„Never touch a running system“: Wer kennt diesen Spruch, der vornehmlich Programmierern bekannt sein dürfte, nicht? Für ein Unternehmen birgt eine solche Herangehensweise aber Probleme, denn ein laufender Prozess, in dem Mitarbeiter involviert sind, bleibt nicht kontinuierlich stabil. Ohne stete Kontrolle und entsprechende Veränderung wird ein statischer Prozess in einem sich bewegenden Markt fehleranfällig. Hier setzt der PDCA-Zyklus an. Im Grunde müsste man für dieses Tool den Spruch umformulieren in: „Always touch a running system“. Denn der PDCA-Zyklus lebt von seiner beständigen und wiederkehrenden Durchführung, die nach und nach zu Verbesserungen in Unternehmensabläufen führt. Wie dies funktioniert, stellen wir Ihnen hier vor.
Inhaltsverzeichnis
1. Was versteht man unter einem PDCA-Zyklus?
Der PDCA-Zyklus ist ein zyklisch wiederholender Prozess, der aus den Schritten Plan-Do-Check-Act (dt. Planen-Ausführen-Überprüfen-Anpassen) besteht. In erster Linie verfolgt der PDCA-Zyklus das Ziel, unternehmensinternes Qualitätsmanagement zu leisten und einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess anzustreben. Es handelt sich um einen iterativen Ansatz, der mit einem allgemeinen Regelkreis die verschiedensten Managementaufgaben verbessern kann.
Ursprünglich ist der PDCA-Zyklus als ein Hilfsmittel zur Qualitätssicherung entstanden und hat dort auch heute immer noch seinen Schwerpunkt. Der PDCA-Zyklus, auch Shewart- oder Demingzyklus genannt, ist also ein Werkzeug für das betriebsinterne Qualitätsmanagement. Er dient der Weiterentwicklung von Produkten und Dienstleistungen und ist ein universelles Modell zur Problemlösung und Prozessverbesserung. Dabei geht die dahinterstehende Deming-Philosophie davon aus, dass Verbesserung in einer ständigen Veränderung liegt und laufende Anpassung nötig ist, um in der (Wirtschafts-)Welt zu überleben. Der Ist-Zustand wird somit permanent infrage gestellt. Entwickelt wurden die ersten Ansätze von dem amerikanischen Physiker Walter Andrew Shewhart, der den Vorläufer des PDCA-Zyklus schuf. Seine Ansätze wurden vom Statistiker William Edwards Deming aufgegriffen, der nach dem zweiten Weltkrieg beim Wiederaufbau der japanischen Wirtschaft eine entscheidende Rolle spielte, indem er aus Shewarts Ansätzen den PDCA-Zyklus schuf, der daher auch oft als Deming-Zyklus bezeichnet wird. Die eigentliche Revolution der Gedanken von Shewart und Deming war die Idee, dass eine Prozessveränderung niemals in einer geraden Linie stattfinden kann, die ihr Ziel irgendwann erreicht, sondern dass es sich um einen Zyklus handeln muss, der stets wiederholt wird.
2. Die vier Phasen des PDCA-Zyklus
Der PDCA-Zyklus ist ein Werkzeug zur Qualitätsentwicklung, das in vier einfach aufgebauten Schritten vorgeht, deren Anwendung jeder erlernen kann. Dennoch ist es nötig, eine gewisse Sorgfalt bei der Durchführung walten zu lassen und sich die einzelnen Schritte genau anzuschauen, bevor sie durchgeführt werden. Daher stellen wir Ihnen im Folgenden die einzelnen Schritte vor und zeigen, worauf Sie achten müssen, damit die Durchführung den gewünschten Erfolg erzielt.
1. Schritt eins: Plan
Im ersten Schritt geht es um Analyse und darum, den folgenden Vorgang sorgfältig zu planen und Ziele zu formulieren. Zunächst wird der Ist-Zustand analysiert. Dabei wird die aktuelle Situation betrachtet und bereits jetzt das Augenmerk auf unausgeschöpfte Potenziale gelegt. Erst danach werden die Ziele formuliert und Strategien erarbeitet, die geeignet sind, den Ist-Zustand in Richtung des Soll-Zustandes zu verbessern. Es wird also eine Hypothese aufgestellt, wie die Qualität sich durch Veränderung verbessern lässt.
