Microsoft Dynamics 365 einfach erklärt: Überblick über die Module, Kosten, Funktionen & Business Central (günstigere Komplettlösung)

Microsoft Dynamics 365 ist das modulare ERP- und CRM-System von Microsoft, das sämtliche Geschäftsprozesse in einer zentralen Plattform bündelt. In diesem Büro-Kaizen® Beitrag erhalten Sie einen vollständigen Überblick über die verschiedenen Module, Funktionen und aktuellen Preise. Der konkrete Nutzen wird dabei anhand von Praxisbeispielen aus dem Unternehmensalltag erklärt. Ein kompakter Vergleich des wesentlich kostengünstigeren Komplettpakets Business Central für KMU mit dem Funktionsumfang der Einzelmodule (auf Enterprise-Niveau) hilft Ihnen zudem bei der Auswahl der für Ihr Unternehmen passenden Dynamics 365-Bausteine.

1. Was ist Microsoft Dynamics 365? Kurz und einfach erklärt

Ein Unternehmen besteht typischerweise aus vielen verschiedenen Abteilungen, zum Beispiel Marketing, Vertrieb, Buchhaltung, Kundenservice, Einkauf, Lagerhaltung, Produktion und Personalwesen. Jede Abteilung arbeitet dabei überwiegend mit ihren eigenen Daten, wie zum Beispiel Kundendaten, Rechnungen, Bestellungen, Lagerbestände etc. Diese Informationen liegen häufig verstreut in verschiedenen Programmen oder Excel-Tabellen vor. Diese Datensilos erschweren jedoch, sich den Überblick zu verschaffen und effizient zusammenzuarbeiten. Microsoft Dynamics 365 setzt genau hier an und bringt diese verschiedenen Programme und Daten in einer zentralen Anwendung zusammen.

Die zentralen Vorteile von Microsoft Dynamics 365 auf einen Blick:

• 365° Überblick: Die bislang überwiegend separaten Geschäftsprozesse eines Unternehmens werden durch Microsoft Dynamics 365 miteinander vernetzt. Das ermöglicht eine digitale Abbildung, Automatisierung und Optimierung aller Geschäftsprozesse. Vom Vertrieb, Service und den Finanzen bis zum Supply Chain Management – und liefert damit einen 365°-Rundumblick auf alle Geschäftsprozesse.
• Eine gemeinsame Plattform: Mit Microsoft Dynamics 365 haben alle Abteilungen eine gemeinsame Plattform, anstatt jeweils verschiedene Programme zu nutzen. Dadurch können die Mitarbeitenden und Abteilungen besser zusammenarbeiten. Das spart Zeit und reduziert Fehler.
• Modularer Baukasten: Microsoft Dynamics 365 baut auf der früheren Softwarelinie „Microsoft Business Solutions” auf und vereint damit eine Reihe verschiedener Unternehmensanwendungen, die nun flexibel als Module bezogen werden können. Unternehmen können so gezielt nur die Bausteine ordern und nutzen, die sie auch konkret benötigen.
• Cloudbasiert: Microsoft Dynamics 365 ist eine Online-Anwendung. Das heißt, es muss keine Software heruntergeladen und auf jedem Rechner installiert werden. Die Unternehmensdaten verbleiben dabei in der sicheren Microsoft 365-Umgebung des Unternehmens – und sind dadurch dennoch jederzeit verfügbar. Auch vom Homeoffice aus oder mobil unterwegs.
• Automatisierung: Wiederkehrende Aufgaben lassen sich automatisieren. Zum Beispiel eingehende Kunden-E-Mails werden automatisch erfasst, der Lagerbestand geprüft und die Bestellung vorbereitet. Oder für eine automatisierte Erstellung von Berichten am Ende des Abrechnungszyklus. In der Fertigung kann damit zum Beispiel die Bestellung von Ersatzteilen automatisiert werden.
• KI-Unterstützung: Die KI-Unterstützung in Dynamics 365 liefert nicht nur detaillierte Analysen und Prognosen, damit die Anwender schneller und einfacher fundierte Entscheidungen treffen können. Sie ermöglicht auch operative Automatisierungen. So können z.B. Eingangsrechnungen und Belege KI-gestützt automatisch ausgelesen und verarbeitet werden. Die KI kann die Lagerhaltung unter Berücksichtigung der Lagerbestände, Lieferzeiten und Nachfrageprognosen optimieren. Im Vertrieb und Kundenservice unterstützt die KI die Servicemitarbeiter bei ihren Kundeninteraktionen, z.B. mit einer automatisierten Lead-Generierung und Qualifizierung oder schlägt auf Basis der Kundendaten und des Kundenverhaltens personalisierte Kampagnen und optimierte Angebote vor.
• Lieferkettengesetz: Microsoft Dynamics 365 kann nicht nur dafür genutzt werden, die eigene Lieferkette zu optimieren. Sondern auch, um das Lieferkettengesetz zu managen und sicherzustellen, dass alle gesetzlichen Vorgaben und Compliance-Anforderungen erfüllt werden. Also für das Überwachen der Zulieferer und das Nachverfolgen, woher die verwendeten Produkte und Komponenten kommen.

