Microsoft Teams: Dateien hochladen – Schritt für Schritt Anleitung inklusive Video-Tutorial


Viele Unternehmen nutzen heutzutage bereits Microsoft Teams für die Telefonie als auch den Informationsaustausch über 1:1- und Gruppen-Chats sowie den Teams-Kanälen. Doch es werden nicht nur Textnachrichten ausgetauscht, sondern auch Dateien. Doch es werden nicht nur Textnachrichten ausgetauscht, sondern auch Dateien. Microsoft Teams bietet dazu verschiedene Möglichkeiten diese hochzuladen und zu speichern:

  • Der Standardweg direkt aus der Anwendung heraus
  • Eine Schnellhochladefunktion für das Hinzufügen mehrerer Dateien/Ordner auf einmal mittels Drag & Drop
  • Eine Variante, bei der Ihnen die in Teams hochgeladenen Dateien sogar zusätzlich auch noch offline zu Verfügung stehen

Wie das Ganze genau funktioniert, erfahren Sie hier in diesem Büro-Kaizen Blogbeitrag sowie in unserem Video-Tutorial am Ende dieses Artikels!

 

Wo werden Dateien in Microsoft Teams gespeichert?

Bevor wir uns nun die Möglichkeiten genauer anschauen, sollten wir grundsätzlich erst einmal verstehen, wo Microsoft Teams die Dateien überhaupt speichert. Schauen Sie sich unsere Tabelle an und erfahren Sie, wo Ihre Dateien abgespeichert werden.

Dateien in einem Kanal

Dateien in einem 1:1 Chat oder Gruppenchat

Dateien, die sie in einem Kanal hochladen, werden im SharePoint Ihres Teams gespeichert. Der Ordnername entspricht dabei dem Kanalnamen. Dateien, die Sie in einen 1:1 Chat oder Gruppenchat hochladen, werden in Ihrem persönlichen OneDrive gespeichert. Zugriff haben nur diejenigen Personen, die auch in dieser Unterhaltung sind.

Dateien in Teams hochladen: Direkt in der Anwendung hochladen

Auch in Microsoft Teams gibt es die Funktion jede beliebige Datei direkt in der Anwendung hochladen zu können. Dafür besitzt jeder themenspezifische Teams-Kanal einen eigenen Ordner, in den dann die Dateien direkt hochgeladen werden können.

  • Melden Sie sich in Microsoft Teams an
  • Öffnen Sie den gewünschten Kanal [1]
  • Klicken Sie dann oben auf die Registerkarte „Dateien[2].
  • Jetzt wird Ihnen eine Liste mit allen in diesem Kanal für die gemeinsame Bearbeitung hochgeladenen Dateien und Dokumente angezeigt [3].
  • Klicken Sie im Menüband oben auf die Schaltfläche „Hochladen“und folgen Sie dem Klickpfad bis zur benötigten Zieldatei

 

  • Markieren Sie die Zieldatei mit einem linken Maustastenklick und klicken Sie auf „Öffnen“.

 

Hinweis: Der Speicherort der Dateien ist SharePoint Online, also auf einem Microsoft Server in der „Microsoft-Cloud“. Im Februar 2020 gab Microsoft bekannt, dass künftig alle Microsoft/Office 365 Daten (und damit auch die in Teams hochgeladenen Dateien) deutscher Kunden DSGVO- und Compliance-konform in Microsofts eigenen Rechenzentren in Deutschland gespeichert werden.

 

Dateien in Teams hochladen: Dateien und Ordner mittels Drag & Drop in Teams hochladen

Eine einfache und schnelle Möglichkeit mehrere Dateien und auch Ordner auf einmal in Teams hochzuladen ist die Drag & Drop Methode. Sie müssen die Dateien nur in den gewünschten Teams-Bereich ziehen, damit diese dann als Kopie hochgeladen werden. Auf diese Weise können auch ganze Ordner problemlos in Teams hinzugefügt werden.

  • Öffnen Sie nach der Anmeldung bei Teams den gewünschten Kanal.
  • Öffnen Sie dann Ihren Windows Explorer und markieren Sie die betreffenden Dateien, Ordner oder Dokumente.
  • Zum Hochladen in Teams müssen Sie diese Dateien dann einfach nur mit gedrückter linker Maustaste „greifen“ und in die Teams-Anwendung ziehen (Drag & Drop; siehe Abb. 3). Sie können die Dateien dabei entweder direkt in einen bestimmten Teams-Ordner ziehen oder auch „frei“ auf der ersten Speicherebene ablegen (ohne übergeordneten Ordner).

 

Dateien in Teams hochladen: Auf hochgeladene Dateien auch offline zugreifen (synchronisieren)

Microsoft Teams ist eine Cloud-gestützte Office-365-Anwendung. Daher können Sie auf die Teams-Inhalte normalerweise auch nur online zugreifen. Durch die standardmäßige Integration des Hybridcloudspeichers OneDrive in Teams steht Ihnen allerdings auch die einzigartige OneDrive-Funktion „selektive Synchronisation“ zur Verfügung. In unserem Beitrag „OneDrive Offline: So funktioniert die selektive Synchronisation“ erfahren Sie alle Details zur selektiven Synchronisation.

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Mit der selektiven Synchronisation ist es möglich, die in Teams hochgeladenen Dateien gleichzeitig zu dem Cloud-Speicherplatz auch auf der lokalen Festplatte Ihres Computers abzuspeichern! Beide Speicherorte, in der Cloud und auf Ihrem Rechner, werden dann automatisch miteinander synchronisiert. So haben Sie auch ohne bestehende Internetverbindung jederzeit Zugriff auf Ihre in Teams hochgeladenen und bearbeiteten Dateien!

 

Wichtig: Sie müssen für die Offline-Nutzung die lokal installierte Desktop-Version von Microsoft Teams verwenden und nicht die Browser-Web-App.

  • Öffnen Sie den gewünschten Teams-Kanal [1]
  • Klicken Sie oben auf die Registerkarte auf „Dateien“ [2]

 

  • In dem Menüband direkt darunter klicken Sie dann auf „Synchronisieren

 

  • Alle künftigen Änderungen werden dann automatisch in beide Richtungen (Cloudspeicher und Ihr lokaler PC) mit den in Microsoft Teams hochgeladenen Dateien synchronisiert.

Extra-Tipp: Die Dateien in Teams nicht nur hochladen, sondern auch archivieren und schützen!

Wer Dateien für das gemeinsame Bearbeiten in Teams hochlädt, sollte auch sicherstellen, dass er oder sie stets Zugriff darauf hat und keine wichtigen Informationen verloren gehen können. Dies wird durch eine regelmäßige Archivierung des Arbeitsfortschritts erreicht (also aller in Teams hochgeladenen und dort gemeinsam bearbeiteten Dateien inklusive der Chat-Kommunikation). Ein möglicher Datenverlust droht beispielsweise durch Cyber-Kriminelle, die mittels Verschlüsselungstrojanern im großen Stil Lösegelder von Unternehmen, Behörden und Organisationen erpressen. Wie Sie Ihre Teams-Dateien entsprechend archivieren und schützen können, erfahren Sie in folgenden Büro-Kaizen-Beiträgen.

Video-Tutorial: Microsoft Teams – Dateien hochladen


(Dauer 09:43 Minuten)

Inhalt dieses Büro-Kaizen Video-Tutorials:

  • 00:00 Einleitung
  • 01:23 Dateien hochladen über das Teams-Menü
  • 03:09 Dateien hochladen über Drag & Drop
  • 04:37 Dateien hochladen durch Synchronisation im Explorer


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