Office 365 verlängern muss jeder manuell, der die automatische Verlängerung seines Microsoft 365- oder Office 365-Abos deaktiviert hat. Und das kann Unternehmen einige wichtige strategische Vorteile bringen! Aber was passiert mit dem Guthaben, wenn man vor Ablauf verlängert? Und was passiert, wenn man zu spät verlängert – wie lange kann man dann die Office-Apps noch nutzen und die eigenen Daten sichern? In dem folgenden Büro-Kaizen-Beitrag erfahren Sie alles rund um das Verlängern, Auslaufen und Kündigen eines Microsoft 365- sowie Office 365-Abonnements!

Inhaltsverzeichnis

1. Muss man Microsoft 365 und Office 365 verlängern oder neu kaufen?

Die klassischen Microsoft Office-Softwarepakete für die lokale Installation der wichtigsten Office-Apps (z. B. „Office 2024“) werden nur zum Kauf angeboten. Das bedeutet, einmal gekauft, kann man diese Apps bis zum Ende ihres Lebenszyklus nutzen. Im Unterschied dazu wird die Cloud-gestützte Bürosoftwaresuite „Microsoft 365“, sowie ihr Enterprise-Pendant „Office 365“, nur als Software-as-a-Service (SaaS) und damit nur als Jahresabonnement angeboten, das sich standardmäßig jedes Jahr automatisch verlängert.

Die Basics: Der Unterschied zwischen Office 2024 vs. Microsoft 365 vs. Office 365

Das klassische Microsoft Office (z. B. Office 2024, Office 2021, Office 2019 etc.) besteht lediglich aus den Programmen Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Access und OneNote. Microsoft Teams ist als separater Download verfügbar.
Microsoft 365 und Office 365 erweitern das klassische Microsoft Office um über 20 weitere „Produktivitäts-, Kreativitäts-, Kommunikations- und Kollaborations-Apps“, zudem auch um leistungsstarke Cloud- und KI-gestützte Funktionen, einen großen Cloudspeicher sowie einen mobilen Zugriff.
Die meisten Office 365-Pläne wurden im April 2020 auf den Namen „Microsoft 365“ umbenannt. Das betrifft vor allem Privatkunden (Microsoft 365 Single und Family) und KMU (Microsoft 365 Business). Lediglich in den beiden Bereichen Enterprise und Bildung/Education wird auch weiterhin die alte Bezeichnung „Office 365“ verwendet.

→ Mehr Informationen zu den Unterschieden der Microsoft-Office-Produkte finden Sie in unserem Büro-Kaizen-Beitrag: Alle Vorteile und Nachteile von Microsoft 365 im Überblick.

2. Die automatische Verlängerung von Microsoft/Office 365 deaktivieren

Die Cloud-gestützte Bürosoftware-Suite Microsoft 365 und Office 365 wird also nur vermietet – mit einer in den Grundeinstellungen standardmäßig aktivierten automatischen Verlängerung des Abonnements.

Diese automatische Verlängerung der Lizenz kann von jedem Kunden in den Microsoft 365 Einstellungen bzw. im Microsoft Admin Center deaktiviert werden (unter → Abonnements/Abrechnung → Einstellungen für die wiederkehrende Abrechnung bearbeiten und → Wiederkehrende Abrechnung deaktivieren).
Wurde die automatische Verlängerung deaktiviert, dann muss das Abonnement künftig rechtzeitig vor dem Ablauf der Office 365-Lizenz manuell verlängert werden, um alle Apps und Dienste weiterhin vollständig nutzen und auf die eigenen Daten in der Microsoft Cloud zugreifen zu können.
Das Deaktivieren der automatischen Abo-Verlängerung bietet Unternehmen nun allerdings folgende wichtige strategische Vorteile.