2. Zielgruppe & Praxisbeispiele: Wer nutzt Microsoft Dynamics 365? Und wie?

Der modular aufgebaute Dynamics 365-Baukasten richtet sich im Prinzip an Unternehmen aller Größen und Branchen. Von KMU und Start-ups bis global tätige Konzerne – vom Einzelhandel und produzierenden Gewerbe bis zum Dienstleistungssektor und Finanzwesen. Denn jedes Unternehmen kann sich jeweils flexibel nur die Dynamics 365-Module aussuchen, die es tatsächlich benötigt.

• Dafür werden einige Module zum Teil in unterschiedlichen Komplexitätsstufen angeboten. Wie zum Beispiel das CRM-Modul „Sales“, das es in einer Professional-, Enterprise- und Premium-Version gibt.
• Zudem bietet Microsoft auch die deutlich kostengünstigere All-in-One Lösung „Business Central“ für kleine und mittlere Unternehmen an. Diese vereint alle Basisfunktionen für das ERP, CRM, Lieferkettenmanagement und Personalwesen in einer einzigen Lizenz (siehe unsere Modul-, Funktions- und Kostenübersicht unten).

Praxisbeispiel für Microsoft Dynamics 365 im Unternehmensalltag:

Ein Kunde ruft im Servicecenter an, weil sich die bestellte Ware verspätet hat. Mit Microsoft Dynamics 365 sieht der Servicemitarbeitende nicht nur sofort die Bestellung im System, sondern auch den aktuellen Lagerbestand, die Lieferkette und die gesamte Kundenhistorie. So kann der Mitarbeitende direkt Auskunft geben, eine Lösung anbieten, zusätzlich auch gleich noch passende Ergänzungen und Erweiterungen vorschlagen und gleichzeitig die Informationen an die Logistik weiterleiten – alles aus einer einzigen Anwendung heraus.

Hintergrund: Was bedeuten die Abkürzungen ERP, CRM und RMS in Dynamics 365 konkret?

• ERP steht für „Enterprise Resource Planning“ und umfasst die Planung und Steuerung der zentralen Unternehmensressourcen Geld, Personal, Material und Zeit. Dies beinhaltet so verschiedene Prozesse zur Verwaltung der Unternehmensgeschäfte wie die Finanzplanung, den Einkauf, Inventarisierung oder Key Performance Indicators (Leistungskennzahlen) zum Messen des Unternehmenserfolgs und der Zielerreichung.
• CRM steht für „Customer Relationship Management“ und umfasst alle Maßnahmen, mit denen ein Unternehmen die Kundenbeziehungen aufbaut, Kundenbindungen stärkt und die Kundenzufriedenheit erhöht (Marketing, Vertrieb und Service).
• RMS steht für „Retail Management System“ und umfasst alle Bausteine zur Optimierung des Einzelhandelsgeschäfts und der Verknüpfung der stationären Geschäftsfilialen mit dem Internetverkauf und dem eigenen Onlineshop.

3. Übersicht: Was kann Microsoft Dynamics 365 alles? Und was kosten die Module?

