Die neue Roaming-Signatur in Outlook: Automatisches Synchronisieren über verschiedene Endgeräte hinweg – ideal für das Signaturmarketing!


Mit der neuen Roaming-Signatur in Outlook wird das Handling der E-Mail-Signatur deutlich einfacher und unkomplizierter. Denn dies ermöglicht endlich ein automatisches Synchronisieren der Signatur über verschiedene Endgeräte hinweg! Egal von welchem Desktop- oder Mobilgerät Sie sich auch einloggen, so prangt am Ende Ihrer E-Mail stets Ihr aktueller Signaturtext (auch bei Neu-, Leih- und Fremdgeräten). Das ist nicht zuletzt für das Signaturmarketing wichtig – einer besonders einfachen, kostenlosen und dennoch hochwirksamen Werbemaßnahme. Was Ihnen die neue Cloud-basierte Roaming-Signatur in Outlook konkret bringt, und wie Sie das gewinnbringend für Ihre Werbezwecke nutzen können, erfahren Sie hier in diesem Büro-Kaizen Blogbeitrag!

Inhalt: Das lesen Sie hier

  1. Das Problem bisher: Die Outlook-Signatur bei jedem Gerätewechsel neu einrichten
  2. Die Cloud kann, was ein Desktop nicht kann: Outlook bekommt endlich eine Roaming-Signatur!
  3. Wie die Roaming-Signatur in Outlook funktioniert und deaktiviert werden kann
  4. Extra-Tipp: So nutzen Sie die Outlook-Signatur für eine kostenlose und hocheffektive Werbung!
  5. Büro Kaizen digital – Video-Tutorial: Die Top 7 Outlook Tipps und Tricks

1. Das Problem bisher: Die Outlook-Signatur bei jedem Gerätewechsel neu einrichten

Ans Ende einer jeden beruflichen E-Mail gehört die Signatur des Absenders mit Namen, Firma und Kontaktdaten – ähnlich wie das Amen in der Kirche. Umso wichtiger ist es, dass Microsoft Outlook mit der Roaming-Signatur endlich ein automatisches Synchronisieren der individuellen Signatur über verschiedene Endgeräte hinweg ermöglicht („roaming“ engl. = „herumwandern“).

  • Denn bislang wurden die E-Mail-Signaturen, die mit der Desktop-Vollversion „Outlook für Windows“ erstellt wurden, lediglich auf der lokalen Festplatte abgespeichert (in der Registry des Systems).
  • Wollte man die soeben erstellte oder geänderte Signatur auch auf einem anderen Gerät nutzen (z.B. auf dem Berufslaptop, dem Geschäftshandy, dem Computer im Homeoffice etc.), musste man die entsprechende Datei mit den Signaturinformationen extra suchen und auf das Zielgerät kopieren – oder alternativ die Profile gleich auf dem Server abspeichern.
  • Das war zwar alles kein Hexenwerk, aber komfortabel geht anders. Und mit der Zunahme an persönlichen Geschäftsgeräten und BYOD (bring your own device) wurde dies geradezu lästig.
  • Denn die Desktop-Version von Outlook darf mittlerweile auf bis zu 5 Endgeräten pro Nutzer installiert werden (PCs, Macs, Laptops, Tablets und Smartphones). Wer seine Signatur öfters ändert (z.B. im Rahmen des Signaturmarketings) und diese auf allen 5 Geräten bislang manuell aktuell halten will, hat alle Hände voll zu tun.

2. Die Cloud kann, was ein Desktop nicht kann: Outlook bekommt endlich eine Roaming-Signatur!

Microsoft bietet für seinen kostenlosen Online-Service „Outlook-Web-App“ (OWA) bereits seit einigen Jahren eine geräteübergreifende Signatur an. Egal von wo und welchem Gerät aus man sich bei dem Cloud-gestützten Webbrowser-Outlook anmeldet, es steht immer die aktuelle eigene Signatur zur Verfügung. Dieser geräteübergreifende Zugriff wird ermöglicht, da das Web-Outlook die Signaturinformationen (und weitere Einstellungen) nicht auf der lokalen Festplatte, sondern in dem jeweiligen Nutzerkonto in der Cloud abspeichert, also auf Servern in Microsoft Rechenzentren. Und genau dies wird mit dem neuesten Dezember-Update 2020 nun endlich auch für die Desktop-Version „Outlook für Windows“ ermöglicht.