Die Vorteile für Unternehmen durch das manuelle Verlängern von Office 365 & Microsoft 365:

Die manuelle Verlängerung von Microsoft/Office 365 bietet Unternehmen gleich in mehreren Bereichen strategische Vorteile. Hier die fünf wichtigsten Gründe, warum viele Firmen die automatische Abo-Verlängerung deaktivieren und lieber aktiv selbst in die eigene Hand nehmen.

Kostenkontrolle und Budgetplanung: Durch die manuelle Verlängerung des Microsoft/Office 365-Abonnements behalten Unternehmen die volle Kostenübersicht. Das Abonnement kann so regelmäßig rechtzeitig an das verfügbare Budget angepasst werden.
Kostenoptimierung: Durch die manuelle Verlängerung von Microsoft/Office 365 können Unternehmen jährlich prüfen, welche und wie viele Lizenzen und mögliche Zusatzlizenzen tatsächlich benötigt werden und das Abonnement entsprechend an den tatsächlichen Bedarf im Unternehmen anpassen. Dadurch wird die automatische Verlängerung ungenutzter Lizenzen vermieden und unnötige Kosten eingespart.
Regelmäßige Sicherheits- und Compliance-Prüfung: Die manuelle Verlängerung gibt dem IT-Team regelmäßig Anlass, alle Einstellungen von Microsoft 365 bzw. Office 365 zu überprüfen. Vor allem, was die IT-Sicherheit sowie die Datenschutzkonformität betrifft.
Vermeidung unerwarteter Vertragsbedingungen: Bei automatischen Verlängerungen ist das Risiko größer, dass sich stillschweigend Vertragsdetails oder Preise ändern, die man dann erst im Nachgang bemerkt. Die manuelle Verlängerung von Microsoft/Office 365 macht es einfacher, alle Konditionen vor der Vertragsverlängerung sorgfältig zu prüfen.
Kostenersparnis durch Anbieterwahl, Verhandlungen und Rabatt: Durch die manuelle Verlängerung statt einer automatischen können Unternehmen zudem nach besseren Angeboten suchen. Denn Powerseller und Microsofts CSP-Partner (Cloud Solution Provider, Cloudlösungsanbieter) verkaufen offizielle Microsoft 365- und Office 365-Lizenzen zum Teil deutlich günstiger als Microsoft selbst. Besonders bei größeren Mengen, Business- und Enterprise-Plänen können so oft bessere Konditionen ausgehandelt werden. Achten Sie aber auf jeden Fall darauf, dass Sie eine EU-Lizenz (auch als EWR/EEA bezeichnet) für Ihr Microsoft/Office 365 erwerben, da nur diese für den europäischen Markt bestimmt sind.

3. Was kostet eine Verlängerung von Office 365 direkt bei Microsoft?

Office 365 gibt es in den drei verschiedenen Lizenzstufen E1, E3 und E5. Die Abkürzung „EWR“ dahinter steht für „Europäischer Wirtschaftsraum“. Wichtig: Seit Ende 2023 ist in den Office 365 Enterprise-Plänen für den Europäischen Wirtschaftsraum EWR nicht mehr die Microsoft Teams-App enthalten. Europäische Enterprise-Kunden müssen also seitdem eine extra Microsoft Teams EEA Lizenz (EEA = European Economic Area = EWR) hinzubuchen. Im Gegenzug dafür wurden die Office 365-Lizenzen ein wenig günstiger. Für Bestandskunden ändert sich hingegen nichts, ihnen steht Microsoft Teams weiterhin zur Verfügung.

Die Kosten für eine Office 365-Verlängerung im Microsoft Store (Stand Juli 2025):*

Office 365 verlängern: Aktuelle Preise — * Eine detaillierte Auflistung der Leistungsbestandteile der verschiedenen Office 365-Pläne können Sie hier im Microsoft Store einsehen oder in unserem → Überblick über die verschiedenen Office-Lizenzmodelle.

