Outlook Kalender: Tipps für die optimale Terminverwaltung

Der Outlook-Kalender ist viel mehr als nur ein Ort für Termine. Wenn Sie ihn richtig einsetzen, wird er zu Ihrem persönlichen Assistenten im Alltag und Beruf. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie mit einfachen Tricks Zeit sparen, den Überblick behalten und stressfreier durch den Tag kommen.

1. Grundbegriffe zum Outlook Kalender

Microsoft 365 bietet eine Vielzahl an Lösungen für den modernen Arbeitsalltag. Für einen erfolgreichen Einstieg ist es essenziell, die zentralen Begriffe zu verstehen. Nur so lassen sich die unterschiedlichen Kalenderfunktionen in Outlook klar voneinander abgrenzen und gezielt einsetzen.

• Termine: Termine sind alle Aktivitäten mit einer konkreten Zeitangabe (Beginn und Ende), die ausschließlich für Sie gelten.
• Terminserien: Das sind regelmäßig wiederkehrende Termine bei denen Sie die Wiederholungsfrequenz dabei beliebig einstellen können, also z. B. wöchentlich, alle zwei oder drei Wochen, einmal im Monat, im Quartal oder jährlich (z. B. Jubiläen oder Geburtstage).
• Ereignisse: Dies sind Rahmenbedingungen allgemeinerer Art, innerhalb derer Sie jederzeit konkrete Termine vereinbaren können. Beispielsweise können Sie während einer Messe weitere Termine oder Diskussionsrunden vereinbaren, ohne dass es zu Terminüberschneidungen kommt. Ereignisse werden immer für einen ganzen Tag oder mehrere Tage vergeben.
• Besprechungen: Microsoft fasst darunter alle Arten von Kalenderterminen in Outlook zusammen, bei denen weitere Personen involviert sind. Mithilfe sogenannter Besprechungsanfragen können diese Personen aus dem Kalender heraus zu einem konkreten Besprechungstermin eingeladen werden.

2. Die verschiedenen Kalenderansichten in Outlook

Der Outlook Kalender verfügt über verschiedene Ansichten, die individuell eingestellt werden können:

Die Tages-, Arbeitswochen-, Wochen-, Monats- und Planungsansicht im Kalender

Jeder hat unterschiedliche Präferenzen bei der Gestaltung des Kalenderbereichs. Zusätzlich kann es im Büroalltag auch dazu kommen, dass man die Ansicht für bestimmte Zwecke ändern muss. Über → Start und dann den Bereich → Anordnen können Sie Ihre Einstellungen passen.

Kombinierte Kalenderansicht mit Aufgaben

Ein zusätzliche Einstellung für eine gute Tages- und Wochenplanung ist die kombinierte Aufgaben- und Kalenderansicht. Dabei können Sie Ihre Aufgabenliste tagesgenau in Ihrem Kalender anzeigen lassen.

3. Mehrere Kalender in Outlook öffnen und einblenden

Im Kalenderbereich von Outlook können Sie zusätzlich zu Ihrem eigenen Kalender weitere hinzufügen und einblenden. Das ist über verschiedene Varianten möglich:

3.1 Die Kalenderfreigabe in Outlook

Für eine gute Zusammenarbeit und Terminabstimmung mit Kollegen, können Sie Ihren Outlook Kalender teilen. So kann jeder sehen, wann es noch freie Termine für Besprechungen gibt. Dadurch erreichen Sie eine schnelle Terminabstimmung mit wenig Rückfragen und Koordinationsaufwand. Damit nicht jeder Kollege Zugriff auf alle Daten hat, können Sie unterschiedliche Berechtigungen festlegen und nachträglich ändern.

3.2 Geteilte Kalender in Outlook einbinden

Wenn Sie den Kalender einer anderen Person geteilt bekommen, können Sie diesen in Ihren eigenen Kalender einbinden. Dieser kann ein- oder ausgeblendet werden. Dadurch können Sie ggf. die Verfügbarkeit von Kollegen prüfen. Sie können ihn aber auch nach belieben ausblenden, um einen besseren Überblick über Ihre eigenen Termine zu haben.

3.3 Feiertage in den Outlook Kalender importieren

Für einen vollständigen Terminüberblick sollten Feiertage in Outlook integriert sein. So vermeiden Sie Planungen an arbeitsfreien Tagen – im In- und Ausland. Bedenken Sie: Feiertage variieren je nach Bundesland und Land. Gerade bei internationaler Zusammenarbeit oder Dienstreisen ist das entscheidend. Die Einbindung erfolgt direkt in Outlook oder über Add-Ins. Wie das geht, zeigen wir Ihnen hier. Hier erfahren Sie, wie man Feiertage in den Outlook Kalender importieren kann.

