Outlook Suche: Die Abkürzung zur gesuchten E-Mail



Ein E-Mail-Postfach ist in der heutigen Zeit schnell mal mit mehreren tausend E-Mails vollgestopft. Tendenz steigend. An und für sich ist das ja kein Problem. Zumal Speicherplatz kein wesentlicher Kostenfaktor mehr ist. Dennoch macht sich die E-Mail-Flut bei der Arbeitseffizienz deutlich bemerkbar. Und zwar dann, wenn Sie auf Informationen aus einer alten E-Mail angewiesen sind. Dann beginnt die große Outlook Suche. Gut ist in dem Moment zu wissen, mit welchen Tipps und Tricks Sie das Wiederfinden beschleunigen können und welche Möglichkeiten Sie vorbeugend haben.

So finden sie die E-Mail im Heuhaufen Klick um zu Tweeten

Was ist das Problem?

Suchzeiten sind ineffiziente Zeiten. Deshalb sollten Sie sich mit den unterschiedlichen Facetten beschäftigen, die Ihnen für ein schnelles Wiederfinden helfen. Am naheliegenden ist die umfassende Suchfunktion, die Microsoft Outlook bietet. Ein geniales Werkzeug, mit dem Sie vielfältige Kriterien durchleuchten können. Es ist aber nicht nur die Suchfunktion, die Ihre Suchzeiten massiv reduziert. Es kommt vor allem auf die ganzheitliche Organisation und Ordnung in Ihrem digitalen Postfach an. Dazu zählen Dinge wie die Ablagestruktur, die Methode der E-Mail-Verarbeitung und auch die Indizierungs-Einstellungen. Lesen Sie im folgenden Beitrag, wie Sie Ihre Suchzeiten nachhaltig in den Griff bekommen.

So funktioniert es: Outlook Suche

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Outlook Suche – Tipp 1: Suchfunktion in Outlook nutzen

Die Suchfunktion erreichen Sie, indem Sie auf das Suchfeld im Postfach [1] klicken. Sobald Sie das gemacht haben, erscheint im Menü ein neuer Reiter „Suchtools / Suchen“ [2].
Nun können Sie wählen, auf welchen Bereich die Suche angewendet werden soll [3]. Im aktuellen oder in allen Postfächern. Im aktuellen Ordner oder in allen Ordnern. Sie können die Suche sogar auf alle Outlook-Elemente (inklusive Kalender, Aufgaben, Personen) ausweiten.
Zur Suche haben Sie dann die Möglichkeit, entweder in das Suchfeld [1] einen oder mehrere Suchbegriffe einzutragen. Sie sehen sofort die Ergebnisse dargestellt. Zusätzlich haben Sie aber auch die Möglichkeit, weitere Kriterien zu selektieren [4]. So können Sie gezielt nach E-Mails mit Anlagen, einem bestimmten Betreff, bestimmte Absender/Empfänger oder bestimmten Priorisierungs-Kriterien suchen. Nahezu jedes Feld aus Ihrem Postfach lässt sich auf diese Weise gezielt durchleuchten.

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Outlook Suche – Suchtools

Outlook Suche – Tipp 2: Logische Operatoren in der Suche verwenden

Neben den Suchtools können Sie in der Outlook Suche auch mehrere Suchbegriffe mit sogenannten logischen Operatoren verknüpfen, um Ihre Suche zu verfeinern. Wichtig ist, dass Sie die logischen Operatoren in Großbuchstaben eingeben.
Um die Suchbegriffe mit logischen Operatoren einzugeben, klicken Sie erneut in das Suchfeld [1].

