Haben Sie sich schon einmal überlegt was Sie tun, wenn von heute auf morgen plötzlich all Ihre Daten unwiederbringlich weg sind? Nein? Dann sollten Sie diesen Artikel unbedingt lesen, denn die Datensicherung ist zugleich auch Ihre Existenzsicherung!
In vielen Unternehmen werden Daten, wenn überhaupt, lediglich archiviert und eine Sicherung der Daten sehr oft vernachlässigt. Vielfach gibt es noch nicht einmal ein Sicherungskonzept. Viele denken: „Es wird schon nichts passieren! Wir haben doch in eine gute und teure Computerausstattung investiert!“ Doch der Schein trügt!
Inhaltsverzeichnis
Grundlagen
Bevor Sie diesen Artikel bis zum Ende durcharbeiten, wollen wir Ihnen noch ein paar Grundlagen vermitteln.
Datensicherung Definition
Man spricht von einer Datensicherung (Englisch: Backup) wenn man Daten auf ein externes Speichermedium kopiert. So können die Daten nach einem Computer Crash schnellstmöglich wiederhergestellt werden.
Warum Datensicherung ein Muss ist
Viele gehen davon aus, dass ihre Daten auf einem modernen Computer sicher gespeichert sind. Doch da müssen wir Sie enttäuschen! Eine gute Ausstattung und ein moderner Computer allein reichen nicht aus, um Daten sicher zu speichern. Auch eine aktuelle Firewall, Virensoftware und gute Passwörter nützen Ihnen gar nichts, wenn der Computer plötzlich ausfällt.
Je komplexer ein System ist, desto anfälliger ist es auch einmal auszufallen. Die Ursachen dafür können vielfältig sein wie z.B. defekte Hardware, Überschwemmungen, Brände oder Cyberangriffe. Ein sogenannter Computer-Crash kann oftmals bedeuten, dass die Daten auf dem Rechner nicht mehr oder nur noch teilweise zu retten sind. Aus diesem Grund ist eine tägliche – in manchen Unternehmen sogar eine noch häufigere – Datensicherung unabdingbar. Doch wie sollten Sie dabei vorgehen? Lesen Sie dazu weiter in unserem nächsten Abschnitt!
Zwei Arten von Datensicherungen
Prinzipiell gibt es zwei Arten von Datensicherungen. Zum einen das File Backup und zum anderen das Image. Sehen Sie sich unsere Vergleichstabelle an und erfahren Sie worin sich die beiden Sicherungsarten unterscheiden.
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File Backup (Dateisicherung) |
Image (Abbilddatei) |
| Beim File Backup sichern Sie lediglich einzelne Dateien wie z.B. Ihre soeben erstellte PowerPoint Präsentation. | Bei einem Image wird ein komplettes Abbild Ihres Computers erstellt. Es beinhaltet das Betriebssystem mit allen Einstellungen und auch sämtliche installierten Programme. Fällt ein Computer oder Server aus, wird über ein Image der Zustand zum Zeitpunkt des Backups wiederhergestellt. |
Was kann ich direkt zur Datensicherung beitragen?
Grundlage jeder Datensicherung ist ein aufgeräumter Computer
Eine sinnvolle und vor allem saubere Datensicherung beginnt bei einem aufgeräumten Computer. Denn was nützt eine Datensicherung von Daten, durch die niemand einen Durchblick hat? Von denen womöglich die Hälfte überflüssig ist? Räumen Sie daher zunächst sämtliche Computer im Unternehmen gründlich auf. Tipps dazu geben wir Ihnen in unserem kostenlosen E-Book „eKaizen. Ihr Weg zum „für immer aufgeräumten“ Computer“.
Tipps für die Datensicherung in einem Team
Bei der Datensicherung ist es wichtig, dass Sie nicht nur an sich arbeiten, sondern auch über den Tellerrand schauen und sich auch Gedanken bzgl. der Datensicherung in Ihrem Team machen. Lesen Sie die beiden nächsten Abschnitte, um unsere Empfehlungen für Ihr Team im Detail kennenzulernen.
