Leerer Posteingang = gutes Gefühl! Wie Sie Ihren Posteingang nachhaltig entrümpeln



Klingt komisch, ist aber so: Ein leerer Posteingang ist effizienter, schneller und schlichtweg befreiend. Wagen Sie mit mir den Perspektivwechsel und leeren Sie Ihren Posteingang in ganz simplen Schritten.

Was ist das Problem

Ein leerer Posteingang bedeutet keineswegs Langeweile, sondern zeugt von Struktur. Denn hinter dem vollgestopften Mailfach vieler Büroarbeiter verbergen sich noch Hektik, Chaos und unklare Prioritäten. So richtig effizient ist das nicht. Ich möchte Sie dazu einladen, heute den Perspektivwechsel zu wagen. Ein voller Posteingang wirkt zwar nach erfolgreichem Geschäft, ist es in Wirklichkeit aber nicht. Denn wenn es ständig blinkt, piepst und aufploppt, nervt das tierisch und hält Sie von dem ab, was Sie wirklich tun wollen: Effizient arbeiten! So abstrus es klingt: Ein leerer Posteingang ist deutlich effizienter und kann sogar richtig befreiend sein.

Frust, weil der Posteingang überquillt? Ein leerer Posteingang wirkt befreiend.
Frust, weil der Posteingang überquillt? Ein leerer Posteingang wirkt befreiend.

Schritt 1: Ihr erster leerer Posteingang

Wenn Sie diesen Artikel gerade lesen, ist Ihr Posteingang vermutlich alles, aber nicht leer. Denn nahezu jeder Büroarbeiter, dem ich in den letzten 20 Jahren begegnet bin, verhält sich ähnlich. Viele leben im Posteingang ein wahres Jäger- und Sammlerdasein aus und horten, was das Zeug hält. Mails, die bis 2013 zurückgehen versauern im Posteingang, und machen ihn nach und nach unübersichtlicher. Erster Schritt ist es, ihren Posteingang zum ersten Mal freizuschaufeln. Legen Sie dazu zunächst Unterordner an. Wie Sie dabei vorgehen, hängt ein bisschen von Ihrem Geschäft ab. Eine Möglichkeit wäre es, für jedes Projekt einen Unterordner anzulegen. Das Anlegen funktioniert in Outlook kinderleicht. Klicken Sie rechts auf Ihren Posteingang und wählen Sie die Auswahl „Neuer Ordner“ aus. Benennen Sie ihn anschließend um, beispielsweise mit dem Namen des Projekts. In diesen Ordner schieben Sie nun alle relevanten Mails zum Projekt. Das ist beim ersten Mal harte Fleißarbeit, zahlt sich aber in Zukunft aus. Um in Outlook schneller voranzukommen, lohnt sich auch ein Blick auf die Funktion der Quicksteps, die Ihnen häufige Abläufe in kürzester Zeit ermöglichen. Automatisieren Sie wiederkehrende Abläufe ganz einfach, wie hier beschrieben.

Klick für Klick erreichen Sie Ihren leeren Posteingang.
Klick für Klick erreichen Sie Ihren leeren Posteingang.

Schritt 2: 5-Schritte-Regel lernen

Ihr Posteingang ist nun frei. Aber was passiert mit neuen Mails? Um künftig nicht regelmäßig stundenlang Mails in Ordner verschieben zu müssen, habe ich eine einfache 5-Schritte-Regel entwickelt. Verarbeiten statt Sichten lautet die Devise und die gelingt wie folgt:

  • Löschen: Spam und alles, was keinerlei Relevanz hat, wird sofort gelöscht.
  • Weiterleiten: Was nicht für Sie bestimmt ist, leiten Sie sofort an den entsprechenden Kollegen weiter.
  • Archivieren: Informationen, die zwar interessant, aber eben aktuell nicht relevant sind, können Sie archivieren.
  • Erledigen: Schnelle Angelegenheiten, zum Beispiel kurze Nachfragen, können Sie sofort erledigen. Beachten Sie hierbei auch die 5-Minuten-Regel.
  • Terminieren: Auch Mails, die etwas Mehraufwand bedeuten, können raus aus dem Posteingang. Terminieren Sie entsprechende Aufgaben in Ihrem Kalender und räumen Sie den Posteingang frei.

All diese Schritte können Sie noch einmal kompakt zusammengefasst und mit vielen Praxisbeispielen versehen in meinem YouTube-Channel ansehen:

Darauf kommt es an

Ein leerer Posteingang bleibt nur dann leer, wenn Sie die in Schritt 2 erlernten Regeln auch täglich anwenden. Wenn neue Kunden hinzukommen, für die noch kein Ordner existiert, legen Sie gleich zu Beginn einen an und fangen Sie nicht wieder an, im Posteingang zu horten. Sind es zu viele Kunden oder die neu geschaffene Struktur zu unübersichtlich, gehen Sie hier nochmal ran. Wie Sie richtig effiziente Posteingangsstrukturen schaffen können, habe ich Ihnen hier zusammengefasst.

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Was der Tipp bewirkt

Ein leerer Posteingang am Abend verschafft einfach ein gutes Gefühl. Sie haben nicht nur den Eindruck, richtig viel erledigt zu haben, sondern haben dies auch tatsächlich getan. Weil Sie nicht etliche Aufgaben im Posteingang horten, sondern gleich in eine effiziente Struktur übergeleitet haben. Also Daumen hoch für den leeren Posteingang!

Und Sie?

Sind Sie noch der Sklave Ihres Posteingangs? Ausgezeichnete Praxistipps, wie Sie ganz entspannt mit dem E-Mail-Stress umgehen können, finden Sie in meinem eBook „E-Mail-Stress ade“, das Sie hier kostenlos runterladen können.

Leerer Posteingang = gutes Gefühl. Mein eBook hilft dabei.
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Weiterführende Informationen:



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