3. Wie die Roaming-Signatur in Outlook funktioniert und deaktiviert werden kann

Ein Trick seitens Microsoft macht es möglich, dass Sie für das neue Roaming-Signature-Feature keinerlei Einstellungen vornehmen müssen. Auch ein gesondertes Aktivieren der Funktion ist nicht nötig (sie kann jedoch verhindert werden, siehe unten). Das Ganze funktioniert wie folgt:

  • Künftig werden die Signaturinformationen zwar weiterhin in der Registry und damit auf der lokalen Festplatte des jeweiligen Endgeräts abgespeichert – denn dies ermöglicht auch weiterhin einen Offline-Zugriff.
  • Diese Signaturinformationen werden aber zugleich auch von Outlook ausgelesen und zusätzlich noch direkt in der Mailbox des jeweiligen Office-365-Kontos als Bestandteil des Postfachs auf dem Exchange-Online-Server gespeichert – dies ist der Mailserver zum Entgegennehmen und Versenden von E-Mails als Teil eines Microsoft/Office 365 Abonnements.
  • Durch dieses Kopieren in das Exchange-Online-Postfach wird jede neu erstellte oder geänderte Signatur automatisch auch für alle anderen Geräten verfügbar, mit denen Sie auf dieses Outlook-Konto zugreifen (bestehende Signaturen werden dabei nicht überschrieben).
  • Das bedeutet jedoch zugleich auch, dass diese Funktion nur für Microsoft/Office 365 Kunden möglich ist. Denn in einer „On-Premises“ Dauerlizenz von Outlook (z.B. Outlook 2019) ist kein Exchange-Online enthalten, so dass diese Roaming-Funktion nicht unterstützt wird.
  • Hinweis: Die Veröffentlichung der neue Roaming-Signatur in Outlook hat sich von dem geplanten Datum im Juni 2020 mehrfach nach hinten verschoben. Der Rollout soll nun aber im Dezember 2020 beginnen. Die Funktion wird zudem für die Outlook-Web-App sowie für Macs anfangs noch nicht zur Verfügung stehen.

So können Sie die neue Roaming-Signatur-Funktion in Outlook deaktivieren:

  • Wer die neue Roaming-Signature Funktion in Outlook beispielsweise aufgrund von Compliance-Regeln deaktivieren will, muss einen Zusatz in die Registry eintragen, damit der Speicherort nicht in die Exchange-Cloud gespiegelt und synchronisiert wird.
  • In diesem Fall müssen Sie oder Ihr Administrator den Wert bei „HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Setup\DisableRoamingSignaturesTemporaryToggle“ auf 1 setzen (= Roaming wird verhindert) statt auf 0 bzw. ohne Wert (= Roaming wird genutzt). Dies kann alternativ auch in der Group Policy eingestellt werden: HKEY_SOFTWARE\Policies\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Setup\DisableRoamingSignaturesTemporaryToggle.

4. Extra-Tipp: So nutzen Sie die Outlook-Signatur für eine kostenlose und hocheffektive Werbung!

Eine professionell erstellte E-Mail-Signatur in Outlook ist im beruflichen Kontext nicht nur Pflicht – sie ist auch ein wahres Marketingwunder! Denn wenn in einem Unternehmen im Schnitt 50 Mitarbeiter 20 E-Mails pro Tag schreiben, dann sind das 1.000 E-Mails pro Tag und 7.000 pro Woche! Das entspricht der Reichweite vieler aufwendig gestalteter, aber selten gelesener Newsletter. Viel effizienter ist es da, die sowieso stattfindende E-Mail-Kommunikation doch gleich für ein wenig Eigenwerbung mit zu nutzen! Wie das geht? Sie müssen lediglich einen kleinen Werbeblock gestalten und passend in die Signaturen Ihrer Mitarbeiter einfügen. So können Sie werbewirksam und zugleich kostenlos auf tolle Neuerungen, Neuerscheinungen, aktuelle Rabatte oder Aktionen hinweisen. Wie das genau funktioniert, und was Ihnen das alles bringt, lesen Sie hier.

5. Büro Kaizen digital – Video-Tutorial: Die Top 7 Outlook Tipps und Tricks


(Dauer 09:40 Minuten)

Inhalt dieses Outlook-Video-Tutorials:

  1. E-Mail in Aufgabe umwandeln (0:06)
  2. E-Mail-Betreff ändern (2:02)
  3. Symbolleiste für den Schnellzugriff (3:24)
  4. E-Mail in OneNote ablegen (4:40)
  5. Textbausteine (5:39)
  6. Personen mit „@“ markieren (7:40)
  7. Benachrichtigungen & Töne ausschalten (8:34)
Die neue Roaming-Signatur in Outlook
Bild 1: Mit der neuen Roaming-Signatur in Outlook haben Sie künftig geräteübergreifend stets die aktuelle E-Mail-Signatur zur Hand – das ist ideal bei häufig wechselnden Endgeräten oder häufig geänderten Signaturen, wie z.B. im Rahmen des Signaturmarketings. Bild: Büro-Kaizen.


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