Sinnvolle Ablagestruktur für mehr Durchblick
Um es allen zu vereinfachen, sich auch einmal im Krankheitsfall oder zu Urlaubszeiten an anderen Arbeitsplätzen und Computern zurechtzufinden, sollten Sie für alle eine sinnvolle Ablagestruktur erstellen. Geben Sie vor, auf welchen Festplatten welche Dateien liegen sollen. Geben Sie eine detaillierte Ablagestruktur vor, die auch sämtliche Aufbewahrungsfristen beachtet. Wie Sie diese Struktur erstellen können, erklären wir Ihnen in unserem Artikel „Mind-Map – Neue Einsatzmöglichkeiten und 3 Tipps | Büro-Kaizen (buero-kaizen.de)
Erstellen Sie Regeln für die Datensicherung
Legen Sie fest, wo Ihre Daten gesichert werden. Nutzen Sie eigene Server dafür, externe Festplatten oder entscheiden Sie sich für eine Cloudlösung? Bedenken Sie dabei auch Notfälle wie einen Einbruch, Brand oder Wasserschaden. Fachleute raten deshalb zu einer doppelten Datensicherung. So sind Daten auf einer externen Festplatte, die bspw. bei einem Brand zerstört wird, auf einem externen Server oder in der Cloud noch immer vorhanden.
Entscheiden Sie auch wie häufig die Daten gesichert werden sollen. Genügt es, sie einmal am Tag zu sichern oder sollten sie stündlich oder ständig gesichert werden? Einen selteneren Rhythmus als einmal pro Tag sollten Sie keinesfalls wählen.
Tipps für Führungskräfte
Neben Mitarbeitern in einem Team haben auch Führungskräfte beim Thema Datensicherung eine wichtige Rolle. Lesen Sie die beiden nächsten Abschnitte für unsere Empfehlungen an Führungskräfte.
Externe Datensicherung klug auswählen
Daten auf externen Servern oder in der Cloud zu sichern, ist nicht nur mit Kosten, sondern auch nicht selten mit Risiken verbunden. Seien Sie bei der externen Datensicherung daher sehr wählerisch. Zu häufig wurde schon über Sicherheitslücken berichtet, aufgrund derer sämtliche Nutzerdaten plötzlich frei im Internet verfügbar waren. Nutzen Sie ausschließlich renommierte Unternehmen mit einem sehr überzeugenden und transparenten Sicherheitskonzept und herausragendem Kommunikationsverhalten. Nutzen Sie außerdem ausschließlich Server und Clouds, die den deutschen bzw. europäischen Datenschutzregeln der DSGVO entsprechen.
Sensibilisieren Sie Ihre Mitarbeiter für die Datensicherung
Sie haben eine doppelte Datensicherung, die stündlich durchgeführt wird und sich an ganz unterschiedlichen Orten befindet? Sind Sie gegen alle Eventualitäten abgesichert? Wirklich?
Dann prüfen Sie doch einmal, wann Ihre Mitarbeiter zuletzt einen USB-Stick von zu Hause mitgebracht haben, um irgendetwas mit dem Farbdrucker der Firma ausdrucken zu können. Oder ob sie ihre privaten Smartphones für einen Fotodownload an den Betriebsrechner anschließen. Oder wann sie mit ihren dienstlichen Notebooks zuletzt in einem öffentlichen WLAN-Netz am Flughafen oder im Zug unterwegs waren. Das beste Datensicherungskonzept nützt Ihnen gar nichts, wenn Ihre Mitarbeiter die Sicherheit der Daten nicht ernst nehmen.
Erstellen Sie noch heute ihr Datensicherungskonzept – denn Datensicherung ist Existenzsicherung
Gehen die Daten verloren, ist ein Unternehmen heutzutage nicht mehr wirklich handlungsfähig und somit praktisch nicht mehr existent. Wer ein vernünftiges Konzept zur Datensicherung hat, sichert also neben den Daten auch die Existenz des Unternehmens und die Zukunft der Angestellten. Hier ist kein Platz für Sparsamkeit, für Fehler oder Nachlässigkeit! Stellen Sie noch heute Ihr Datensicherungskonzept zusammen!