Hinweis: Wenn Sie einen Kalender (ics-Datei) in Outlook importieren, wird dieser mit dem aktuellen Stand vom Tag des Imports eingefügt und nicht weiter aktualisiert.

3.4 Internet-Kalender abonnieren

Wenn Sie hingegen einen Internet-Kalender abonnieren, werden alle Änderungen des Besitzers auch in Ihrem Kalender aktualisiert. Somit haben Sie immer die aktuelle Version des Online-Kalenders eingebunden. Hier finden Sie eine Anleitung zum Abonnieren eines Internet-Kalenders. Sie können sich zum Beispiel einen Kalender mit dem Spielplan einer Fußball-Mannschaft einblenden lassen, um keines der Spiele zu verpassen.

3.5 Gruppenkalender verwenden

Gruppenkalender machen oft dann Sinn, wenn mehrere Personen einen Kalender bearbeiten möchten. Sie sollten also nicht im persönlichen Bereich einen neuen Kalender anlegen und diesen mit Bearbeitungsrechten teilen. Denn sonst kann es passieren, dass der Kalender beim Verlassen des Unternehmens nicht mehr verfügbar ist. In diesem Video zeigen wir Ihnen alles, was Sie zu Gruppenkalendern in Outlook wissen sollten.

4. Neue Termine im Outlook Kalender erstellen

Ein Termin ist nur so gut wie seine Vorbereitung – wobei die Vorbereitung von Terminen häufig unterschätzt wird. Um einen neuen Termin in Outlook anzulegen, müssen Sie in den → Kalenderbereich navigieren. Dort können Sie entweder → Neuer Termin (für persönliche Termine) oder → Neue Besprechung (für Meetings mit weiteren Personen) wählen. Jetzt können alle weiteren Daten wie Titel, Dauer, Ort und ggf. weitere Teilnehmer hinzugefügt werden. Mit → Speichern & schließen bestätigen Sie den Termin und Outlook hinterlegt ihn automatisch am entsprechenden Termin.

4.1 Terminplanungs-Assistent verwenden

Um Besprechungstermine unkompliziert zu koordinieren, stehen Ihnen in Outlook mehrere Funktionen zur Verfügung. Sie können entweder Ihre Kalender freigeben oder den Terminplanungs-Assistenten nutzen. Dieser erscheint direkt beim Erstellen eines neuen Termins als Registerkarte. Fügen Sie einfach die gewünschten Teilnehmer hinzu – Outlook zeigt Ihnen dann automatisch an, wer verfügbar ist und wer bereits verplant ist. So entfällt die mühsame Rückfrage bei jedem Einzelnen. Zusätzlich bietet Outlook eine praktische Funktion zur gemeinsamen Terminfindung: Die Terminplanungsumfrage in der neuen Outlook Version und in der klassischen Version die Terminabfrage. Damit können Sie schnell passende Zeitfenster mit mehreren Personen abstimmen, auch wenn deren Kalender nicht freigegeben sind.

4.2 Serientermine

Falls Sie häufiger Termine haben, die sich wiederholen, bietet Outlook die Funktion der Serientermine an. An sich, legen Sie dabei einen normalen Termin an. Zum Schluss wandeln Sie diesen in eine Serie um, die sich täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich wiederholt. Outlook fügt die Termine nun automatisch in Ihren Kalender ein, ohne das Sie mehrere identische Termine anlegen müssen.

5. Den Outlook Kalender auf mobilen Geräten und dem Mac verwenden

• Outlook App für mobile Geräte: Microsoft stellt für die Office-Tools kostenlose Mobil-Apps zur Verfügung. Diese finden Sie entweder im Google Play oder im App Store.
• Outlook auf dem Mac: Häufig wird Microsoft 365 auf Windows-Geräten genutzt, weshalb sich ein Großteil nicht mit den der Mac-Welt befasst. Auch dort lassen sich Tools wie Outlook, OneNote und co. einsetzen.

6. Video-Tutorial zum Outlook Kalender

In unserem Video-Tutorial zum Outlook Kalender haben wir Ihnen viele hilfreiche und einfache Tipps zusammengestellt.

10 erstaunliche Outlook Kalender Tipps, die Du kennen solltest!

(Dauer 08:09 Minuten)

Inhalt des Videos zum Outlook Kalender:

1. Einleitung 00:00
2. Termine schneller eintragen 00:17
3. Datum in natürlicher Sprache eingeben 00:46
4. Aufgaben im Kalender einblenden 01:42
5. Zeitfenster für Aufgaben blocken 02:13
6. Individuelle Ansichten mit dem Datumsnavigator 02:50
7. Schneller im Kalender navigieren (Gehe zu Datum) 03:50
8. Farben im Kalender nutzen 04:36
9. Besprechungs-Einladung aus E-Mail erstellen 05:15
10. Wochennummern im Kalender anzeigen 06:18
11. Kalender in eigenem Fenster öffnen 07:11