SharePoint Berechtigungen verwalten: Was Sie wissen müssen und wie Sie sie ändern können

In Microsoft SharePoint können Sie zum Beispiel Die Koordination von Aufgaben und Projekten erledigen, Team-Websites oder Intranetportale erstellen, ein Dokumenten-Management inklusive Suchfunktion etablieren und eine Reihe weiterer Funktionen nutzen. Ein wichtiges Feature besteht darin, dass Sie anderen Personen den Zugriff auf die enthaltenen Daten gewähren oder eben nicht gestatten. Man spricht in dem Fall davon, dass Sie Berechtigungen vergeben.

Als Besitzer oder Administrator einer SharePoint-Liste oder -Bibliothek können Sie gezielt steuern, wer Zugriff erhält – und wem dieser entzogen wird. SharePoint basiert auf einer hierarchischen Struktur: Alle Elemente erben standardmäßig die Berechtigungen ihrer übergeordneten Ebene. Diese Vererbung lässt sich jedoch durchbrechen, um individuelle Zugriffsrechte zu vergeben. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie SharePoint Berechtigungen effizient verwalten.

1. SharePoint Berechtigungen für Bibliotheken und Listen anzeigen

Öffnen Sie hierfür die entsprechende Liste oder Bibliothek, deren Berechtigung Sie ändern wollen, und klicken Sie auf „Einstellungen“. Im nächsten Schritt wählen Sie dann → Listeneinstellungen oder → Bibliothekseinstellungen. In einigen Versionen wird der Punkt Einstellungen allerdings nicht angezeigt – dann müssen Sie über das jeweilige Register „Liste“ oder eben „Bibliothek“ gehen, um dann im Menüband auf → Listeneinstellungen bzw. → Bibliothekseinstellungen zu klicken. Danach klicken Sie entweder auf → Weitere Listeneinstellungen oder → Weitere Bibliothekseinstellungen.

Im nächsten Schritt wählen Sie – je nach gewähltem Element – unter „Berechtigungen und Verwaltung“ entweder → Berechtigungen für Liste oder → Berechtigungen für Dokumentbibliothek aus. Natürlich kann es wie bei den Umfragen auch bei Listen und Bibliotheken geschehen, dass Sie die gelbe Information sehen. Ist das der Fall, dann lesen Sie direkt weiter. Wird Ihnen die Meldung nicht angezeigt, dann springen Sie zum Kapitel „So unterbrechen Sie die SharePoint-Berechtigungen“.

2. Was tun, wenn die gelbe Meldung bei der Verwaltung von Berechtigungen in SharePoint erscheint?

Ob Sie also die SharePoint Berechtigungen für eine Bibliothek oder Liste verändern möchten: Wenn die Meldung erscheint, liegt stets dasselbe Problem zugrunde. Und das liegt oft darin begründet, dass nur ein einziges Element – oder ein paar wenige Elemente – innerhalb der Liste oder Bibliothek irgendwann für andere freigegeben worden ist. Mit einem Klick auf „Diese Elemente anzeigen“ in der Meldung öffnet sich ein Dialogfeld mit den Ausnahmen, in dem das betreffende Element bzw. die Elemente angezeigt werden. Als Besitzer des Elements genügt ein Klick auf „Berechtigungen verwalten“, damit Sie die Berechtigung dafür verändern können.

Möglich ist auch, dass Benutzer mit beschränktem Zugriff für diese Website vorhanden sind. Sollte also nur ein einziges Element für den User freigeschaltet sein, dann fehlt die Berechtigung, Änderungen in der gesamten Website vorzunehmen. Es besteht Zugriff lediglich auf das entsprechende Element. Mit „Benutzer anzeigen“ können Sie die User sehen, die Zugriff haben. Falls der Hinweis „Diese Bibliothek erbt Berechtigungen vom übergeordneten Element“ zutrifft, dann wurde die Vererbung für diese Liste oder Bibliothek ganz einfach noch nicht unterbrochen.

3. So unterbrechen Sie die SharePoint-Vererbung und weisen neue Berechtigungen zu

Ob Liste oder Bibliothek: Die Vorgehensweise, um die Berechtigungsvererbung in SharePoint zu unterbrechen, ist immer dieselbe. Und die Unterbrechung ist nötig, um später andere Berechtigungen zuzuweisen.

