Die SharePoint Server Abonnementedition: Das neue On-Premise-SharePoint zum Mieten statt Kaufen

Die klassische Kaufversion „SharePoint Server 2019“ läuft 2026 aus und wird auch nicht verlängert. Es gibt jedoch bereits einen On-Premise-Nachfolger des praktischen Kollaborations-Portals, den man nach wie vor lokal auf den eigenen Unternehmensservern installieren kann, ohne dafür die Microsoft Cloud nutzen zu müssen. In diesem Büro-Kaizen-Beitrag erfahren Sie alles über das End of Life des klassischen SharePoint Server 2019, über die neueste On-Premise-Abonnementedition, den Unterschied zu SharePoint Online und natürlich, wie SharePoint konkret funktioniert und was es kostet – inklusive Video-Tutorials!

1. Was ist Microsoft SharePoint? Funktionen & Einsatzbereiche

Das Kollaborationsportal Microsoft SharePoint wurde ursprünglich als Dokumentenmanagementsystem entwickelt, um Unternehmen dabei zu unterstützen, ihre Daten und Informationen zu verwalten, intern zu teilen und daran zusammenarbeiten zu können. Mittlerweile hat sich SharePoint jedoch zu einem deutlich vielseitigeren Werkzeug entwickelt, das zum Beispiel ein umfangreiches Erstellen und Verwalten von Intranets, Content-Management-Systemen, Kollaborationslösungen und weiteren Serviceleistungen ermöglicht.

1.1 Die wichtigsten Funktionen von Microsoft SharePoint

• Dateiablage (Dokumentenmanagement): Speichern, Organisieren und gemeinsames Bearbeiten von Dokumenten.
• Intranet-Erstellung: Benutzerdefinierte Intranets zur Verbesserung des Informationsflusses.
• Kollaboration: Teams können Projekte in Echtzeit gemeinsam bearbeiten.
• Content-Management: Verwaltung und Veröffentlichung von Inhalten, inkl. Genehmigungsworkflows.
• Sicherheit & Compliance: Zum Schutz sensibler Daten und Einhaltung der Compliance-Vorgaben.
• Flexibilität: Benutzerdefinierte Anpassungsfähigkeit.

1.2 Die häufigsten Einsatzgebiete von Microsoft SharePoint

• Dokumentenmanagementsystem: Zentrale Bereitstellung und Verwaltung aller elektronischen Dokumente.
• Unternehmenskommunikation: Informationsportal und unternehmensweite Kommunikation.
• Projektmanagement: Unterstützung bei der Organisation und Durchführung von Projekten.
• Wissensmanagement: Zentralisierung, Strukturierung und Transfer des Unternehmenswissens.
• Automatisierung: Automatisierung von Geschäftsprozessen und Workflows.

1.3 SharePoint Server (on premise) vs. SharePoint Online (Cloud): Unterschied & Vergleich

Der wichtigste Unterschied zwischen den beiden SharePoint-Versionen „Server“ und „Online“ ergibt sich bereits aus dem Namen.

• „SharePoint Online“ ist die Software-as-a-Service-Version, die per Abonnement gemietet wird und die auf den Servern in Microsofts Rechenzentren läuft (also in der Microsoft Cloud gehostet wird). Der Zugriff auf SharePoint Online erfolgt über das Internet. Updates und Verbesserungen werden automatisch eingespielt, so dass SharePoint Online stets sicher und auf dem neuesten Stand der Technik bleibt.
• SharePoint Server“ war dagegen bislang eine reine Lizenzsoftware, die die Kunden durch einmaligen Kauf erwerben und dann „on premise“ (lokal, vor Ort) in eigener Verantwortung auf den firmeneigenen oder angemieteten Servern installieren konnten (z.B. SharePoint Server 2019). Die Datenverarbeitung und -speicherung findet somit also nicht auf der Hardware des Software-Anbieters statt. Der Zugriff kann über ein firmeneigenes Intranet oder auch online über das Internet erfolgen. Updates müssen manuell eingespielt werden und der Support für die On-Premise-Version endete bislang nach festen Zeiträumen, so dass die Software dann ersetzt werden muss.

1.4 SharePoint Server 2019 ist tot → der On-Premise-Nachfolger heißt “Abonnementedition“

Der Support für SharePoint Server 2019 endet am 14. Juli 2026 (end of life). Und wie Microsoft bereits im Jahr 2021 angekündigt hat, wird es auch keine weitere Kauflizenzversion von SharePoint geben. Also kein SharePoint Server 2022 und auch kein SharePoint Server 2026. Eine On-Premise-Version von SharePoint, die Unternehmenskunden auf ihren eigenen Servern installieren und betreiben können, bietet Microsoft allerdings weiterhin an. Und zwar die neue „SharePoint Server Abonnementedition“ (auf Englisch: SharePoint Server Subscription Edition, SPSE). Diese neue SharePoint-Version kann nach wie vor lokal auf den eigenen Servern installiert werden, muss künftig aber per Abonnement gemietet werden und kann nicht mehr gekauft werden. Diese Neuerung soll Unternehmen zwei große Vorteile bieten:

1. Die SharePoint Server Abonnementedition wird trotz lokaler on premise Installation kontinuierlich automatisch mit neuen Features und Sicherheitsupdates versorgt, solange das Abonnement aktiv ist. So bleibt die Software immer auf dem neuesten Stand und muss weder manuell aktualisiert werden noch kann sie veralten und dadurch unsicher werden.
2. Dementsprechend endet der Support für die SharePoint Server Abonnementedition auch nicht mehr, wie bei den klassischen Versionen, nach einem festen Zeitraum, sondern läuft quasi open end ohne vorab feststehendes Lebensende. Für die SharePoint Server Subscription Edition (on premise) gibt es also kein „end of life“ mehr.

