Microsoft Teams: Dateien hochladen – optional sogar mit Offline-Zugriff! (Anleitung inklusive Video-Tutorial)

16. Oktober 2020

Es gibt mehrere verschiedene Möglichkeiten, wie man in Microsoft Teams Dateien hochladen kann. (1.) Einmal der Standardweg direkt aus der Anwendung heraus, (2.) eine Schnellhochladefunktion für das Hinzufügen mehrerer Dateien auf einmal mittels Drag & Drop, sowie (3.) eine Variante, durch die Ihnen die in Teams hochgeladenen Dateien sogar zusätzlich auch noch offline zur Verfügung stehen. Wie das Ganze genau funktioniert, erfahren Sie hier in diesem Büro-Kaizen Blogbeitrag sowie in unserem Video-Tutorial am Ende dieses Artikels!

Inhalt: Das lesen Sie hier


Möglichkeit 1: Dateien einfach direkt in Microsoft Teams hochladen

Selbstverständlich bietet Microsoft Teams die Service-Funktion, jede beliebige Datei direkt in der Anwendung hochladen zu können. Dafür besitzt jeder themenspezifische Teams-Kanal eine eigene Dokumentenbibliothek, in die dann die Dateien hochgeladen werden können. Die Speicherung erfolgt somit immer auf Kanalebene.

  • Melden Sie sich in Microsoft Teams an, öffnen Sie den gewünschten Kanal und klicken Sie dann oben auf die Registerkarte → Dateien. Jetzt wird Ihnen eine Liste mit allen in diesen Kanal für die gemeinsame Bearbeitung hochgeladenen Dateien und Dokumenten angezeigt.
  • Klicken Sie dann im Menüband oben auf die Schaltfläche → Hochladen und folgen Sie dem Klickpfad bis zur benötigten Zieldatei (siehe Abb. 1).
  • Nun nur noch die Zieldatei markieren, mit einem Klick auf → Öffnen bestätigen, fertig.
  • Hinweis: Der konkrete Speicherort der Dateien ist dabei SharePoint Online – dementsprechend also auf einem Microsoft Server (= in der „Microsoft-Cloud“). Im Februar 2020 gab Microsoft bekannt, dass künftig alle Microsoft/Office 365 Daten (und damit auch die in Teams hochgeladenen Dateien) deutscher Kunden DSGVO- und Compliance-konform → nur in Microsofts eigenen Rechenzentren in Deutschland gespeichert werden.
Microsoft Teams Dateien hochladen - Anleitung Bild 1
Bild 1: Sie können beliebige Dateien selbstverständlich direkt in Teams hochladen, allerdings nur in einen Kanal, nicht in ein ganzes Team. Bild: Microsoft, Büro-Kaizen.


Möglichkeit 2: Mehrere Dateien und Ordner auf einmal mittels Drag & Drop in Teams hochladen

Eine ganz einfache und schnelle Möglichkeit, mehrere Dateien und auch Ordner auf einmal in Teams hochzuladen existiert via dem Microsoft Explorer. Sie müssen die Dateien einfach nur per Drag & Drop in den gewünschten Teams-Bereich ziehen, damit diese dann als Kopie hochgeladen werden. Auf diese Weise können auch ganze Ordner problemlos in Teams hinzugefügt werden.

  • Öffnen Sie nach der Anmeldung den gewünschten Kanal in Teams.
  • Öffnen Sie dann Ihren Windows Explorer und markieren Sie die betreffenden Dateien, Ordner oder Dokumente.
  • Zum Hochladen in Teams müssen Sie diese Dateien dann einfach nur mit gedrückter linker Maustaste „greifen“ und in die Teams-Anwendung ziehen (Drag & Drop; siehe Abb. 2). Sie können die Dateien dabei entweder direkt in einen bestimmten Teams-Ordner ziehen oder auch „frei“ auf der ersten Speicherebene ablegen (ohne übergeordneten Ordner).
Microsoft Teams Dateien hochladen - Anleitung Bild 2
Bild 2: Per Drag & Drop können Sie aus dem Windows Explorer mehrere Dateien und ganze Ordner auf einmal einfach in den gewünschten Teams-Kanal hochladen. Bild: Microsoft, Büro-Kaizen.


