Elektronische Ablage: Mit 5 Tipps zur geordneten Ablage


Der Computer ist wie ein schwarzes Loch, das Unmengen von Daten verschlingt und nicht wieder ausspuckt. Informationen zu länger zurückliegenden Projekten oder Vorgängen sind oft in weit verästelten Ordnern und Unterordnern abgelegt. Es dauert frustrierend lange, diese wiederzufinden. Die elektronische Ablage gehört inzwischen zum Büroalltag, denn sie ist eine preiswerte und platzsparende Lösung. Damit Sie auf alle Informationen jederzeit schnell zugreifen können, brauchen Sie aber ein optimales Ablagesystem.

Was ist eine elektronische Ablage?

In Zeiten der Digitalisierung ist es nicht unüblich statt der traditionellen Papierablage die digitale Ablage zu nutzen. Denn im Homeoffice möchte man ebenfalls auf alle Dateien und Informationen zugreifen könne, wie es im Büro üblich ist. Man möchte kurz die Dokumente im Zug durchgehen, wenn man bereits zum nächsten Kundentermin fährt. In diesen und weiteren Fällen ist eine digitale Ablage wichtig.

Eine elektronische Ablage ist ein Ablagesystem, das in einer Cloud (z. B. OneDrive oder SharePoint) abgelegt ist. Das bedeutet, dass all Ihre Daten, Dokumente und Strukturen nicht in Papierordnern, Aktenschränken und Co. zu finden sind, sondern in einer gemeinsamen Festplatte im Internet. Diese Ablagesysteme nennt man auch Cloud-Computing.

Die Vor- und Nachteile der digitalen Ablage

Wie jedes System hat auch das digitale bzw. elektronische Ablagesystem seine Vor- sowie Nachteile. Wir haben Ihnen hier die wichtigsten Argumente, die für und gegen eine elektronische Ablage sprechen, hier aufgeführt:

Vorteile Nachteile
  • Sie haben immer und überall Zugriff auf Ihre Daten und Dokumente. Zudem haben Sie eine hohe Zugriffsgeschwindigkeit, denn mit der Suchfunktion lassen sich Informationen und Daten schneller und bequemer finden.
  • Anfänglich hohe Kosten: Zu Beginn sind die Kosten für die digitale Erfassung (Scannen und Erstellen von Dokumenten hoch und zeitintensiv.
  • Sicherung des Unternehmenswissen: Durch die dezentrale, elektrische Ablage geht Ihnen kaum bis kein Know-How verloren, wenn dieses ordnungsgemäß abgelegt wird.
  • Unbefugter Zugriff: Es ist schwierig und mit hohem Aufwand verbunden unberechtigte Zugriffe auf Daten zu verhindern.
  • Kostengünstige Aufbewahrung: Bei umfangreichen Dokumenten ist die elektronische Ablage kostengünstiger. Die Lagerkosten, in Form von Kosten für den Cloudspeicherplatz, sind minimal und der Organisationsaufwand ist überschaubar.
  • Aufwand bei der Umstellung: Die Arbeitsprozesse müssen umgestellt und angepasst werden. Zudem muss das Personal in der digitalen Ablage geschult werden.

Sie brauchen eine strukturierte elektronische Ablage

Elektronische Ablage will ausgereift sein
Die elektronische Ablage will ausgereift sein.

In vielen Unternehmen erfolgt die Ablage nicht mehr in Papierform sondern auf dem Computer. Das papierlose Büro ist eine platzsparende und preiswerte Variante, denn Sie brauchen keine Regale oder Schränke für die Aktenordner.

Aber der PC ist kein Allheilmittel. Wenn die Strukturen fehlen, wurschtelt jeder vor sich hin und zimmerte sich seine hausgemachte elektronische Ablage. Das Wiederfinden der Dokumente ist Glücksache!

Es bringt auch nichts, sich auf die Suchfunktion zu verlassen. Wir haben bei unseren Kunden festgestellt, dass in der Regel nur drei Prozent der Daten über die Schlagwortsuche gefunden werden.

Tipps – So organisiere Sie Ihre digitale Ablage

Die elektronische Ablage wird schnell unübersichtlich, weil zu einem Vorgang sehr viele unterschiedliche Daten abgelegt werden. Da bei vielen Projekten gleich mehrere Kollegen auf die Ordner zugreifen, sind gemeinsam vereinbarte Strukturen erforderlich. Der Kaizen-Grundsatz „Alles hat einen Platz, alles hat seinen Platz“ bezieht sich auch auf die Ordnung im Computer. Mit den folgenden fünf Tipps entwickeln Sie das perfekte elektronische Ablagesystem. Es ist das Ziel, alle Informationen innerhalb einer Minute zu finden.

