Outlook-Kontakte Importieren: Einfache Anleitung inklusive Probleme und Lösungsvorschläge

Die Outlook-Kontakte importieren ist eine grundlegende Funktion, die es Ihnen ermöglicht, zugeschickte Kontakte in Ihr Adressbuch zu importieren. Wie das funktioniert, wie Sie vCards importieren können und welche Probleme bei dem Import von Kontakten auftreten können, zeigen wir Ihnen in diesem Büro-Kaizen-Blogbeitrag.

1. Wo finde ich die Outlook-Kontakte?

Ihre Kontakte finden Sie in der Navigationsleiste von Outlook unter dem Schaltfeld „Personen/Favoriten”. Hier können Sie:

• neue Kontakte anlegen (mit Namen, Telefonnummern, Adressen, Firmendaten und eigenen Notizen),
• unter „Aktuelle Ansicht“ die Darstellung ändern (z. B. als Visitenkarten, Adresskarten oder Telefonlisten) und
• einen Kontakt auswählen, um ihm mit einem Klick eine E-Mail zu senden.
• einen vorhandenen Kontakt auswählen, um dessen Firmendaten für eine neu zu erstellende Visitenkarte zu übernehmen.
• eine eigene Visitenkarte erstellen.
• Ihre Outlook-Kontakte in Gruppen sortieren, bearbeiten, aus fremden Quellen importieren oder für andere exportieren.

2. So können Sie Outlook-Kontakte und Kontaktgruppen importieren

Wenn Sie Ihre Kontakte in Outlook importieren möchten, ist es wichtig, dass Sie diese zuvor in Ihrem vorherigen E-Mail-Programm als CSV-Datei abspeichern. Nur dann werden alle Adress- und Kontaktinformationen korrekt wiedergegeben. Sobald Sie die CSV-Datei erstellt haben, können Sie Outlook starten und die folgenden Schritte befolgen:

• Gehen Sie im Menü Ihrer Outlook-Kontakte auf → Datei → Öffnen und Exportieren → Importieren/Exportieren.
• Klicken Sie auf → Aus anderen Programmen oder Dateien importieren, wählen Sie → Durch Trennzeichen getrennte Werte aus und dann die zu importierende CSV-Datei.
• Entscheiden Sie sich nun, ob Sie bei gleichen Kontakten lieber den alten behalten oder diesen mit dem neuen überschreiben möchten. Tipp: Lassen Sie „Duplikate“ zu und vergleichen Sie die Adressdaten später, so gehen Ihnen garantiert keine wichtigen Kontaktdaten verloren.
• Wenn Sie mehrere E-Mail-Konten nutzen, können Sie im Fenster „Zielordner“ den Ordner „Outlook-Kontakte“ als Speicherort auswählen, in den die Datei importiert werden soll.
• Das Fertigstellen kann mehrere Minuten dauern. Anschließend stehen Ihnen die neuen Kontakte in Ihrem Outlook zur Verfügung.

Import-Optionen für Kontakte in Outlook

Beim Import von Kontakten stehen Ihnen drei Möglichkeiten zur Auswahl:

1. Duplikate durch importierte Elemente ersetzen: Vorhandene Kontakte werden überschrieben. Dies ist sinnvoll, wenn die importierten Daten aktueller sind.
2. Erstellen von Duplikaten zulassen: Neue Kontakte werden zusätzlich angelegt, auch wenn sie schon existieren. Ein späteres Zusammenführen oder Löschen ist in diesem Fall nötig. Diese Funktion ist beim Import standardmäßig hinterlegt.
3. Keine Duplikate importieren: Vorhandene Kontakte bleiben unverändert, doppelte Kontakte werden übersprungen. Dies ist sinnvoll, wenn sich beide Kontaktdateien auf dem gleichen Stand befinden.

3. Kontakte im neuen Outlook importieren

Sie können auch in der neuen Outlook-Version oder in der Outlook Web App Kontakte in Ihr Outlook-Adressbuch importieren.

• Klicken Sie dazu zunächst auf das Personensymbol in der linken Seitenleiste.
• Gehen Sie dann zu der Schaltfläche → Kontakte verwalten und klicken Sie auf → Importieren von Kontakten.
• Wählen Sie unter → Durchsuchen Ihre CSV-Datei aus dem Explorer aus und öffnen Sie diese. Klicken Sie abschließend auf → Importieren.

4. vCards in Outlook-Kontakte importieren

vCards sind virtuelle Visitenkarten die Sie entweder selbst erstellen können oder zugesendet bekommen. Um vCards in Ihre Kontaktliste zu importieren gehen Sie wie folgt vor:

• Klicken Sie in der Nachricht auf die gewünschte vCard.
• Machen Sie einen Rechtsklick und wählen Sie → Zu Outlook-Kontakten hinzufügen.
• Wählen Sie im Kontaktfenster → Speichern & schließen.
• Nun müssen Sie die Schritte für jede vCard wiederholen, die Sie in Ihren Kontakten speichern möchten.

5. Probleme und Lösungen beim Importieren von Kontakten in Outlook

6. Weitere Tipps rund um Outlook-Kontakte importieren, verwalten und erstellen –  inklusive YouTube-Tutorial!

Damit Sie Ihre Kontakte und Ihr Adressbuch in Outlook optimal nutzen, haben wir Ihnen eine kleine Auswahl von Blogbeiträgen inklusive YouTube-Tutorial zusammengestellt:

→ Outlook Kontakte exportieren: So können Sie Ihre Kontakte schnell und sicher übertragen.
→ Outlook Adressbuch: So verwalten Sie Kontakte zentral und effizient.
→ Outlook Kontakte freigeben und mit Kollegen teilen: Für gemeinsam nutzbare Adressbuch-Ordner.

Outlook: E-Mail-Verteiler erstellen (Zeit sparen mit Kontaktgruppen)

(Dauer: 12:06 Minuten)

Inhalt des Videos: 

1. Einleitung 00:00
2. Zwei Möglichkeiten für E-Mail-Verteiler-Listen 00:21
3. Kontaktgruppe für mich anlegen (persönliche Adressliste) 01:09
4. Verteilerliste für die ganze Organisation erstellen (globale Adressliste) 04:38
5. Mit E-Mail-Verteiler-Listen in Outlook arbeiten 09:00