Signatur bei Outlook ändern und vCard integrieren




Tipps rund um die Signatur bei Outlook: Ändern, Werben und Verschlüsseln

Wer seine Signatur bei Outlook ändern will, steht schnell vor der Frage: Meinen Sie die Email-Signatur oder die Digitale Signatur? Denn beide Funktionen unterscheiden sich deutlich – und Outlook verwendet beide Arten der Signaturen. Darüber hinaus gibt es einen weiteren Grund, warum Sie sich dieses kurze Tutorial aufmerksam durchlesen sollten: Nutzen Sie die Gelegenheit beim Ändern Ihrer Outlook-Signatur unbedingt gleich auch noch für eine kostenlose Werbung in eigener Sache! Es gibt kaum eine so einfache und gleichzeitig wirkungsvolle Möglichkeit des Marketings, als mit einem sich regelmäßig ändernden Signaturzusatz in der Fußzeile Ihrer täglichen Business-Kommunikation.

Tipps für Outlook: Wie Sie die Signatur ändern, für das kostenlose Marketing nutzen und optional Ihre vCard für das Netzwerken integrieren. Klick um zu Tweeten

Was ist das Problem?

Eine Signatur bezeichnet zunächst einmal nur eine handschriftliche Unterschrift bzw. eine zusätzliche Urheberangaben zum Verfasser. Diese zugegeben etwas schwammige Definition ist auch der Grund dafür, warum in Outlook zwei grundsätzlich verschiedene Funktionen um diese Bezeichnung konkurrieren.

  • Email-Signatur: Das ist die klassische Textpassage am Nachrichtenende mit den Kontaktdaten des Absenders. Diese Signatur richtet sich an einen menschlichen Empfänger. Die Email-Signatur eignet sich dabei auch exzellent für die geschickte und kostenlose Platzierung von Werbung in eigener Sache, wie z.B. der Ankündigung von Terminen, Produktupdates oder Neuerscheinungen.
  • Digitale Signatur: Diese Urheberangabe hat etwas mit der kryptographischen Datenverschlüsselung in Outlook zu tun. Dieser zertifizierte Schlüssel wird ebenfalls einer Email beigefügt. Dessen Inhalt richtet sich aber nicht direkt an den Empfänger, sondern wird von dessen Outlook für das Entschlüsseln einer verschlüsselten Email benötigt.

    Outlook Signatur ändern
    Nutzen Sie die Outlook Signatur für Ihre Botschaften.

So funktioniert es:

Fall I.

Die Email-Signatur bei Outlook ändern (= Unterschrift bei Emails)

Schritt 1: Alle Grafik- und Layout-Möglichkeiten für das Ändern einer Outlook-Signatur
Hier finden Sie unsere ausführlich bebilderte Schritt-für-Schritt Anleitung, wie Sie eine Email-Signatur in Outlook erstellen. Darin zeigen wir Ihnen die notwendigen Klickpfade, welche Layout- und Formatierungsmöglichkeiten Sie besitzen (inkl. Hyperlink) und wie Sie mehrere verschiedene Standardsignaturen einrichten, z.B. für verschiedene Zielgruppen oder auch eine für die interne und eine für die externe Kommunikation. Natürlich gibt es auch für diese Einstellung einige Abkürzungen und Schnellbausteine. Hier zeigen wir Ihnen den schnellsten Weg zum Ändern einer Email-Signatur in Outlook.

Schritt 2: Nutzen Sie Ihre Outlook-Signatur für ein kostenloses Marketing in eigener Sache!
Wie viele Emails versenden Sie im Schnitt pro Tag? Multiplizieren Sie das mit der Anzahl Ihrer Kollegen und Mitarbeiter und den Arbeitstagen im Jahr. Genau so viel kostenlose Werbungen können Sie verschicken. Um es genau zu nehmen: 625,8 Mrd. Emails (Quelle: statista.com) wurden deutschlandweit im Jahr 2016 versandt. Nutzen Sie diesen Umstand nun für ein hochwirksames und kostenloses Marketing in eigener Sache.