Hinweis: Im Buch von Jürgen Kurz „Für immer aufgeräumt – auch digital” finden Sie eine ausführliche Beschreibung, wie Sie das Datenchaos gekonnt meistern. Schauen Sie doch einmal rein!

Tipp Nr. 1 für die elektronische Ablage: Erstellen Sie mit den Kollegen Ablagerichtlinien

Immer wenn es darum geht, etwas gemeinsam zu nutzen, haben sich in der Praxis klare Spielregeln bewährt. Das gilt auch für Ihr elektronisches Ablagesystem:

  • Zunächst hat jeder seinen eigenen persönlichen Ordner. Hier wird nur das gespeichert, was ausschließlich den Mitarbeiter betrifft.
  • Für jede Abteilung wird ein weiterer Ordner angelegt. Auf diesen haben alle Mitarbeiter der Abteilung Zugriff. Für alle Kunden, Lieferanten oder Vorgänge wird ein eigenes Verzeichnis mit sinnvollen Unterverzeichnissen erstellt.
  • Zum Schluss gibt es den Unternehmensordner, auf den alle Zugriff haben. Er enthält zum Beispiel Formatvorlagen oder Unterlagen wie Sitzungsprotokolle, die für alle relevant sind.

Tipp Nr. 2 für die elektronische Ablage: Alle Dateien erhalten einheitliche Bezeichnungen

In der elektronischen Ablage sollten Sie sich auf eine einheitliche Bezeichnung der Ordner festlegen.
In der elektronischen Ablage sollten Sie sich auf eine einheitliche Bezeichnung der Ordner festlegen.

Dateien sind schwierig wiederzufinden, wenn jeder nach Lust und Laune Benennungen festlegt. Was heute plausibel klingt, ist morgen vergessen.

Alle Dateien in den Unternehmens- und Abteilungsordnern sowie dem persönlichen Ordner erhalten deshalb einen einheitlichen Dateinamen. Es hat sich in der Praxis bewährt, zunächst mit dem Datum zu beginnen: JJJJ_MM_TT. Dann folgt eine inhaltlich aussagekräftige, individuelle Benennung, zum Beispiel 2017_01_17_Projekt X Protokoll 01.docx.

Das einheitliche System dient nicht nur der eigenen Organisation sondern hilft Kollegen im Vertretungsfall, gesuchte Unterlagen schnell zu finden.

Extra-Tipp:

Dokumentieren Sie alle Absprachen in Microsoft OneNote. Dort können Sie verschiedene Inhalte erstellen und einfügen. Um eine solide und strukturierte Übersicht zu haben, haben wir Ihnen hier einen Blogbeitrag zu einer sinnvollen Notizbuchstruktur in OneNote verlinkt. Mit dem folgenden Video schaffen Sie Ihren perfekten Workflow für die Dokumentation von Meetings:

Workflow: Meetings richtig dokumentieren mit Outlook und OneNote

(Dauer 03:26 Minuten)

Tipp Nr. 3 für die elektronische Ablage: Entfernen Sie veraltete Dateien

Es kommt häufig vor, dass Unterlagen mehrmals überarbeitet und die einzelnen Versionen abgespeichert werden. Diese vielen Dateien erschweren die Übersichtlichkeit und führen zu ineffizienten Suchzeiten. Das Problem umgehen Sie mit einem Unterordner „Archiv”. Hier legen Sie alle veralteten Fassungen ab. Im Hauptordner befindet sich dagegen nur die aktuelle Version, auf die Sie schnell und unkompliziert zugreifen können.

