Microsoft Teams Chatverlauf löschen: Mit diesem Workaround können Sie jeden beliebigen Teams-Chat leeren (mit Video-Tutorial)


Selbstverständlich kann man auch in Microsoft Teams einen Chatverlauf löschen – es erfordert nur einen kleinen „Workaround“ (eine Behelfslösung). Denn bislang gibt es, Stand August 2021, noch keine eigene Funktion zum schnellen und einfachen Leeren eines ganzen Teams Chats. Da dies jedoch eine der am häufigsten von der Nutzer-Community vorgebrachten Wünsche ist, müssten die Microsoft-Entwickler eigentlich recht bald eine entsprechende Löschoption nachliefern. Bis dahin bleibt Ihnen nur eine der folgenden Möglichkeiten: Jeder löscht seine eigenen Chat-Nachrichten bis der gesamte Chat leer ist, den Chat ausblenden, oder den betreffenden Kanal beziehungsweise die Registerkarte inklusive dem jeweiligen Chat löschen. Zur Not kann auch kurzerhand das gesamte Team gelöscht werden. Wie das alles funktioniert, zeigen wir Ihnen hier in diesem Büro-Kaizen Blogbeitrag.

Warum gibt es keine eigene Funktion zum Teams-Chat löschen?

Das Problem ist ganz einfach: Es gibt zweierlei „Arten“ von Chats. Denn einerseits können alle Teams-Nutzer jederzeit vollkommen frei unter sich chatten (Eins-zu-Eins-Chats oder auch in Gruppenchats). Diese Chats sind unabhängig von einem gebildeten Team, es gibt also keinen Team-Chef (= Teambesitzer). Stattdessen ist jeder Chatpartner hier quasi der Besitzer und Chef seiner eigenen Chat-Inhalte. Und dann gibt es da noch anderseits die Chat-Unterhaltungen, die im Rahmen eines zusammengestellten Teams in einem Kanal oder in einer Registerkarte geführt werden. Hier hat der jeweilige Teambesitzer weitergehende Löschberechtigungen. (Hinweis: Statt einen Chat-Beitrag zu löschen kann der Urheber diesen auch jederzeit bearbeiten, um den Inhalt umzuformulieren und damit zu „entschärfen“.)

  • Eins-zu-Eins und Gruppenchats: Ein Nutzer allein kann nicht den gesamten Chat auch gleich für seine(n) andere(n) Kommunikationspartner leeren oder löschen. Vielleicht möchte oder muss der Gegenüber ja seine Beiträge dokumentieren oder aufheben. Fazit: Jeder kann immer nur das löschen, was er oder sie auch selbst geschrieben hat. Und das ist jederzeit möglich. Soll der gesamte Chatverlauf gelöscht werden, muss also jeder Chatpartner einfach nur alle eigenen Beiträge löschen, dann ist der gesamte Verlauf endgültig geleert.
  • Team-, Kanal- und Registerkarten-Chats: Hier sind die Berechtigungen klar verteilt. Es gibt einen Teambesitzer, der wahlweise auch noch weitere Nutzer mit erweiterten Berechtigungen ausstatten kann (zum Beispiel für das Löschen von Inhalten). Auch hier hat jeder Teilnehmer das „Hoheitsrecht“ über seine eigenen Chatbeiträge und kann diese zu jeder Zeit nachträglich löschen oder bearbeiten. Machen das alle, ist der gesamte Chatverlauf geleert. Da es noch keine Funktion zum gesamten Chatverlauf auf einmal löschen gibt, bleibt als Alternative nur, entweder den Kanal, die Registerkarte oder gleich das ganze betreffende Team zu löschen, in dem der fragwürdige oder besonders sensible Chatverlauf stattgefunden hat. In diesem Fall sollten Sie jedoch alle wichtigen Dateien aus dem zu löschenden Element zuvor sichern und andernorts abspeichern.

Wie man die eigenen Nachrichten aus einem Team-Chat löscht

Ganz egal, in welchem Bereich von Teams Sie chatten, das Löschen eines eigenen Beitrags funktioniert immer gleich. Überfahren Sie dafür den Beitrag einfach mit der Maus, klicken Sie dann rechts daneben auf die drei Punkte für → Weitere Optionen und wählen Sie die Option → Löschen. Die Nachricht wird sofort entfernt und für die anderen Teilnehmer wird dann an dieser Stelle des Chatverlaufs künftig (wie in Messanger-Programmen üblich) der Hinweis eingeblendet „Diese Nachricht wurde gelöscht“.

Einen Teams-Chat ausblenden

Möchten Sie einen ganzen Chatverlauf auf einmal löschen, haben Sie die Wahl, dass entweder jeder Teilnehmer seine/ihre eigenen Beiträge löscht. Andernfalls können Sie den Chat auch einfach mit einem Klick ausblenden. Dann erscheint dieser zwar nicht mehr prominent in Ihrer Teamsansicht, ist dafür allerdings auch nicht wirklich gelöscht. Überfahren Sie dafür einfach in dem Menüpunkt → Chat den Namen des betreffenden Chats, dann auf die drei Punkte dahinter klicken → Weitere Optionen und → Chat ausblenden wählen.

