Outlook Kalender freigeben: Ich sehe was was Du „auch“ siehst

7. Oktober 2020

„Das klingt wirklich sehr interessant. Das sollten wir unbedingt weiter mit Herrn Maier, Frau Hubert und Frau Müller besprechen. Machen Sie uns doch gleich einmal einen Termin, bei dem alle dabei sein können.“ So oder so ähnlich lautet die Aufgabenstellung, die viele von uns aus Ihrem Berufsalltag kennen. Die Koordination des Termins scheint dabei noch der einfachste Teil zu sein. Was auf den ersten Blick allerdings einfach erscheint, kann einen ganzen Rattenschwanz hinter sich herziehen und schnell zu einer sehr herausfordernden Aufgabe werden. Und mit jedem zusätzlichen Teilnehmer multipliziert sich das Verwirrspiel.

 

Outlook Kalender freigeben
Abbildung 1: Termine koordinieren heißt, alle Termin-Zahnrädchen zu synchronisieren. Geben Sie Ihren Outlook-Kalender frei. Termine koordinieren ist, wie die Nadel im Heuhaufen suchen. Es geht aber auch anders!

 

In der Realität läuft die Terminfindung oftmals so ab: Sofern mehrere Personen in eine Besprechung eingebunden werden, müssen Sie sich mit diesen abstimmen. Sie starten eine Abstimmung entweder persönlich, telefonisch oder per E-Mail. Dabei werden Termine erstmal so lange geblockt, bis die Rückmeldung von allen eingeladenen Personen vorliegt. Das kostet viel Zeit, schränkt die Auswahlmöglichkeiten bei der Planung weiterer Termine ein und nach erfolgreicher Abstimmung müssen Sie die geblockten Termine wiederfinden und löschen. Ein Aufwand, den Sie sich sparen können, wenn Sie und Ihre Kollegen sich gegenseitig den Outlook Kalender freigeben. Durch die Kalenderfreigabe erhalten Sie sofort einen Einblick, welche Termine in der Gruppe möglich sind und bei welchen Terminen es zu Kollisionen kommt. Den Detailierungsgrad der Einblicke bestimmen Sie selbst. Ob nur blockierte Zeiten sichtbar werden oder gar alle Details zu den Terminen. Animieren Sie möglichst viele Kolleginnen und Kollegen, ihren Kalender in Outlook freizugeben. Dadurch sparen Sie und Ihre KollegInnen sich die Zeit, Termine aufwändig abzustimmen und im E-Mail-Ping-Pong über mehrere Schleifen eine freie Zeit zu finden.

Outlook Kalender: So geben Sie den Kalender frei

Wenn Sie innerhalb Ihrer Organisation einen Outlook Kalender freigeben möchten, gehen Sie wie folgt vor:

  • Starten Sie Outlook und klicken Sie auf die Kalenderansicht (unten links im Outlook Menu).

 

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Abbildung 2: Starten Sie in Outlook als erstes in dem Sie auf die Kalenderansicht wechseln.

 

  • Klicken Sie im Menü auf „Start“ und anschließend „Kalender freigeben“.

 

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Abbildung 3: Der nächste Schritt um Ihren Outlook-Kalender freizugeben, sehen Sie oben im Bild

 

  • Geben Sie in der nun geöffneten E-Mail die Empfänger ein, denen Sie Einblick in Ihren Kalender gewähren möchten [1].
  • Im Feld „Details“ wählen Sie, wieviel Einblick Sie gewähren. [2]

 

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Abbildung 3: Wählen Sie aus wieviel Details von Ihren Kalenderterminen freigeben wollen.

 

  • Klicken Sie zur Freigabe anschließend auf „Senden“.
  • Die gewählten Empfänger erhalten dann die Freigabeeinladung per E-Mail. Durch Klick auf „Diesen Kalender öffnen“ werden alle gewährten Details in der Kalenderliste dargestellt.

 

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Abbildung 4: Freigegebenen Kalender öffnen

 

Extra Tipp

Um auch außerhalb Ihrer Organisation oder in größeren Gruppen Termine zu finden, nutzen Sie doch einfach Doodle. Doodle ist ein Online-Tool mit dem man auf einfache Art und Weise einen gemeinsamen Termin finden kann. Dadurch haben die Teilnehmer die Chance, andere Termine zu priorisieren bzw. nur die favorisierten Termine zu wählen. Eine Anleitung dazu finden Sie kostenlos in unserem Downloadbereich.

 

Übrigens: Wenn Sie Ihre E-Mails in den Griff bekommen möchten, lesen Sie unser kostenloses eBook „E-Mail-Stress ade“. Sie erhalten praxiserprobte, einfach erklärte Tipps, mit denen Sie in Zukunft Ihren digitalen Posteingang gekonnt in den Griff bekommen. Das eBook finden Sie auch in unserem Downloadbereich.

 

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Abbildung 5: eBook “E-Mail-Stress ade” kostenlos im Downloadbereich


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1 Kommentar
  • […] Leiten Sie den Tipp wie man die Kalenderwoche in Outlook einblendet an Ihre Kollegen weiter. Dadurch können auch diese von der integrierten Darstellung profitieren. Ihnen spart das noch mehr Zeit, da Sie bei telefonischen Terminabstimmungen nicht auf Antworten warten müssen, die durch die Suche in einem externen Wochenkalender entsteht. Wie Sie bei der Terminabstimmung mit Kollegen noch mehr Zeit gewinnen können, erfahren Sie in meinem Blogbeitrag „Ich sehe was was Du „auch“ siehst: Darum sollten Sie Ihren Outlook Kalender freigeben“ […]


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