Unsere praxisnahen SharePoint Schulungen vermitteln den Anwendern in Unternehmen und Einzelpersonen das nötige Know-how, um Microsoft SharePoint möglichst gezielt, effizient und produktiv im Arbeitsalltag einsetzen zu können. Vom Dokumentenmanagement und der Wissensorganisation bis zum Projektmanagement und der internen digitalen Zusammenarbeit.

Durch die Anwenderschulung lernen Sie und Ihre Mitarbeiter den richtigen Umgang mit der SharePoint-Plattform, um das Tool optimal für Ihre Unternehmensziele und eine erfolgreichere Zusammenarbeit nutzen zu können.
Dafür bietet wir Ihnen bei Büro-Kaizen®, dem vielfach ausgezeichneten Fortbildungsexperten, individuell maßgeschneiderte Inhouse-Schulungen, Präsenz-Kurse sowie räumlich flexible Online-Seminare an – jeweils mit Weiterbildungszertifikat!

Inhaltsverzeichnis

1. Hintergrund zum Schulungsthema: Was ist SharePoint & wofür wird es eingesetzt?

Microsoft SharePoint ist eine sehr leistungsfähige, digitale Plattform, mit der Unternehmen und Organisationen alle ihre internen Informationen, Dokumente und Inhalte sicher zentral verwalten und gemeinsam nutzen und bearbeiten können. In Form der sogenannten „Websites“ lassen sich dabei beliebig viele digitale Arbeitsbereiche für einzelne Projekte, Abteilungen oder auch ganze Firmenbereiche in SharePoint erstellen. Dort können dann Informationen und Dateien gespeichert, geteilt und gemeinsam bearbeitet werden. Die SharePoint-Plattform dient damit quasi als ein digitales Büro, in dem die geschulten Mitarbeitenden, Projektteams und Abteilungen effizient und unternehmensübergreifend zusammenarbeiten können.

SharePoint als leistungsstarkes Dokumentenmanagementsystem: SharePoint ermöglicht als Dokumentenablage unter anderem, die verschiedenen Inhalte übersichtlich zu organisieren, die jeweiligen Freigabe- und Zugriffsberechtigungen granular zu steuern sowie die verschiedenen Bearbeitungsversionen von Dokumenten revisionssicher nachzuverfolgen.
SharePoint als Intranet: Viele Firmen nutzen SharePoint auch als interne Kommunikationsplattform (Intranet) für wichtige Unternehmensinformationen, Ankündigungen und Formulare. Dabei können die jeweiligen Inhalte wie Texte, Bilder und Videos dank der integrierten Content Management Funktionen auch ohne Programmierkenntnisse ganz einfach erstellt und gepflegt werden.
SharePoint als Wissensdatenbank: Wichtige Informationen, Anleitungen, FAQs oder interne Richtlinien können zentral abgelegt und bei Bedarf leicht gefunden werden. So geht kein Wissen verloren und neue Mitarbeitende finden schneller, was sie brauchen, um sich in den Abläufen Ihres Unternehmens zurechtzufinden.
SharePoint für das Projektmanagement: Mit SharePoint können darin geschulte Projektteams ihre Aufgabenlisten, Zeitpläne, Kalender und gemeinsame Dokumente in einem Projektbereich bündeln. So behalten alle leichter den Überblick und arbeiten strukturierter zusammen.
SharePoint im Zusammenspiel mit Microsoft Teams: Die Teams-Anwendung baut technisch auf SharePoint auf. Beim Anlegen eines neuen Teams in der Teams-App entsteht im Hintergrund standardmäßig automatisch eine SharePoint-Website als Speicherort für die Dokumente und Informationen des jeweiligen Teams – eine wichtige Grundlage für die Zusammenarbeit in der Teams-App. Beim Anlegen eines neuen Kanals innerhalb eines Teams entsteht dann dementsprechend auch ein neuer Ordner auf der dazugehörigen SharePoint-Website.
SharePoint für die Automatisierung von Geschäftsprozessen: Mit den sogenannten Workflows in SharePoint lassen sich wiederkehrende Abläufe hochgradig automatisieren, wie zum Beispiel Genehmigungen, Freigaben oder Erinnerungen. Das spart Bearbeitungszeit, sorgt für klare Abläufe im Arbeitsalltag und reduziert potenzielle Fehlerquellen.