Falls Sie Ihre Dokumente und die verschiedene Versionen der Dateien in OneNote ablegen, haben wir Ihnen hier einen Beitrag, wie Sie in OneNote archivieren und Ihre Datenablage von veralteten Versionen bereinigen. Passend dazu finden Sie auch ein Tutorial zur Bereinigung und Archivierung in OneNote:

🚀 OneNote archivieren & bereinigen (Mach Dich bereit für 2022)

(Dauer 05:50 Minuten)

Inhalt des Tutorials

  • Einleitung 00:00
  • Warum Du unbedingt ausmisten solltest 00:26
  • Mut zum Löschen: Halte Deine Ablage schlank! 01:01
  • Möglichkeit 1: Abschnitte exportieren 01:41
  • Möglichkeit 2: Archiv-Notizbuch nutzen 03:18

Extra-Tipp:

Sie erhalten noch mehr Ordnung in Ihre elektronische Ablage, wenn Sie Dateinamen und Dateipfad automatisch unten auf die Dokumente drucken. In dieser Anleitung für Word und Excel zeige ich Ihnen, wie Sie in Ihrer Vorlage eine Fußzeile mit dem Dateipfad einrichten.

Tipp Nr. 4 für die elektronische Ablage: So verwalten Sie Ihren digitalen Lesestapel

Projektberichte, interessante Fachabhandlungen oder Fundstücke aus dem Internet haben zwar Ihre Aufmerksamkeit geweckt, aber im Moment haben Sie keine Zeit, diese zu lesen. Für den virtuellen Lesestapel gelten die gleichen Kriterien wie für den Lesestapel aus Papier, er wächst unaufhaltsam an. Da stellt sich ganz schnell Frust ein.

Strukturieren Sie Ihren virtuellen Lesestapel mit Verzeichnissen.
Strukturieren Sie Ihren virtuellen Lesestapel mit Verzeichnissen.

Damit Sie weiterhin Freude an diesem Lesestoff haben, sammeln Sie die Dateien in ein eigenes Verzeichnis „Lesen”. Bei Bedarf können Sie auch noch Unterverzeichnisse einrichten. Gelesene Beiträge verschieben Sie in entsprechende Ordner oder löschen diese. Gewöhnen Sie sich an, alle Dateien konsequent zu entfernen, wenn diese älter als drei Monate sind. So werden Sie nicht von der Fülle des To-Do-Lesestapels erdrückt.

Tipp Nr. 5 für die elektronische Ablage: Sparen Sie beim Scannen Ihrer Dokumente Speicherplatz

Im papierlosen Büro müssen Unterlagen wie Geschäftsbriefe digital erfasst und aufbewahrt werden. Inzwischen verfügen alle modernen Kopierer auch über eine Scannerfunktion. Mit dem Vorlageneinzug sind auch dicke Papierstapel schnell digital erfasst. Um Speicherplatz auf dem Computer zu sparen, reicht eine Auflösung von 200 bis 300 dpi. Wählen Sie als Dateityp für Texte das PDF-Format und für Bilder JPEG.

Fazit

Im Prinzip ähnelt die elektronische Ablage der traditionellen Papierablage. Sie brauchen ein klares Ordnungssystem, damit sich alle schnell und effizient zurechtfinden. Allerdings ist es notwendig, gemeinsame Spielregeln festzulegen und diese auch zu dokumentieren. Wenn sich alle an die Vorgaben halten, verwandelt sich das schwarze Loch in Ihrem Computer zu einem klar strukturierten digitalen Ablagesystem.

Mehr Selbstbewusstsein durch eine strukturierte digitale Ablage

Wer auf dem Computer lange nach Dokumenten sucht, verliert nicht nur wertvolle Arbeitszeit und verbraucht viel Konzentration. Es nagt auch am Selbstbewusstsein, wenn sich Informationen nur schwer wiederfinden lassen. Mit den einfachen aber effizienten Tipps zur elektronischen Ablage haben Sie alles im Griff und Sie fühlen sich Ihrer Arbeit gewachsen.

Video-Tutorial „OneDrive: Die optimale Ordner-Struktur! (7 Ordner-System)”

Mit der optimalen Ordnerstruktur bringen Sie Ordnung in Ihre Ablage. In diesem Beitrag haben wir Ihnen das 7-Ordner-System erklärt. Alternativ finden Sie hier unser Video-Tutorial für eine gelungene Ordnerstrktur:

(Dauer 06:13 Minuten)

Inhalt des Videos

  • Einleitung 00:00
  • Der wissenschaftliche Hintergrund 00:23
  • Das 7 Ordner-System in der Praxis 01:44
  • 7 x 7 x 7 = 343 Ordner 03:08
  • Warum ich nur mit 3 Ebenen arbeite 04:06
  • Wann sind Abweichungen möglich? 04:34
  • Alphabetische Sortierung umgehen 05:06
  • Zusammenfassung 05:40


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