Ablagesystem: Dokumente mühelos organisieren (Büro+Privat)


Jeder kennt Sie: die Aufbewahrungsfristen. Gerade im beruflichen Bereich sind diese Fristen enorm wichtig, doch wussten Sie, dass Aufbewahrungsfristen auch im Privatbereich eine bemerkenswerte Spanne aufweisen? Nämlich von 6 Monaten bis zu einem ganzen Menschenleben? Da gilt es aufzupassen, wenn Sie mal wieder in Aufräumwut Papiere, Rechnungen, Nachweise und alte Ordner einfach entsorgen. Ein kluges und durchdachtes Ablagesystem schlägt hier gleich mehrere Fliegen mit einer Klappe.

  1. Sie haben alles, was Sie in Ihrem Leben benötigen oder behalten müssen, systematisch geordnet.
  2. Sie haben jederzeit schnellen Zugriff auf benötigte Informationen.
  3. Sie können sicher sein, dass Sie nichts Wichtiges irgendwann einmal entsorgt haben.

Warum braucht es ein Ablagesystem?

Ganz einfach gesagt, ist das Ablagesystem ein System, welches dem Ablegen und Archivieren von Dokumenten, Projekten und Ähnlichem dient. So einfach, wie die Herleitung dieses Begriffs sind auch die zahlreichen Gründe, die für ein Ablagesystem sprechen, deswegen haben wir Ihnen hier die besten Gründe für eine funktionierende Ablage im beruflichen und privaten Bereich aufgelistet.

Für nachhaltige Ordnung im Büro ist es wichtig, das Motto zu verinnerlichen: „Alles hat seinen Platz. Alles hat einen Platz!” Das vollkommene Ordnungssystem gibt es nicht. Alles hat seine Vor- und Nachteile. Suchen Sie darum nach dem System, das für Sie am besten passt und setzen Sie es konsequent um! Dabei ist es egal, ob Sie ein System für Ihre Papiere oder für Ihre digitalen Dokumente benötigen. Dabei liegen jedoch die Vorteile eines stringenten Ablagesystems klar auf der Hand:

  • Sie haben mehr Sicherheit Ihre Dokumente wiederzufinden
  • Sie sparen sich Zeit beim Ablegen und Durchsuchen Ihrer Dokumente, damit steigt ebenfalls die Effizienz Ihrer Mitarbeiter
  • Durch die Ordnung werden Ihre Mitarbeiter entlastet
  • Ein digitales Ablagesystem senkt Ihre Kosten und schafft Freiräume für Sie und Ihre Mitarbeiter

Ein Ablagesystems anhand von W-Fragen aufbauen

13 % der Zeit eines Mitarbeiters geht in deutschen Unternehmen mit Suchen drauf – nach dem richtigen Dokument oder der korrekten elektronischen Unterlage. Zeit, die sich wirklich sinnvoller nutzen lässt. Für Weiterbildung, neue Projekte – oder die Familie zuhause. Deshalb ist die optimale Dokumentenablage für die Mitarbeiter Ihres Unternehmens das A und O. Und eine der wesentlichen Stellschrauben mit enormem wirtschaftlichem Potenzial. Nehmen Sie sich die Zeit, Ihre Systeme im Büro auf den Prüfstand zu stellen. Mit unserem effizienten W-Fragen-System.

Wichtig ist die Klärung der folgenden fünf W-Fragen:

  • Warum soll etwas abgelegt werden?
  • Wo soll etwas abgelegt werden?
  • Wie soll etwas abgelegt werden?
  • Wie lange soll etwas abgelegt werden?
  • Wer soll etwas ablegen?

Wenn Sie die fünf Fragen Schritt für Schritt durcharbeiten, bleiben Sie garantiert von riesigen Aktenstapeln auf Ihrem Schreibtisch verschont und können sich nach Ihrem Projektabschluss und Ähnlichem ganz entspannt neuen Projekten und Aufgaben zuwenden.

1. Frage „Warum?“

„Das machen wir doch schon seit zwanzig Jahren so!” Stopp! Dieses Argument zählt nicht, weil es jegliche Grundlage vermissen lässt. Nur, weil etwas seit Jahrzehnten so gemacht wird, heißt es nicht, dass es gut ist. Sie sollten sich fragen: Ist es wirklich notwendig, dass dieses Dokument abgelegt werden muss – weil jemand noch einmal Zugriff braucht, das Gesetz es vorsieht oder wichtige dauerhafte Infos darin vorhanden sind? Wenn ja – dann brauchen Sie für diese Art von Dokument eine Ablage.