  • Was ganz hervorragend funktioniert sind beispielsweise kurze Textanrisse innerhalb der Email-Signatur mit der Ankündigung von Kursen, Seminaren, Schulungen, aktuellen Angeboten oder Rabatt-Aktionen. So informieren und erreichen Sie Ihre Kunden ganz automatisch und völlig kostenfrei im Rahmen der normalen Kommunikation.
  • Sie dürfen dann lediglich nicht vergessen, die Werbung in Ihrer Outlook-Signatur regelmäßig zu ändern, um für Abwechslung zu sorgen und vor allem zu verhindern, dass hier veraltete Termine mit überholtem Datum erscheinen. Denn so ein Fauxpas hinterlässt beim Empfänger schnell einen negativen Eindruck. Hier finden Sie unsere Anleitung für die Werbung mit Hilfe der Autosignatur.

Fall II.

Die Digitale Signatur bei Outlook ändern (= für die Verschlüsselung von Emails)
Die digitale Signatur wird in Outlook, wie bereits erwähnt, für die Verschlüsselung von ausgehenden Emails inklusive aller hinzugefügten Anhänge sowie analog für das Entschlüsseln eingehender Emails benötigt. Outlook verwendet jedes mal einen anderen Schlüssel aus Abermilliarden möglicher Schlüsselkombinationen. Daher ist vor dem Zusenden verschlüsselter Benachrichtigungen der gegenseitige Austausch der digitalen Signatur zwingend notwendig. Denn erst aus diesen kryptografischen Urheberangaben des Senders und Empfängers kreiert Outlook dann ein individuelles Schlüsselpaar, das nur diesen beiden das Öffnen der verschlüsselten Emails erlaubt – jegliche Änderungen der Nachrichten unterwegs (z.B. abfangen, mitlesen, weiterleiten etc.) kann dann automatisch registriert, nachverfolgt und beiden Parteien angezeigt werden. Hier zeigen wir Ihnen, wie Sie eine digitale Signatur für verschlüsselte Emails in Outlook anfordern, ändern und nutzen.

Extra-Tipp: Eine vCard-Visitenkarte zum Netzwerken an die Signatur anhängen

Die vCard ist eine elektronische Visitenkarte in dem weltweit gültigen Standarddateiformat für den Austausch von Personendaten (PDI = Personal Data Interchange). Dieses Dateiformat (*.vcf) kann von allen Emailprogrammen gelesen und als Kontakt abgespeichert werden. Alle notwendigen Informationen inklusive einer Schritt-für-Schritt Anleitung mit Abbildungen finden Sie in unserem kurzen Tutorial „vCard erstellen und versenden“. Hier zeigen wir Ihnen nun konkret die Schnellfassung, wie Sie eine vCard direkt in Ihre Signatur integrieren können. Der Empfänger muss dann lediglich auf die Abbildung der Visitenkarte klicken und kann Ihre Kontaktinformationsdatei dann mit einem einzigen Klick seinem Adressbuch hinzufügen.

  • Gehen Sie in der Registerkarte → Datei auf den Menüpunkt → Optionen und wählen Sie die Kategorie → (E-)Mail aus.
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche → Signaturen und wählen Sie eine bereits angelegte Signatur aus oder erstellen Sie wie oben beschrieben eine neue.
  • Klicken Sie nun an die Stelle innerhalb dieser Signatur, an der die vCard eingefügt werden soll. Gehen Sie dann anschließend auf die Schaltfläche → Visitenkarte und wählen Sie in dem sich neu öffnenden Fenster den gewünschten Kontakt für die vCard aus. → OK anklicken, fertig.

Und Sie?

Wie können wir Ihnen als Effizienzoptimierer in Ihrem Büroalltag konkret weiterhelfen? In unserem kostenfreien Download-Center finden Sie eine breite Auswahl an praxiserprobten Checklisten, Tipps und Anleitungen, die Ihnen künftig nicht nur viel Zeit ersparen werden, sondern auch vollkommen neue, intelligente Möglichkeiten der digitalen Arbeitswelt und der Zusammenarbeit aufzeigen. Das reicht vom eigenen Schreibtisch über die Organisation von Besprechungen und der Teamarbeit bis zur Unterstützung des Vertriebs und der Personalarbeit. Einen praktischen Outlook-Kniff zum Thema Kontakte haben wir Ihnen beispielsweise in einem kurzen Erklärvideo aufbereitet.




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