Die Wiki-Registerkarten in Microsoft Teams: So nutzen Sie die Schnellzugriffsseiten für das Wissensmanagement richtig!




Die Wiki-Seiten in Microsoft Teams haben relativ wenig mit dem Nachschlagewerk Wikipedia zu tun. Beide teilen sich lediglich denselben Wortstamm: „Wiki“ ist hawaiisch und bedeutet „schnell“. Als Wiki werden im IT-Bereich Webseiten bezeichnet, die nicht nur gelesen, sondern auch bearbeitet und ergänzt werden können. Im Unternehmenskontext werden solche Wikis beispielsweise für das Wissensmanagement eingesetzt, um Wissen, Erfahrungen, Vorgaben und Ideen für die Zusammenarbeit zugänglich zu teilen. Wie Sie die Wiki-Registerkarten in Microsoft Teams nun richtig für sich und Ihre Arbeit nutzen können, erfahren Sie hier in diesem Büro-Kaizen-Tutorial.

Was ist das Problem?

Microsoft Teams speichert die Wiki-Seiten als MHT-Datei in eine SharePoint Dokumentenbibliothek ab (unter Teams Wiki Data). Die MHT-Dateien sind allerdings nur Pointers zu Elementen in einer versteckten SharePoint-Liste. Daher lassen sich die Wiki-Inhalte (bislang) noch nicht durchsuchen, weder in Microsoft Temas noch in SharePoint oder mit Delve. Die Suchfunktion dürfte allerdings mit einem späteren Update der Redmonder-Entwickler vermutlich noch kommen.

So funktioniert es:

1. Was ist das Wiki in Microsoft Teams und wozu gibt es diese Registerkarten?

In jedem Kanal in Microsoft Teams ist automatisch bereits eine (leere) Blanko-Registerkarte „Wiki“ enthalten. Der Sinn dieser Wiki-Seiten (früher „Notes tab“) ist, Wissen, Ideen und Notizen übersichtlicher im Team zu teilen, als dies in den Chat-Unterhaltungen möglich ist. Das reicht von wichtigen Daten für die Zusammenarbeit, über Tutorials für neue Mitarbeiter bis zu einfachen Notizen und Ideensammlungen. Die wichtigsten Features sind:

  • Zu jedem einzelnen Wiki-Punkt (= Abschnitt) lässt sich ein eigener Unterhaltungs-Chat öffnen, um die Inhalte separat und übersichtlich diskutieren zu können.
  • Personen lassen sich in den Wiki-Beiträgen auch @erwähnen, was zu einer automatischen Benachrichtigungs-Kette führt.

2. Wie sind die Wiki-Registerkarten in Microsoft Teams aufgebaut?

Der Fokus der Wiki-Seiten liegt auf dem einfachen und schnellen Teilen von Wissen, Erfahrungen und Ideen – und nicht auf einem formvollendeten Layout. Daher sind hier auch nur die nötigsten, aus Microsoft Word bekannten Formatierungsfunktionen verfügbar (z.B. Fettdruck, kursiv, unterstreichen, hervorheben, Bulletpoint-Listen etc.). Und so sind die Wiki-Seiten aufgebaut:

  • Für jedes Dokument in einer Wiki-Registerkarte erstellt Teams eine eigene Seite. Jede Seite kann dabei aus beliebig vielen Abschnitten bestehen. Am linken Bildschirmrand wird Ihnen mit einem Klick auf das Hamburger-Menü → Wiki-Menü erweitern das Inhaltsverzeichnis der Registerkarte angezeigt.
  • Um einen neuen Abschnitt hinzuzufügen, müssen Sie lediglich auf den linken Rand der Seite auf das + Symbol klicken → Fügen Sie hier einen neuen Abschnitt hinzu (siehe Abb. 1).
  • In jedem Teams-Kanal lassen sich auch mehrere Wiki-Registerkarten erstellen. Klicken Sie dafür einfach am oberen Rand des Kanals auf das + Symbol → Registerkarte hinzufügen und wählen Sie dann in dem nächsten Schritt die Kachel → Wiki aus.