2. Das Ziel unserer Anwenderschulung zu Microsoft SharePoint

Ziel unserer Microsoft SharePoint Anwenderschulung ist es, Ihre Mitarbeitenden fit für den sicheren und effizienten Umgang mit der SharePoint-Plattform zu machen. Dabei lernen die Seminarteilnehmer, wie sie Dokumente hochladen, teilen und gemeinsam bearbeiten, wie sie Inhalte in Team-Websites organisieren und wie sie wichtige Informationen im Intranet finden. Sie lernen die Grundfunktionen von SharePoint verstehen – vom Speichern über das Suchen bis zur strukturierten Zusammenarbeit. Aufbauend darauf werden dann fortgeschrittene „Power User“ Funktionen vermittelt, etwa das Erstellen von Listen, das Nutzen von Vorlagen, das Gestalten eigener Bereiche oder das Einrichten einfacher Workflows für die Automatisierung von Prozessen. Der Fortbildungskurs befähigt die Teilnehmer im Ergebnis dazu, SharePoint sicher, souverän und effizient im Arbeitsalltag einsetzen zu können – für eine reibungslosere und produktivere Zusammenarbeit.

3. Chancen & Risiken von Microsoft SharePoint durch geschulte vs. ungeschulte Nutzung

Risiken bei unsachgemäßer, ungeschulter SharePoint-Nutzung (Wildwuchs)

Vorteile bei einer strukturierten, geschulten SharePoint-Nutzung

Unübersichtliche Ordner- und Seitenstruktur: Ohne klare Regeln entstehen chaotische Ablagen, die niemand versteht. Das führt zu Zeitverlust und Frust.
Keine einheitlichen Standards für Inhalte: Ungeschulte Anwender erstellen Seiten und Listen nach ihrem eigenem Stil, was die Orientierung erschwert.
Informationsverlust durch fehlende Ablagestrategien: Durch den Wildwuchs werden wichtige Inhalte nicht mehr auffindbar oder verschwinden ganz.
Doppelte oder veraltete Dokumente: Wenn Dateien mehrfach abgespeichert oder nicht aktualisiert werden, entstehen Missverständnisse und Folgefehler.
Zeitverlust durch langes Suchen nach Informationen: Ohne Schulung in die Nutzung von Metadaten und die Suchlogik von SharePoint dauern Recherchen unnötig lange.
Fehlende Zugriffs- und Berechtigungssteuerung: Alle Nutzer können alles sehen und bearbeiten. Das führt zu Datenschutzproblemen und unautorisierten Änderungen.
Unklare Verantwortlichkeiten: Es ist nicht klar ersichtlich, wer für welche Inhalte und Aufgaben zuständig ist.
Sicherheitsrisiken durch falsche Freigaben: Externe Personen erhalten versehentlich Zugriff auf sensible Inhalte.
Ineffiziente Zusammenarbeit: Dokumente werden immer noch per E-Mail versendet, Änderungen sind nicht nachvollziehbar.
Hoher E-Mail-Aufwand: Ungeschulte SharePoint-Anwender nutzen mehr E-Mails. Die vielen Rückfragen, Dateiversendungen und Abstimmungen erzeugen dann lange Mailverläufe.
Keine Nutzung von Workflows und Automatisierung: Ohne Anwender-knowhow laufen alle Prozesse rein manuell, sind fehleranfälliger und dauern länger.
Fehlende Nutzung von Projektmanagement-Funktionen: Die Projekte werden in SharePoint unkoordiniert geführt, dadurch gehen regelmäßig Aufgaben unter.
Keine Nutzung mobiler Funktionen: Ungeschulte Mitarbeitende haben Probleme, von unterwegs oder im Home-Office aus gezielt auf Inhalte zuzugreifen.
Geringe Akzeptanz bei Mitarbeitenden: Ohne Schulung wird SharePoint als sehr kompliziert empfunden und daher nur sehr ungern genutzt.
Hoher Schulungsaufwand im Nachhinein: Die vielen Anfängerfehler rächen sich und müssen später korrigiert werden, was viel Zeit und Geld kostet.