Ablagesystem: Haben Sie auch den Mut manche Dokumente wegzuwerfen.
Ablagesystem: Haben Sie auch den Mut manche Dokumente wegzuwerfen.

Für Dokumente, deren Bleiberecht nach Projektabschluss nicht ganz klar ist, empfehlen wir unseren Kunden gerne praktische Textboxen. In diese legen Sie alle fragwürdigen Akten, beschriften die Box mit klaren Informationen zu Ihrem Inhalt, verschließen sie fest und bringen sie ins Lager. Wer aus dieser Box etwas benötigt, kann diese einfach öffnen und die Dokumente entnehmen. Hat dies nach einer angemessenen Frist niemand getan, war Ihr Wegwerfen auf Probe umso erfolgreicher, denn nun können Sie die in der Box enthaltenen Dokumente ruhigen Gewissens entsorgen, da der Inhalt wirklich nicht mehr relevant zu sein scheint. Vorlagen für solche Kistenbeschriftungen gibt es kostenlos im Download-Center.

2. Frage „Wo?“

Nun wissen Sie, was Sie ablegen müssen und möchten, brauchen aber noch ein Ziel, wo dies geschehen sollte. Klären Sie hierfür zunächst, wer Zugang zu den abgelegten Informationen braucht und wägen Sie die verschiedenen Ablagemöglichkeiten aus. Jetzt müssen Sie entscheiden, wo das Dokument für den künftigen Zugriff besser aufgehoben ist:

  • im Aktenordner – weil das Gesetz vielleicht 10 Jahre Aufbewahrungsfrist setzt,
  • im Hängeregister – für laufende Projekte, die anschließend ins Archiv gehen,
  • in einem Folienordner – für umfangreiche Materialien aus einem laufenden Projekt,
  • digital, auf der Festplatte (wenn viele Beteiligte schnell darauf zugreifen sollen)
  • oder an Ihrem Arbeitsplatz.

3. Frage „Wie?“

Ist für Sie eine alphabetische oder alphanumerische Ordnung sinnvoller? Überlegen Sie sich ebenfalls, wie Sie das Einhalten der Richtlinien, und durch wen, für die richtige Ablage kontrollieren. Im Grunde legen Sie das selbst fest und können sich hier nach einem einfachen Aktenplan richten.

Wenn Sie einen solchen noch nicht haben, sollten Sie ihn in diesem Schritt erarbeiten. Sinnvoll ist die Einteilung in Ablagegruppen, beispielsweise in die verschiedenen Unternehmensbereiche wie Marketing, Personal und Produktion. Vermeiden Sie hier eine zu einheitliche Beschriftung der Akten, die lange Suchzeiten verursachen können, indem Sie jedem Bereich eine Farbe zuordnen oder beschriften Sie die Regalböden präzise, um das Finden der Akten zu erleichtern. Hier haben wir Ihnen die wichtigsten Tipps für eine effiziente Beschriftung aufgeführt.

Sie können Ihr Ablagesystem durch farbige Ordner effizienter gestalten.
Sie können Ihr Ablagesystem durch farbige Ordner effizienter gestalten.

4. Frage: „Wie lange?“

Egal, ob bei Projekten, Verträgen oder Ähnlichem müssen Sie sich die Frage stellen: Gibt es gesetzliche Fristen oder spielen interne Vorgänge eine Rolle, zu denen immer wieder etwas nachgeschlagen werden muss?

Denn es gibt rechtliche Vorgaben, die in vielen Fällen eine bestimmte Aufbewahrungsfrist vorgeben. Beispielsweise müssen Auftragsbestätigungen sechs Jahre und Quittungen bis zu zehn Jahren aufbewahrt werden. Vermerken Sie sich deshalb eventuell die Aufbewahrungszeit gleich auf dem Dokument. Sie finden alle Fristen in dieser kostenlosen Übersicht.

5. Frage: „Wer?“

Sie sollten die Zuständigkeiten unbedingt vorab klären. Überlegen Sie, wer für die Dokumentenablage zuständig ist, wie Sie die Doppelablage durch Kollegen vermeiden, die Art, wie Sie kommunizieren, dass diese Dokumente zentral abgelegt werden. Wenn sich die Zuständigkeiten wechseln sollten, kommunizieren Sie diese an das gesamte Team, um Missverständnisse zu vermeiden.