4. Anleitung: Wie man Office 365 manuell mit einem Product Key verlängert

Wenn man eine weitere Jahreslizenz für Microsoft 365 oder Office 365 kauft – egal ob von Microsoft selbst oder von einem Einzelhändler – bekommt man selbstverständlich keinen Datenträger zugesandt, sondern lediglich einen Installationsschlüssel, den sogenannten Product Key. Dies ist bei Microsoft und Office 365 ein 25-stelliger, alphanumerischer Code im Format 5×5 (XXXXX-XXXXX-XXXXX-XXXXX-XXXXX).

Microsoft hat für seine Kunden eine eigene Webseite eingerichtet, die nur für die Eingabe dieser Product Keys da ist. Das macht die manuelle Lizenzverlängerung sehr einfach, schnell und bequem. Wer einen Product Key zum Abschließen oder Verlängern eines Microsoft 365 oder Office 365 Abonnements bei Microsoft einlösen möchte, muss sich also lediglich auf dieser Setup-Website einloggen und den Code eingeben.

Öffnen Sie wahlweise www.office.com/setup oder www.microsoft365.com/setup und melden Sie sich mit dem Microsoft-Konto an, das mit Ihrem bestehenden Unternehmensabonnement verknüpft ist.
Daraufhin öffnet sich ein Setup-Fenster, in das Sie direkt den neuen Product Key für dieses Unternehmensabonnement eingeben können (siehe Abb. 1). Der Product Key wird dann automatisch mit diesem Microsoft/Office 365-Konto verrechnet.
Alternativ können Sie sich auch an den Microsoft-Partner oder CSP-Händler wenden, von dem Sie das Microsoft/Office 365-Abonnement erworben haben (z. B. die Deutsche Telekom).

Wichtige Hinweise zum manuellen Verlängern von Microsoft/Office 365 mittels Product Key:

Im Voraus verlängern: Durch die Eingabe des Product Keys (Codes) wird die Restlaufzeit des aktuellen Abonnements nicht überschrieben, sondern zu der neuen Laufzeit hinzuaddiert. Sie verlieren also keinen Tag.
Auf Vorrat verlängern: Man kann bis zu fünf Product Keys hintereinander für ein und dasselbe Microsoft 365- bzw. Office 365-Abo eingeben, wodurch sich die Laufzeit dieses Abonnements um bis zu fünf Jahre auf einmal verlängern kann
Erst nach dem Ablaufdatum verlängern: Hat man das Ablaufdatum hingegen bereits um einige Tage überschritten, möchte sein Microsoft/Office 365-Abonnement aber dennoch verlängern, dann werden die verstrichenen Tage seit dem Ablaufdatum von der neu hinzugefügten Laufzeitverlängerung abgezogen.
Eine Testversion verlängern: Eine Testversion von Microsoft 365 oder Office 365 verlängert sich automatisch nach Ablauf des 30-tägigen Testzeitraums um ein kostenpflichtiges Jahresabonnement. Wird dies nicht erwünscht, muss das Probeabo rechtzeitig vor dem Ablauf des Testzeitraums gekündigt werden.

5. Was passiert, wenn man nicht verlängert und die Office-365-Lizenz abläuft?

Wenn ein Microsoft/Office 365-Abonnement nicht verlängert wird und die Lizenz abläuft, dann durchläuft es mehrere abgestufte Phasen der Einschränkung und Restriktion, bis schließlich gar kein Zugriff mehr auf die Office-Apps und die eigenen Daten und Dateien in der Microsoft-Cloud möglich ist. Hier der zeitliche Ablauf in der Kurzübersicht.

→ Phase 1: Gnadenfrist für das abgelaufene Microsoft/Office 365-Abonnement (Tag 1–30)

Die ersten 30 Tage nach Ablauf eines Microsoft bzw. Office 365-Abos sind eine Art Gnadenfrist für die Laufzeitverlängerung. Außer einigen Hinweisen passiert in dieser Phase noch nichts.
Microsoft zeigt lediglich Warnhinweise in den Apps an, dass das Abonnement abgelaufen ist und verlängert werden sollte, um einen künftigen Datenverlust zu vermeiden.
Der Zugriff auf die Office-Apps, Cloud-Dienste und die in der Cloud gespeicherten Dateien bleibt aber zunächst vollständig erhalten.
Das heißt, die Mitarbeiter im Unternehmen können nach wie vor weiterhin die Office-Apps nutzen und damit Dokumente bearbeiten, speichern und synchronisieren.