• Gehen Sie zunächst zu Ihrer Liste oder Bibliothek, öffnen Sie sie und klicken Sie sich wieder bis zur Seite „Berechtigungen“ durch.
• Dort wählen Sie den Button „Berechtigungsvererbung beenden“, um die Vererbung, die vom übergeordneten Element ausgeht, zu unterbinden.
• Ist dieser Schritt erledigt, dann können Sie nun eine eigene Berechtigung vergeben.
• Bleiben Sie in Ihrer Liste bzw. Bibliothek und gehen Sie auf den Button „Berechtigungen erteilen“.
• Im neuen Dialogfeld müssen Sie auf der linken Seite auf „Personen einladen“ gehen und rechts im Feld die Mailadressen oder Namen jener Personen eingeben, die ab sofort Zugriff erhalten sollen.
• Anschließend können Sie, wenn Sie mögen, eine persönliche Nachricht hinzufügen.
• Nun müssen Sie entscheiden, ob Sie die Option „Alles in diesem Ordner teilen, auch Elemente mit eigenen Berechtigungen“ aktivieren möchten oder nicht.
• Die Berechtigungsstufe, die erteilt wird, befindet sich voreingestellt auf „Bearbeiten“, heißt: Alle Personen, die von Ihnen Berechtigungen erhalten, können in der Liste/Umfrage/Bibliothek Änderungen vornehmen.
• Mit einem Klick auf „Optionen anzeigen“ können Sie über den Punkt „Berechtigungsstufe auswählen“ eine andere Stufe einstellen.
• Klicken Sie auf „Freigeben“, wenn Sie fertig sind.

4. SharePoint Berechtigungen für sich selbst verwalten bzw. ändern

Bis jetzt ging es darum, anderen Nutzern neue Berechtigungen zuzuweisen – in diesem Abschnitt zeigen wir Ihnen, wie Sie eigene Berechtigungen in SharePoint ändern. Auch hierfür gehen Sie wieder in die Bibliothek, Umfrage oder Liste und wechseln – wie beschrieben – zur Berechtigungsseite und unterbrechen wie dargestellt die Vererbung. Ab hier beschreiten Sie jedoch einen anderen Weg, indem Sie die Liste „Name“ wählen und dort jene Kontrollkästchen aktivieren, deren Berechtigungsstufen Sie positiv verändern möchten.

Wenn Sie die gewünschten Kästchen markiert haben, gehen Sie auf „Benutzerberechtigungen bearbeiten“. Jetzt wird Ihnen ein Fenster angezeigt mit den Berechtigungsstufen, die Ihnen zur Auswahl stehen. Dort können Sie sich die passende Stufe zwischen „Nur anzeigen“ und „Vollzugriff“ aussuchen. Um Berechtigungen zu entfernen, gehen Sie den umgekehrten Weg und wählen in der Namensliste jene Kontrollkästchen, bei denen „Vollzugriff“ steht.

5. SharePoint-Berechtigung verwalten: So stellen Sie die Vererbung wieder her

Wenn Sie die Vererbung der Berechtigungen zwischen einer Bibliothek, einer Liste, einer Umfrage, einem Ordner, einem Dokument oder eine Website und dem in der Hierarchie darüber stehenden Inhalt unterbrochen haben, so können Sie diesen Schritt auch wieder rückgängig machen. So werden alle Berechtigungen, die Sie definiert haben, entfernt.

• Öffnen Sie hierfür die entsprechende Liste oder Bibliothek.
• Gehen Sie wieder zu den Berechtigungen und auf der Registerkarte „Berechtigungen“.
• Klicken Sie auf den Punkt „eindeutige Berechtigungen löschen“.
• Im Anschluss daran klicken Sie „OK“, wodurch in der Listen-Statusleiste der Eintrag „???“ auftaucht.
• Dadurch erbt diese Liste nun wieder die Berechtigung, die für den in der Hierarchie übergeordneten Inhalt gilt.
• Neben dem Status wird nun auch der Name dieses übergeordneten Elements angezeigt.

6. Video von Büro-Kaizen digital zu Microsoft SharePoint

In unserem nachfolgenden Büro-Kaizen Tutorial erfahren Sie nicht nur, was Microsoft SharePoint überhaupt ist, sondern auch, wie Sie eine SharePoint-Webseite anlegen, Dokumente erstellen sowie hochladen können und vieles mehr.

SharePoint: Effiziente Dateiablage im Team (Tutorial)

(Dauer: 08:00 Minuten)

Inhalt des Tutorials zu Microsoft SharePoint:

1. Einleitung 00:00 
2. Was ist SharePoint? 00:23 
3. SharePoint-Webseite anlegen 01:21 
4. Ablagestruktur in SharePoint 03:10 
5. Dateien erstellen und hochladen 04:17 
6. Zugriff über den Windows Explorer 05:09 
7. Versionsverlauf nutzen 06:11