Der vielseitige Microsoft Dynamics 365-Baukasten geht deutlich über klassische, spezialisierte CRM- und ERP-Systeme hinaus. Es umfasst eine Vielzahl spezialisierter Module, die so unterschiedliche Geschäftsbereiche wie Marketing, Personalwesen, Projektmanagement, Einkauf, Lagerhaltung und Logistik abdecken.

• Einzelmodule: Diese Module können einzeln bezogen und nach Bedarf beliebig kombiniert werden. Nur diese Einzelmodule enthalten jeweils den vollen, komplexen Funktionsumfang (Zielgruppe: Enterprise-Kunden, Konzerne, global tätige Großunternehmen).
• Komplettpakete „Business Central“: Alternativ bietet Microsoft für KMU auch zwei im Funktionsumfang etwas abgespeckte Komplettpakete an, die alle Basisfunktionen der wichtigsten Module enthalten. Dies sind die beiden Microsoft Dynamics 365-Lizenzen „Business Central Essentials“ sowie „Business Central Premium“ (mit einem deutlichen Preisnachlass von 70 bis 90 % im Vergleich zum Kauf der entsprechenden Einzelmodule).

→ Wichtig: Die beiden Dynamics 365-Komplettpakete Business Central decken nur die für KMU relevanten Kernfunktionen der jeweiligen Module ab. Die vollständigen Einzelmodule adressieren hingegen die wesentlich umfangreicheren und komplexeren Unternehmensanforderungen auf Enterprise-Niveau.
→ Beispiel: Dynamics 365 Business Central deckt im Bereich Finanzen alle Bereiche der klassischen Buchhaltung ab (Hauptbuchhaltung, Debitoren/Kreditoren, Anlagenbuchhaltung, Bankmanagement & Zahlungsverkehr sowie Basis-Reporting). Das Dynamics-Einzelmodul Finance ist darüberhinausgehend ein Enterprise-Finanzsystem einschließlich globaler Finanzkonsolidierung, Mehrwährungs- und Mehrmandantenfähigkeit, automatisierte Budgetierung, Cashflow-Prognosen etc.

Die aktuelle Modul-, Preis- und Lizenzübersicht für Microsoft Dynamics 365 (Stand 11/2025)

* Rabatte und Bundles: Über persönliche Enterprise Agreement-Vereinbarungen sowie offizielle CSP-Vertriebspartner von Microsoft können günstigere Preise für Dynamics 365 bezogen werden. Die aktuellen Microsoft-Preise finden Sie auf der offiziellen Webseite zu Microsoft Dynamics 365.

** Mandantenbasierte Module (z.B. Customer Insights) werden pro Mandant und nicht pro Benutzer abgerechnet.

Funktionsvergleich: Dynamics 365 Business Central Essentials vs. Premium vs. Vollmodule

4. Fazit & Empfehlung: Welche Dynamics 365 Module für welche Unternehmen

Dynamics 365 ist modular aufgebaut. Die Einzelmodule Sales, Customer Service und Field Service decken den CRM-Bereich ab. Die Module Finance, Supply Chain Management und Business Central den ERP-Bereich. Spezialisierte Module wie Marketing, HR oder Project Operations erweitern die Plattform. Für KMU ist Business Central meist der optimale Einstieg, was bei Bedarf um weitere Einzelmodule ergänzt werden kann.

• Business Central Essentials für KMU: Mit Basisfunktionen für die Standardprozesse in Finance, Sales, HR, Projekte und das einfache Supply Chain Management.
• Business Central Premium: Essentials-Funktionen mit erweiterten Funktionen mit Fertigung (Manufacturing) und/oder Servicegeschäft.
• Dynamics 365 Vollmodule: Enterprise Level Anwendungen mit deutlich größerem Funktionsumfang und KI-Features für komplexe Anforderungen und globaler Skalierbarkeit.
• Individuelle Kombinationen: Die Dynamics 365 Business Central Komplettpakete können jederzeit mit weiteren Vollmodulen ergänzt werden. Zum Beispiel mit Sales Professional und Customer Service Professional für mehr CRM-Funktionalitäten. Oder mit Sales Enterprise, Finance, Supply Chain Management, Customer Insights oder Commerce für größere Mittelständler.

