Veränderung als Konstante: So funktionieren Veränderungsprozesse im Unternehmen | Büro-Kaizen

26. Mai 2020

Egal, wie groß der Leidensdruck auch ist: Veränderungen anzugehen fällt vielen Menschen schwer. Zu groß ist die Sorge, dass die Veränderung eingespielte Abläufe über den Haufen wirft und alles durcheinanderbringt.

Veränderungen bei eingespielten Prozessen umzusetzen – das heißt immer auch Gewohntes zu hinterfragen und unserem Hirn (das eingespielte Routinen liebt) zu erklären, dass das Ergebnis den Aufwand rechtfertigt.

Gemeinsam angestoßene Veränderungsprozesse werden besser angenommen.

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen wichtige Veränderungsprozesse umsetzen wollen/müssen/ sollen, werden Sie offen und verdeckt gegen Ressentiments zu kämpfen haben. Das ist ganz normal und ändert sich erst, wenn im Unternehmen erfolgreich wirksame und somit überzeugende Veränderungsprozesse umgesetzt wurden. Aller Anfang ist schwer.

Deshalb habe ich Ihnen hier 3 klassische Einwände der Veränderungsskeptiker und 3 Argumente gesammelt, die helfen, Veränderungsprozesse trotzdem anzustoßen.

Was mich zum absoluten Fan von Veränderungen gemacht hat, erzähle ich Ihnen danach, weiter unten.

Lesen Sie hier weiter, wenn Sie effiziente Verbesserungen erreichen wollen, ohne sich monatelang im Kreis zu drehen.

Wer einen Veränderungsprozess anstoßen will, benötigt die richtige Einstellung.

Klar ist: Jeder liebt seine Komfortzone, denn es fühlt sich sicher an, alles so zu tun, wie wir es schon kennen und können.

Und doch muss klar sein, dass die Weiterentwicklung, der Blick hinter den eigenen Horizont und die Verbesserung jenseits der Komfortzone warten. Henry Ford hat es vorgemacht und jeder von uns darf es ihm heute gleichtun.

Der wichtigste erste Schritt ist, Veränderungsprozesse als etwas Positives einzustufen. Denn jede Veränderung birgt die Chance auf eine Verbesserung. Mit jeder Veränderung kann aus einer „Ich kann nicht mehr“-Situation eine deutlich gelassenere werden. Also fassen Sie Mut zur Veränderung, es lohnt sich wirklich!

Welche Hürden gibt es bei Veränderungsprozessen?

Angekündigte Veränderungen werden in den seltensten Fällen jubelnd begrüßt und sofort umgesetzt. Es gibt Hürden, die immer wieder vor dem Wandel stehen, die Sie aber mit 3 Tipps überwinden können.

1. Hürde: Veränderungsprozesse machen Angst

Vor allem wenn der Entscheiderkreis sehr klein ist, die Anzahl der von einer Veränderung betroffenen Mitarbeiter aber groß, stoßen Veränderungsprozesse auf Widerstand. Grund dafür ist die Sorge der Belegschaft, mit der von oben auferlegten Entscheidung nicht klarzukommen und an der Umsetzung zu scheitern.

1. Lösung: Mitarbeiter einbeziehen

Je besser Sie die Mitarbeiter in notwendige Veränderungen einbeziehen, umso geringer wird der Widerstand im Team sein. Nutzen Sie verschiedene Teams, um Entwicklungen auszuarbeiten und Prozesse zu perfektionieren. Sie können hierbei sogenannte G- und Z-Teams einsetzen. Was es damit auf sich hat, erkläre ich weiter unten in diesem Beitrag.

2. Hürde: Veränderungsprozesse werden nicht verstanden

Oftmals stoßen Veränderungen auch auf Ablehnung, weil keiner so richtig nachvollziehen kann, warum sie jetzt nötig sind. Ein Beispiel aus meiner Beratungspraxis zeigt das sehr anschaulich: In einem Unternehmen sollte die Bearbeitung von E-Mails vereinheitlicht werden. Es sollte sich auf gemeinsame Standards geeinigt werden, die aber zwei Mitarbeiter so einfach nicht nachvollziehen konnten. Sie weigerten sich, diese neuen Standards umzusetzen und wollten weiterhin in ihrem eigenen Stil Mails bearbeiten.

