Schlank im Meeting: 7 Tipps für Ihre Besprechung im Lean Office



Unproduktive Besprechungen sind Sorgenkind Nr. 1 in Sachen Effizienz in Ihrem Büro. Und 30 % aller Mitarbeiter betrachten Meetings, an denen sie teilnehmen müssen, als reine Zeitverschwendung. Sie auch?

Verbesserung durch Lean Office
Im Lean Office greifen Prozesse optimal in einander, wie bei einem Zahnrad.

Bestimmt wollen Sie aber trotzdem von effizienter Teamarbeit profitieren. Ebenso wie von den Ideen eines Lean Office, eines effizienten Büros mit mehr Ordnung und „aufgeräumten“ Strukturen. Dann wird es höchste Zeit, dass Sie erfahren, wie Meetings wieder zu dem werden, was sie eigentlich leisten sollen: die Arbeit im Team nach vorne bringen – im Lean Office.

Tipps für erfolgreiche Meetings und Besprechungen

Sie wollen endlich im Meeting schneller auf den Punkt kommen und weniger Zeit vertrödeln? Es soll Schluss sein mit Meetings nach dem Motto: „Es ist zwar schon alles gesagt, bloß noch nicht von jedem.” Dann beachten Sie die folgenden Meeting-Punkte für Ihr Lean Office:

1. Definieren Sie vorher die Spielregeln:

Zum Beispiel, dass alle pünktlich erscheinen, jeder Fragen zu seinen Themen schriftlich mitbringt usw.

2. Kein Meeting ohne Tagesordnung:

Am besten verschicken Sie die TOPs gleich mit der Einladung, damit sich alle vorbereiten können – mindestens aber sollten Sie die Punkte vor Beginn der Besprechung für alle gut sichtbar auf einem Flipchart notieren.

3. Immer mit schriftlicher Vorlage:

Diskutieren Sie nichts, was nicht zuvor in 2-3 Sätzen als schriftliche Vorlage von Ihnen oder einem Teilnehmer skizziert wurde. Erscheint Ihnen das überflüssig, taugt das Thema womöglich wegen mangelnder Wichtigkeit gar nicht für Ihr Meeting.

4. Themen, die alle Teilnehmer angehen, zuerst:

Dann können einzelne Teilnehmer, die im Meeting-Verlauf keinen Bezug mehr zu einem Thema haben, schon wieder an andere Aufgaben gehen.

5. Nur mit Protokoll:

Bestimmen Sie immer jemanden, der die Ergebnisse aufschreibt und zeitnah an alle verteilt – inkl. Zuständigkeiten und Erledigungstermine. Dann kommen keine Missverständnisse auf. Weitere Möglichkeiten sind z. B. Notizen am PC, die per Beamer an die Wand projiziert werden, so dass alle direkt Korrekturen einbringen können. Oder als handschriftliches Sofort-Protokoll, das anschließend kopiert und verteilt wird.

6. Anschluss-Meeting notwendig?

Fragen Sie am Ende jedes Meetings, ob das Thema weiterer Erörterung bedarf – und vereinbaren Sie am besten noch vor Ort einen neuen Termin. Halten Sie lieber zwei kurze Besprechungen zu je einem Thema als ein langes Meeting, das durch mehrere Themen leichter ausufert.

7. Stehen statt sitzen:

Machen Sie bestimmte Meetings zur „Stehung“ – und nehmen Sie als Richtwert 15 Minuten Besprechungszeit. An einem Stehpult abgehaltene Meetings führen in aller Regel dazu, dass die Teilnehmer viel schneller zum Punkt kommen.

Meetings sollen die Arbeit im Team nach vorne bringen - nicht bremsen! Klick um zu Tweeten

Extra-Tipp Nr. 1:

Zeit ist Geld im Lean Office – visualisieren Sie diese Tatsache
Und stellen Sie zum Beispiel eine Sanduhr auf den Tisch – mit 15 oder 30 Minuten. Dann sieht jeder, wie schnell die Zeit verfliegt. Und das Verrinnen der kostbaren Zeit wird für jeden Besprechungsteilnehmer fühlbarer. Ein nützlicher Antrieb, um auf den Punkt zu kommen. Alternativ gibt es dazu auch entsprechende Apps fürs Tablet, die anzeigen, was Ihr Meeting gerade das Unternehmen kostet.

Extra-Tipp Nr. 2: Ihre Ausrüstung im Besprechungszimmer

Machen Sie eine Checkliste für die Dinge, die in Ihr Besprechungszimmer gehören, damit Sie diese immer schnell zur Hand haben. Zu den Standards an Ausrüstung gehören auch im Lean Office: Flipchart, Blöcke, Stifte, Taschenrechner usw. Legen Sie verbindlich jemanden fest, der für die Komplettierung sorgt – ob Raumpflegerin, Azubi oder Mitarbeiter. Ein Beispiel für eine Checkliste können Sie bei uns kostenlos runterladen.

Extra-Service-Tipp:

Hinweise zu Apps, die Ihre Meeting-Kosten anzeigen – als Alternative zur Sanduhr – finden Sie kostenfrei unter www.buero-kaizen.de/buch

Wie konnten Sie Ihre Meeting-Kultur auf ein besseres Level heben? Finden Sie die genannten Tipps zu einem schlanken Lean Office nützlich? Zu diesem außergewöhnlich wichtigen Thema Meeting höre ich immer wieder gerne Ihre Geschichten und Erfahrungen. Senden Sie mir Ihre E-Mail dazu an blog@buero-kaizen.de.



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