Die Top 13 Gründe für Microsoft Teams: Die wichtigsten Vorteile für Unternehmen

28. Februar 2020

Es gibt viele gute Gründe, die für Microsoft Teams sprechen – die Vorteile sind einfach zu groß. Nicht umsonst hat Microsoft das vergleichsweise junge Tool bereits zu seiner zentralen Kommunikations- und Kollaborationsplattform in Office 365 ausgebaut. Und mit mittlerweile 20 Mio. Nutzern pro Tag ist Teams die am schnellsten wachsende Business-Anwendung in der Unternehmensgeschichte des IT-Giganten Microsoft! In diesem Büro-Kaizen-Blogbeitrag zeigen wir Ihnen nun die wichtigsten 13 Gründe, warum Microsoft Teams so erfolgreich ist – inklusive kostenlosen Anleitungen und Video-Tutorials für einen einfachen und effizienten „Teamsstart“.

Inhalt: Das lesen Sie hier

1. Was ist Microsoft Teams überhaupt: Hintergrund & Schnellübersicht
2. Die Top 13 Gründe für Microsoft Teams
3. Extra-Tipp: Kostenlose Büro-Kaizen Anleitungen und Video-Tutorial für Microsoft Teams
4. Video Büro-Kaizen digital: Tutorial: Microsoft Teams

1. Was ist Microsoft Teams überhaupt? Hintergrund & Schnellübersicht

Microsoft Teams wurde im März 2017 als Teil der Office 365 Suite veröffentlicht. Teams ist der offizielle Nachfolger von Skype for Business, kann aber deutlich mehr als sein Vorgänger. Denn Teams ist nicht nur ein Kommunikations-Tool, sondern zugleich auch eine äußerst praktische Kollaborations-Plattform, was die digitale Zusammenarbeit in Projekt- und Arbeitsteams wesentlich erleichtert.

  • Zunächst wollte Microsoft im Jahr 2016 den bisherigen Marktführer in diesem Softwaresegment „Slack“ für 8 Mrd. US-Dollar übernehmen.
  • Auf Betreiben von Bill Gates wurde dann aber stattdessen die Entwicklung einer eigenen Anwendung vorangetrieben, nämlich Teams.
  • Nur zwei Jahre nach der Veröffentlichung überholte Teams bereits im Sommer 2019 mit rund 13 Mio. Nutzern pro Tag seinen Hauptkonkurrenten Slack.
  • Und ein weiteres halbes Jahr später haben sich die Nutzerzahlen um weitere 50% auf nun über 20 Mio. aktive User pro Tag erhöht.
  • Mehr Hintergrundinfos zu MS Teams, und was die Anwendung alles kann, erfahren Sie hier → „Einführung in Microsoft Teams: Aufbau, Anleitungen und Schulungen“ .
  • Einen Vergleich zwischen MS Teams und Slacks finden Sie hier → „Microsoft Teams vs. Slack: Vergleich der beiden besten Kommunikations-Tools“ .
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Gute Gründe für Microsoft Teams gibt es genug. Büro-Kaizen liefert Ihnen auch die dazu passenden Anleitungen (kostenlos), damit Sie schnell und effizient mit der Teamsnutzung in Ihrem Unternehmen beginnen können! Bild: Büro-Kaizen.

2. Vorteile: Die Top 13 Gründe für Microsoft Teams

Grund 1: Microsoft Teams vereint Kommunizieren & Zusammenarbeiten in einer einzigen App

Microsoft Teams vereint als „genetisches Erbe“ das beste aus seinen beiden Vorgängeranwendungen, Skype for Business (= alles rund um die Onlinekommunikation) und Microsoft Groups (= Gruppenwerkzeug, um mehrere Tools in einer einzigen Anwendung zusammenzufassen). Somit wurde in MS Teams alles für die Teamarbeit unter einem einzigen Dach und einer einzigen Oberfläche vereint. Das reicht von der E-Mail-/Chat-/Audio-/Video- und Gruppenkommunikation über einen Gruppenkalender und die gemeinsame Dateiablage und gleichzeitige Dokumentenbearbeitung bis zum Projekt- und Aufgabenmanagement.