2. Lösung: Veränderungen erklären

Als den Mitarbeitern schließlich vom Chef erklärt wurde, warum es so sinnvoll ist, hier eine gemeinschaftliche Lösung zu finden – es stärkt die Außendarstellung und letztlich auch die Vertrauensbildung dem Unternehmen gegenüber – konnten sie die Veränderung nachvollziehen und waren gerne bereit, mitzuwirken. Eine einfache Erklärung hatte genügt. Wenn dieses Thema auch für Ihr Unternehmen relevant ist, empfehle ich Ihnen ergänzend die Lektüre meiner 22 Verhaltensregeln für den effizienten Umgang mit E-Mails.

Gemeinsame Standards sind wichtige Ziele von Veränderungsprozessen.

3. Hürde: Veränderungen sind zu groß

Sehr oft kommen Veränderungen sehr, sehr langsam in die Gänge und wenn es dann an die Umsetzung geht, ist aus einer kleinen Baustelle ein riesengroßer Veränderungsprozess geworden. Je größer die Umwälzung aber ist, umso stärker auch der Widerstand.

3. Lösung: Regelmäßige Veränderungen vornehmen

Um massive Umwälzungen, die tatsächlich schnell überfordernd sein können, zu vermeiden, lohnt sich ein grundsätzliches Umdenken. Fangen Sie bereits mit kleinen Veränderungen an, dann verbessern Sie Abläufe Stück für Stück, ohne den Mitarbeitern zu viel abzuverlangen. Eine wichtige Voraussetzung dafür ist, dass Verbesserungspotenziale zeitnah erkannt werden. Und das werden sie, wenn jeder im Team begreift, wie schlau es ist, Veränderungen durchzuführen.

Wie ich zum Fan von Veränderungen wurde

Die ständige Suche nach Verbesserungen ist meine Leidenschaft, meine Mission. Von Beginn meiner beruflichen Laufbahn bis heute hat sich daran nichts geändert. Veränderungen sind sozusagen meine Konstante! Ich bin davon überzeugt: Nur, wer sich ändert, bleibt sich treu!

Von drilbox zu Büro-Kaizen®

Es war in den Neunzigern, als ich das erste Mal von der japanischen Methode des Kaizen hörte. Damals produzierten wir mit unserer Firma drilbox noch Werkzeugkisten. Ich versuchte das Gelernte direkt in unserem Produktionsbereich anzuwenden. Ich war sofort begeistert von dem durchschlagenden Erfolg, der sich durch die Optimierung einzelner Abläufe, Klärung der Strukturen und durch Ordnung am Arbeitsplatz einstellte. Ziemlich bald kam ich auf den Gedanken, dass das, was für die Produktion gut ist, für die Verwaltung doch nicht schlecht sein kann. Also begann ich Schritt für Schritt die Prinzipien des Kaizen auf das Büro zu übertragen.

Die Begeisterung für Veränderungsprozesse und Prozessoptimierung wurde zu meinem Herzensthema.

Heute – mehr fast dreißig Jahre später – beraten wir große Firmen wie BMW, die Schweizer Bundesbahn oder Lufthansa, aber auch kleinere mittelständische Firmen wie die CREATION AG, Schöck oder die WSS Steuerberatungsgesellschaft in Sachen Prozessoptimierungen und Organisationsberatung.

Und wir machen auch bei uns selbst keine Ausnahme. Kaizen bedeutet, beständig besser zu werden, um zu den Besten zu gehören. Das wollen wir erreichen! Darum legen wir einen großen Wert auf die Verbesserungsdynamik unseres Unternehmens. Jedes Jahr gehen pro Mitarbeiterin oder Mitarbeiter im Durchschnitt 14 Verbesserungsvorschläge ein, die wir dann auch umsetzen und implementieren.