Tipp: Wenn Sie die W-Fragen selbst umsetzen möchten, dann laden Sie sich die Fragen als kostenlose Übersicht runter. Diese können Sie dann beliebig mit Ihren Kollegen teilen, so brauchen Sie sich keine Sorgen mehr machen, wie Sie Ihr Ablagesystem organisieren.

Welche Ablagesysteme gibt es? (Vor- und Nachteile)

Jeder organisiert sich anders. Aus diesem Grund muss das Ablagesystem zu den jeweiligen individuellen Bedürfnissen und Anforderungen passen. Stehordner, Hängeregister, Mappen, Posteingangsschale, Schubladenbox oder doch ein digitales System? Es gibt viele Möglichkeiten, seine Unterlagen abzuheften. Die Vor- sowie Nachteile der wichtigsten Systeme stellen wir Ihnen hier vor.

Ordner

Die am weitesten verbreitete Methode, Akten abzuheften, ist die Ablage in Stehordnern. Die Ordner sind mittlerweile aus keinem Büro mehr wegzudenken. Einer der bekanntesten Hersteller ist die Firma Leitz. Ein Ordner ist ein Hefter mit stabilen Deckeln, in dem eine mechanische Vorrichtung zum Abheften gelochter Blätter enthalten ist. Geeignet sind die Ordner zum Beispiel besonders für das Verstauen von großen Mengen Papier bzw. Dokumenten und das Archivieren abgeschlossener Projekte etc. .

Vorteile Nachteile
  • Großes Volumen

  • Hohe Flexibilität

  • Einfache Entnahme und Einfügen von Blättern

  • Nicht platzsparend (viel „Luft“ wird abgeordnet)

  • Sind sperrig

  • Können bis zu 4 Kg wiegen

Hängeregister

Hängeregister bzw. Hängemappen sind, neben den Ordnern, ein weiteres Aufbewahrungsmedium. Hängeregister sind stabile Mappen, die einen festeren Boden haben, um auch größere Papieransammlungen tragen zu können. Die Hängemappen werden mit Hilfe einer Schiene in sogenannte „Hängeregistraturen“ eingeordnet und mittels „Reitern“ beschriftet und organisiert. Die Hängeregister eignen sich beispielsweise gut für: Lose Blattsammlungen, laufende Projekte oder Wiedervorlagen.

Vorteile Nachteile
  • Einfaches Einfügen von Blättern (ohne Lochung)

  • Schneller und einfacher Zugriff

  • Beschriftung durch „Reiter“ schnell möglich

  • Konstruktion ist nötig (Hängevorrichtung oder Hängemappen-Kasten)

  • Bei vielen Hängemappen verliert man schnell die Übersicht trotz „Reiter“

  • Man kann die Papiere nicht durchblättern, sondern muss den gesamten Inhalt entnehmen

Mappen- Systeme

Ein weiteres inzwischen auch sehr bekanntes Ordnungssystem sind die Mappen-Systeme. Die bekanntesten Systeme sind von MAPPEI und Classei. Das System besteht aus mehreren Mappen, die es in unterschiedlichen Farben erhältlich ist. Die Mappen werden in einer Box aufbewahrt. Die Mappen-Systeme eignen sich von Archivlösungen bis hin zu Wiedervorlagesystemen.

Vorteile Nachteile
  • Sehr platzsparend (bis zu 40 % weniger Platz gegenüber Ordnern)

  • Einzelne Ordnungsmappen können einfach entnommen werden

  • Beschriftung durch „Reiter“ bzw. „Schildchen“ schnell möglich

  • Es muss eine klare Struktur geben, an die sich alle halten

  • Man kann die Papiere nicht durchblättern, sondern muss den gesamten Inhalt entnehmen

  • Etwas teureres Ablagesystem

Dieses Bild macht den Unterschied zwischen den Mappen-Systemen und den Ordnern deutlich:

Postmappe

Die Postmappe ist eine gelbe Mappe, die meistens mit zwei Gummizügen versehen ist. Im Bereich des Büros wird die eingehende und ausgehende Post in der Postmappe gesammelt und danach an die entsprechenden Personen oder Abteilungen weitergegeben. Aus diesem Grund sollte die Postmappe nicht für Projekte und Ähnlichem verwendet werden. Alternativ eignen sich ebenfalls sogenannte Posteingangsschalen oder Postausgangsschalen.