2. Die Preise im Vergleich: Was kosten die verschiedenen SharePoint Server-Versionen?

Die Kosten für die SharePoint-Server-Software variiert je nach Art der Organisation – so bekommen gemeinnützige Vereine und Bildungseinrichtungen günstigere Preise als öffentliche Organisationen oder privatwirtschaftliche Unternehmen. Außerdem führt Microsoft regelmäßige Preiserhöhungen durch, so werden zum Beispiel alle On-Premise-Server-Produkte (SharePoint Server, Exchange Server und Skype for Business Server) ab dem 1. Juli 2025 um 10 % teurer. Die jeweils aktuellen Preise erfahren Sie auf der offiziellen Microsoft-Website oder bei einem autorisierten Microsoft-Händler . Zur besseren Orientierung hier jedoch ein erster schneller Preisvergleich der verschiedenen SharePoint-Versionen für Unternehmen auf einen Blick (Stand: 05/2025, alle Preise zzgl. MwSt):

Gut zu wissen: Wo stehen eigentlich die Server für SharePoint Online? (Stand- und Speicherort)

Am 27. Februar 2025 hat Microsoft nach mehrjähriger Entwicklungsarbeit die dritte und letzte Ausbauphase seiner EU-Datengrenze abgeschlossen, der EU Data Boundary. Damit stehen den europäischen Kunden aus Wirtschaft und öffentlichem Sektor nun eine Cloud-Lösung zur Verfügung, bei der sämtliche Daten (Kundendaten, personenbezogene Daten und auch technische Support-Interaktionen) vollständig in der EU auf europäischen Servern verarbeitet und gespeichert werden (Datenresidenz und Transparenz). Mehr Informationen dazu finden Sie hier.

• Wo stehen die Microsoft Server, die Ihre Daten speichern?
• Den Microsoft 365 Speicherort ändern: Cloud, lokal oder hybrid

3. Wie funktioniert der SharePoint Server? Anleitungen, Tutorials & IT-Leitfäden

SharePoint Server und SharePoint Online wurden als das zentrale Dokumentenmanagementsystem für die Dateiablage und Dokumentenverwaltung innerhalb des Microsoft 365-Ökosystems entworfen. Darüber hinaus besitzt SharePoint aber auch noch weitere weitreichende Features, von der Intranet-Erstellung über Kollaborationsfunktionen bis zum Content-Management und der Automatisierung von Workflows. Die vielfältigen SharePoint-Funktionen haben wir Ihnen in folgenden Büro-Kaizen-Anleitungen erklärt.

• Microsoft SharePoint: Was das ist und wie es funktioniert.
• SharePoint-Tutorial: Das sind die wichtigsten Funktionen von Microsoft SharePoint.
• Dokumentenmanagement mit SharePoint: Wie man die DMS-Lösung in Microsoft 365 richtig verwendet.
• Unsere Microsoft 365-Themenseite: Alle Büro-Kaizen-Anleitungen zu SharePoint und den wichtigsten Microsoft 365-Apps auf einen Blick!

4. Wie man SharePoint, OneDrive & Teams richtig miteinander kombiniert!

Viele Nutzer sind oftmals unsicher, wo sie bestimmte Dateien und Dokumente während der Arbeit abspeichern sollen – in OneDrive, Teams oder in SharePoint? OneDrive basiert zwar auf der SharePoint-Technologie, dient dabei allerdings vor allem der persönlichen und mobilen Dateispeicherung in der sicheren Microsoft Cloud. Die Dokumente lassen sich in OneDrive zwar freigegeben und gemeinsam bearbeiten. Bei der Verwaltung aller Unternehmensdokumente stößt das System allerdings schnell an seine Grenzen. Für die interne Unternehmenskommunikation und Kollaboration hat sich wiederum Microsoft Teams als zentrale Plattform in Microsoft 365 etabliert – das als Dateiablage ebenfalls die SharePoint-Technologie nutzt und sich daher hervorragend mit SharePoint kombinieren lässt. Die SharePoint Serversoftware wurde hingegen für die zentrale Dokumentenverwaltung im gesamten Unternehmen optimiert, inklusive Versionsverlauf und individuellen Zugriffsrechten. Hier finden Sie alle wichtigen Informationen zu diesem Thema!

• Speicherorte in Microsoft 365 im Vergleich: Wo speichert man Dokumente am besten ab, in OneNote, OneDrive oder SharePoint?
• SharePoint in Teams einbinden: Gemeinsame Dateiablage durch Verknüpfung von Websites, Listen und Ordnern.
• Büro-Kaizen Download-Center: Viele weitere praxisnahe Checklisten und Vorlagen für ein effizienteres und produktiveres Büro zum kostenlosen Herunterladen!

Video Büro-Kaizen digital

(Dauer: 08:00 Minuten)

Inhalt des Videos: 

1.  Einleitung00:00
2.  Was ist SharePoint?00:23
3. SharePoint-Webseite anlegen01:21 
4. Ablagestruktur in SharePoint03:10 
5. Dateien erstellen und hochladen04:17 
6.  Zugriff über den Windows Explorer05:09
7.  Versionsverlauf nutzen06:11