Mit der neuen Funktion „Liveereignis“ in Microsoft Teams (Live-Events) können Sie ein riesiges Online-Publikum von bis zu 10.000 Personen gleichzeitig mit Ihrer Videobotschaft erreichen. Das eignet sich für Pressekonferenzen, Imagekampagnen, Produktpräsentationen, Vorträge oder auch unternehmensweite Mitarbeiterinformationen bei (global) verteilten Standorten. Was die Liveereignisse in Microsoft Teams genau sind, und wie Sie diese optimal für sich nutzen können, erfahren Sie hier in dieser Büro-Kaizen-Anleitung.

Inhaltsverzeichnis

1. Was ist der Unterschied zwischen „Microsoft 365 Liveereignissen“ vs. „Teams-Besprechungen“?

Die neuen „Liveereignisse“ in Microsoft 365 sind eine Weiterentwicklung von Microsofts bisherigem „Skype Meeting Broadcast“ (das am 21. Juli 2021 eingestellt wird) und sind sowohl in Teams, Stream als auch Yammer verfügbar. Dementsprechend ergeben sich einige Unterschiede zu den klassischen „Besprechungen“, die es nur in Microsoft Teams gibt. Hier die wichtigsten Unterschiede im Überblick.

Die „Besprechungen“ in Microsoft Teams:

Bei den regulären „Besprechungen“ handelt es sich um die klassischen HD-Videokonferenzen in Teams, zum Beispiel um ein virtuelles Online-Meeting abzuhalten. Dafür können sich die Teilnehmer selbstverständlich standardmäßig gegenseitig sehen und miteinander kommunizieren (reden, chatten, Bildschirminhalte teilen usw.). Die einzelnen Berechtigungen der Teilnehmer lassen sich dabei allerdings noch in den Einstellungen feinjustieren, um zum Beispiel die Kameras und Mikrofone einzelner oder aller Teilnehmer (vorübergehend) ein- und ausschalten.

Die „Liveereignisse“ in Microsoft Teams:

Die „Liveereignisse“ sind im Unterschied dazu eine spezielle „One-to-Many“ Livevideostreaming-Lösung. Das bedeutet, dass an diesen Live-Events zwar deutlich mehr Personen teilnehmen können als an den Besprechungen. Diese sind dafür allerdings weitestgehend auf die Zuschauerrolle beschränkt. Das heißt, die Kameras und Mikrofone aller Zuschauer sind deaktiviert und auch der Chat steht nur den Produzenten und Referenten offen. Die restlichen Zuschauer können lediglich über einen moderierten F & A-Bereich (Fragen und Antworten) Rückfragen stellen.

Weitere wichtige Unterschiede zwischen Microsoft 365 Liveereignissen
vs. Teams-Besprechungen:

Microsoft Teams (*2017) wird laufend weiterentwickelt. So hat sich zum Beispiel im Laufe der ersten vier Jahre die Obergrenze für die maximale Teilnehmerzahl an den Teams-Besprechungen von 250 auf 1.000 erhöht. Lediglich für die Behörden/Government-Lizenzen liegt die Grenze noch bei 300 Teilnehmern. An den neuen Live-Ereignissen können nun sogar bis zu 10.000 Personen teilnehmen! Hier erfahren Sie → mehr Details zu den Grenzwerten und Obergrenzen in Microsoft Teams (z. B. Speicherplatz, Anzahl an Teams, Kanälen, Mitgliedern etc.).
Die Zuschauer können das Live-Event und dessen Aufzeichnung nicht nur in Microsoft Teams ansehen, sondern auch auf Yammer (= Microsofts „Facebook für Unternehmen“) und Stream (= Microsofts „YouTube für Unternehmen) verfolgen.
Für die neuen Live-Events kann auch eine externe Produktionstechnik eingesetzt werden, wie zum Beispiel mehrere externe Profikameras oder auch hardware- oder softwarebasierte Encoder in Studioqualität für eine professionelle Videoproduktion des Events.
Einige neue Funktionen und Voreinstellungen, wie beispielsweise die Produzentenansicht oder der
F & A-Bereich, erleichtern den Verantwortlichen zudem das Managen des Live-Events.
Die Liveereignisse lassen sich zwar aus Teams oder Yammer erstellen, nicht jedoch aus Outlook, wie das bei Teams-Besprechungen jederzeit möglich ist.
Für das Erstellen von Microsoft 365 Liveereignissen wird eine Enterprise-Lizenz (E1, E3 oder E5) oder eine Education-Lizenz für Bildungseinrichtungen (A3 oder A5) benötigt.

2. Die verschiedenen Rollen in den Microsoft Teams Liveereignissen

Für die Live-Events können vier verschiedene Arten von „Rollen“ vergeben werden. Je nach Rolle beinhalten diese unterschiedliche Berechtigungen für das Ausführen von Aktionen und den Zugriff auf Ressourcen und Funktionen.