Vorteile Nachteile
  • Die Post ist gesammelt an einem Ort

  • Geschützt vor äußeren Einflüssen

  • Man verliert schnell die Übersicht

  • Kein sinnvolle Archivierung

Posteingangsschale

Die Posteingangsschale oder auch „Eingangskörbchen“ kann sich sowohl auf Ihrem Schreibtisch als auch im Flur befinden. Dabei handelt es sich um eine Schale oder ein Körbchen, das mit dem Namen des jeweiligen Mitarbeiters versehen ist. Natürlich können Sie auf dem Schildchen beliebig viele Informationen über den jeweiligen Mitarbeiter aufführen (z. B. Position, Telefonnummer, E-Mail etc.). Die Posteingangsschale ist, wie der Name vermuten lässt, geeignet für die neu eingegangenen Dokumente, um diese auch vorab zu sortieren.

Optimieren Sie Ihr Ablagesystem und haben Sie nur ein Eingangskörbchen auf Ihrem Schreibtisch.
Optimieren Sie Ihr Ablagesystem und haben Sie nur ein Eingangskörbchen auf Ihrem Schreibtisch.

 

Vorteile Nachteile
  • Eingehende Dokumente werden an einer Stelle gesammelt

  • Schnelle Verfügbarkeit bei Bearbeitung

  • Wird schnell unübersichtlich

  • Nur bedingte Sortierung bzw. Struktur möglich

Schubladenbox

Beschriften Sie die einzelnen Laden der Schubladenbox, um das Auffinden zu erleichtern.
Beschriften Sie die einzelnen Laden der Schubladenbox, um das Auffinden zu erleichtern.

Die Schubladenbox besteht aus verschiedenen, aufeinander angeordneten Schubladen. Diese bekommt man in unterschiedlichen Größen und Farben, sowie auch in stapelbaren Ausführungen. In der Schubladenbox lassen sich unzählige verschiedene Dokumente und Materialien lagern.

Aus diesem Grund empfehlen wir Ihnen die einzelnen Laden der Schubladenbox zu beschriften, um das Auffinden zu erleichtern. In Schubladenboxen sammelt sich oft unübersichtliche Mengen von irgendetwas. Von Undefinierbarem.

Dass die Inhalte oft nicht definierbar sind, zeigt sich daran, dass draußen nicht einmal dran steht, was sich drinnen befindet.

Überlegen Sie deshalb gut, ob die Schubladenbox wirklich eine gute Idee ist. Sie ist, wenn überhaupt, dann nur für eine kleine Vorratshaltung gut: z. B. für Formulare oder für Briefpapier.

Tipp: Wenn Sie sich für die Nutzung entscheiden: Beschriften Sie jede Schublade sofort und gut lesbar, damit Sie nicht erst jede Lade aufziehen müssen, um herauszufinden, was sich darin verbirgt.
Vorteile Nachteile
  • Beliebig erweiterbar

  • Viele Formen und Größen erhältlich

  • Kann schnell unübersichtlich werden

  • Man muss den kompletten Inhalt aus den Schubladen entnehmen

digitalen Ablage

Sobald sich eine Firma auf mehrere Gebäude verteilt, entstehen weite Wege. Muss eine Akte erst aus einem Nachbarhaus oder von einer entfernten Etage organisiert werden, spricht das eindeutig für eine digitale Ablage. Denn die digitale Ablage ist ähnlich wie die traditionelle Ablage mittels Ordnern etc. . Bei der digitalen Ablage werden einfach Über- und Unterordner auf einer Festplatte angelegt, die im Internet abgelegt ist.

Wichtig bei der digitalen Ablage sind Ablagespielregeln und eine klare Kennzeichnung durch Stichwörter oder Tags. Ansonsten verschwinden eingescannte Dokumente sehr gerne im digitalen Nirwana.

Vorteile Nachteile
  • Dokumente sind jederzeit abrufbar
  • Sehr platzsparend
  • Dokumente können von mehreren Personen gleichzeitig eingesehen werden
  • Es können unberechtigte Zugriffe erfolgen
  • Begrenzte Lebensdauer der Speichermedien
  • Zu Beginn können höhere Kosten entstehen (Scannen und indexieren der Dokumente)
Tipp: In diesem Beitrag finden Sie alle Tipps und Tricks, worauf Sie bei einer digitalen Ablage achten müssen. Und hier haben wir Ihnen ein PDF mit den Ablage-Spielregeln erstellt.