→ Phase 2: Die nicht verlängerten Office 365-Apps werden deaktiviert (Tag 31–120)

Nach Ablauf der einmonatigen Gnadenfrist verlieren alle Benutzer des Unternehmens den Zugriff auf sämtliche kostenpflichtigen Microsoft 365-Dienste.
Damit wechseln diese Office-Apps automatisch in den schreibgeschützten Modus. Das heißt, dass damit Dateien fortan nur noch geöffnet, angezeigt und gedruckt werden können, aber nicht mehr bearbeitet oder gar neue erstellt werden können.
Auch der Administratorzugriff ist dann nur noch eingeschränkt möglich, zum Beispiel um Daten zu sichern oder das abgelaufene Microsoft/Office 365-Abonnement doch noch zu verlängern und damit zu reaktivieren.

→ Phase 3: Alle Daten der abgelaufenen Microsoft/Office 365-Lizenz werden gelöscht (ab Tag 121)

Vier Monate nach Ablauf des nicht verlängerten Microsoft/Office 365-Abonnements werden alle mit diesem Tennant verknüpften Daten und Dateien unwiderruflich gelöscht.
Das betrifft alle Inhalte in Microsoft und Office 365, die in der Microsoft Cloud gespeichert sind (z. B. in OneDrive, SharePoint Online, Teams, Planner etc.).
Eine Wiederherstellung der gelöschten Daten ist dann nur noch in Ausnahmefällen mit Unterstützung des Microsoft-Supports möglich.

Office verlängern: Die Stufen der Vorwarnung — Wurde die Lizenz nicht verlängert, folgen drei Stufen der Vorwarnung und Einschränkung.

Nice Fact: Was passiert mit den lokal gespeicherten Office 365-Dateien nach Ablauf des Abos?

Während die in der Microsoft-Cloud gespeicherten Daten und Dateien vier Monate nach Ablauf des nicht verlängerten Microsoft/Office 365-Abos automatisch gelöscht werden, bleiben alle lokal abgespeicherten Dokumente unverändert erhalten. Diese können dann zum Beispiel mit einer kompatiblen Software-Alternativen weiter genutzt und bearbeitet werden.

Wer künftig gar kein Abonnement mehr will, kann zum Beispiel auf die dauerhafte Kauf-Version Office 2024 umsteigen.
Alternativ kann auch das kostenlose Microsoft 365 Online (ehemals Office im Web) verwendet werden, das sich ohne Abo nutzen lässt, allerdings auch nur einen begrenzten App- sowie Funktionsumfang bietet.
Eine weitere kostenlose Alternative zu Office 365 ohne Abonnement ist zum Beispiel die Bürosoftwaresammlung Open Office

6. Extra-Tipps & Schulungen rund um Microsoft 365 und Office 365!

Die Verlängerung eines Microsoft/Office 365-Abonnements ist nur eine Seite der Medaille. Wichtig ist vor allem auch, dass die Bürosoftwaresuite dann von allen Beschäftigten auch richtig und effizient eingesetzt wird. Denn nur wer sich darin auskennt, kann auch wirklich erfolgreich und produktiv damit arbeiten. Das schafft neue Handlungsspielräume, bessere Ergebnisse und reduziert gleichzeitig den Stress im Unternehmen. Wie Büro-Kaizen, Deutschlands führendes Beratungsunternehmen für Büroeffizienz, Sie und Ihr Unternehmen konkret dabei unterstützen kann, erfahren Sie in den nachfolgenden Links!

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Was ist Microsoft 365? (Einfach erklärt)

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