Ständige Weiterentwicklung und Re-Engineering

Doch auch die ständige Verbesserung ist mir nicht genug. Denn neben der ständigen Verbesserung braucht es auch immer wieder die sprunghafte Innovation, also das Re-Engineering. Oder anders ausgedrückt: Ich bin überzeugt, um zukunftsfähig zu bleiben, müssen wir die Dinge immer wieder komplett neu denken.

Kaizen heißt, zu fragen, was man besser machen kann, um bestehende Prozesse, Produkte, Konzepte zu optimieren. Re-Engineering heißt, zu fragen, was man tun würde, würde man heute wieder von vorn beginnen.

Eine wichtige Frage für den Veränderungsprozess: Was würde ich tun, wenn ich auf der grünen Wiese neu beginnen könnte?

Ich bin überzeugt, dass es uns nicht mehr geben würde, wenn wir uns nicht regelmäßig diese Frage gestellt hätten. Gestartet sind wir als Hersteller für Metallboxen für Bohrer. Wir hatten damit viel Erfolg. Später kam das Thema Zeitplansysteme hinzu. Heute haben wir den Produktionsbetrieb für Metallboxen verkauft und bewegen uns mehr und mehr im Bereich des Consultings.

Veränderungsprozess neu gedacht: Wie funktioniert Re-Engineering?

Um das Re-Engineering, also das Neu-Denken und Umarbeiten, zu ermöglich und gleichzeitig den Prozess der ständigen Verbesserung zu gewährleisten, arbeite ich sehr gerne mit zwei verschiedenen Teams, deren Aufgabenbeschreibung sich klar voneinander unterscheidet. Ich nenne sie Gegenwarts-Team (G-Team) und Zukunfts-Team (Z-Team).

Die Aufgaben des G-Teams im Veränderungsprozess

Ich glaube daran, dass ein Prozess erst dann perfekt ist, wenn es nichts mehr gibt, was man hinzufügen oder weglassen kann, ohne das Ergebnis zu verschlechtern.

Damit beschäftigt sich das G-Team. Es fragt, wie ein bestehendes Produkt und die Prozesse zur Entstehung dieses Produktes so weiterentwickelt und verbessert werden kann, dass die Lebensdauer verlängert und Kosten gesenkt werden können. Die zeitliche Strecke, die das G-Team überblickt, reicht in der Regel von heute an bis in 18 Monaten. Für das G-Team beginnt der Weg in die Zukunft mit der Verbesserung des bereits Vorhandenen. Ich habe die Erfahrung gemacht, dass sich ein bestimmter Typ Mensch in diesem Team besonders wohl fühlt. Dieser Mensch ist bodenständig, analytisch denkend und rational.

Das G-Team berät über Verbesserungen bestehender Produkte als Teil des Veränderungsprozesses.

Die Aufgaben des Z-Teams

Das Z-Team beschäftigt sich mit Trends und neuen, grundlegenden Entwicklungen. Das Team arbeitet an Ideen, die die Zukunft des Unternehmens sichern sollen. Der zu überblickende Zeitraum beträgt ca. fünf Jahre. In ein Z-Team passen vor allem kreative Menschen, Querdenker sowie initiative und eher extrovertierte Leute.

Die Fragen des G-Teams

Analysieren Sie mit Ihrem G-Team Ihre Kunden, den Wettbewerb und Ihr eigenes Unternehmen. Arbeiten Sie daran, den Lebenszyklus bestehender Produkte zu verlängern oder bestehende Prozesse zu perfektionieren. Dabei können folgende Fragen hilfreich sein:

Fragen zum Kunden

  • Wer sind Ihre jetzigen Kunden, und warum kaufen sie bei Ihnen und nicht bei Ihren Konkurrenten?
  • Verändern sich die Bedürfnisse der Kunden? Wenn ja, was führt diese Veränderungen herbei?
  • Wie können Sie diese Veränderungen zu Ihrem Vorteil nutzen?

