Externe Tools über Microsoft Teams Registerkarten hinzufügen: Trello, Meistertask und Evernote


Viele kennen Sie, manche nutzen Sie schon intensiv und manche kennen Sie gänzlich gar nicht. Die Rede ist von den Microsoft Registerkarten in Teams. Wussten Sie, dass man auch externe Anwendungen wie zum Beispiel die beiden Projektmanagement-Tools Trello und Meistertask, oder das Notizbuchprogramm Evernote zu einer Microsoft Teams Registerkarte hinzufügen kann? Nein? Dann ist der folgenden Blogbeitrag genau der Richtige für Sie.

Microsoft Teams Registerkarten:

Einführung

Im modernen Arbeitsalltag muss häufig zwischen den verschiedensten Anwendungen hin und her gewechselt werden. Für die E-Mail-Kommunikation und Terminplanung wird beispielsweise Outlook genutzt, die interne Kommunikation im Unternehmen läuft über Microsoft Teams und die laufende Projektbearbeitung findet in Excel, Word und PowerPoint statt. Zu allem Überfluss nutzt das eigene Unternehmen bereits Microsoft Planner für das Aufgaben- und Projektmanagement, während man bei einem Kunden noch in einem Trello- oder Meistertask-Projekt eingebunden ist.

Diese digitale Verzettelung kostet Zeit und Übersicht. Eine Lösung des Problems bieten die Microsoft Teams Registerkarten. Denn über diese API-Schnittstellen können Sie auch über 190 Anwendungen von Drittanbietern direkt in Ihr Teams einbinden.

 

Vorteile der Registerkarten

  • Den Teams-Mitgliedern wird ein schnellerer und einfacherer Zugriff auf häufig benötigte Dateien ermöglicht. Diese können dann direkt in der Registerkarte bearbeitet oder geöffnet werden, ohne dafür jedes Mal die Dateiablage durchsuchen zu müssen. Praxisbeispiel: Sie arbeiten mit Ihrem Team an einer Excel-Arbeitsmappe. Anstatt sich nun jedes Mal durch die Dateiablage durchzuklicken, können Sie die Tabellen auch als eigene Microsoft Teams Registerkarte hizufügen, dann hat jedes Mitglied einen One-Click-Schnellzugriff. (Das Hinzufügen von Excel in eine Microsoft Teams Registerkarte ermöglicht zudem auch eine konfliktfreie gleichzeitige Bearbeitung!)

 

 

  • Solch ein Schnellzugriff beschränkt sich bei den Registerkarten aber nicht nur auf gemeinsam zu bearbeitende Dateien – auch andere Anwendungen (Programme, Tools) können hier eingebunden werden! Neben den weiteren Office-365-Programmen (z.B. Forms, Planner und Stream) können das auch Anwendungen von Drittanbietern sein (z.B. Trello, Meistertask oder Evernote). Das Ergebnis: So können Sie diese Programme dann innerhalb und aus Teams heraus nutzen, ohne die Teams-Anwendung dafür verlassen zu müssen.

 

 

Hinzufügen von Microsoft Teams Registerkarten: So geht’s

Allgemein

Microsoft Teams Registerkarten können in jedem Team Kanal oder Chat relativ einfach hinzugefügt werden:

  • Klicken Sie auf das Plus-Symbol neben den bereits vorhandenen Registerkarten

 

 

  • Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie nun die App auswählen können, die Sie hinzufügen möchten

 

 

  • Klicken Sie auf die App, die Sie hinzufügen möchten
  • Abhängig davon, ob die App zur Dateianzeige dient (z.B. PowerPoint, Excel, Word) oder ob Sie eine App wie z.B. Trello direkt einbinden erscheint ein weiteres Fenster bei dem Sie weitere Angaben machen müssen.

 

 

 

 

Projektmanagement-Tools: Trello, Meistertask oder Planner?

Sie möchten ein Aufgaben- und Projektmanagementtool für die gemeinsame Aufgabenbearbeitung in Teams hinzufügen? Kein Problem. Öffnen Sie einfach den betreffenden Teams-Kanal oder Chat und fügen Sie eine neue Microsoft Teams Registerkarte, so wie in Kapitel 3 beschrieben, hinzu.

Sowohl Trello wie auch Meistertask und Microsoft Planner sind alles Web-Anwendungen, die das Verwalten von Projekten und Aufgaben in einem Arbeitsteam nach dem Kanban-System ermöglichen. Das Kanban-Prinzip wurde ursprünglich für die effiziente Prozesssteuerung bei Toyota entwickelt und mittlerweile auf viele Arbeitsbereiche übertragen. Damit ist im Wesentlichen die übersichtliche Visualisierung eines Prozesses in kleinen Einzelschritten und Spalten gemeint.