Ablageort – Wo werden Dokumente abgelegt?

Neben der Frage nach dem richtigen Ablagesystem ist die Frage nach dem richtigen Ablageort ebenso entscheidend. Die Entscheidung welchen Ablageort man am Ende nutzt, hängt von der Häufigkeit des Zugriffes ab. Auf dieser Grundlage können Sie die Ablagesysteme an folgenden Orten ablegen:

  • Schreibtisch
  • Rollcontainer
  • Schrank
  • Archiv
Wer die Dokumentenstapel reduziert und das neue Ordnungssystem eingeführt hat, fühlt sich tatsächlich erleichtert.
Wer die Dokumentenstapel reduziert und das neue Ordnungssystem eingeführt hat, fühlt sich tatsächlich erleichtert.

Schreibtisch

Tagtäglich arbeiten wir stundenlang an unserem Schreibtisch. Aus diesem Grund sollten sich die Dokumente, Papierstapel, Ordner und Co. nicht auf dem Arbeitsplatz sammeln. Um zu garantieren, dass Sie jederzeit effizient arbeiten können, sollten Sie nur eingehende und ausgehende Dokumente etc. auf dem Schreibtisch „ablegen“. Während der Bearbeitung der Dokumente ist es auch vollkommen in Ordnung diese auf dem Schreibtisch abzulegen, jedoch nach Abschluss der Aufgabe die Dokumente entweder im Rollcontainer, Schrank oder Archiv zu lagern.

Rollcontainer

Ein Rollcontainer hat den Vorteil, flexibel zu sein (Sie können ihn schnell mal aus dem Weg schieben oder die Ordnung der Hängeregistermappen ändern). Der Nachteil ist, dass Dinge, die in den Mappen landen, manchmal sehr lange dort bleiben. Und wenn ein einzelnes Projekt wächst, dann wächst die Mappe, wodurch keiner mehr so recht weiß, was sich eigentlich darin befindet.

Rollcontainer oder Hängeregisterschubladen sollten Sie immer nur als Zwischenablage für aktuelle Projekten nutzen.
Rollcontainer oder Hängeregisterschubladen sollten Sie immer nur als Zwischenablage für aktuelle Projekten nutzen.

Deshalb empfehlen wir, dass Sie Rollcontainer immer nur als Zwischenablage für aktuelle Projekte nutzen. Alles, was abgeheftet werden kann, sollten Sie in die passenden Ordner abheften.

Aktuelle Projekte können Sie nach unserer Erfahrung besonders gut in MAPPEI-Ordnungsmappen ablegen. Diese haben den Vorteil, dass Sie sie im Anschluss, wenn sie nicht mehr aktuell sind, genau so wie sie jetzt sind abheften können.

Schrank

Während Sie Dokumente, die Sie häufiger brauchen, in der Nähe Ihres Arbeitsplatzes lagern sollten, können Sie Dokumente, die Sie weniger häufig benötigen, weiter weg lagern. Diese Dokumente, die Sie nicht häufig brauchen, können Sie in einem Schrank in Ihrer Nähe lagern, dieser muss sich nicht im gleichen Raum befinden.

Archiv

Nun wissen Sie, wo Sie Dokumente lagern sollten die Sie häufig brauchen und erfahren nun, wo Sie Dokumente, Ordner und Co lagern sollten, die Sie nur selten benötigen: im Archiv. Das Archiv eignet sich für alle Papiere, die Sie nicht wegwerden sollten bzw. dürfen, die jedoch nicht Ihren unmittelbaren Arbeitsbereich belagern sollten.

Workflow eines Ablagesystems

Ein funktionierendes Ablagesystem im Büro besteht aus folgenden Elementen:

  • einem Eingangsort für neue Unterlagen,
  • einer Wiedervorlage für Terminsachen,
  • einem Ort für lebendige Akten
  • und einem Archiv.

Die Posteingangsschale für neue Unterlagen

Ganz am Anfang eines Ablagesystems steht der Ort für neue Unterlagen. Wir empfehlen Ihnen für alle analogen Informationen wie Briefe, Telefonnotizen, Rechnungen, interne Dokumente, einen einzigen Ort im Büro – nämlich die Posteingangsschale – zu etablieren.