Strukturierte Seiten und klare Ablagelogik: Geschulte Mitarbeitende kennen die Website-Logik von SharePoint, wissen wo Inhalte hingehören und finden gesuchte Informationen schneller wieder.
Zentrales Dokumentenmanagement mit Versionierung: Es gibt nur eine aktuelle Datei, die in andere Speicherordner verlinkt werden kann. Ältere Versionen werden in der Datei versioniert gespeichert.
Gezielte Freigaben und Rollenverteilung: Nur berechtigte Personen erhalten den jeweiligen Zugriff, so bleiben sensible Daten geschützt.
Sichere Datenfreigabe nach Unternehmensrichtlinien: Die Dateifreigaben erfolgen bewusst, nachvollziehbar und Compliance-konform.
Verwendung von Vorlagen und Designrichtlinien: Geschulte Mitarbeiter verwenden und erstellen SharePoint-Vorlagen im Corporate Design der eigenen Firma. Die Inhalte werden dadurch einheitlicher und leichter verständlich.
Zentrale Wissensdatenbank mit Suchfunktion: Das interne Wissen und Know-how des Unternehmens wird dauerhaft gesichert und ist für alle Berechtigten zugänglich.
Gemeinsames Arbeiten in Echtzeit: Alle arbeiten gleichzeitig an denselben Dokumenten – konfliktfrei, mit Kommentaren und Änderungsverlauf.
Kommunikation direkt in SharePoint: Aufgaben, Freigaben und Hinweise laufen direkt über die SharePoint-Plattform – das entlastet das E-Mail-Postfach.
Automatisierte Abläufe für Genehmigungen und Aufgaben: Wiederkehrende Prozesse werden teilautomatisiert und laufen dadurch effizienter und zuverlässiger.
Strukturierte Projektbereiche mit Aufgabenlisten und Kalendern: Alle Beteiligten behalten den Überblick.
Transparente Rollen und Zuständigkeiten: Aufgaben sind klar verteilt, Fortschritte nachvollziehbar.
Effiziente Suche mit Filtern und Schlagworten: Informationen sind in Sekunden auffindbar.
Mobiler Zugriff über App und Browser: Orts- und geräteunabhängiger Zugriff auf alle SharePoint-Inhalte.
Hohe Nutzerzufriedenheit durch Lehrgänge: Geschulte Mitarbeitende verstehen den Nutzen von SharePoint und setzen es im Alltag häufiger und lieber ein.
Frühzeitige Schulung spart Ressourcen: Damit die Mitarbeitenden von Beginn an effizient und sicher mit SharePoint arbeiten.

→Warum wird die Arbeit durch eine SharePoint-Schulung produktiver?

Weil dann Informationen, Dokumente und Aufgaben zentral und strukturiert abgelegt werden. Geschulte Mitarbeitende müssen nicht mehr lange suchen, sondern finden alles an einem Ort – in der richtigen Version und mit klaren Zugriffsrechten. Das spart Zeit, vermeidet Doppelarbeit und Fehler und sorgt für mehr Fokus im Arbeitsalltag.

→Wie verbessert SharePoint die Zusammenarbeit?

Indem Projektteams gemeinsam an Dokumenten arbeiten können – gleichzeitig und ohne Versionschaos. Ergänzende Kommentare, Aufgabenlisten, Kalender und Projektbereiche fördern dabei den Austausch und erleichtern die Abstimmungen. Jeder sieht, was zu tun ist, wie der aktuelle Stand ist und wer woran arbeitet. Und das fördert nicht nur die Effizienz, sondern auch den Teamgeist.

