Ablage-Struktur: Optimale Tipps für den schnellen Zugriff


In dieser Übersicht versuchen wir, möglichst viele Fragen rund um das Thema Ablage zu klären. Die im Text verlinkten Anleitungen geben Ihnen weiterführende Tipps und Informationen an die Hand. Wir erläutern, wie Sie es schaffen, chaotische Zustände am Arbeitsplatz unter allen Umständen zu vermeiden. Kurz-, mittel- und langfristig zahlt sich das für Sie definitiv aus, ein aufgeräumter Arbeitsplatz ist oft die halbe Miete, um erfolgreich arbeiten zu können.

1. Warum eigentlich Ablage?

Das Thema Ablage begleitet uns ein Leben lang, schließlich gilt es, in nahezu jedem Arbeitsbereich einen gewissen Grad an Ordnung einzuhalten. Ob elektronische Daten und Dokumente, das Anlegen von Verzeichnissen und Ordnern, ob Mails oder analoges Papier: Vieles muss aufbewahrt werden, um bestimmte Vorgänge später nachvollziehen zu können. Nicht selten gelten für die Dauer der Aufbewahrung gesetzliche Fristen.

Ordnung ist das halbe Leben: So spießig der Spruch auch klingen mag, so richtig ist er nicht nur im beruflichen Umfeld. Viele Leserinnen und Leser, denken jetzt vermutlich an die Stapel auf dem Schreibtisch und die Flut von Papier, die es aufzuräumen gilt. Noch heute sehen Schreibtische mitunter so aus und umso wichtiger ist es, hier für Ordnung zu sorgen. Wenn zu viele Akten und Ordner den Arbeitsplatz dominieren, können Sie sich an diese Tipps zur Ablage halten.

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Auf dem Schreibtisch links finden Sie Ihre Post niemals wieder. Rechts dagegen fehlt nur noch ein Ablagekasten für den Posteingang.

Die moderne Ablage aber findet mindestens ebenso auf digitaler Ebene statt. Das ist umso wichtiger, als Arbeitsplätze innerhalb eines Unternehmens, zumindest aber innerhalb eines Teams heutzutage miteinander vernetzt sind. Bedeutet: Mehrere Personen benötigen Zugriff auf Dokumente, und das alles von ihrem eigenen Arbeitsplatz aus. Es gibt eine Vielzahl an Laufwerken und Cloudspeichern für das Büro. Das bedeutet, dass Sie gemeinsam mit den Kollegen die Ablage zu organisieren haben – schließlich müssen alle wissen, wo die entscheidenden Dokumente später zu finden sein werden.

2. Die digitale Ablage

Es gibt Studien die belegen, dass Menschen im Büro bis zu einer Stunde pro Tag auf der Suche nach Dokumenten, Mails und ähnlichen Daten sind. Deshalb macht es viel Sinn, sich einmalig eine gute Struktur für die digitalen Archivierung von Dokumente zu überlegen.

Sorgen Sie dafür, dass im Idealfall das komplette Büro die von Ihnen eingeführte Archivstruktur nutzt. Ein erster sinnvoller Schritt auf dem Weg hin zu einer guten digitalen Ablage ist es, eine einheitliche Benennung von Ordnern und Dokumenten zu etablieren. Das erleichtert es allen Teammitgliedern später, die Dokumente von ihrem PC aus abzulegen und die von den Kollegen abgelegten Dateien einfacher zu finden.

3. Ordnerstruktur – einheitliches Anlegen von Ordnern im Computer

Im Arbeitsalltag sind Spielregeln hilfreich, in denen die ersten 2 Ebenen der Ordnerstruktur dokumentiert sind. Gibt es keine klaren Vorgaben, so herrscht Chaos, und ein solches Chaos hat die Eigenschaft, immer dann aufzutreten, wenn es am wenigsten passend ist – also dann, wenn es eilt. Muss zum Beispiel eine Vertretungskraft im Fall des Urlaubs, einer Krankheit oder der Elternzeit dringend ein wichtiges Dokument auf dem Rechner des abwesenden Kollegen suchen, so könnte es unter Umständen schwierig bis unmöglich werden, diese Datei auch tatsächlich zu finden.

In den meisten Fällen macht es Sinn die ersten 2 Ordnerebenen vorzugeben. Hier kann auch unterschieden werden, wer Zugriff auf die Informationen braucht. So kann man verschiedene Zugriffsbereiche einrichten für das komplette Unternehmen, die Abteilungen und jeden einzelnen Mitarbeiter. Hier finden Sie weitere Tipps für die Erarbeitung einer gemeinsamen Ablagestruktur.

