Hand aufs Herz: Wann haben Sie zuletzt Ihre digitalen Daten gesichert? In vielen Unternehmen werden Daten vielleicht archiviert, doch die Datensicherung wird oft vernachlässigt – vielfach gibt es nicht einmal ein Sicherungskonzept. Viele denken: „Wird schon nichts passieren.“ Denn sie haben ja nicht die billigsten Schleudern genommen, sondern in eine vernünftige Computerausstattung investiert.
Warum Datensicherung ein Muss ist
Doch eine gute Ausstattung mit modernen Computern allein schützt Sie nicht vor Datenverlusten. Auch eine aktuelle Firewall, Virensoftware und gute Passwörter nützen Ihnen gar nichts, wenn der Computer plötzlich ausfällt.
Je komplexer ein System ist, desto anfälliger ist es. Und ein Computer-Crash kann oft bedeuten, dass die Daten auf dem Rechner nicht mehr oder nur noch teilweise zu retten sind. Wir alle haben solche Horrorgeschichten schon einmal gehört.
Aus diesem Grund ist eine tägliche – in manchen Unternehmen sogar eine noch häufigere – Datensicherung unabdingbar. Sie sollten auf keinen Fall daran sparen.
Doch wie sollten Sie dabei vorgehen?
Grundlage jeder Datensicherung ist ein aufgeräumter Computer
Eine sinnvolle Datensicherung beginnt bei einem aufgeräumten Computer. Denn was nützt eine Datensicherung von Daten, durch die niemand einen Durchblick hat? Von denen womöglich die Hälfte überflüssig ist?
Räumen Sie daher zunächst sämtliche Computer im Unternehmen gründlich auf. Tipps dazu gebe ich Ihnen in meinem kostenlosen E-Book „eKaizen. Ihr Weg zum „für immer aufgeräumten“ Computer“.
Erstellen Sie eine sinnvolle Ablagestruktur
Um es allen zu vereinfachen, sich auch einmal im Krankheitsfall oder zu Urlaubszeiten an anderen Rechnern zurechtzufinden, sollten Sie für alle eine sinnvolle Ablagestruktur erstellen. Geben Sie vor, auf welchen Festplatten welche Dateien liegen sollen. Geben Sie eine detaillierte Ablagestruktur vor, die auch sämtliche Aufbewahrungsfristen beachtet.
Wie Sie diese Struktur erstellen können, erkläre ich Ihnen in meinem Artikel „Nie wieder suchen? Mit der Mindmap in nur 6 Schritten zur perfekten Datei-Ablagestruktur!“
Erstellen Sie Regeln für die Datensicherung
Legen Sie fest, wo Ihre Daten gesichert werden. Nutzen Sie eigene Server dafür, externe Festplatten oder entscheiden Sie sich für eine Cloudlösung? Bedenken Sie dabei auch Notfälle wie einen Einbruch, Brand oder Wasserschaden. Fachleute raten deshalb zu einer doppelten Sicherung. So sind Daten auf einer externen Festplatte, die bspw. bei einem Brand zerstört wird, auf einem externen Server oder in der Cloud noch immer vorhanden.
Entscheiden Sie auch wie häufig die Daten gesichert werden sollen. Genügt es, sie einmal am Tag zu sichern oder sollten sie stündlich oder ständig gesichert werden? Einen selteneren Rhythmus als einmal pro Tag sollten Sie keinesfalls wählen.
Wählen Sie die externe Sicherung klug
Daten auf externen Servern oder in der Cloud zu sichern, ist nicht nur mit Kosten, sondern auch mit Risiken verbunden. Seien Sie bei der externen Datensicherung daher sehr wählerisch. Zu häufig wurde schon über Sicherheitslücken berichtet, aufgrund derer sämtliche Nutzerdaten plötzlich frei im Internet verfügbar waren. Nutzen Sie ausschließlich renommierte Unternehmen mit einem sehr überzeugenden und transparenten Sicherheitskonzept und herausragendem Kommunikationsverhalten.
Nutzen Sie außerdem ausschließlich Server und Clouds, die den deutschen bzw. europäischen Datenschutzregeln der DSGVO entsprechen.
Sensibilisieren Sie Ihre Mitarbeiter für die Datensicherung
Sie haben eine doppelte Datensicherung, die stündlich durchgeführt wird und sich an ganz unterschiedlichen Orten befindet? Sind Sie gegen alle Eventualitäten abgesichert? Wirklich?
Dann prüfen Sie doch einmal, wann Ihre Mitarbeiter zuletzt einen USB-Stick von zu Hause mitgebracht haben, um irgendetwas mit dem Farbdrucker der Firma ausdrucken zu können. Oder ob sie ihre privaten Smartphones für einen Fotodownload an den Betriebsrechner anschließen. Oder wann sie mit ihren dienstlichen Notebooks zuletzt in einem öffentlichen WLAN-Netz am Flughafen oder im Zug unterwegs waren.
Das perfekteste Datensicherungskonzept nützt Ihnen gar nichts, wenn Ihre Mitarbeiter die Sicherheit der Daten nicht ernst nehmen. Jedes gute IT-Sicherheitskonzept sollte daher eine Sensibilisierung der Mitarbeiter hierfür und ganz klare Regeln für den Umgang mit Speichermedien und Computern jeder Art beinhalten. Ähnlich klar muss der Zugriff auf die Rechner geregelt werden: Nur Betriebsangehörige dürfen die Daten einsehen und kopieren.
Datensicherung ist Existenzsicherung
Gehen die Daten verloren, ist ein Unternehmen heutzutage nicht mehr handlungsfähig. Es ist praktisch nicht mehr existent. Wer ein vernünftiges Konzept zur Datensicherung hat, sichert also auch die Existenz des Unternehmens und die Zukunft der Angestellten. Hier ist kein Platz für Sparsamkeit, für Fehler oder Nachlässigkeit. Stellen Sie noch heute Ihr Datensicherungskonzept zusammen!
