So nutzen Sie Outlook QuickSteps für effizienteres Arbeiten

Mit Outlook QuickSteps fassen Sie mehrere Arbeitsschritte zu einem einzigen Klick zusammen. So können Sie etwa eine E-Mail gleichzeitig weiterleiten, mit einer Vorlage beantworten, verschieben, kategorisieren und sogar eine Aufgabe daraus erstellen – alles automatisiert. QuickSteps sind direkt in Ihrem Outlook-Postfach verfügbar und erleichtern die tägliche E-Mail-Verwaltung spürbar. Das spart Zeit bei Routineaufgaben und reduziert Stress im Umgang mit der täglichen E-Mail-Flut.

1. QuickSteps in Outlook erstellen: Schritt-für-Schritt

Um einen neuen „vollautomatisierten Schnellbefehl“ in Outlook einzurichten, klicken Sie einfach in der Menüleiste oben im Feld „QuickSteps“ auf den Befehl → Neu erstellen (oder alternativ → Neuer QuickStep → Benutzerdefiniert).

Nun können Sie fünf verschiedene Einstellungen an Ihrem QuickStep vornehmen. Dabei können Sie einen Namen festlegen, die Art und Reihenfolge der in Outlook zu erledigenden Arbeitsschritte bestimmen und optional eine Tastenkombination für den Schnellzugriff auswählen.

• Name: Geben Sie dem Schnellbefehl zunächst einen kurzen, aussagekräftigen Namen, damit Sie ihn schnell wiederfinden. Sie können einen Namen vergeben und mit einem Klick auf das Blitz-Symbol das QuickStep-Icon manuell festlegen. Andernfalls wird immer automatisch das Symbol des ersten Befehls des QuickSteps übernommen.
• Aktion auswählen: Hier legen Sie fest, was der QuickStep in Outlook bewirken soll.
• Aktion hinzufügen: Hier können Sie beliebig viele Arbeitsschritte miteinander kombinieren, die dann alle der Reihe nach automatisch durchgeführt bzw. als Vorlage geöffnet werden.
• Tastenkombination festlegen: Für besonders häufig benötigte QuickSteps können Sie optional auch eine eigene Tastenkombination für den Schnellzugriff festlegen (z. B. Strg + Umschalt + 1).
• Quickinfo-Text: Hier können Sie einen kurzen Erläuterungstext eingeben, der beschreibt, was der QuickStep in Outlook bewirkt (z. B. „Verschieben, Kategorisieren, Antwortvorlage“). Dieser wird immer dann eingeblendet, wenn Sie das QuickStep-Icon im Menüband mit der Maus überfahren.

2. So bearbeiten Sie bestehende QuickSteps ganz einfach

QuickSteps lassen sich auch nach der Erstellung im Nachhinein noch bearbeiten.

• Klicken Sie dafür im Menü „QuickSteps“ auf → QuickSteps verwalten oder auf den kleinen Pfeil neben QuickSteps→ wählen Sie den gewünschten QuickSteps aus und klicken Sie auf → Bearbeiten.
• Nehmen Sie nun Ihre Änderungen vor und klicken Sie danach auf Speichern.

3. QuickSteps kombinieren: Mehrere Aktionen mit einem Klick

Sie können die Schnellbefehle zur voll- und teilautomatischen Verwaltung Ihrer E-Mails in insgesamt sechs verschiedenen Bereichen an Ihre Bedürfnisse anpassen. Diese einzelnen Schnellbefehl-Aktionen können nach Belieben miteinander kombiniert werden. Folgende Aktionsbereiche stehen Ihnen hierfür zur Verfügung:

• Ablage (Postfachordner): Hier können Sie das automatische Aufräumen eingehender E-Mails einstellen und so vollautomatisch mehr Ordnung in Ihrem Postfach schaffen!
• Status ändern: Eine E-Mail kann den Status „gelesen” oder „ungelesen” besitzen. Darüber hinaus gibt es die drei für das Zeitmanagement wichtigen Prioritäten niedrig, normal und hoch, die an einem roten Ausrufezeichen erkennbar sind.
• Kategorien, Aufgaben und Kennzeichnungen: Mit diesem QuickStep-Baustein weisen Sie Outlook entweder an, der E-Mail eine bestimmte Kategorie oder Kennzeichnung zur besseren Nachverfolgbarkeit zu vergeben oder aus den Informationen der E-Mail heraus eine Aufgabe zu erstellen.
• Antworten: Wenn Sie immer wieder Antwort-E-Mails mit demselben Text versenden müssen, sollten Sie diesen Arbeitsschritt definitiv mit einem QuickStep automatisieren. Die Auswahlmöglichkeiten reichen von den einfachen Optionen „Antworten und Weiterleiten“ bis zur praktischen Option „Mit Besprechungsanfrage antworten“, um mit einem einzigen Mausklick auch gleich noch einen Termin mit dem Absender zu vereinbaren.
• Termin (im Kalender eintragen): Enthält die E-Mail Informationen zu einem konkreten Ereignis? Zum Beispiel eine Veranstaltung oder ein Vertriebsmeeting? Mit diesem QuickStep öffnet Outlook eine (halb vorausgefüllte) Terminvorlage in Ihrem Kalender.
• Unterhaltungen: Und auch für den Fall, dass Ihr Postfach durch längere E-Mail-Konversationen „verstopft“ wird, gibt es eine schnelle Lösung. Mit dieser QuickStep-Aktion wählen Sie nicht nur eine einzelne E-Mail aus, sondern gleich die gesamte Unterhaltung dieser Korrespondenz aus (z. B., um die gesamte Unterhaltung auf einmal in einen bestimmten Projektordner zu verschieben).

4. Das steckt hinter den Standard-Einstellungen von QuickSteps

Outlook bietet bereits vorgefertigte QuickSteps. Was diese bedeuten, können Sie in der folgenden Tabelle nachlesen.

5. QuickSteps im neuen Outlook: Was ist anders?

Im neuen Outlook finden Sie die QuickSteps unter Einstellungen im Menüpunkt E-Mail → QuickSteps. Im Vergleich zum klassischen Outlook sind die Möglichkeiten jedoch eingeschränkt. Viele individuelle Automatisierungen und Anpassungen sind nicht mehr möglich. Die gute Nachricht: Für zwei der wichtigsten Funktionen – das Umwandeln einer E-Mail in eine Aufgabe oder einen Termin – benötigen Sie keinen QuickStep mehr. Einfach die E-Mail nach rechts in die To Do-Leiste ziehen und Outlook erstellt daraus automatisch eine Aufgabe oder einen Termin.

6. Video-Tutorial: Konkretes Praxisbeispiel wie Sie QuickSteps einsetzen können

In diesem konkreten Praxisbeispiel kombinieren wir drei Arbeitsschritte in Outlook zu einem einzigen QuickStep: Antworten mit Vorlage, Ablegen und Erstellen einer Aufgabe mit Anlage. In dem Video sehen Sie besonders anschaulich auf Ihrem eigenen Bildschirm, wie einfach sich die QuickSteps in Outlook einrichten lassen, was sie bewirken und wie gut das Ergebnis ist!

✉️ Outlook: Mit QuickSteps bei jeder E-Mail Zeit sparen

(Dauer 09:38 Minuten)

Inhalt des Videos:

1. Einleitung 00:00
2. Die 5 Schritte der E-Mail-Verarbeitung 00:18
3. QuickStep-Beispiel: Kundenanfrage 00:50
4. Die zwei wichtigsten QuickSteps 04:27
5. QuickSteps im NEUEN Outlook 06:08
6. Empfehlung 08:42