Einen Teams-Kanal inklusive dem Kanal-Chat löschen

Mit dem Löschen eines ganzen Teams-Kanals wird gleichzeitig auch die gesamte Konversation und der Chatverlauf darin mitgelöscht. Das Löschen eines Kanals ist grundsätzlich nur für die „Besitzer“ (Initiatoren) dieses Teams möglich. Der Teamsbesitzer kann jedoch einzelnen Mitgliedern die Berechtigung zum Kanallöschen erteilen und diese damit quasi zu „Kanalbesitzern“ bzw. Kanalmanagern machen. Als Nutzer mit entsprechender Berechtigung gehen Sie nun wie folgt vor:

  • Klicken Sie zunächst links auf die Schaltfläche → Teams, um die Übersicht über alle Ihre Teams zu öffnen.
  • Anschließend den entsprechenden Kanal mit der rechten Maustaste anklicken oder auf die drei Punkte hinter dem Kanalnamen klicken → Weitere Optionen und dann in dem Auswahlmenü → Kanal löschen auswählen.
  • Der Kanal wird dann „weich gelöscht“. Das bedeutet, dass die IT das Löschen noch innerhalb von 21 Tagen rückgängig machen kann und der Kanal erst anschließend endgültig gelöscht wird.
  • Das Löschen eines Teams-Kanals wird von der Desktop-, Web- und Android-App unterstützt, nicht jedoch von der iOS-Teams-App. Letztere müssen zur Desktop- oder Web-App wechseln.
  • Hinweis: Jedes Team enthält automatisch den Kanal „Allgemein“. Diesen Kanal können Sie als einzigen nicht entfernen, alle anderen schon.
  • Wichtig: Wenn Sie einen Kanal, eine Registerkarte oder ein ganzes Teams löschen, sollten Sie alle wichtigen darin abgespeicherten Dateien zuvor an einen anderen Speicherort kopieren, damit Sie die Daten nicht verlieren.

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Wie man eine Registerkarte inklusive deren Chatverlauf in Teams löscht

Statt einem ganzen Kanal können Sie auch nur eine einzelne Registerkarte löschen. Diese wird dann komplett gelöscht, inklusive aller darin enthaltenen Daten und auch dem Chatverlauf. Das Löschen kann ebenfalls nur durch den Teambesitzer oder dazu berechtigte Nutzer erfolgen. Öffnen Sie dafür den betreffenden Kanal und klicken Sie dann rechts neben der zu löschenden Registerkarte auf den kleinen Pfeil für das Kontextmenü und wählen Sie die Option → Registerkarte entfernen.

Teams deinstallieren oder ein gesamtes Team löschen

Sie können wahlweise Microsoft Teams von Ihrem Desktop-Computer löschen (deinstallieren) oder, als Teamsbesitzer, auch ein gesamtes Teams löschen. Wenn Sie die Desktop-App deinstallieren (und dann den Papierkorb leeren), löschen Sie alle Spuren auf diesem Computer, zum Beispiel wenn das Firmengerät an einen neuen Besitzer übergehen soll. Beim Löschen eines ganzen Teams wird dieses inklusive aller Kanäle, Chats, Dateien und Microsoft 365-Gruppe für alle Mitglieder endgültig gelöscht.

Microsoft Teams deinstallieren

Schließen Sie die App, klicken Sie auf die Windows-Schaltfläche links unten und dann auf → EinstellungenApps und suchen Sie nach → Microsoft Teams. Mit der linken Taste anklicken und dann → Deinstallieren auswählen. Bestätigen Sie, dass Änderungen an Ihrem Gerät vorgenommen werden dürfen und wählen Sie anschließend den → Teams Machine-Wide Installer aus und bestätigen Sie erneut mit → Deinstallieren.

Ein Ganzes Teams löschen

Öffnen Sie als Teambesitzer die Übersicht über alle Ihre Teams. Klicken Sie das zu löschende Teams mit der rechten Maustaste an oder klicken Sie auf die drei Punkte hinter dem Teamnamen für → Weitere Optionen und wählen Sie dann → Team löschen aus. Setzen Sie das Häkchen bei → Ich weiß, dass alles gelöscht wird und bestätigen Sie mit einem Klick auf → Team löschen.

Den Besprechungs-Chat in Teams deaktivieren erspart das Löschen!

Als Initiator einer Teams-Besprechung (Videokonferenz) können Sie entscheiden, ob Sie den Besprechungschat für alle Teilnehmer aktivieren oder deaktivieren wollen. Dabei gibt es einen Unterschied zwischen dem frei für alle einsehbaren Teilnehmerchat (Besprechungschat) und der Möglichkeit, als Teilnehmer bei einem Teams-Live-Event über ein Eingabefeld Fragen an den Referenten zu stellen (= Zuschauerfragen im F&A-Bereich). Beides kann getrennt voneinander eingestellt werden.

  • Den Besprechungschat können Sie entweder im Vorfeld einer bereits geplanten Besprechung deaktivieren oder auch noch während einer laufenden Videokonferenz.
  • Bei einer geplanten Besprechung einfach hinter dem Besprechungsnamen und der Zeitangabe auf die drei Punkte → Weitere Optionen klicken, dann auf → Besprechungsoptionen und schließlich bei „Besprechungs-Chat zulassen“ auf → Deaktiviert stellen.
  • Während einer Videokonferenz müssen Sie zunächst oben auf die drei Punkte für → Weitere Optionen klicken, dann auf → Besprechungsoptionen und bei „Besprechungs-Chat zulassen“ ebenfalls auf → Deaktiviert stellen.

Mehr Tipps zu Microsoft 365 und Teams:

20 % mehr Effizienz im Büro mit Büro-Kaizen:

Video-Tutorial: Microsoft Teams – den Überblick zurückgewinnen (Chats und Kanäle löschen/ausblenden)

(Dauer 05:13 Minuten)

Inhalt dieses Video-Tutorials zum Chatverlauf löschen in Microsoft Teams:

  • Einleitung 00:00
  • Chats aufräumen und anheften 00:23
  • Nicht benötigte Teams ausblenden/verlassen 01:49
  • Kanäle ausblenden und anheften 03:05


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