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Outlook Suche – Suche verfeinern

Wenn Sie in das Suchfeld [Jürgen AND Kurz] eingeben (natürlich ohne die eckige Klammer) werden Ergebnisse angezeigt, die sowohl Jürgen als auch Kurz enthalten. Die Reihenfolge ist dabei beliebig. Auch zwischen Groß- und Kleinschreibung wird kein Unterschied gemacht.
Bei der Suche nach [Jürgen OR Kurz] werden Ergebnisse dargestellt, die entweder „Jürgen“ oder „Kurz“ oder beides enthalten. Auch in diesem Fall gilt: Keine Unterscheidung zwischen Groß-/Kleinschreibung.
Suchen Sie nach [Jürgen NOT Kurz] erhalten Sie Ergebnisse, die „Jürgen“ aber nicht „Kurz“ enthalten. Ebenfalls keine Unterscheidung zwischen Groß-/Kleinschreibung.
Eine weitere Möglichkeit ist die Suche nach [„Jürgen kurz“]. Durch die Hochkommata wird exakt nach der Zeichenfolge „Jürgen Kurz“ gesucht. Wie in allen Fällen gilt auch hier: Keine Unterscheidung zwischen Groß-/Kleinschreibung.

Outlook Suche – Tipp 3: Dateianhänge indizieren

Für eine noch präzisere Suche bietet sich die Indizierung in Outlook an. Dadurch haben Sie die Möglichkeit, auch Dateianhänge nach Schlüsselwörtern zu durchforsten. Wie Sie genau vorgehen erfahren Sie in meiner Schritt-für-Schritt-Anleitung „Outlook Indizierung: So durchsuchen Sie auch Dateianhänge

Outlook Suche – Tipp 4: E-Mails verarbeiten statt sichten

Eine maximale Reduzierung der Suchzeiten erreichen Sie nur, wenn Sie Ihre digitale Arbeitsweise ganzheitlich optimieren. Dazu gehört auch, für die Bearbeitung Ihres Posteingangs klare Spielregeln festzulegen. Verarbeiten statt sichten heißt die Zauberformel, die die Anzahl abgelegter E-Mails deutlich reduziert. Durch konsequentes ausmisten von Anfang an. Wie das geht erfahren Sie hier: „Wie Sie Ihren Posteingang in Outlook aufräumen und nie wieder Aufgaben vergessen

Outlook Suche – Tipp 5: Einheitliche Ablagestruktur schaffen

Ein weiterer Schritt zur ganzheitlichen digitalen Organisation ist die Strukturierung Ihrer Ablage. Dadurch erreichen Sie, dass Sie in den meisten Fällen auch ohne die Suchfunktion schnell an Ihre relevanten E-Mails kommen. In meinem Blogbeitrag „Denken im Querformat: Wie Sie mit einer Mind-Map zur optimalen Datei-Ablagestruktur kommen“ habe ich beschrieben, wie Sie am besten zu Ihrer Struktur kommen.

Extra Tipp

Neben der Strukturierung Ihrer digitalen Ablage in Outlook, können Sie auch OneNote zur Verwaltung Ihrer digitalen Unterlagen nutzen. Der Vorteil ist, dass sich Outlook bestens mit OneNote versteht. So können Sie mit nur einem Klick eine E-Mail aus Outlook in ein OneNote-Notizbuch überführen und dadurch nach Belieben Ihrer Ablage zuordnen. Welche Möglichkeiten die Kombination der beiden Microsoft-Programme bietet, habe ich in folgendem Artikel zusammengefasst: „Zwei wie für einander gemacht: OneNote & Outlook“.

Darauf kommt es an

Betrachten Sie das Thema Outlook Suche nicht isoliert, sondern schauen Sie auch über den Tellerrand hinaus. So können Sie sich mit den Tipps zur Strukturierung aber auch durch den Einsatz von OneNote eine ganzheitliche Vorgehensweise aneignen. Und das hilft Ihnen, Suchzeiten deutlich zu reduzieren.

Und Sie?

Wie stellen Sie sicher, dass Sie Ihre E-Mails schnell wiederfinden? Schreiben Sie mir Ihre Erfahrungen, Tipps und Tricks. Ich freue mich über jeden Kommentar.
Übrigens: Wenn Sie Ihren Weg zum „für immer aufgeräumten“ Computer finden möchten, lesen Sie mein kostenloses eBook „eKaizen“. Dieses eBook zeigt auf, wie die Grundprinzipien des Kaizen einfach auf die Arbeit am Computer übertragen werden können. Sie finden es im Downloadbereich.




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