„Klingt interessant, sollten wir mit Herrn Maier, Frau Huber & Frau Müller besprechen. Koordinieren Sie doch bitte einen Termin“, so die Aufgabenstellung. Die Koordination des Termins scheint dabei noch der einfachste Teil zu sein. Was auf den ersten Blick allerdings einfach erscheint, kann einen ganzen Rattenschwanz hinter sich herziehen und schnell zum Fass ohne Boden ausufern. Und mit jedem zusätzlichen Teilnehmer multipliziert sich das Verwirrspiel.
Was ist das Problem?
Sofern mehrere Personen in eine Besprechung eingebunden werden, müssen Sie eine persönliche, telefonische oder eine Abstimmung per eMail starten. Dabei werden Termine geblockt bis die Rückmeldung von allen eingeladenen Personen vorliegt. Das kostet Zeit, schränkt die Auswahlmöglichkeiten bei der Planung weiterer Termine ein und nach erfolgreicher Abstimmung müssen Sie die geblockten Termine wiederfinden und löschen. Ein Aufwand den Sie sich sparen können, wenn Sie und Ihre Kollegen sich gegenseitig den Outlook Kalender freigeben. Durch die Kalenderfreigabe erhalten Sie sofort einen Einblick, welche Termine in der Gruppe möglich sind und bei welchen Terminen es zu Kollisionen kommt. Den Detailierungsgrad der Einblicke bestimmen Sie selbst. Ob nur blockierte Zeiten sichtbar werden oder gar alle Details zu den Terminen.
So funktioniert es: Outlook Kalender freigeben
Wenn Sie innerhalb Ihrer Organisation einen Outlook Kalender freigeben möchten, gehen Sie wie folgt vor:
Schritt 1:
Starten Sie Outlook und klicken Sie auf die Kalenderansicht.
Schritt 2:
Klicken Sie im Menü auf „Start“ und anschließend „Kalender freigeben“.
Schritt 3:
Geben Sie in der nun geöffneten eMail die Empfänger ein, denen Sie Einblick in Ihren Kalender gewähren möchten. Im Feld „Details“ wählen Sie, wieviel Einblick Sie gewähren. Klicken Sie zur Freigabe anschließend auf „Senden“.
Schritt 4:
Die gewählten Empfänger erhalten dann die Freigabeeinladung per E-Mail. Durch Klick auf „Diesen Kalender öffnen“ werden alle gewährten Details in der Kalenderliste dargestellt.
Darauf kommt es an
Animieren Sie möglichst viele Kolleginnen und Kollegen, ihren Kalender in Outlook freizugeben. Dadurch sparen Sie und Ihre KollegInnen sich die Zeit, Termine aufwändig abzustimmen und im eMail-Ping-Pong über mehrere Schleifen eine freie Zeit zu finden.
Extra Tipp
Um auch außerhalb Ihrer Organisation oder in größeren Gruppen Termine einfach zu finden, nutzen Sie eine Doodle-Umfrage. Dadurch haben die Teilnehmer die Chance, andere Termine zu priorisieren bzw. nur die favorisierten Termine zu wählen. Eine Anleitung dazu finden Sie kostenlos in unseren Downloads
Und Sie?
Wie koordinieren Sie Termine in Ihrem Unternehmen und wo sind Ihre Herausforderungen? Schreiben Sie mir, ich bin mir sicher, dass mein Team und ich Sie an diesem Punkt wirksam unterstützen können!
Übrigens: Wenn Sie Ihre E-Mails in den Griff bekommen möchten, lesen Sie mein kostenloses eBook „E-Mail-Stress ade“. Sie erhalten praxiserprobte, einfach erklärte Tipps, mit denen Sie in Zukunft Ihren digitalen Posteingang gekonnt in den Griff bekommen. Das eBook finden Sie im Downloadbereich
1 Kommentar