Der rote Faden – Mit 5 Tipps entwirren Sie Ihre elektronische Ablage



Der Computer ist wie ein schwarzes Loch, das Unmengen von Daten verschlingt und nicht wieder ausspuckt. Informationen zu länger zurückliegenden Projekten oder Vorgängen sind oft in weit verästelten Ordnern und Unterordnern abgelegt. Es dauert frustrierend lange, diese wiederzufinden. Die elektronische Ablage gehört inzwischen zum Büroalltag, denn sie ist eine preiswerte und platzsparende Lösung. Damit Sie auf alle Informationen jederzeit schnell zugreifen können, brauchen Sie aber ein optimales Ablagesystem.

Elektronische Ablage will ausgereift sein
Die elektronische Ablage will ausgereift sein.

Was ist das Problem

In vielen Unternehmen erfolgt die Ablage nicht mehr in Papierform sondern auf dem Computer. Das papierlose Büro ist eine platzsparende und preiswerte Variante, denn Sie brauchen keine Regale oder Schränke für die Aktenordner. Aber der PC ist kein Allheilmittel. Wenn die Strukturen fehlen, wurschtelt jeder vor sich hin und zimmerte sich seine hausgemachte elektronische Ablage. Das Wiederfinden der Dokumente ist Glücksache! Es bringt auch nichts, sich auf die Suchfunktion zu verlassen. Ich habe bei meinen Kunden festgestellt, dass in der Regel nur drei Prozent der Daten über die Schlagwortsuche gefunden werden.

So funktioniert es

Die elektronische Ablage wird schnell unübersichtlich, weil zu einem Vorgang sehr viele unterschiedliche Daten abgelegt werden. Da bei vielen Projekten gleich mehrere Kollegen auf die Ordner zugreifen, sind gemeinsam vereinbarte Strukturen erforderlich. Der Kaizen-Grundsatz „Alles hat einen Platz, alles hat seinen Platz“ bezieht sich auch auf die Ordnung im Computer. Mit den folgenden fünf Tipps entwickeln Sie das perfekte elektronische Ablagesystem. Es ist das Ziel, alle Informationen innerhalb einer Minute zu finden.

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Tipp Nr. 1 für die elektronische Ablage: Erstellen Sie mit den Kollegen Ablagerichtlinien

Immer wenn es darum geht, etwas gemeinsam zu nutzen, haben sich in der Praxis klare Spielregeln bewährt. Das gilt auch für Ihr elektronisches Ablagesystem:

  • Zunächst hat jeder seinen eigenen persönlichen Ordner. Hier wird nur das gespeichert, was ausschließlich den Mitarbeiter betrifft.
  • Für jede Abteilung wird ein weiterer Ordner angelegt. Auf diesen haben alle Mitarbeiter der Abteilung Zugriff. Für alle Kunden, Lieferanten oder Vorgänge wird ein eigenes Verzeichnis mit sinnvollen Unterverzeichnissen erstellt.
  • Zum Schluss gibt es den Unternehmensordner, auf den alle Zugriff haben. Er enthält zum Beispiel Formatvorlagen oder Unterlagen wie Sitzungsprotokolle, die für alle relevant sind.

Tipp Nr. 2 für die elektronische Ablage: Alle Dateien erhalten einheitliche Bezeichnungen

Dateien sind schwierig wiederzufinden, wenn jeder nach Lust und Laune Benennungen festlegt. Was heute plausibel klingt, ist morgen vergessen. Alle Dateien in den Unternehmens- und Abteilungsordnern sowie dem persönlichen Ordner erhalten deshalb einen einheitlichen Dateinamen. Es hat sich in der Praxis bewährt, zunächst mit dem Datum zu beginnen: JJJJ_MM_TT. Dann folgt eine inhaltlich aussagekräftige, individuelle Benennung, zum Beispiel 2017_01_17_Projekt X Protokoll 01.docx. Das einheitliche System dient nicht nur der eigenen Organisation sondern hilft Kollegen im Vertretungsfall, gesuchte Unterlagen schnell zu finden.

Extra-Tipp:

Dokumentieren Sie alle Absprachen. Am besten sammeln Sie alle relevanten Informationen in einem Foliensichtbuch. Es besteht aus durchsichtigen Einlegeseiten. Hier findet jeder auf einen Blick die gewünschten Informationen.

Absprachen dokumentieren in elektronischer Ablage
Absprachen am besten dokumentieren, egal ob auf Papier oder in der elektronischen Ablage.