4. Verzeichnisse erstellen und Dateien in die neue Struktur überführen

Je mehr Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter daran beteiligt sind, eine neue Verzeichnisstruktur zu erarbeiten, desto besser. Je mehr graue Zellen an einer Lösung feilen, desto besser wird diese. Sinnvoll ist es, dass Kollegen aus allen Abteilungen an der Erarbeitung dieser Lösung beteiligt sind. Im nächsten Schritt geht es darum, sich klarzumachen, welche Arten von Dokumenten eigentlich anfallen. In vielen Unternehmen handelt es sich dabei um Verträge, Angebote, Präsentationen, Protokolle, Rechnungen und dergleichen.

Um nun ein einheitliches Verzeichnis zu etablieren, sollten Sie Regeln einführen:

  • Ist es sinnvoll, ein eigenes Verzeichnis für alle Rechnungen anzulegen? Oder bleiben diese nicht besser in den Kundenordnern?
  • Fasst man alle Angebote in einem Verzeichnis zusammen?
  • Liegen die Verträge in einem eigenen Ordner oder gehören sie doch besser in das jeweilige Projektverzeichnis?
  • Wie viele Unterordner pro Verzeichnis sind nötig? Usw.

Oft gibt es hier keine richtige oder falsche Lösung. Wichtig ist nur, dass Sie sich auf eine Lösung einigen und diese dokumentieren. Achten Sie am besten auch darauf, dass das Ganze nicht zu grob, aber auch nicht zu kleinteilig wird.

Entscheiden Sie selbst, ob Sie mit Ihrer Dateiablage zufrieden sind.
Entscheiden Sie selbst, ob Sie mit Ihrer Dateiablage zufrieden sind.

Das alles bedeutet eine Menge zusätzliche Arbeit. Doch irgendwann haben Sie sich bestimmt geeinigt und ein passendes Ablagesystem für digitale Dokumente eingeführt. Nun geht es nur noch darum, die Dokumente in die neuen Strukturen zu überführen. Bevor mit dem Verschieben der Dateien begonnen wird, ist es sinnvoll, zunächst ein Backup aller betroffenen Dokumente zu erstellen. Anschließend können sämtliche Daten in die neuen Verzeichnisse überführt werden.

5. Ablage ist nicht nur digital

Das alles klang bis hierhin so, als würde es in deutschen Firmen kein Papier mehr geben. Natürlich sind viele Unternehmen bestrebt, dem papierlosen Büro so nah zu kommen, wie es nur geht, doch vielerorts ist die Realität eine andere.

Zur Optimierung der Papier-Ablage kann man sich an den fünf W-Fragen orientieren, die man sich ehrlich beantworten sollte:

  1. Warum? Müssen die Dokumente wirklich aufbewahrt werden oder können sie nach Projektende entsorgt werden?
  2. Wo? Welches Ablagesystem? Folienordner, Hängeregister oder Aktenordner?
  3. Wie? Numerisch geordnet, alphabetisch oder nach Kunden bzw. Projekten?
  4. Wie lange? Bis zu welchem Datum müssen die Dokumente in der Ablage verbleiben, gibt es beispielsweise Fristen o. Ä. zu beachten?
  5. Wer? Wer übernimmt die Verantwortung für die Ablage? Wer ist der/die Ansprechpartner/in bei Ablagedingen?

6. Wie Sie Dokumente am besten entsorgen

Die Frage nach der gelungenen Ablage führt im Bürosprech, etwa im Dialog mit Kollegen, nicht selten dazu, dass jemand aus der Runde ruft: Ablage rund! Beziehungsweise: Ablage P! Gemeint ist damit jeweils der Papierkorb und die flapsig formulierte Antwort enthält aber stets einen wahren Kern. Denn nicht selten kommt es vor, dass man sich die Mühe macht, Dokumente abzulegen, die man später dann nie wieder benötigt.

Natürlich gibt es Papiere, die man aufbewahren muss, etwa für sechs Jahre (Personalunterlagen, abgelaufene Mietverträge, diverse Schriftwechsel und mehr) oder für zehn Jahre (Jahresabschlüsse, Kontoauszüge, Rechnungen, Abrechnungen von Reisekosten oder Überstundenlisten). Viele andere Dokumente dürfen schon weit vorher entsorgt werden, etwa mit dem Aktenvernichter. Zum Thema Reißwolf und Co. haben wir für Sie auf dieser Seite interessante Infos zusammengestellt.

Dort erfahren Sie, was beim Aktenvernichter beachtet werden sollte, warum rechteckige Kisten bei der Entsorgung von Papieren einem runden Papierkorb vorzuziehen sind und wie Sie das Entsorgen insgesamt sogar ästhetisieren können.

Gemeinsames Ablagesystem hilft strukturiertes Arbeiten
Auch ein gemeinsames Ablagesystem ist für strukturiertes Arbeiten hilfreich.


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