Möglichkeit 3: Auf die in Teams hochgeladenen Dateien auch offline zugreifen (synchronisieren)

Microsoft Teams ist eine Cloud-gestützte Office-365-Anwendung. Daher können Sie auf die Teams-Inhalte normalerweise auch nur online zugreifen. Durch die standardmäßige Integration des Hybridcloudspeichers OneDrive in Teams steht Ihnen allerdings auch die einzigartige OneDrive-Funktion „selektive Synchronisation“ zur Verfügung. Damit ist es möglich, die in Teams hochgeladenen Dateien gleichzeitig zu dem Cloud-Speicherplatz auch auf der lokalen Festplatte Ihres Computers abzuspeichern! Beide Speicherorte in der Cloud und auf Ihrem Rechner werden dann automatisch miteinander synchronisiert. So haben Sie auch ohne bestehende Internetverbindung jederzeit Zugriff auf Ihre in Teams hochgeladenen und bearbeiteten Dateien! (Wichtig: Sie müssen für die Offline-Nutzung dann natürlich auch die lokal installierte Desktop-Version von Microsoft Teams verwenden und nicht die Browser-Web-App.)

  • Öffnen Sie den gewünschten Teams-Kanal, klicken Sie oben auf die Registerkarte → Dateien und in dem Menüband direkt darunter dann auf → Synchronisieren (siehe Abb. 3).
  • In dem sich darauf hin öffnenden Dialogfenster von Microsoft OneDrive können Sie nun einzelne oder mehrere Ordner und Dateien aus der Dokumentenbibliothek in Teams auswählen und dann mit einem Klick auf → Synchronisierung starten auf Ihre lokale Festplatte kopieren (siehe Abb. 4). Alle künftigen Änderungen werden dann automatisch in beide Richtungen mit den in Microsoft Teams hochgeladenen Dateien synchronisiert.
  • So können Sie auch ohne bestehende Internetverbindung Ihre gemeinsamen Teams-Dateien bearbeiten oder auch neue erstellen (z.B. im Flugzeug oder in einem der vielen Funklöcher in Deutschland).
  • Tipp: Hier erfahren Sie → mehr Details zur selektiven Synchronisation mit Microsoft OneDrive!
Microsoft Teams Dateien hochladen - Anleitung Bild 3
Bild 3: Direkt neben dem Hochladen-Button befindet sich in Teams die Funktion zum Synchronisieren ausgewählter Dateien mit Ihrer lokalen Festplatte. Bild: Microsoft, Büro-Kaizen.
Microsoft Teams Dateien hochladen - Anleitung Bild 4
Bild 4: Durch die selektive Synchronisation haben Sie auch jederzeit einen Offline-Zugriff auf Ihre in Teams hochgeladenen Dateien, Ordner und Dokumente! Bild: Microsoft, Büro-Kaizen.


Extra-Tipp: Die Dateien in Teams nicht nur hochladen, sondern auch archivieren und schützen!

Wer Dateien für das gemeinsame Bearbeiten in Teams hochlädt, sollte auch sicherstellen, dass er oder sie stets Zugriff darauf hat und keine wichtigen Informationen verloren gehen können. Dies wird durch eine regelmäßige Archivierung des Arbeitsfortschritts erreicht (also aller in Teams hochgeladenen und dort gemeinsam bearbeiteten Dateien inklusive der Chat-Kommunikation). Ein möglicher Datenverlust droht beispielsweise durch Cyber-Kriminelle, die mittels Verschlüsselungstrojanern im großen Stil Lösegelder von Unternehmen, Behörden und Organisationen erpressen. Wie Sie Ihre Teams-Dateien entsprechend archivieren und schützen können, erfahren Sie in folgenden Büro-Kaizen-Beiträgen.


Büro Kaizen digital – Office 365 Video-Tutorial:
“Microsoft Teams: Dateien hochladen”


(Dauer 09:43 Minuten)

Inhalt dieses Büro-Kaizen Video-Tutorials:

  • 00:00 Einleitung
  • 01:23 Dateien hochladen über das Teams-Menü
  • 03:09 Dateien hochladen über Drag & Drop
  • 04:37 Dateien hochladen durch Synchronisation im Explorer


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