Outlook Datensicherung: Backup, Archiv und Sicherheit



Outlook Datensicherung: Verschiede Wege, um sich vor Datenverlust zu schützen

Die Datensicherung in Outlook hat einen triftigen Grund: Sie schützen sich damit vor einem möglichen Datenverlust. Und der kann im Businessumfeld nicht nur sehr teuer werden, sondern kommt auch noch häufiger vor, als allgemein gedacht. Laut dem Global Data Protection Index 2016 haben 37% der Unternehmen in Deutschland in den vergangenen 12 Monaten Daten verloren. Jeder einzelne Vorfall kostete dabei im statistischen Durchschnitt 558.000 Euro. Dabei liegen die Ursachen für einen Datenverlust nicht allein in technischen Pannen oder menschlichen Fehlern, sondern immer häufiger auch in gezielten Hacker-Attacken auf wertvolle Stamm- und Geschäftsdaten. In diesem Blogbeitrag erfahren Sie daher alles Wichtige rund um die Datensicherung und auch -sicherheit in Outlook.

Datensicherung Outlook bewahrt vor Datenverlust. Wir zeigen, ob sich ein Archiv oder Backup besser eignet. Klick um zu Tweeten

Was ist das Problem? Datensicherung oder Datensicherheit

Im alltäglichen Sprachgebrauch werden Datensicherung, Datensicherheit und Datenschutz häufig synonym verwendet. Das ist nicht ganz richtig.

  • Die Datensicherung schützt Sie vor dem vollständigen Verlust Ihrer Anwendungsdaten in Outlook.
  • Die Datensicherheit schützt Ihre Outlookdaten vor einem unbefugten Zugriff Dritter.
  • Und der Datenschutz sichert die Persönlichkeitsrechte und Privatsphäre des Einzelnen vor der missbräuchlichen Verwendung der eigenen Daten.

So funktioniert es:

I. Die Datensicherung in Outlook: Wollen Sie ein Backup oder doch lieber ein Archiv?

Für die Datensicherung bietet Microsoft in seinem Office-Programm Outlook zwei verschiedene Verfahren an. Entweder als Archivdatei oder als Sicherungskopie (einem sogenannten „Backup“). Beide Verfahren haben unterschiedliche Funktionen und werden daher häufig parallel verwendet. Hier finden Sie die Unterschiede, Details und unsere Schritt-für-Schritt-Anleitungen.

  • Datensicherung mit einem Outlook-Backup: Backup bedeutet auf Deutsch übersetzt sowohl eine konkrete Sicherheitskopie als auch die Datensicherung allgemein. Bei der Backup-Sicherung wird eine Kopie der gesamten Outlookdaten, bzw. auch nur von einzelnen Ordnern (z.B. Postausgang) oder Funktionen (z.B. Kontakte, Kalenderelemente), angelegt. Bei einer Kopie bleibt der ursprüngliche Datensatz naturgemäß erhalten, er wird für die Datensicherungsdatei also verdoppelt. Diese PST-Sicherheitskopie (.pst) kann dann kennwortgeschützt auf einem externen Speichermedium (z.B. externe Festplatte, USB-Stick, Cloud) sicher verwahrt und bei Bedarf wieder importiert werden. → Hier finden Sie unsere Outlook-Anleitung für die Datensicherung mit einem Backup.
  • Daten mit einer Outlook-Archivierung sichern: Bei der Archivierung werden veraltete Outlookelemente, die ein einstellbares „Verfallsdatum“ überschritten haben, aus den aktuellen Programmordnern in eine eigene Archivdatei verschoben. Das heißt, die älteren Elemente werden in eine eigene Datensammlung ausgelagert, die nicht mehr bei jedem Programmstart geladen wird, und damit aus den „aktiven“ Outlookansichten gelöscht. Das schafft nicht nur Rechnerkapazitäten und Ordnung, sondern kann (auf ein externes Speichermedium abgespeichert) auch als ein Element der Datensicherung genutzt werden. Hier finden Sie unsere Anleitung für die Outlook-Archivierung.

II. Die Datensicherheit in Outlook: Sensible Daten nicht nur sichern, sondern auch schützen!

Die Sicherung der Outlookdaten vor einem Datenverlust ist das Eine. Die Sicherheit Ihrer Emailkommunikation und der versendeten Dokumente, Daten und Anhänge ist etwas völlig anderes. Denn gerade im Unternehmens-, Entwicklungs- und Forschungsbereich ist es heutzutage essenziell, sensible Entwicklungs- und Geschäftsgeheimnisse vor unbefugtem Zugriff und Wirtschaftsspionage zu schützen. Wie Sie die Datensicherheit in Outlook (kryptografisch) gewährleisten, lesen Sie in unserem Blogbeitrag „Anleitung zur Outlook-Verschlüsselung: Wenn niemand Ihre Emails mitlesen soll“.

Darauf kommt es an: Outlookelemente auch ohne Datensicherung wiederherstellen

Im Arbeitsalltag kommt es allerdings auch häufiger vor, dass man eine wichtige E-Mail, einen Kontakt oder eine sonstige Outlookdatei mal eben Ausversehen löscht. Im Idealfall haben Sie natürlich eine Datensicherung zur Hand. Aber auch ohne Backup und Archiv gibt es noch Möglichkeiten, irrtümlich gelöschte Outlookelemente wiederherzustellen. Wie Sie dabei genau vorgehen müssen, erfahren Sie in unserem Blogbeitrag „Versehentlich eine wichtige Datei gelöscht? So können Sie Outlook wiederherstellen!“.

Und Sie?

Wie sicher sind Ihre Outlook- und Unternehmensdaten? Haben Sie noch weitere Fragen? Hier finden Sie einige grundlegende Tipps für die effiziente Datensicherung in Unternehmen. Ansonsten helfen wir Ihnen auch gerne persönlich weiter. Viele interessante Tipps, Tools, Checklisten und eBooks rund um ein effizienteres Büro finden Sie in unserem kostenlosen Downloadbereich. Wie gut kennen Sie sich beispielsweise schon mit den Quicksteps und Regeln in Outlook aus? Mit diesen Automatisierungsfunktionen können Sie sich schnell und einfach viel Zeit und Arbeit einsparen!

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