Einmal am Tag nehmen Sie sich Zeit und arbeiten die Posteingangsschale ab. Sie sortieren die Unterlagen entweder den jeweiligen Terminsachen und Projekten in Ihrem Ablagesystem in Ihrem Büro zu oder bearbeiten Sie gemäß der 5-Minuten-Regel direkt.

Die Wiedervorlage für terminliche Dokumente

Für alle Unterlagen, die konkreten Terminen zugeordnet werden können, verwenden Sie innerhalb Ihres Ablagesystems eine Wiedervorlage. Solche Unterlagen sind z. B. Rechnungen mit einem Zahlungsziel, eine Telefonnotiz mit einem Rückruftermin oder die Tickets für das Konzert. Gängige Wiedervorlagesysteme sind Pultordner, Hängeregister oder das System von MAPPEI bzw. Classei.

Pultordner gibt es mit einer Nummerierung von 1-31 im Fall einer Zuordnung nach Tagen, bzw. 1-12, wenn die Zuordnung anhand von Monaten geschehen soll. Größere Projekte lassen sich besser in einer Wiedervorlage aus Hängeregistern ablegen.

Bei der Wiedervorlage von Terminen können Sie Pultordner mit täglicher oder monatlicher Nummerierung verwenden.
Bei der Wiedervorlage von Terminen können Sie Pultordner mit täglicher oder monatlicher Nummerierung verwenden.

Wenn Sie auf der Suche nach einem durchgängigen Ablagesystem für Ihr Büro sind, sollten Sie sich auch einmal die Produkte von Classei und MAPPEI anschauen. Die Firmen haben ein eigenes, geniales Konzept für die gesamte Ablage entwickelt und bieten auch tolle Wiedervorlagesysteme an.

Die lebendigen Akten für Projekte und Co.

Für "lebendige" Akten können Sie Ordner verwenden, um aktuelle Projekte im Überblick zu haben.
Für „lebendige“ Akten können Sie Ordner verwenden, um aktuelle Projekte im Überblick zu haben.

Nehmen wir an, Sie arbeiten an einem Projekt mit einem Kunden, bei dem es mehrere Besprechungstermine gibt. Die Akte mit den Unterlagen für den nächsten Termin haben Sie, wie oben beschrieben, in Ihre Wiedervorlage gelegt.

Was ist aber mit der Akte mit den Unterlagen der drei letzten Meetings? Diese legen Sie im Projektordner des Kunden ab. Der Ordner muss nicht am Schreibtisch gelagert werden, aber er steht als Teil des Ablagesystems in Ihrem Büro.

Wie genau Sie den Ordner für den Kunden, die Abteilung oder Ähnlichem anlegen, haben wir Ihnen bei der Frage „Wie?“, der 5 W-Fragen kurz beschrieben sowie ein paar Tipps festgehalten.

 

 

 

 

 

Das Archiv für abgeschlossene Projekte

Damit das Ablagesystem im Büro nicht endlos wächst, machen Sie regelmäßig Platz in Ihrem Büro für neue Projekte. Dazu räumen Sie den Ordner mit dem abgeschlossenen Projekt des Kunden, den Sie als letztes betreut haben, ins Archiv. Sollte der Kunde noch eine Rückfrage zu dem Projekt haben, sind die Akten nicht verschwunden. Sie blockieren aber auch keinen Platz mehr in Ihrem Büro!

Beispiel für ein privates Ablagesystem

Zuerst sollten Sie sich 5-7 Ordner besorgen, um alle Ihre Papiere optimal ordnen zu können. Hier gibt es zwei Dinge, die hierbei wichtig sind:

  1. Ein grundlegendes System aufsetzen – dabei helfen wir Ihnen jetzt.
  2. Das System korrekt pflegen und füttern mit neu ankommenden Unterlagen – das ist Ihre Aufgabe.
Hinweis: Beim Ablagesystem privat spielen natürlich die Aufbewahrungsfristen eine große Rolle. Alle wichtigen privaten Aufbewahrungsfristen haben wir deshalb für Sie hier übersichtlich als PDF zum Download zusammengestellt. Damit Sie die Fristen auch dauerhaft im Blick haben, empfehlen wir, die jeweiligen Fristen auf die Ordner oder das erste Übersichtsblatt im Ordner zu vermerken.
Mit diesen 5 bis 7 Ordnern gelingt Ihnen Ihr privates Ablagesystem problemlos.
Mit diesen 5 bis 7 Ordnern gelingt Ihnen Ihr privates Ablagesystem problemlos.

