Microsoft Outlook 2016 einrichten

29. Februar 2020

Wenn Sie beruflich am PC arbeiten und dort viele E-Mails erhalten, die Sie beantworten müssen, dann hilft Ihnen Microsoft Outlook 2016 dabei, der Flut an E-Mail ein wenig Herr zu werden.

Doch hierfür benötigt man im ersten Schritt zunächst einmal eine E-Mail-Adresse Ihres Arbeitgebers oder eines E-Mail-Hosters, wie zum Beispiel GMX oder Gmail.

Haben Sie bereits eine E-Mail-Adresse über die Sie Ihre E-Mails erhalten, dann müssen Sie diese nur noch für die Verwendung mit Outlook 2016 einrichten, um diese Adresse im Anschluss daran mit der E-Mail-Software von Microsoft verwenden zu können.

Inhalt: Das lesen Sie hier

1. Eine neue E-Mail-Adresse in Outlook 2016 einrichten
2. Diese Kontentypen gibt es in Outlook 2016
3. Darum sollten Sie Ihre E-Mail-Adresse in Outlook 2016 einrichten
4. Video Büro-Kaizen digital: Top 7 Outlook Tipps und Tricks

Eine neue E-Mail-Adresse in Outlook 2016 einrichten

Um eine E-Mail-Adresse zu Outlook hinzuzufügen klicken Sie nach dem Start des Programms auf den Reiter „Datei“ am oberen Bildschirmrand und wählen Sie dort den Punkt „Konto hinzufügen“.

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Klicken Sie auf die Schaltfläche mit der Aufschrift „+Konto hinzufügen“

Daraufhin erscheint eine Anmeldemaske, in der Sie Ihren Namen, die E-Mail-Adresse, die Sie verwenden möchten, sowie das Kennwort für diese eingeben.

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Geben Sie hier Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und das Passwort für diese ein

Im Anschluss daran richtet Outlook 2016 Ihre E-Mail-Adresse über das IMAP Protokoll, wel-ches über eine SSL-Verschlüsselung verfügt, automatisch für Sie ein, sodass Sie direkt im Anschluss an die Einrichtung auf Ihre E-Mails zugreifen können.

Diese Kontentypen gibt es in Outlook 2016

Nun haben wir Ihnen gezeigt wie Sie eine neue E-Mail-Adresse in Outlook 2016 einrich-ten können, diese nun zwar über das sogenannte IMAP-Protokoll eingerichtet, allerdings können Sie sich in Office 2016 zwischen mehreren Übertragungsprotokollen entscheiden, die wir Ihnen im Folgenden einmal vorstellen möchten.

IMAP4

Bei der Verwendung des IMAP4 Protokolls, bleiben Ihre E-Mails immer auf dem Server Ihres E-Mail-Hosters gespeichert, sodass Sie auch weiterhin zu jederzeit auch über dessen Webseite auf Ihre E-Mails zugreifen können.

Dabei ist sichergestellt, dass Ihre E-Mails auf sämtlichen Endgeräten immer auf dem glei-chen Stand sind und gelesene E-Mails auch auf anderen Geräten als gelesen markiert werden. Zudem lassen sich auch Ihre Ordnerstrukturen und Filtereinstellungen auf sämtlichen Geräten synchronisieren.

Löschen Sie eine E-Mail beispielsweise auf Ihrem Handy, so können Sie diese in der Folge auch an Ihrem Computer nicht mehr aufrufen.

POP3

Bei der Verwendung des POP3-Protokolls werden sämtliche E-Mails nach der Einrich-tung auf Ihren Computer heruntergeladen und auf dem Server des E-Mail-Betreibers gelöscht.

Im Anschluss daran können Sie sich Ihre abgerufenen und versendeten E-Mails allerding le-diglich auf Ihrem Computer anschauen, weshalb Sie sich nur dann für eine Verwendung des POP3-Protokolls entscheiden sollten, sofern Sie Ihre E-Mails sowieso nur von Ihrem Compu-ter aus abrufen und nicht mobil auf diese zugreifen müssen.

Exchange

Wer sich für die Verwendung des Exchange-Kontotypen unter Outlook 2016 entscheidet, dessen E-Mails werden ebenfalls zentral auf dem eigenen Rechner gespeichert und können von dort aus verwaltet werden. Auf diese soll unter anderem die Zusammenarbeit in Ar-beitsgruppen oder Unternehmen erleichtert werden.