Tipp Nr. 3 für die elektronische Ablage: Entfernen Sie veraltete Dateien

Es kommt häufig vor, dass Unterlagen mehrmals überarbeitet und die einzelnen Versionen abgespeichert werden. Diese vielen Dateien erschweren die Übersichtlichkeit und führen zu ineffizienten Suchzeiten. Das Problem umgehen Sie mit einem Unterordner „Archiv”. Hier legen Sie alle veralteten Fassungen ab. Im Hauptordner befindet sich dagegen nur die aktuelle Version, auf die Sie schnell und unkompliziert zugreifen können.

Extra-Tipp:

Sie erhalten noch mehr Ordnung in Ihre elektronische Ablage, wenn Sie Dateinamen und Dateipfad automatisch unten auf die Dokumente drucken. In dieser Anleitung für Word und Excel zeige ich Ihnen, wie Sie in Ihrer Vorlage eine Fußzeile mit dem Dateipfad einrichten.

Tipperei sparen bei elektronischer Ablage
Sparen Sie sich die Tipperei bei der elektronischen Ablage.

Tipp Nr. 4 für die elektronische Ablage: So verwalten Sie Ihren digitalen Lesestapel

Projektberichte, interessante Fachabhandlungen oder Fundstücke aus dem Internet haben zwar Ihre Aufmerksamkeit geweckt, aber im Moment haben Sie keine Zeit, diese zu lesen. Für den virtuellen Lesestapel gelten die gleichen Kriterien wie für den Lesestapel aus Papier, er wächst unaufhaltsam an. Da stellt sich ganz schnell Frust ein. Damit Sie weiterhin Freude an diesem Lesestoff haben, sammeln Sie die Dateien in ein eigenes Verzeichnis „Lesen”. Bei Bedarf können Sie auch noch Unterverzeichnisse einrichten. Gelesene Beiträge verschieben Sie in entsprechende Ordner oder löschen diese. Gewöhnen Sie sich an, alle Dateien konsequent zu entfernen, wenn diese älter als drei Monate sind. So werden Sie nicht von der Fülle des To-Do-Lesestapels erdrückt.
Mit diesen drei einfachen Tipps bekämpfen Sie wirksam Ihre Papier-Lesestapel.

Tipp Nr. 5 für die elektronische Ablage: Sparen Sie beim Scannen Ihrer Dokumente Speicherplatz

Im papierlosen Büro müssen Unterlagen wie Geschäftsbriefe digital erfasst und aufbewahrt werden. Inzwischen verfügen alle modernen Kopierer auch über eine Scannerfunktion. Mit dem Vorlageneinzug sind auch dicke Papierstapel schnell digital erfasst. Um Speicherplatz auf dem Computer zu sparen, reicht eine Auflösung von 200 bis 300 dpi. Wählen Sie als Dateityp für Texte das PDF-Format und für Bilder JPEG.

Darauf kommt es an

Im Prinzip ähnelt die elektronische Ablage der traditionellen Papierablage. Sie brauchen ein klares Ordnungssystem, damit sich alle schnell und effizient zurechtfinden. Allerdings ist es notwendig, gemeinsame Spielregeln festzulegen und diese auch zu dokumentieren. Wenn sich alle an die Vorgaben halten, verwandelt sich das schwarze Loch in Ihrem Computer zu einem klar strukturierten digitalen Ablagesystem.

Was der Tipp bewirkt

Wer auf dem Computer lange nach Dokumenten sucht, verliert nicht nur wertvolle Arbeitszeit und verbraucht viel Konzentration. Es nagt auch am Selbstbewusstsein, wenn sich Informationen nur schwer wiederfinden lassen. Mit den einfachen aber effizienten Tipps zur elektronischen Ablage haben Sie alles im Griff und Sie fühlen sich Ihrer Arbeit gewachsen.

Und Sie?

Haben Sie weitere Vorschläge für die elektronische Ablage? Schreiben Sie mir, ich freue mich über Ihre Erfahrungsberichte. In meinem Buch „Für immer aufgeräumt – auch digital” finden Sie eine ausführliche Beschreibung, wie Sie das Datenchaos gekonnt meistern. Schauen Sie doch einmal rein!

Fia-D hilft bei elektronischer Ablage
„Für immer aufgeräumt - auch digital” Hier finden Sie Tipps für die elektronische Ablage.



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