→Wie kann eine SharePoint-Anwenderschulung das Kommunikationschaos reduzieren?

Indem dann viele Abstimmungen, Dateiversendungen und Rückfragen nicht mehr per E-Mail erfolgen müssen. Statt immer neuen E-Mail-Anhängen und langen Mailverläufen gibt es dann einen gemeinsamen Speicherort mit klaren Strukturen. Alle Freigaben, Benachrichtigungen und Workflows laufen dann direkt über SharePoint – das entlastet das Postfach und sorgt für deutlich mehr Übersicht und Effizienz.

SharePoint-Anwenderschulungen von Büro-Kaizen®: Preisgekrönte Büroeffizienz!

Die praxisorientierten Beratungs- und Schulungskonzepte der Büro-Kaizen® GmbH wurden bereits mit über 100 Awards ausgezeichnet (unter anderem dem Brand eins Award für Unternehmensberatungen, DeutscherIdeenpreis, Best Practice Award, Internationaler Deutscher Trainingspreis, International Best Service Award, BestPersAward, Top-Consultant für den Mittelstand, Ludwig-Erhard-Preis-Wettbewerb u.v.a.m.).

Büro-Kaizen® ist Deutschlands führendes Beratungsunternehmen für Büroeffizienz. Wir beraten Organisationen und Unternehmen in allen Größen und Branchen.
Unsere Philosophie lautet „Simplify Your Business“ und „keep IT simple“. Dementsprechend konzentrieren sich unsere Lösungen immer auf den Kernbereich der jeweiligen Aufgabe und sind zugleich auch immer einfach in der Praxis anwendbar.
Unsere Publikationen zur Bürooptimierung, Büroeffizienz und den Microsoft 365-Anwendungen zählen regelmäßig zu den Bestsellern der Sachbuchlisten. Auch in der Presse und im TV wird regelmäßig über unsere Projekte und Erfolge berichtet.
Auf Basis dieser Expertise und Erfahrung führen unsere Beratungen und Mitarbeiterschulungen im Schnitt zu 20 % mehr Effizienz, 30 % kürzeren Durchlaufzeiten und 50 % weniger Suchzeiten – ein erheblicher Mehrwert, der zugleich auch die individuelle Arbeitsbelastung der Beschäftigten deutlich reduziert.
Neben unseren Anwenderschulungen zu Microsoft SharePoint bieten wir weitere Fortbildungsseminare rund um die vielseitigen Microsoft 365-Tools an, beispielsweise Kurse zu Teams, OneNote, Outlook, Copilot und Loop – bei Bedarf auch inklusive einer fundierten Beratung zur richtigen Implementierung von Microsoft 365 und der digitalen Transformation in Ihrer Organisation!

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Informationen für Unternehmer (Beratung bei Büro-Kaizen)

4. Die Weiterbildungsinhalte unserer SharePoint Schulungen für Anwender

Die Schulungsinhalte unserer praxisnahen SharePoint Anwenderkurse bauen inhaltlich und strategisch aufeinander auf – vom Einstieg bis zur fortgeschrittenen Anwendung. So werden die Teilnehmenden systematisch in die Nutzung der SharePoint-Anwendung eingeführt, um die Plattform dann künftig sicher, souverän und effizient in ihrem eigenen Berufsalltag einsetzen zu können. Dies beinhaltet in der Regel folgende Schulungsinhalte – bei Inhouse-Seminaren werden die Schulungsinhalte vorab mit dem anfragenden Unternehmen abgestimmt und feinjustiert:

Themen der SharePoint-Schulungen:	Die konkreten Schulungsinhalte:
Grundlagen und Orientierung:	Was ist Microsoft SharePoint? Einsatzbereiche und Vorteile Aufbau und Struktur der SharePoint-Websites Benutzeroberfläche und Navigation Unterschied zwischen Teamwebsites, Kommunikationswebsites und persönlichen Bereichen Erklärung und Einführung in das SharePoint-Intranet Nutzen: Die Schulungsteilnehmer verstehen die Grundidee von SharePoint und können sich sicher in der Plattform bewegen.
Arbeiten mit Dokumenten und Inhalten:	Hochladen, Bearbeiten und Teilen von Dokumenten Versionierung und Freigabeprozesse Metadaten, Tags und Suchfunktionen Erstellung und Pflege von Seiten und Listen Nutzung von Vorlagen und Inhaltsstrukturen Aufbau einer unternehmensweiten Wissensdatenbank Nutzen: Die Seminarteilnehmer können Inhalte in SharePoint strukturiert verwalten, gemeinsam bearbeiten und gezielt wiederfinden, um SharePoint als effizientes Dokumentenmanagementsystem und Wissensplattform nutzen zu können.
Zusammenarbeit und Kommunikation:	Aufgabenlisten, Kalender und Projektbereiche Gemeinsames Arbeiten in Echtzeit Nutzung von Kommentarfunktionen und Benachrichtigungen Integration mit Microsoft Teams und Outlook Best Practices für die teamübergreifende Zusammenarbeit Nutzen: Die Schulungsteilnehmer lernen, SharePoint für die digitale Zusammenarbeit und einen reduzierten Kommunikationsaufwand ohne E-Mail-Chaos zu nutzen.
Automatisierung und Power User-Kompetenzen:	Rollen und Berechtigungen gezielt steuern Erstellen und Verwalten benutzerdefinierter Listen und Formulare Einführung in Workflows und die Automatisierung häufiger Geschäftsprozesse Nutzung von Power Automate in Verbindung mit SharePoint Best Practice Tipps für Power User Nutzen: Die Kursteilnehmer lernen, Prozesse in SharePoint zu optimieren, zu automatisieren und Inhalte gezielt zu verwalten.
Ergebnis der Anwenderschulung:	Unser praxisorientiertes Schulungskonzept sorgt dafür, dass die Seminarteilnehmer nicht nur die technischen Funktionen von SharePoint lernen, sondern diese auch nachhaltig sinnvoll in ihren eigenen Arbeitsalltag integrieren können. Die Anwenderschulung befähigt die einzelnen Mitarbeitenden somit dazu, Informationen effizienter zu organisieren, die digitale Zusammenarbeit zu verbessern und Projekte strukturierter zu steuern. Das spart wertvolle Arbeitszeit und erhöht die Produktivität!