Grund 2: Teams ist komplett digital und damit vollständig ortsunabhängig

Teams erzeugt einen digitalen Workspace, in dem mehrere Personen hocheffizient digital und dezentral zusammenarbeiten können. Durch die gemeinsame Dateiablage in der Cloud und die asynchronen Chatfunktionen wird die Zusammenarbeit „räumlich und zeitlich entgrenzt“. Das heißt, die Teammitglieder haben mehr Flexibilität, wann und von wo aus sie arbeiten wollen (z.B. im Home-Office, auf Dienstreisen, im Außendienst etc.). Die 39 verschiedenen, einstellbaren Sprachen erleichtern zudem auch die Zusammenarbeit in internationalen und interkulturellen Teams. So lassen sich Dokumente über alle Grenzen hinweg gemeinsam erstellen, bearbeiten, diskutieren und finalisieren.

Grund 3: Der virtuelle Konferenztisch in Teams erspart Reisezeit, Stress und Kosten

Die Gruppengespräche via Skype gehören schon seit langem zum Arbeitsalltag. Das ist ein probates Mittel, um sich schnell und einfach auch über große Entfernungen hinweg austauschen zu können. Microsoft Teams setzt mit den virtuellen Online-Meetings allerdings noch Eins drauf. Denn in den Online-Video-Konferenzen können PowerPoint-Vorträge gehalten, Umfragen oder BI-Daten präsentiert sowie Whiteboards genutzt werden – fast so wie in „echten“ Meetings, nur eben digital. Das spart allen Beteiligten Arbeitszeit sowie vielfach auch Reisezeit mit entsprechenden Kosten und terminlichem Stress ein. Das schont die Umwelt, den Geldbeutel und ist deutlich effizienter!

Grund 4: Microsoft Teams gibt es für alle Geräteklassen, Betriebssysteme und Mobilgeräte

Die geräteübergreifende Nutzbarkeit von Microsoft Teams ist ein klarer Vorteil. Egal, was für ein Gerät Sie und Ihre Arbeitskollegen verwenden, Microsoft Teams ist darauf verfügbar. Die App gibt es für Windows-PCs und Macs genauso, wie für Android-Tablets und Smartphone, iPhones und iPads. Eine zusätzliche Browser-Version ermöglicht auch die Teams-Nutzung, ohne dass das Programm auf dem Gerät installiert werden muss (z.B. Fremdcomputer, in einem Internetcafé usw.).

Grund 5: Die volle Bandbreite an unterschiedlichen Kommunikationswegen

Chats, Gruppenchats, Wikis, Anrufe, Audio-Gruppengespräche, Videotelefonie oder HD-Videokonferenzen – mit Microsoft Teams können Sie sich immer den optimalen Kommunikationsweg aussuchen, den Sie gerade nutzen wollen. Das erhöht die Effizienz in der digitalen Kommunikation mit Ihren Arbeitskollegen erheblich.

Grund 6: Kontextbezogene Kommunikation immer am passenden Ort (strukturiertere Übersicht)

Der Nachteil eines normalen Posteingangs ist, dass alle E-Mails chaotisch eingehen und dann manuell zugeordnet werden müssen. Microsoft Teams erspart Ihnen diese Form der zeitaufwendigen Kommunikation. Durch die Kommunikation in verschiedenen Teams und innerhalb der Teams in den themenspezifischen Kanälen und deren Registerkarten, erfolgt die kontextbezogene Kommunikation immer genau da, wo sie hingehört. Und auch Dateien werden immer gleich im richtigen Team und Kanal abgelegt. Das schafft eine strukturierte Ordnung, sichert einen schnellen Zugriff auch bei komplexen Teams und erspart unnötiges Klicken und Suchen. Für das schnelle Wiederfinden der Informationen hilft zudem eine Kanal übergreifende, gut funktionierende Suchfunktion.

Grund 7: Direktere Kommunikation mit flacheren Hierarchien

Die Kommunikation in den netzwerkartigen MS Teams ist direkter und ergebnisbezogener. Damit sind die Hierarchien flacher und die individuellen Potenziale der einzelnen Mitarbeiter kommen besser zum Tragen. Gleichzeitig wird aber auch Führung transparenter und sichtbarer, was (Führungsqualitäten vorausgesetzt) die Mitarbeiterbindung stärkt.

Grund 8: Dokumente können in MS Teams gleichzeitig bearbeitet werden (= einfacheres Co-Authoring)

Aufgrund der SharePoint-Technologie im Hintergrund können in Microsoft Teams Dokumente und Dateien von mehreren Personen gleichzeitig parallel bearbeitet werden (z.B. Excel-Dateien, Forms-Umfragen, PowerPoint-Vorträge etc.). Es gibt keine Versionskonflikte mehr. Das ist ein klarer Vorteil bei der digitalen Zusammenarbeit und erleichtert das Lektorat, Redigieren oder Co-Authoring von Berichten, Texten und Präsentationen der Kollegen erheblich, da von nun an immer und für jeden stets die aktuellste Version vorliegt.