Organisator (= Planung): Der Organisator kümmert sich um das grobe Setting. Er plant das Liveereignis, konfiguriert die Einstellungen und Produktionsmethoden und lädt die Teilnehmer ein.
Produzent(en) (= Durchführung): Der Produzent steuert das Live-Event und startet und stoppt die Streaming-Übertragung. Er ist auch für die Auswahl und das Timing der zu sendenden Inhalte verantwortlich (z. B. das richtige Einblenden der Kameras von Moderatoren und Referenten oder der jeweiligen Präsentation). Im Idealfall kümmert sich ein zweiter Produzent währenddessen um die Moderation der Zuschauerfragen im F & A-Bereich. Am Ende des Events haben die Produzenten zudem Zugriff auf die automatisch erstellten Berichte und die Videoaufzeichnung.
Referent(en)/Moderator(en): Neben dem Produzenten dürfen nur noch die Referenten und Moderatoren ihre Bildschirminhalte teilen sowie Kameras und Mikrofone aktivieren. Sie können zudem zusammen mit den Produzenten „behind the scenes“ den Chat-Bereich nutzen, um sich intern während des Events austauschen und absprechen zu können.
Teilnehmer (= Zuschauer): Die Teilnehmer sind in der Zuschauerrolle. Sie können nur sehen, hören und den moderierten F & A-Bereich für ihre Fragen nutzen. Um dies technisch einfach zu lösen, können sich die Teilnehmer auch nicht über Teams einwählen (dies bleibt nur den Produzenten und Referenten vorbehalten), sondern nur über den während der vorbereitenden Event-Erstellung generierten Link.

In diesem Flowdiagramm sehen Sie die Komponenten eines Live-Ereignisses (Quelle: Microsoft.com).

Hinweis: Während der Organisator, die Produzenten und auch die Referenten die Desktop-Client-Variante von Microsoft Teams nutzen müssen, können die restlichen Eventteilnehmer auch per Web-App oder Mobile-Apps daran teilnehmen (iOS, Android) – oder auch nur mittels ihres Webbrowsers (Edge, Chrome, Firefox oder Safari).

3. Wer kann alles an den Live-Events in Team teilnehmen? Öffentlich vs. privat

Der Eventorganisator legt zu Beginn fest, ob das Ereignis „privat“, „organisationsweit“ oder „öffentlich“ sein soll. Bei einem öffentlichen Ereignis kann jede Person teilnehmen, die in den Besitz des Einwahl-Links gekommen ist, ohne sich extra anmelden oder registrieren zu müssen. Bei privaten Ereignissen ist die Teilnahme auf bestimmte, zuvor angegebene Personen oder Gruppen eingegrenzt. Diese müssen sich dann anmelden, um an dem Event teilnehmen zu können (maximal 150 E-Mail-Adressen). Bei einem unternehmens- bzw. organisationsweiten Ereignis können alle und nur die Mitglieder Ihrer Microsoft-365-Lizenz teilnehmen, dafür allerdings ohne extra Anmeldung.

4. Schritt-für-Schritt Anleitung für die Live-Ereignisse in Microsoft Teams

Das Live-Event in Teams erstellen und planen

Sie können das Liveereignis aus einer Yammer-Gruppe oder aus Teams heraus erstellen. Öffnen Sie dafür in Teams Ihren → Kalender, klicken Sie rechts oben auf den Pfeil neben → Neue Besprechung planen und wählen Sie die Option → Liveereignis aus.
Sie können in der Kalenderansicht in Teams ein neues Live Event planen (Quelle: Microsoft.com).
Geben Sie als nächstes die Termindaten, einen Titel und allgemeine Informationen zu dem Ereignis ein.
Um das Live Event richtig zu planen, sollten Sie alle wichtigen Daten zum Termin eintragen (Quelle: Microsoft.com).
Fügen Sie dann rechts oben die Personen hinzu, die bei dem Live-Event als Produzenten, Moderatoren und Referenten agieren werden. Diesen Punkt können Sie jedoch auch leer lassen, dann erhalten Sie später einen entsprechenden Link, den Sie dieser Personengruppe („Ereignisgruppe/Veranstaltungsgruppe“) nach der Eventerstellung zur Verfügung stellen können.
Wählen Sie nun den Teilnehmerkreis aus, der an dem Ereignis als Zuschauer teilnehmen soll (bestimmte Personen und Gruppen vs. organisationsweit vs. öffentlich).
Wählen Sie aus, ob Ihr Live-Event für bestimmte Personen/Gruppen, Ihre Organisation oder öffentlich stattfinden soll (Quelle: Microsoft.com).
Anschließend haben Sie die Möglichkeit einzustellen, wie das Liveereignis technisch produziert werden soll – entweder mit den in Teams integrierten Mitteln und Werkzeugen oder aber unter Verwendung externer Produktions-Hard- und Software. Weitere Einstellungsmöglichkeiten an dieser Stelle betreffen die Verfügbarkeit der automatisch generierten Video-Aufzeichnung, die Teilnehmer- und Mitwirkungsberichte sowie die Aktivierung und Deaktivierung des Fragen- und Antworten-Bereichs (F & A) für die Zuschauer.
Bevor Sie die Planung Ihres Live-Events abschließen, können Sie die technischen Details planen (Quelle: Microsoft.com).