2. Schritt zwei: Do
Im zweiten Schritt werden die im vorigen Schritt erarbeiteten Strategien umgesetzt. Dies klingt aufwendiger als es ist, denn es geht noch nicht darum, alle Maßnahmen in den Prozess zu integrieren. Zunächst einmal werden kleine Schritte in Testläufen umgesetzt und neue Konzepte ausprobiert. Daher kann dieser Schritt ganz unterschiedliche Dimensionen erreichen. Entweder handelt es sich um eine kleine Teststudie mit nur einer Veränderung, oder aber ein großes Konzept wird bereits pilotartig umgesetzt. Entscheidend ist, dass die Maßnahmen nicht endgültig etabliert werden, sondern zunächst die Auswirkungen der Veränderung im Mittelpunkt stehen. Daher ist Beobachtung ein wichtiger Teil dieser Phase und leitet in den nächsten Schritt über.
3. Schritt drei: Check
Die größte Herausforderung des dritten Schrittes ist die Unvoreingenommenheit, mit der das Ergebnis betrachtet werden soll. Wir sind es gewohnt zu werten, der PDCA-Zyklus sieht eine solche Wertung aber nicht vor. Nach dem zweiten Schritt wird nun eine ausführliche Kontrolle und eine Analyse der Veränderung durchgeführt. Hierbei kann man zu Ergebnissen kommen, mit denen man nicht gerechnet hat. Ziele sind vielleicht nicht erreicht worden, Probleme aufgetreten oder ungeahnte Wege haben sich eröffnet. Je wertfreier Sie das Ergebnis betrachten, desto größer der Erfolg der Durchführung. Eventuell müssen nun neue Anpassungen vorgenommen werden. Hat die Veränderung einen gewünschten Effekt gehabt, ist es jetzt Zeit für den nächsten Schritt.
4. Schritt vier: Act
In diesem letzten Schritt werden die Maßnahmen etabliert und als Standard in den Prozess eingefügt. Dadurch hebt sich der allgemeine Standard des Unternehmens. Hiermit ist der letzte Schritt des Zyklus getan. Dennoch empfiehlt es sich, weiter Kontrollen durchzuführen und die Umsetzung der Veränderung noch eine Weile zu überwachen. Damit wird gewährleistet, dass sich nicht kurz nach der Umsetzung doch noch Fehler in den Prozess einschleichen.
3. Wofür benötigt man den PDCA-Zyklus?
Der PDCA-Zyklus kommt in den verschiedensten Bereichen zum Einsatz. Die Hauptanwendung liegt im Qualitätsmanagement, für den der PDCA-Zyklus ursprünglich entwickelt worden ist. Tatsächlich kann der PDCA-Zyklus aber auch an anderen Stellen eingesetzt werden. Jegliche Prozesse und Ziele lassen sich mit diesem Werkzeug verbessern und verschlanken. Der „PDCA-Zyklus“ ist daher ein universelles Tool, das in den verschiedensten Bereichen zum Einsatz kommt.
Vorteile
Die Vorteile des PDCA-Zyklus sind vielfältig, einer der herausragendsten ist die einfache Umsetzbarkeit und die Möglichkeit der individuellen Anpassung an die konkrete Situation. Aufgrund der Kleinschrittigkeit braucht der PDCA-Zyklus wenig Anleitung und die zyklusartige Verbesserung erlaubt eine ständige Qualitätsoptimierung, ohne ins Stocken zu geraten.
Nachteile
Natürlich hat jede Anwendung auch ihre Nachteile. Im Falle des PDCA-Zyklus ist eine sehr schnelle Problemlösung nicht angedacht. Durch das Probieren und die Testläufe ist der Vorteil des Konzeptes eine hohe Stabilität der Veränderung, aber sie braucht ihre Zeit. Im Großen und Ganzen ist dennoch eine langsame, aber dafür stabile Verbesserung einer schnellen, instabilen in den meisten Fällen vorzuziehen.
4. Voraussetzungen für eine optimale Anwendung des PDCA-Zyklus?
Äußere Voraussetzung für den PDCA-Zyklus gibt es kaum. Er kann überall dort angewandt werden, wo Prozesse verbessert werden sollen. Vom Ein-Mann-Homeoffice bis zum Unternehmen mit vielen hundert Mitarbeitern ist der Wirksamkeit des PDCA-Zyklus keine Grenze gesetzt. Allerdings benötigt die Anwendung des PDCA-Zyklus innere Voraussetzungen bei den Durchführenden. Nötig sind eine gute Strukturierung und ruhige Planung. Mit Hektik und dem Wunsch nach schnellen Ergebnissen kommt man mit dem PDCA-Zyklus nicht weiter. Dazu kommt die Unabdingbarkeit, die Ergebnisse wertfrei betrachten zu können und Fehler nicht als Problemfälle, sondern als Möglichkeit eines Lösungsansatzes zu sehen und ihnen somit offen zu begegnen.