Seien Sie sicher: So kann nichts mehr schief gehen!

1 Ordner – für alle technischen Geräte im Haushalt

Legen Sie einen Ordner für Beschreibungen, Garantiekarten und Rechnungen – für eventuelle Garantieleistungen – für sämtliche Geräte in Ihrem Haushalt oder Ihrem Homeoffice an.

Tipp: Meist sammelt sich im Laufe der Jahre oder je nach technisiertem Haushalt eine ganze Menge Papier an. Das kann schnell unübersichtlich werden. Legen Sie deshalb vorne eine Klarsichthülle mit Inhaltsangabe bzw. einer Übersicht über die Geräte hinein – zumal wenn ein Ordner für Ihren Haushalt nicht ausreicht.

1 Ordner für Versicherungen …

… inklusive Korrespondenzen, Policen und Abrechnungen. So haben Sie alles komplett zusammen. Optimal lassen sich die Unterlagen per Registerblätter übersichtlich und schnell nutzen, bzw. vom Versicherungsvertreter einsehen.

Tipp: Heften Sie auch hier als erstes Blatt ein Inhaltsverzeichnis ein – am besten sogar mit allen wichtigen Versicherungsnummern, Terminen und Versicherungssummen.

1 Ordner für Verträge, die Geld kosten

Dazu zählen Abonnements, Mitgliedschaften, Telefon, Mietverträge und Co.

Tipp: Notieren Sie auf einem vorne eingehefteten Übersichtsblatt Jahresbetrag, Dauerauftrag und Kündigungstermin – so behalten Sie stets die Übersicht und kommen nicht in die Verlegenheit, dass sich Verträge automatisch verlängern, obwohl Sie das gar nicht wollten.

1 Ordner fürs Haus – sofern in Ihrem Besitz

Alles, was mit Ihrem Haus zu tun hat, findet in diesem Ordner seinen Platz: Kreditverträge, Abrechnung und Verträge zu Wasser, Strom, Heizung, Wohngebäudeversicherung, Grundsteuer, Straßenreinigung, Winterdienst, Müllabfuhr.

1 Ordner für Banksachen

Hier sortieren Sie Kontoinformationen, Freistellungsaufträge, Ansprechpartner bei der Bank, Kreditkarten und Verträge ein – und am besten auch Notfallnummern, wenn Sie eine Karte sperren lassen müssen.

1 Ordner für Ihre Altersvorsorge …

… für Unterlagen der Deutschen Rentenversicherung, Betriebsrenten, staatlich geförderter Rente wie Riester oder Rürup und sonstige Altersvorsorgen wie Fonds oder Immobilien.

Tipp: Erstellen Sie eine Excel-Tabelle, in der Sie alle Beiträge, garantierte Zahlungen sowie prognostizierte Zahlungen erfassen. So haben Sie Ihre sichere Altersvorsorge zuverlässig im Blick. Und auch Änderungen sind schnell eingetragen und durch die Tabellenkalkulationssoftware Excel automatisch mit aktuellen Zahlen berechnet.

Fazit

Noch einmal: Das vollkommene System gibt es nicht. Alles hat seine Vor- und Nachteile. Entscheiden Sie sich für ein System, das für Sie konsequent umsetzen. Kombinationen sind möglich. So wäre es z. B. denkbar, Classei für sämtliche lebendigen Akten (alle Akten offener Prozesse) zugreifen, während Sie für die Archivierung die digitale Ablage nutzen. Indikator für eine perfekte Ablage ist die Zugriffszeit. Unsere Faustformel lautet: Jede Unterlage muss innerhalb 1 Minute greifbar sein.

PS: Sie wollen grundsätzlich mehr Ordnung in Ihr Privatleben bringen? Und das nicht nur im Ablagesystem privat? Dann lesen Sie doch einfach mal meine 10 Tipps zur dauerhaften Ordnung im Privatbereich – oder unser beliebtes E-Book „Die 20 Büro-Kaizen-Tools“ zur Optimierung von Homeoffice und privater Ablage.



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