Alternativen zu Microsoft Dynamics 365: Vergleich der Stärken & Schwächen

5. Downloads & Login: Dynamics 365 Handbücher, Anleitungen & Dokumentationen

Wenn Sie eine gültige Dynamics-Lizenz besitzen, können Sie sich auf → https://office.com anmelden und dann auf die entsprechende Kachel für die Dynamics 365-App klicken. Die frühere Webseite home.dynamics.com wurde nach office.com verschoben und ist nun nicht mehr aktiv. Microsoft bietet über seinen Support zudem auch einige Handbücher für das Einrichten, die Verwaltung und die Anwendung der Dynamics 365-Plattform an, die Sie über folgende Links erreichen bzw. herunterladen können.

→ Microsoft Learn: Arbeiten mit Dynamics 365 Business Central
→ Offizielle Dokumentation zu Microsoft Dynamics 365: Bereitstellen, anpassen, verwalten und verwenden
→ Microsoft Dynamics CRM-Implementierungshandbuch (PDF)
→ Verwaltungshandbuch für Dynamics 365 (PDF): Administratoren-Guide (Anleitung auf Deutsch)
→ Planungs-, Bereitstellungs- und Wartungshandbuch für Dynamics 365 (PDF)
→ Berichterstellungshandbuch für Microsoft Dynamics 365 (PDF)

6. Extra-Tipps: Die Copilot KI in Microsoft 365 und Dynamics 365 – mit Video-Tutorial!

Microsoft integriert seinen KI-Assistenten Copilot kontinuierlich immer tiefer in sein Microsoft 365-Ökosystem. Von Outlook, Word und PowerPoint bis Teams, Planner und Dynamics 365. Dabei kann das KI-System die Nutzer in Unternehmen bereits erheblich entlasten. Nicht nur für Recherchen, Zusammenfassungen und das Erstellen von hochwertigen Präsentationen. Sondern auch für komplexe Analysen, das Auswerten und Visualisieren von Excel-Tabellen, die Automatisierung in Dynamics 365 oder als KI-Chatbot zur Entlastung des Kundenservice. Was die Copilot-KI mittlerweile alles in Microsoft 365 kann, erfahren Sie in den folgenden Büro-Kaizen® Beiträgen.

→ Was die Copilot-KI in Microsoft 365 alles kann: Komplette Übersicht mit Praxisbeispielen & Anleitungen.
→ Unsere Themenseite zur Microsoft Copilot-KI: Alle Anleitungen zum KI-Assistenten in Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, den Copilot Studios, Copilot Vision, KI-Agenten etc.
→ Kostenloses Büro-Kaizen® Downloadcenter: Hier finden Sie viele weitere praxisnahe Checklisten und Vorlagen für mehr Effizienz im Büro zum kostenlosen Herunterladen.

Büro-Kaizen Video-Anleitung: Die Top 15 versteckten Outlook Funktionen, die man kennen muss!

(Dauer: 11:15 Minuten)

Inhalt des Videos

1. Einleitung 00:00
2. Personen mit „@“ markieren 00:27
3. Betreffzeile bearbeiten 01:07
4. Zeit sparen mit Textbausteinen 01:46
5. Mach Dir das Leben einfacher mit Suchordnern 02:35
6. Kontakt aus E-Mail erstellen 03:12
7. Schnelle Priorisierung dank bedingter Formatierung 04:15
8. E-Mails nicht mehr automatisch als gelesen markieren 05:06
9. Mit der Aufgabenliste im Posteingang alles im Blick 05:45
10. E-Mails mit QuickSteps in Aufgaben verwandeln 06:19
11. Kalenderwochen einstellen 07:00
12. Schnell zu gewünschtem Datum navigieren 07:30
13. Länge der Wochenansicht mit der ALT-Taste anpassen 07:58
14. Aufgabenliste im Kalender einblenden 08:38
15. Aufgaben per Drag & Drop in Termine umwandeln (Timeboxing) 09:05
16. Erweiterte Suche nutzen für deutlich bessere Suchergebnisse 09:41