Aufgrund der Tatsache, dass die Anwender einer Arbeitsgruppe oder eines Unternehmens für die Verwendung von Exchange allerdings einen internen Exchange Server, um diesen Kontotyp zum Abrufen geschäftlicher E-Mails nutzen zu können.

Daher eignet sich dieser Kontotyp insbesondere für Geschäftsleute und Unternehmer, während Privatpersonen einen der beiden zuvor genannten Kontotypen verwenden sollten.

Diese Einstellungen gibt es in Outlook 2016

Wenn Sie Ihr E-Mail-Konto bis hierhin erfolgreich in Outlook 2016 eingerichtet haben, dann sollten Sie sich in der Folge zudem auch die weiteren Einstellungen einmal anschauen.

Um dorthin zu gelangen suchen Sie nach den POP- und IMAP-Kontoeinstellungen, wo Sie sich zum Beispiel nachträglich noch für den Wechsel Ihres Kontentyps entscheiden können.

Klicken Sie dort auf die Schaltfläche „Weitere Einstellungen“ woraufhin sich ein Fenster mit den E-Mail-Einstellungen öffnet.

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Klicken Sie in den POP und IMAP-Kontoeinstellungen auf „Weitere Einstellungen

Nachdem sich das Fenster mit den Internet-E-Mail-Einstellungen geöffnet hat, klicken Sie in diesen auf dem Reiter „Erweitert“ und legen Sie den Pfad für den Stammordner fest, in dem Sie eingehende E-Mail erhalten.

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Entscheiden Sie sich für einen Pfad, unter dem Ihre E-Mails gespeichert werden sollen

In der Folge Ihrer Änderungen prüft Outlook 2016 dann Ihre Kontoeinstellung, woraufhin Sie eine Nachricht erhalten, sobald alle Tests abgeschlossen sind.

Klicken Sie nach der Prüfung der Kontoeinstellungen dann einfach auf „Schließen“ und Sie haben Ihre E-Mail-Adresse erfolgreich für die Verwendung mit Outlook 2016 eingerichtet und können sich nun daran begeben Ihre ersten E-Mails über das Programm von Microsoft zu versenden.

Darum sollten Sie Ihre E-Mail-Adresse in Outlook 2016 einrichten

So mancher Nutzer fragt sich an dieser Stelle vielleicht, weshalb man die eigenen E-Mails überhaupt über Outlook 2016 aufrufen sollte, anstatt diese wie gewohnt direkt über die Webseite des Hosters abzurufen und diese Frage ist, zumindest für Personen die lediglich Ihre privaten E-Mails verwalten möchten, auch berechtigt.

Für Personen die allerdings beruflich täglich viele E-Mails beantworten, über mehrere E-Mail-Adressen verfügen oder immer darüber informiert werden möchten, wenn eine neue Mail reinkommt, lohnt es jedoch in jedem Fall sich Outlook 2016 einmal einzurichten.

Denn solche Nutzer können Ihren Workflow mithilfe des E-Mail-Programms von Microsoft mit der Zeit deutlich effizienter gestalten und schnelle auf eingehende E-Mail reagieren als zuvor.

Ein weiterer Grund, weshalb man sich Outlook 2016 einrichten sollte liegt zudem in den vie-len Zusatzfunktionen des Programms begründet, zu denen sowohl das Anlegen von Unterordnern als auch die Individualisierung von E-Mail-Vorlagen oder Signaturen gehört.

Darüber hinaus werden Ihre E-Mails zukünftig immer in Outlook und auf dem Server Ihres E-Mail-Anbieters gespeichert, es sei denn Sie Entscheiden sich dafür das POP3-Protokoll zu verwenden. So können Sie Ihre E-Mails zum Beispiel unterwegs auch weiterhin über die Webseite Ihres Anbieters abrufen und können die Bearbeitung zu Hause anschließend in Outlook 2016 fortsetzen.

Probieren Sie es doch einfach gleich einmal aus und richten Sie Ihre E-Mail-Adresse für die Verwendung mit Outlook ein, wie das geht das haben wir Ihnen ja zuvor bereits im Rahmen unserer Schritt-für-Schritt-Anleitung verraten.

Video Büro-Kaizen digital

Top 7 Outlook Tipps und Tricks

(Dauer: 09:40 Minuten)



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