5. Unsere Schulungsformate zu Microsoft SharePoint: Überblick über unsere Weiterbildungsangebote

Individuelle Inhouse-Seminare: Maßgeschneiderte SharePoint Schulungen, die direkt in Ihrem Unternehmen stattfinden und sich gezielt an Ihren Prozessen und Bedürfnissen orientieren. Die Inhalte der Seminare stimmen unsere Schulungsexperten und Expertinnen vorab mit Ihnen ab, sodass der Lehrgang optimal auf Ihre Ziele und Anforderungen zugeschnitten ist. Das gewährleistet eine nachhaltige und effektive Nutzung von Microsoft SharePoint passgenau für Ihre Organisation.
Persönliche Nachbetreuung und Support: Je nach Kursformat bieten wir neben praxisorientierten Trainings und Strategie-Workshops auch eine umfassende Nachbetreuung aller Teilnehmenden an. Dazu zählen individuelle Coachings, FAQ-Runden sowie persönliche Beratungssprechstunden, um einen nachhaltigen Lernerfolg sowie die sichere Anwendung von SharePoint in Ihrem Unternehmensalltag sicherzustellen.
Präsenz-Weiterbildungen an ausgewählten Standorten: Unsere Präsenzseminare finden regelmäßig in erstklassigen und gut erreichbaren Locations in wechselnden, interessanten Städten statt. Im Fokus der praxisnahen Anwenderschulungen stehen die persönliche Betreuung und der direkte Austausch mit unseren erfahrenen SharePoint-Experten. Unsere Blended-Learning-Konzepte verbinden dabei digitale Lerninhalte und direkte Interaktion zu einem maximalen Lernerfolg.
Live-Online-Seminare: Interaktive Online-Weiterbildungen mit erfahrenen Dozenten und Dozentinnen, die gezielt auf Ihre Fragen und Herausforderungen eingehen – flexibel, ortsunabhängig und direkt umsetzbar. Unsere praxisorientierten Online-Kurse zu SharePoint und den weiteren Microsoft 365-Tools ermöglichen es Ihnen, Ihr Anwendungswissen effizient vom Büro oder Home-Office aus auszubauen.
E-Learning-Plattform „Büro-Kaizen Akademie“: Selbstlern-Lehrgänge mit anschaulichen Videotrainings und kompakten Lerneinheiten, auf die jederzeit und von überall aus zugegriffen werden kann. Durch die kurzen Module von 5 bis 10 Minuten Dauer können Sie Ihre Lerngeschwindigkeit flexibel steuern – und das nicht nur zu SharePoint, sondern auch zu weiteren Office-Anwendungen wie Outlook, Teams, OneNote und Planner.

Praxisorientierte Fortbildungen: All unsere SharePoint Anwenderschulungen, Seminare und Kurse sind auf reale Anforderungen in Unternehmen und Organisationen zugeschnitten und liefern Ihnen direkt einsetzbare Lösungen und Vorgehensweisen, um Microsoft SharePoint sofort effizient und produktiv im gesamten Unternehmen einsetzen zu können.

Weiterbildungsangebote rund um das Thema SharePoint-Schulung bei Büro-Kaizen.

→ Zu unserem Inhouse-Schulungsangebot
→ Zu unseren Online-Seminaren
→ Zu unserem Beratungsangebot
→ Zu unserer E-Learning-Plattform
→ Zu unserem Vertriebsteam (Kontakt)

Zielgruppe:

Unsere SharePoint-Schulungen richten sich an Unternehmen, Organisationen und Endnutzer, die sich in Microsoft SharePoint weiterbilden möchten.

Voraussetzungen:

Grundlegende Kenntnisse in der Bedienung eines PCs. Wir empfehlen außerdem ein eigenes Windows-Notebook mit installiertem Microsoft 365 und entweder Microsoft Edge oder Google Chrome als Internetbrowser. Bei Bedarf können entsprechende Endgeräte zur Verfügung gestellt werden. Die Teilnahme an einem Online-Seminar erfordert zudem auch eine stabile Internetverbindung.

6. Kostenlose Schulungsmaterialien zu Microsoft SharePoint: Anleitungen, eBooks & Video-Tutorials!

Auf www.buero-kaizen.de/themenseite-microsoft-365/ sowie in unserem YouTube-Kanal haben wir Ihnen viele kostenlose Anleitungen und Tipps rund um Microsoft SharePoint und die anderen Microsoft 365- und Office 365-Tools zusammengestellt. Damit können Sie sich selbst in den wichtigsten Funktionen von SharePoint weiterbilden sowie Probleme eigenständig lösen. Bei Fragen helfen wir Ihnen gerne persönlich weiter!

→ Microsoft 365 SharePoint: Was ist das, was kann es und wie funktioniert es? (Erklärung & Anleitung).
→ Kostenloses Büro-Kaizen eBook: „Microsoft 365 effizient nutzen – Die wichtigsten Grundsatzentscheidungen“ (gratis Download).
→ Unsere Schulungsvideos auf YouTube: Unsere kostenlosen Video-Anleitungen rund um die Microsoft 365-Apps (mit über 100.000 Abonnenten).

SharePoint: Effiziente Dateiablage im Team (Tutorial)

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(Dauer: 08:00 Minuten)

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