„Das klingt wirklich sehr interessant. Das sollten wir unbedingt weiter mit Herrn Maier, Frau Hubert und Frau Müller besprechen. Machen Sie uns doch gleich einmal einen Termin, bei dem alle dabei sein können.“ So oder so ähnlich lautet die Aufgabenstellung, die viele von uns aus Ihrem Berufsalltag kennen. Die Koordination des Termins scheint dabei noch der einfachste Teil zu sein. Was auf den ersten Blick allerdings einfach erscheint, kann einen ganzen Rattenschwanz hinter sich herziehen und schnell zu einer sehr herausfordernden Aufgabe werden. Und mit jedem zusätzlichen Teilnehmer multipliziert sich das Verwirrspiel.
In der Realität läuft die Terminfindung oftmals so ab: Sofern mehrere Personen in eine Besprechung eingebunden werden, müssen Sie sich mit diesen abstimmen. Sie starten eine Abstimmung entweder persönlich, telefonisch oder per E-Mail. Dabei werden Termine erstmal so lange geblockt, bis die Rückmeldung von allen eingeladenen Personen vorliegt. Das kostet viel Zeit, schränkt die Auswahlmöglichkeiten bei der Planung weiterer Termine ein und nach erfolgreicher Abstimmung müssen Sie die geblockten Termine wiederfinden und löschen. Ein Aufwand, den Sie sich sparen können, wenn Sie und Ihre Kollegen sich gegenseitig den Outlook Kalender freigeben. Durch die Kalenderfreigabe erhalten Sie sofort einen Einblick, welche Termine in der Gruppe möglich sind und bei welchen Terminen es zu Kollisionen kommt. Den Detailierungsgrad der Einblicke bestimmen Sie selbst. Ob nur blockierte Zeiten sichtbar werden oder gar alle Details zu den Terminen. Animieren Sie möglichst viele Kolleginnen und Kollegen, ihren Kalender in Outlook freizugeben. Dadurch sparen Sie und Ihre KollegInnen sich die Zeit, Termine aufwändig abzustimmen und im E-Mail-Ping-Pong über mehrere Schleifen eine freie Zeit zu finden.
Outlook Kalender: So geben Sie den Kalender frei
Wenn Sie innerhalb Ihrer Organisation einen Outlook Kalender freigeben möchten, gehen Sie wie folgt vor:
- Starten Sie Outlook und klicken Sie auf die Kalenderansicht (unten links im Outlook Menu).
- Klicken Sie im Menü auf „Start“ und anschließend „Kalender freigeben“.
- Geben Sie in der nun geöffneten E-Mail die Empfänger ein, denen Sie Einblick in Ihren Kalender gewähren möchten [1].
- Im Feld „Details“ wählen Sie, wieviel Einblick Sie gewähren. [2]
- Klicken Sie zur Freigabe anschließend auf „Senden“.
- Die gewählten Empfänger erhalten dann die Freigabeeinladung per E-Mail. Durch Klick auf „Diesen Kalender öffnen“ werden alle gewährten Details in der Kalenderliste dargestellt.
Extra Tipp
Um auch außerhalb Ihrer Organisation oder in größeren Gruppen Termine zu finden, nutzen Sie doch einfach Doodle. Doodle ist ein Online-Tool mit dem man auf einfache Art und Weise einen gemeinsamen Termin finden kann. Dadurch haben die Teilnehmer die Chance, andere Termine zu priorisieren bzw. nur die favorisierten Termine zu wählen. Eine Anleitung dazu finden Sie kostenlos in unserem Downloadbereich.
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