E-Mails, Termine oder Teamkommunikation. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihre Kontakte optimal organisieren, welche Funktionen das Adressbuch bietet und wie Sie typische Probleme schnell lösen. So behalten Sie jederzeit den Überblick und sparen wertvolle Zeit im Arbeitsalltag.

1. Was ist das Outlook Adressbuch? 

Das Outlook-Adressbuch ist eine Sammlung von Adressbüchern, die aus Ihren Kontaktordnern erstellt wurden. Es ermöglicht Ihnen, Namen und E-Mail-Adressen nachzuschlagen sowie Kontakte für E-Mail-Nachrichten auszuwählen. Wenn Sie Outlook in Verbindung mit einem Exchange-Server-Konto verwenden, enthält das Adressbuch zusätzlich die Globale Adressliste (GAL). Diese umfasst die Namen und E-Mail-Adressen aller Personen, die über ein Konto auf diesem Exchange-Server verfügen. Die GAL wird automatisch konfiguriert und steht Ihnen ohne weitere Einrichtung zur Verfügung.

Wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihre Kontakte optimal verwalten und somit das Beste aus Ihrem Outlook-Adressbuch herausholen können.

2. Kontakte im Outlook Adressbuch optimal verwalten

2.1 Kontakte manuell erstellen und entfernen

• Die einfachste Möglichkeit, um Ihr Adressbuch mit Leben zu füllen, ist, einen Kontakt manuell im Adressbuch zu erstellen. Wählen Sie dazu in der linken Leiste das Personen/Kontakte-Icon aus, um zunächst auf die Darstellung des Adressbuchs zu gelangen.
• Klicken Sie anschließend auf →„Neuer Kontakt”. Es erscheint ein Fenster mit verschiedenen Eintragungsmöglichkeiten für die neue Person. Füllen Sie die für Sie relevanten bzw. die Ihnen vorliegenden Felder aus: Name, Adresse, E-Mail, Telefonnummer usw. Wählen Sie anschließend im Menü die Option → „Speichern & schließen” aus. Dadurch wird der neue Kontakt in Ihr Adressbuch übernommen.
• Um einen Kontakt aus Ihrer Liste zu entfernen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den entsprechenden Kontakt und wählen Sie → „Löschen” aus.

2.2 Kontakte aus einer E-Mail erstellen

Eine weitere Möglichkeit ist es, aus einer E-Mail direkt einen Kontakt zu erstellen.

• Öffnen Sie dazu die entsprechende E-Mail-Nachricht und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die E-Mail-Adresse. Wählen Sie dort → „Zu Outlook-Kontakten hinzufügen“ aus.
• Nun haben Sie im neuen Fenster die Möglichkeit, die Kontaktinformationen dieser Person einzutragen. Die E-Mail-Adresse ist bereits vorausgefüllt. Klicken Sie abschließend auf →„Speichern”. Der Kontakt wurde dadurch in Ihrem Adressbuch hinzugefügt.
• Wenn Sie eine neue E-Mail schreiben, müssen Sie nur den Anfangsbuchstaben des Kontakts eintragen. Outlook schlägt Ihnen daraufhin eine Auswahl an Personen vor, aus der Sie Ihren gewünschten Kontakt auswählen können. Das Eintipp

2.3 Kontakte als Visitenkarte weiterleiten

Im Berufsalltag kommt es häufig vor, dass man Kontaktinformationen mit Kollegen teilt. Mit Outlook ist das kein Problem. Sie können Ihre Kontakte als digitale Visitenkarte (vCard) per E-Mail weiterleiten. Dadurch stehen Ihren Kollegen die Informationen zur Verfügung. Durch Doppelklick auf die Visitenkarte können Ihre Kollegen den Kontakt außerdem selbst in ihrem Adressbuch speichern.

• Um eine Visitenkarte zu versenden, wählen Sie im Outlook-Adressbuch den gewünschten Kontakt aus. Klicken Sie anschließend im Menü auf → „Kontakt weiterleiten” und dann auf → „Als Visitenkarte”.
• Es öffnet sich eine neue E-Mail in Ihrem Postfach. Als Dateianlage ist eine VCF-Datei (digitale Visitenkarte) angehängt. Tragen Sie nun die E-Mail-Adresse des Empfängers ein und versenden Sie die Nachricht. Schon hat Ihr Kollege Ihre Kontaktdaten und kann Sie ggf. in sein Adressbuch aufnehmen.