Welches Tool Sie schlussendlich einsetzen hängt davon ab wieviel Geld Sie dafür ausgeben bzw. welche Synergieeffekte Sie nutzen möchten. So eignet sich Trello für kleine Unternehmen und kleine Projekte. Meistertask punktet mit seinem Server Standort in Frankfurt, also in Deutschland. Microsofts Planner spielt seine Stärken vor allem mit der perfekten Integration in die Microsoft Office Produktwelt aus

Trello:

 

Meistertask:

 

 

Microsoft Planner:

 

 

Praxistipp: Wer Outlook im Unternehmensalltag nutzt, sollte sich den Microsoft Planner in eine Microsoft Teams-Registerkarte hinzufügen. Denn die Planner-Aufgaben lassen sich leicht mit dem Outlook-Kalender und den Outlook-Aufgabenliste synchronisieren – so behalten Sie immer den vollen Überblick (mehr Details in → „Microsoft Planner (4): Outlook mit dem Planner verbinden und Aufgabenkalender synchronisieren“).

 

Notizbuchprogramme: Evernote oder OneNote?

Jedes Teams braucht einen gemeinsamen Ort für Notizen, Checklisten, Meeting-Protokolle und die Dokumentation offener Vorgänge und laufender Projekte. In Microsoft Teams ist dafür standardmäßig das Office-Notizbuchprogramm OneNote integriert. Eine beliebte Alternative außerhalb des Office-Universums ist der OneNote-Konkurrent Evernote. Wenn Sie nun eine Microsoft Teams Registerkarte wahlweise mit OneNote oder Evernote verknüpfen wollen, erhalten alle Teams-Mitglieder einen schnellen und zentralen Zugriff auf diese Notizbuch-Anwendung, um den Inhalt gemeinsam zu bearbeiten sowie sich im Chat darüber auszutauschen.

  • Evernote: Der langjährige Platzhirsch unter den digitalen Notizbuchprogrammen konnte bislang vor allem von seiner guten Kompatibilität zu allen gängigen Betriebssystemen und Endgeräten punkten. Neben der Organisation und dem Verwalten von Notizen bietet Evernote auch weitere Team-Features für die Zusammenarbeit mit anderen Nutzern. Die Nachteile sind eine umfangreiche und daher etwas unübersichtlichere Bedienoberfläche, sowie die vergleichsweisen hohen Anschaffungskosten: Evernote ist nur in der abgespeckten Basis-Version kostenlos, Evernote Personal kostet 6,99 € pro Monat und Evernote Teams 13,99 € (Quelle: https://evernote.com/intl/de/compare-plans).

 

  • OneNote: Microsofts langjähriges Office-Nischenprodukt OneNote hat sich über die letzten Jahre zu dem schärfsten Evernote-Konkurrenten entwickelt. Seit 2016 ist das mittlerweile kostenlose OneNote ebenfalls für alle Geräte und Betriebssysteme verfügbar. Zu den Stärken zählen die schlanke und einfache Bedienung, die gute Zusammenarbeit im Team und die sehr gute Smartphone-Desktop-Synchronisation. Zudem ergeben sich weitere Synergieeffekte mit den zahlreichen anderen Programmen der Office 365 Produktwelt.

Praxistipp: Evernote in OneNote importieren! Für alle Umsteigewilligen hat Microsoft extra einen eigenen „OneNote-Importer für Evernote“ entwickelt, der die Dokumentensammlung aus Evernote in OneNote-(Team-)Notizbücher konvertiert und überführt. Wie das genau funktioniert, erfahren Sie in unserem Büro-Kaizen Blogbeitrag → „OneNote vs Evernote: Duell der digitalen Notizbücher.

 

Extra-Tipp: Die Wiki-Registerkarten für das Wissensmanagement

Ein weiteres Praxisbeispiel für die vielseitige Verwendbarkeit der Microsoft Teams Registerkarten in einem Teams Kanal oder Chat sind die Wiki-Registerkarten. Die Aufgabe der Wiki-Seiten ist es, Wissen, Ideen und Notizen schneller und einfacher im Team zu teilen und zur Verfügung stellen zu können.

  • Zu jedem einzelnen Wiki-Registerkarten-Abschnitt kann ein eigener Unterhaltungs-Chat geöffnet werden. So kann über jeden einzelnen Themenpunkt separat und übersichtlich diskutiert werden. Klicken Sie dafür auf das Sprechblasen Symbol [1] am rechten Rand eines jeden Wiki Abschnitts. Der Unterhaltungschat erscheint dann auf der rechten Seite [2].

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Neben Trello, Meistertask, Evernote, OneNote und Planner lassen sich insgesamt über 190 Anwendungen in eine Teams-Registerkarte einbinden und darüber zentral bedienen, öffnen, nutzen und gemeinsam bearbeiten. Welche Optionen Ihnen dafür allein an Office 365 Tools zur Verfügung stehen, erfahren Sie hier.


(Dauer ca. 19:22 Minuten)

▬ Inhalt ▬▬▬

00:00 Einleitung

00:23 Wie bekomme ich Teams?

02:18 Meeting als Teilnehmer

04:31 Meeting planen

05:58 Chat

07:08 Teams und Kanäle

10:47 Beiträge

13:39 Dateien

14:47 Weitere Registerkarten wie OneNote und Planner



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