Outlook Kontakte in eine Excel-Tabelle exportieren und Adressen in Outlook importieren (Anleitung)

Outlook und Excel stammen beide aus Microsofts Bürosoftwarepaket Office. Dementsprechend gut lassen sich die beiden Programme zur Emailverwaltung und Tabellenkalkulation auch miteinander kombinieren. So können Sie beispielsweise Excel-Tabellen mit Emailadressen (z. B. von Kunden) problemlos in den Kontakteordner von Outlook importieren. Und umgekehrt können Sie auch Ihre Kontakte aus Outlook für eine Massenbearbeitung in eine Excel-Tabelle überführen. Wir zeigen Ihnen in dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie einfach Sie Outlook Kontakte in Excel exportieren und auch wieder importieren können.

1. Email-Adressen aus den Outlook-Kontakten in eine Excel-Tabelle exportieren

In Excel können Kundendaten komfortabel bearbeitet werden. Um nun Ihre Outlook-Kontakte in eine Excel-Tabelle zu überführen, muss der Kontakteordner lediglich in einem Excel-kompatiblem Format abgespeichert werden. Dies ist der Dateityp CSV (*.csv). Gehen Sie dafür wie folgt vor:

• Starten Sie Outlook, klicken Sie links oben auf die Registerkarte → Datei und folgen Sie dann dem Klickpfad → Öffnen und Exportieren → Importieren/Exportieren → In Datei exportieren → Weiter und wählen Sie den Dateityp → Durch Trennzeichen getrennte Werte aus (mit dem Dateiformat *.csv).
• Wählen Sie in dem Verzeichnispfad nun den Kontakteordner aus und geben Sie einen Speicherort auf Ihrer Festplatte an. Über die Funktion „Benutzerdefinierte Felder zuordnen“ können Sie noch gegebenenfalls aussuchen, welche Kontaktfelder aus Outlook alles übernommen werden sollen und wie die Zuordnung der einzelnen Kontaktinformationsfelder zu den Excel-Spalten vorgenommen werden soll. Bestätigen Sie abschließend mit dem Befehl → Fertig stellen.
• Der neue Kontakteordner im CSV-Format kann nun ganz einfach mit Excel geöffnet und bearbeitet werden.

2. Adresslisten aus einer Excel-Tabelle in Ihre Outlook-Kontakte importieren

Häufig hat man Kunden- oder Teilnehmerlisten in Form einer Excel-Tabelle und möchte die entsprechenden Kontaktdaten dann in sein Outlook überführen. So können Sie beispielsweise einen Emailverteiler zum Versenden eines Newsletters einrichten. Gehen Sie dafür einfach umgekehrt wie in Schritt 1 vor und speichern Sie die Excel-Tabelle zunächst als CSV-Ordner ab. Dieser Dateityp kann dann problemlos in Outlook importiert werden.

• Öffnen Sie Excel und gehen Sie auf das Arbeitsblatt Ihrer Arbeitsmappe mit den zu exportierenden Kontaktdaten. Klicken Sie auf → Speichern unter und wählen Sie als Dateityp das Format → CSV (Trennzeichen-getrennt) (*.csv) aus.
• Nun folgen zwei Informationshinweise, dass das CSV-Dateiformat keine ganzen Arbeitsmappen, sondern nur Arbeitsblätter unterstützt, sowie dass dadurch möglicherweise einige Excel-Features verloren gehen. Bestätigen Sie beides mit Ok und Ja. Keine Angst, Ihre Originaldatei geht durch das erneute Abspeichern in einem anderen Format nicht verloren und wird auch nicht verändert.
• Öffnen Sie anschließend Ihr Outlook und folgen Sie dem Klickpfad → Datei → Öffnen und Exportieren, → Importieren/Exportieren, → Aus anderen Programmen oder Dateien importieren und wählen Sie das Dateiformat → Kommagetrennte Werte (*.csv).
• Klicken Sie sich im dann folgenden Dialogfenster durch den Verzeichnispfad zum Speicherort Ihrer vorhin aus Excel exportierten CSV-Datei. Geben Sie jetzt an, ob Outlook Duplikate durch die zu importierenden Kontakte zulassen soll oder nicht, wählen Sie als Zielordner Ihren Kontakteordner aus und ordnen Sie zum Schluss noch die → Benutzerdefinierten Felder zu. Also welche Excel-Spalten zu welchen Outlook-Kontaktinformationen gehören (z. B. E-Mail-Adresse, Vorname, Nachname, Unternehmen etc.). Tipp: Sollten Ihnen in Outlook die Entsprechungen zu einzelnen Adressinformationen in Ihrer Excel-Tabelle nicht angezeigt werden, scrollen Sie im rechten Dialogfenster einfach ganz nach unten und klicken Sie auf den Befehl → Weitere Adressen (+). Hier finden Sie weitere Eintragungsmöglichkeiten für Ihre Outlook-Kontakte, wie z. B. Handynummer, Privatanschrift, Geschäftsanschrift etc. Mit → OK bestätigen, fertig.

3. Im neuen Outlook Kontakte nach Excel exportieren und wieder importieren

Auch im neuen Outlook ist es möglich Outlook Kontakte nach Excel zu exportieren. Das funktioniert genauso einfach, wie in der Desktop-Anwendung.

1. Öffnen Sie das neue Outlook und navigieren Sie im linken Menü zu → Personen.
2. Klicken Sie im oberen horizontalen Menü auf → Kontakte verwalten und dann auf → Exportieren von Kontakten.
3. Der Ordner „Alle Kontakte” ist standardmäßig ausgewählt. Klicken Sie unten auf → Exportieren.
4. Die Kontakte werden automatisch als CSV-Datei heruntergeladen und können nun in Excel weiterverarbeitet werden.

Kontakte im neuen Outlook importieren

Wenn Sie eine Kontaktliste in Excel pflegen und diese in Outlook importieren möchten oder Adressen aus anderen E-Mail-Diensten als CSV-Datei nach Outlook exportieren möchten, dann gehen Sie wie folgt vor:

• Öffnen Sie das neue Outlook und navigieren Sie im linken vertikalen Menü zu → Personen.
• Klicken Sie auf → Kontakte verwalten und danach auf → Importieren von Kontakten.
• Wählen Sie → Durchsuchen und anschließend die Excel-Datei mit den Kontaktdaten aus.
• Klicken Sie zum Schluss auf → Importieren und sobald der Vorgang abgeschlossen ist auf → Schließen.

Hinweis: Achten Sie darauf, dass die zu importierten Adressen das Format CSV (Trennzeichen-getrennt) haben.

4. Tutorial: Outlook Kontakte verwalten

Nun wissen Sie, wie Sie Outlook Kontakte in Excel exportieren und auch wieder importieren können. Nachfolgend haben wir Ihnen Tipps, wie Sie Ihre Kontakte in Outlook auch organisieren können.

Outlook-Kontakte organisieren (Top 5 Tipps)

(Dauer 10:51 Minuten)

Inhalt des Tutorials zu der Organisation von Outlook Kontakten:

1. Einleitung 00:00 
2. Exchange-Konto für Sync zu Mobilgeräte 00:19 
3. Kontakt aus E-Mail erstellen 01:53 
4. Notizen zum Kontakt (Mini-CRM) 03:39 
5. Kontakte sortieren 04:21 
6. Kontaktgruppen nutzen 07:40