• Mehr zum Thema vCard finden Sie in unserem Blogbeitrag „vCard“ in Outlook nutzen: Anleitung für das Erstellen und Bearbeiten von vCard-Visitenkarten in Outlook (und Excel).

2.4 E-Mail-Verteiler als Kontaktgruppe erstellen

Wenn Sie gelegentlich E-Mails an einen bestimmten Verteilerkreis senden möchten, können Sie im Outlook-Adressbuch eine entsprechende Kontaktgruppe erstellen. Wählen Sie diese beim Mailversand aus, um automatisch alle Mitglieder dieser Kontaktgruppe zu erreichen.

• Klicken Sie in der Adressbuch-Ansicht im Menü auf → „Neue Kontaktgruppe“, um eine Kontaktgruppe einzurichten.
• Vergeben Sie zunächst einen Namen für den E-Mail-Verteiler. Klicken Sie anschließend auf →„Mitglieder hinzufügen“ und dann auf → „Aus Outlook-Kontakten“. Fügen Sie auf diesem Weg nun beliebig viele Kontakte zu Ihrem Verteiler hinzu. Wenn Sie damit fertig sind, klicken Sie im Menü auf → „Speichern & schließen“. Damit haben Sie Ihre Verteilerliste erfolgreich angelegt und können sie in neuen E-Mails als Empfängerpool nutzen.

3. Kontakte in Ordnern organisieren

Möchten Sie Ihre Kontakte unterteilen, weil sich beispielsweise private Kontakte in Ihrer Liste befinden, die Sie nicht in Ihrem Hauptordner haben möchten? Dazu können Sie innerhalb Ihrer Kontakte weitere Ordner anlegen.

• Klicken Sie dazu in der linken Spalte mit der rechten Maustaste auf → „Neuer Ordner“. Nun können Sie dem Ordner einen Namen geben. Wählen Sie außerdem bei „Ordner enthält Elemente des Typs“ → „Kontakte“ aus. Bestätigen Sie mit OK. Nun sehen Sie, dass ein neuer Ordner erstellt wurde.
• Um Kontakte hinzuzufügen, können Sie dies entweder manuell tun oder bestehende Kontakte mit gedrückter linker Maustaste in den neuen Ordner ziehen.

• Sie können auch ganze Ordnergruppen erstellen. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf → „Neue Kontakte“ und wählen Sie → „Neue Ordnergruppe“ aus. Innerhalb dieser Ordnergruppe können Sie nun neue Gruppen erstellen.

4. Kontakte im Outlook Adressbuch freigeben und teilen

Um Kontakte mit anderen Personen zu teilen bzw. Kontaktinformationen als ganze Liste zur Verfügung zu stellen, klicken Sie zunächst oben in der Menüleiste auf → „Kontakte freigeben”. Nun öffnet sich eine neue Freigabeeinladung, in der Sie auswählen können, wem Sie die Kontakte freigeben möchten. Nach dem Klick auf → „Senden” erhält die Person Zugriff auf die gewählten Kontakte.

5. Probleme und Lösungen für die Verwaltung Ihres Outlook-Adressbuchs

6. Weitere Tipps rund um das Thema Outlook und Kontakte inkl. Video-Tutorial

• Outlook-Kontakte synchronisieren: So bekommen Sie es bei Android, iOS, PC und Exchange hin.
• Outlook Kontakte in eine Excel-Tabelle exportieren: Wir zeigen Ihnen in dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie einfach Sie Outlook Kontakte in Excel exportieren und auch wieder importieren können.
• Outlook Adressbuch exportieren: Mit dieser Anleitung legen Sie im Handumdrehen eine Backup-Datei an, die Sie später in eine andere Outlook-Anwendung importieren können.

Outlook-Kontakte organisieren (Top 5 Tipps)

(Dauer: 10:51 Minuten)

Inhalt des Videos

1. Einleitung 00:00
2. Exchange-Konto für Sync zu Mobilgeräte 00:19
3. Kontakt aus E-Mail erstellen 01:53
4. Notizen zum Kontakt (Mini-CRM) 03:39
5. Kontakte sortieren 04:21  Kontaktgruppen nutzen 07:40