Grund 9: Microsoft Teams ist tief in die anderen Office 365 Programme integriert

Teams ist keine Insellösung, sondern komplett in Office 365 integriert und über viele Schnittstellen sinnvoll mit den anderen Office-365-Programmen verknüpft. Das bietet ein einfaches Zusammenspiel und Synchronisieren über die verschiedenen Anwendungen hinweg, z.B. mit Outlook, OneNote, OneDrive, Planner und SharePoint.

Grund 10: Office 365 Gruppen können einfach in Teams überführt werden

Bestehende Office-365-Gruppen (Microsoft Groups) können ganz einfach zu einem Teams erweitert werden. Der Gruppenbesitzer muss lediglich ein neues Teams anlegen und seine Gruppe als Mitglied auswählen. Dann werden alle Gruppenmitglieder automatisch Teammitglieder und können sofort das erweiterte Funktionsspektrum von Teams für die Zusammenarbeit nutzen.

Grund 11: Teams kann mit beliebigen Tools erweitert werden, auch von Drittanbietern

Ein weiterer Vorteil von Microsoft Teams ist die vielseitige Erweiterungsfähigkeit. Denn Sie können ganz einfach per Mausklick individuell und situativ benötigte Anwendungen in die Teamsoberfläche integrieren. Das reicht von Excel und Word, über den Planner und Forms bis Marketing-Apps und CRM-Systeme. Hunderte verschiedene Anwendungen können Sie so unter dem gemeinsamen Dach Teams zusammenführen, auch von Drittanbietern. Damit entfällt das nervige „Anwendungs-Hopping“ mit unterschiedlichen Login-Daten, was im Ergebnis die Übersicht und die Arbeitseffizienz deutlich verbessert.

Grund 12: Externe können als Gäste ganz einfach hinzugefügt werden (mit einem kostenlosen Teams)

Egal ob Auftraggeber, Kunde oder Freelancer. In Microsoft Teams können Sie externe Personen von außerhalb Ihrer Organisation schnell und einfach als Gastnutzer zu einem Teams-Meeting oder auch in einen Teams-Kanal einladen. So können Sie auch über die Grenzen Ihres Unternehmens hinaus die Vorteile des digitalen Kommunikations- und Kollaborationstools nutzen. Dafür bietet Microsoft auch eine etwas abgespeckte kostenfreie Programmversion von Teams an. Damit können Gäste auch ohne ein eigenes Office 365 bei Ihren Teams-Sitzungen teilnehmen.

Grund 13: Sie können einen Teamskanal auch jederzeit schnell und einfach via E-Mail „füttern“

Jeder Kanal in Teams erhält automatisch eine eigene E-Mail-Adresse. Alle eingehenden E-Mails an diese Adresse werden dann sofort im Chat-Stream veröffentlicht. So können Sie Ihre Channelpartner ganz schnell und einfach per E-Mail über einen Sachstand oder eine Neuigkeit informieren, ohne dass Sie sich dafür extra in die Teams-Anwendung einloggen müssen.

3. Extra-Tipp: Kostenlose Büro-Kaizen Anleitungen für Microsoft Teams!

Microsoft Teams bietet viele Vorteile für die digitale Zusammenarbeit in Unternehmen. Besprechungen lassen sich mit Outlook planen, Externe als Gäste hinzufügen, die VoIP-Telefonie kann bedarfsgerecht eingestellt, administriert und weitergeleitet werden und vieles mehr. Alles Tipp und Anleitungen, wie Sie ein Teams aufsetzen und es anschließend richtig nutzen, finden Sie auf der Office-365-Themenseite von Büro-Kaizen → „Microsoft Office 365: Kostenlose Anleitungen von A bis Z!“ .

Video Büro-Kaizen digital

Tutorial: Microsoft Teams

(Dauer: 07:57 Minuten)
Inhalt dieses Video-Tutorials:
1. Wie erstelle ich ein neues Team? (00:33)
2. Wie kann ein Team über Kanäle strukturiert werden? (01:36)
3. Weitere Funktionen über Registerkarten hinzufügen (02:24)
4. Mit Team-Mitgliedern chatten (03:17)
5. Gemeinsames Arbeiten an Dateien (04:31)
6. Besprechungen in Teams führen (05:14)
7. Zusatztipp: OneNote mit Teams nutzen (06:10)
8. Zusammenfassung (06:48)



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