Outlook-Kalender mit Android synchronisieren: Schritt-für-Schritt-Anleitung

Den Outlook-Kalender mit Android zu synchronisieren, ist für viele heute unverzichtbar, um Termine jederzeit im Blick zu behalten. Gerade im Geschäftsalltag, in dem Outlook auf dem PC weit verbreitet ist, bringt die Synchronisation mit der Android-App große Vorteile. Alle Einträge sind automatisch aktuell, egal ob Sie im Büro, unterwegs oder mit mehreren Geräten arbeiten. Gleichzeitig bleibt Ihre Privatsphäre geschützt, da sich Inhalte gezielt teilen oder ausblenden lassen.

1. Outlook Kalender über die Web-App freigeben

Um Android mit dem auf Ihrem Computer geführten Outlook Kalender zu synchronisieren, können Sie folgende Vorgehensweise nutzen. Öffnen Sie auf Ihrem Computer die Outlook Website https://outlook.live.com/ und melden sich dort mit Ihren Outlook Log-in Daten an. Daraufhin sehen Sie oben rechts eine Zeile mit verschiedenen Symbolen.

• Mit Klicken auf → das Zahnrad haben Sie die Möglichkeit
• In dem sich neu öffnenden Fenster startet automatisch das Untermenü „E-Mail -Layout“.
• Wählen Sie hier zunächst → Kalender, dann → Geteilte Kalender und wählen dann den zweiten Menüpunkt → Einen Kalender veröffentlichen.

Hier haben Sie die Möglichkeit, einen HTML-Link oder einen ICS-Link zu erzeugen. Der HTML-Link kann zum Beispiel per Mail an Nutzer versandt werden, die den Kalender nicht in ein anderes Programm einbinden möchten, aber trotzdem Zugriff darauf haben sollen. Der ICS-Link hingegen ist nur für die Integration in andere Programme und Kalender geeignet. Wählen Sie im ersten Dropdown-Menü den gewünschten Kalender aus. Sollten Sie nur einen Kalender haben, wird dieser meist als Punkt “Kalender“ angezeigt. Im nächsten Menü haben Sie die Wahl zwischen drei Punkten:

• „Kann anzeigen, wann ich beschäftigt bin“,
• „Kann Titel und Orte anzeigen“ oder
• „Kann alle Details anzeigen“.

2. Outlook-Kalender: Verfügbarkeiten und Details einstellen

Entscheidend ist zunächst, wie viel Einblick andere in Ihren Kalender erhalten sollen.

• Nur Verfügbarkeit anzeigen: Wählen Sie „Kann anzeigen, wann ich beschäftigt bin“. Im Android-Kalender erscheinen dann lediglich Datum und Uhrzeit, der Termin selbst wird mit „Beschäftigt“ gekennzeichnet – ohne weitere Inhalte.
• Titel und Ort sichtbar machen: Mit der Option „Kann Titel und Orte anzeigen“ werden neben der Zeit auch Terminname und Ort übernommen. Das reicht aus, um anderen einen groben Überblick zu geben.
• Alle Details freigeben: Mit „Kann alle Details anzeigen“ werden sämtliche Informationen zu Ihren Terminen synchronisiert – ideal, wenn Sie den Kalender für den Eigenbedarf oder im Team vollständig teilen möchten.
• Zum Abschluss klicken Sie auf → Veröffentlichen. Es werden zwei Links erzeugt. Kopieren Sie den ICS-Link, indem Sie mit der linken Maustaste darauf klicken und im Menü → Link kopieren auswählen.

3. Outlook Kalender mit Android synchronisieren

Nun können Sie den Outlook Kalender mit Android synchronisieren, indem Sie den Google Kalender in Ihrem Browser am PC öffnen. Der Google Kalender, den Sie an Ihrem PC benutzen, synchronisiert die Termine automatisch mit dem auf diesen Account angemeldeten Android Smartphone oder Tablet. Das heißt, alle Termine, die Sie von externen Kalendern am PC mit dem Google Kalender synchronisieren, werden automatisch auch auf dem Android Gerät synchronisiert. Sie finden den Google Kalender unter: https://calendar.google.com/calendar/r

• Gehen Sie in Ihrem Android-Kalender auf die linke Menüleiste und wählen „Weitere Kalender“.
• Klicken Sie auf das „+“ Symbol.
• Wählen Sie im Menü den Button → Per URL.
• Fügen Sie den zuvor kopierten ICS-Link aus Outlook ein: per Rechtsklick → Einfügen, oder per Tastenkombination STRG + V.
• Bestätigen Sie mit → Kalender hinzufügen.
• Kehren Sie zur Kalenderübersicht zurück.
• Ihr Outlook-Kalender erscheint nun unter „Weitere Kalender“ und ist aktiviert.
• Alle Termine aus Ihrem PC-Outlook sind jetzt mit Android synchronisiert.

4. Outlook-App auf Android einrichten und Kalender automatisch synchronisieren

Einfacher wird das Ganze natürlich, wenn Sie die Outlook-App auf Ihrem Smartphone installieren. In der Outlook-App Android werden Termine im Outlook Kalender automatisch mit denen im Outlook Kalender auf Ihrem Computer abgeglichen. Die Outlook-App eignet sich nicht nur zum Schreiben und Empfangen von E-Mails, sondern ist zeitgleich auch ein hervorragender Termin- und Zeitplaner.

Die Synchronisation der beiden Outlook Kalender erfolgt bei der Einrichtung der Outlook Android-App folgendermaßen:

1. Öffnen Sie die Outlook-App auf Ihrem Android Smartphone
2. Klicken Sie links oben auf Ihr Profilbild
3. Tippen Sie nun auf → Einstellungen
4. Dort wählen Sie → E-Mail-Konto hinzufügen und
5. Wählen Sie noch einmal → E-Mail-Konto hinzufügen

Hier können Sie die E-Mail-Adresse Ihres Outlook Kontos eingeben, das Sie auf dem PC nutzen und diese mit dem entsprechenden Passwort bestätigen. In der Outlook-App Android können Sie nicht nur die Kalender synchronisieren, es gibt auch die Möglichkeit, Kontakte, Aufgabenlisten und Notizen vom Outlook auf Ihrem Computer mit der Outlook-App zu synchronisieren.

Weitere Tipps zum Outlook Kalender gewünscht? Hier verraten wir Ihnen fünf Tipps zur perfekten Terminverwaltung mit dem Outlook Kalender.

5. Video-Tutorial

Top 15 Outlook Tipps & Tricks (für noch mehr Produktivität!)

(Dauer: 11:48 Minuten)

Inhalt des Videos: 

1. Einleitung 00:00
2. To Do Aufgabenliste einblenden 00:22 
3. Benachrichtigungen deaktivieren 00:55 
4. Kalenderwochen einblenden 01:43 
5. Posteingang mit Relevanz deaktivieren 01:56 
6. Elemente nicht automatisch als gelesen markieren 02:29 
7. E-Mails als einzelne Nachrichten anzeigen 03:02 
8. Bedingte Formatierung 03:30 
9. E-Mail in Aufgabe / Termin umwandeln 04:03 
10. Wichtige E-Mails anheften 05:28 
11. Erneut erinnern für E-Mails 06:03 
12. Dateien einfügen via Slash 06:41 
13. Vorlagen verwenden 07:29 
14. Umfragen und Loop-Komponenten 07:57 
15. E-Mails später senden 09:13 
16. Senden rückgängig machen / E-Mail zurückrufen 09:50 
17. Schluss und Empfehlung 11:30