Die Teilnehmer zu dem geplanten Event einladen

Öffnen Sie Ihren Kalender in Teams und klicken Sie das soeben erstellte Live-Ereignis an. Hier können Sie nun mit einem Klick auf → Teilnehmerlink erhalten den Link abrufen, mit dem Sie Ihre Zuschauer einladen können. Den Link können Sie dann beispielsweise per E-Mail versenden, in einen Teams-Kanal kopieren, auf Ihrer Webseite veröffentlichen, in einen Online-Kalender eintragen etc.

Das Liveereignis in Teams durchführen (produzieren)

Betreten Sie als Produzent oder Referent das Liveereignis niemals über den Teilnehmerlink für die Zuschauer, denn dann hätten Sie nicht mehr die benötigten Berechtigungen für das Eventmanagement. Die Referenten und Produzenten erhalten stattdessen eine eigene separate Einladung, bei der die nötigen Berechtigungen voreingestellt erteilt sind (die „Ereignis-/Veranstaltungsgruppe“). Als Produzent können Sie auch ganz einfach den Teams-Kalender öffnen, auf den betreffenden Live-Event klicken und dann unten auf → Teilnehmen. Nachdem Sie als nächstes Ihre Kamera- und Audio-Einstellungen eingerichtet haben, erhalten die Produzenten als verantwortliche/durchführende „Regisseure“ folgende neue spezielle Bildschirmansicht für das Live-Event:

Der linke der beiden Bildschirme ist die „Warteschlange“, der rechte Bildschirm das zu sehende bzw. gesendete Live-Bild. Die Warteschlange dient der Vorbereitung der letztendlich an das Liveereignis gesendeten Beiträge (dies ist auch auf zwei getrennten Monitoren anwendbar und verbessert damit die Übersicht).
Auf der linken Bildschirmseite können Sie die Warteschlange Ihres Live-Ereignisses sehen, auf der rechten das gesendete Bild (Quelle: Microsoft.com).
Unterhalb der beiden Bildschirme sind all die Elemente, Kameras und Dokumente aufgereiht, die im Laufe des Ereignisses gezeigt werden sollen. Die Referenten sind dabei mit deren Profilbild dargestellt, über das deren jeweilige Kamera ausgewählt werden kann, um zum Beispiel den Moderator passend in den Eventstream einzublenden.
Unter dem Bild Ihres Live-Ereignisses können Sie alle Elemente sehen (Quelle: Microsoft.com)
Um ein Dokument oder eine Datei vorzubereiten (hochzuladen), müssen Sie lediglich rechts unten auf → Teilen klicken und das entsprechende Element auswählen. Auf die gleiche Weise können auch die Referenten Ihre jeweiligen Präsentationsunterlagen für das Event teilen und zugänglich machen (uploaden).
Um die verschiedenen Kameras und zu sendenden Inhalte zu steuern, müssen Sie dann einfach einen der unten vorbereiteten Beiträge in die Warteschlange ziehen und dann je nach Bedarf auf → Live schalten klicken. Anschließend können Sie den nächsten Beitrag (oder auch nächste Kameraeinstellung) schon einmal in die Warteschlange ziehen und somit für die Liveschaltung vorbereiten.
Sobald Sie, die Referenten und Moderatoren alles vorbereitet haben, können Sie mit einem Klick auf → Start unterhalb des rechten Bildschirms die Übertragung des Liveereignisses starten (am Ende des Events dann einfach an derselben Stelle auf → Beenden klicken).

Die Videoaufzeichnung und die Berichte zu dem Liveereignis in Teams verwalten

Die Produzenten erhalten im Nachgang an das Liveereignis Zugriff auf die automatisch erstellte Video-Aufzeichnung sowie die dazugehörigen Event-Berichte (Teilnehmerbericht, F & A-Bericht, Strukture-Insights-Bericht).

Öffnen Sie dafür Ihren Teams-Kalender und dann den Kalendereintrag für das Liveereignis.
In dem Bereich → Ereignisressourcen können Sie nun die Video-Aufzeichnung sowie die verschiedenen Berichte herunterladen oder wahlweise auch löschen.

5. Extra-Tipps & Anleitungen rund um Microsoft Teams, Office 365, Outlook und OneNote!

Microsoft 365 (früher „Office 365“) ist ein universelles Werkzeug-Set für die digitale Zusammenarbeit in Unternehmen. Wie Sie die Office-Suite und die wichtigen Teilkomponenten Teams, Outlook und OneNote richtig nutzen, erfahren Sie hier auf unseren folgenden Übersichtsseiten mit den wichtigsten Tipps, Tricks, Anleitungen und Video-Tutorials. Noch mehr Unterstützung bieten wir Ihrem Unternehmen in Form von unseren Mitarbeiterschulungen (Seminare und Webinare) sowie umfassenden Beratungsleistungen rund um die digitale Transformation in Unternehmen!

Büro Kaizen digital: Video-Anleitung

Microsoft Teams Tutorial (auf Deutsch)

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