3. Die Wiki-Seiten in Microsoft Teams richtig nutzen

Um den Teamsmitgliedern die Zusammenarbeit in und an den Wikis zu erleichtern, stehen Ihnen vor allem drei Funktionen zur Verfügung:

  • Chat-Unterhaltung zu einem Wiki-Abschnitt: Am rechten Bildschirmrand Ihres Teams-Wikis können Sie sich zu jedem Abschnitt eine eigene Chat-Unterhaltung einblenden lassen. Zeigen Sie dafür einfach auf den jeweiligen Abschnitt und klicken Sie dann rechts auf das Sprechblasen-Symbol → Abschnittsunterhaltung anzeigen (siehe Abb. 2). Sobald ein Teamsmitglied eine Nachricht in eine Wiki-Abschnittsunterhaltung geschrieben hat, wird Ihnen das Sprechblasen-Symbol automatisch dauerhaft angezeigt. So sehen Sie auf einen Blick, ob zu diesem Abschnittspunkt bereits eine Diskussion gestartet wurde.
  • @Erwähnen eines Teamsmitglieds: Wenn Sie eine Person in einem Wiki-Abschnitt @erwähnen (z. B. @Max Mustermann), wird diese automatisch benachrichtigt und ein Workflow angestoßen, mit automatischen Benachrichtigungen in beiden Aktivität-Feeds. So wird nicht nur die @erwähnte Person benachrichtigt, Auch Sie erhalten eine Nachricht in Ihrem eigenen Aktivitäts-Feed, sobald die betreffende Person auf Ihre @Erwähnung antwortet.
  • Auf einen Wiki-Abschnitt verlinken: Es kommt häufig vor, dass man in einem Registerkarten-Chat andere Teamsmitglieder auf die Informationen in einer bestehenden Wiki-Seite hinweisen will. Kopieren Sie dafür einfach den Link des betreffenden Wiki-Abschnitts und fügen Sie den Link in den Chat ein. Den Link erhalten Sie, indem Sie bei einem Wiki-Abschnitt rechts auf die drei Punkte → Weitere Optionen klicken und dann → Link kopieren auswählen (siehe Abb. 3).
Abbildung I: Die Wiki-Registerkarten in Teams lassen sich übersichtlich in mehrere Abschnitte gliedern. Bild: Microsoft Teams, Büro-Kaizen.
Abbildung II: Zu jedem Wiki-Abschnitt in Teams kann dann eine eigene, separate Chat-Unterhaltung geführt werden. Bild: Microsoft Teams, Büro-Kaizen.
Abbildung III: Zu jedem Wiki-Abschnitt in Teams kann ein Link erstellt werden, um andere auf diesen Inhalt aufmerksam zu machen. Bild: Microsoft Teams, Büro-Kaizen.

Extra-Tipp: OneNote in Microsoft Teams lässt sich im Unterschied zum Wiki durchsuchen!

Die Schnellzugriff-Wiki-Seiten in Microsoft Teams sind ähnlich aufgebaut, wie die Notizbücher in Microsoft OneNote. OneNote ist ebenfalls automatisch in jedem Teams enthalten. Allerdings besitzt OneNote deutlich mehr Möglichkeiten für die Zusammenarbeit in Unternehmen. Das reicht von einer besseren Übersichtlichkeit, über mehr Formatierungsfunktionen bis zu vielfältigeren Möglichkeiten, Inhalte einzufügen – und auch das Durchsuchen der Inhalte ist in OneNote, im Unterschied zu den Teams-Wikis, jederzeit möglich. Damit ist OneNote der ideale Ort für die Dokumentation der Projekte und Tätigkeiten in einem Unternehmen, während die Wikis vor allem für den Schnellzugriff von Informationen innerhalb eines Teams-Kanals dienen.

Und Sie?

Microsoft hat die Teams-Anwendung (*2017) zu seiner zentralen Kommunikations- und Kollaborationplattform in Office 365 ausgebaut. Teams ist der Nachfolger von Skype for Business und kann neben allen Facetten der modernen Online-Kommunikation auch weitere Office 365 Tools und Werkzeuge integrieren. Neben dem schon genannten Beispiel von OneNote, kann das beispielsweise auch der Microsoft Planner sein. Der Planner ist ein sehr einfaches und praktisches Projektmanagement- und Planungstool für die gemeinsame Aufgabenbearbeitung und eine reibungslosere Zusammenarbeit in (dezentralen) Unternehmen.

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