Fragen zum Wettbewerb

  • Wer sind Ihre jetzigen Konkurrenten? Warum werden sie von den Kunden bevorzugt?
  • Gibt es Umverteilungen auf dem Markt? Wenn ja, was führt diese Veränderungen herbei?
  • Wie können Sie diese Veränderungen zu Ihrem Vorteil nutzen?

Fragen zum Unternehmen

  • Wenn Ihre jetzigen Kunden Ihr Unternehmen nach eigenen Wünschen umgestalten könnten, wie sähen die Veränderungen aus?
  • Wie können Sie die neuesten technologischen Entwicklungen zu Ihrem Vorteil nutzen?
  • Wie können Sie die Bindung zu Ihren wichtigsten Kunden, Zulieferern und Geschäftspartnern stärken und verbessern?
Ein wichtiger Schritt für Innovationen im Veränderungsprozess: Das Z-Team plant die Zukunft.

Die Fragen für das Z-Team

Versuchen Sie, mit Ihrem Z-Team folgende Fragen zu beantworten:

Fragen zum Kunden

  • Ist es wahrscheinlich, dass Sie in fünf Jahren dieselben Kunden bedienen werden wie heute? Wenn nicht, worin wird sich der Kunde von morgen von dem heutigen unterscheiden?
  • Über welche Kanäle werden Sie Ihre Kunden von morgen erreichen?
  • Wie werden die Branchen der Zukunft aussehen?

Fragen zum Wettbewerb

  • Was wird die Grundlage des Wettbewerbs sein – fortwährende Innovation, kooperativer Wettbewerb, Massenkonsum?
  • Wie wird der Wettbewerb aussehen?
  • Was müssen Sie tun, um zu erreichen, dass die Branche sich zu Ihrem maximalen Vorteil entwickelt?

Fragen zum Unternehmen

  • Welche strategischen Fähigkeiten müssen Sie aufbauen, um Ihr Überleben, besser noch, eine Marktbeherrschung zu erreichen? Wie können Sie diese Fähigkeiten entwickeln?
  • Welche Bündnisse müssen Sie schließen?
  • Was wird das Profil eines typischen Beschäftigten sein (Arbeitsplatz, Erwartungen etc.)?

Das Zusammenspiel von G-Team und Z-Team

So bekommen Sie die Kurze vom Veränderungsprozess hin zur Umsetzung und Etablierung neuer Handlungen.

In der Abbildung sehen Sie, wie das Zusammenspiel von G-Team und Z-Team aussieht. Die Darstellung ist als Produktlebenszyklusmodell bekannt.

Der Punkt A ist der richtige Zeitpunkt, um über Innovationen nachzudenken. Ist der Punkt C erreicht, ist dies zu spät.

Veränderungsprozesse bei Büro-Kaizen®

Gerade beschäftigen wir uns in unserem Unternehmen intensiv mit der Zukunft von Büro-Kaizen®. Wir wissen, dass sich die Digitalisierung auf viele Prozesse in den Unternehmen auswirkt. Wir haben uns schon vor Jahren darauf eingestellt, konnten mit beginn der Corona-Krise rasend schnell auf E-Learning und Home Office umstellen und sind heute in der Lage, andere mit unserem Wissen zu unterstützen.

Reicht uns das? Nein. In unserem Team erproben wir stetig neue, innovative Ideen, die wir, wenn sie sich bewährt haben, unseren Kundinnen und Kunden weiterempfehlen.

Extra-Tipp: Auch im täglichen Bürobetrieb steckt oft großes Optimierungspotential. Finden Sie mit unserem kostenlosen Download heraus, auf was es im Büro ankommt und wie fit Ihre Abteilung ist.

Checkliste: Was können Sie in Ihrer Abteilung optimieren?

Und Sie?

Wie gelingt Ihnen die Gestaltung von Zukunftsprozessen? Arbeiten Sie vielleicht schon mit G-Teams und Z-Teams? Schreiben Sie mir, ich bin interessiert an Ihren Erfahrungen!



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