Outlook auf dem iPhone einrichten: Die komplette Anleitung für unterwegs

Wer viel unterwegs ist, muss auch mobil arbeitsfähig bleiben. Dazu gehört mehr als nur Telefon und Laptop. Tools wie Word, Excel und vor allem Outlook sollen überall zuverlässig funktionieren – auch auf dem iPhone. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie Outlook auf dem iPhone optimal einrichten und nutzen. Das gilt übrigens genauso fürs iPad, denn die Funktionen und Schritte sind auf beiden Geräten nahezu identisch.

1. Download, Installation & erste Schritte in Outlook auf dem iPhone

Um Outlook auf Ihrem iPhone zu nutzen, laden Sie zuerst die kostenlose App aus dem Apple App Store herunter.

• Nach der Installation öffnen Sie die App und beginnen mit der Einrichtung Ihrer E-Mail. Beim ersten Start fragt die App, welches Konto Sie hinzufügen möchten. Am besten wählen Sie Ihre berufliche E-Mail-Adresse – so werden später alle Mails und Termine automatisch mit Ihrem iPhone oder iPad synchronisiert.
• Sobald die Synchronisierung erfolgreich abgeschlossen ist, sehen Sie Ihren Posteingang. Tippen Sie auf Ihr Firmenlogo oder auf „Posteingang“, um eine Übersicht Ihrer Ordner zu öffnen. Weitere Einstellungen wie das Hinzufügen zusätzlicher Konten oder die Anpassung der Darstellung finden Sie unten rechts über das Zahnrad-Symbol.

• Um eine neue E-Mail zu schreiben, tippen Sie auf die Schaltfläche „Neue E-Mail“. Über den kleinen Pfeil daneben lassen sich auch direkt ein Teams-Anruf oder ein neuer Termin starten.
• Beim Verfassen der E-Mail können Sie im unteren Bereich weitere Optionen nutzen: Sie können Dateien, Fotos oder E-Mails anhängen, den Text formatieren, ein Ereignis erstellen oder den Versand der Nachricht planen. Mit einem Tipp auf den blauen Pfeil wird Ihre E-Mail schließlich versendet.

2. Ihre Kontakte auf dem iPhone hinzufügen

Auch Kontakte lassen sich in der Outlook-App ganz einfach hinzufügen.

• Tippen Sie dazu in einer E-Mail auf den Avatar oder das Symbol links neben dem Namen des Absenders. Sie gelangen dann in die sogenannte Thread-Ansicht, in der alle bisherigen Nachrichten dieser Person angezeigt werden.
• Scrollen Sie nach unten, bis der Button „Zu Kontakten hinzufügen“ erscheint. Tippen Sie darauf und geben Sie die gewünschten Informationen ein. Das Anlegen von Kontakten lohnt sich besonders, wenn Ihr Posteingang mit der Zeit voller wird – so finden Sie ältere Nachrichten schneller wieder. Über das Lupensymbol am oberen Bildschirmrand können Sie gezielt nach einem Kontakt suchen.

3. So nutzen Sie den Kalender auf dem iPhone in Outlook

Um das mobile Büro komplett zu nutzen, brauchen Sie natürlich auch einen Kalender und der ist in der Outlook-App fürs iPhone bereits integriert.

• Den Kalender öffnen Sie, indem Sie in der unteren Leiste auf das Kalendersymbol tippen. Die Ansicht lässt sich flexibel anpassen: Mit einem Tipp auf das Symbol oben rechts wechseln Sie zwischen Agenda-, Tages-, Drei-Tage- oder Monatsansicht.
• Alle Termine, die in Ihrem Outlook-Kalender eingetragen sind, werden hier automatisch angezeigt. Änderungen, die Sie z. B. am Desktop vornehmen, synchronisieren sich in Echtzeit mit der App.
• Sie können auch auswählen, welche Kalender angezeigt werden sollen. Tippen Sie dafür oben links im Kalender auf das Symbol neben dem Monatsnamen oder wischen Sie vom linken Bildschirmrand nach rechts.
• Einen neuen Termin erstellen Sie über die blaue Schaltfläche „Neuer Termin“. Dort können Sie – wie auch in der Desktop-Version – alle Details wie Zeit, Ort oder Teilnehmer individuell festlegen.

4. Per iPhone in Outlook E-Mails in OneNote speichern

Was bis vor kurzem nur über den Desktop-PC möglich war, funktioniert nun auch auf dem iPhone: E-Mails in OneNote ablegen.

• Öffnen Sie dazu zunächst eine E-Mail in Outlook für iPhone. Tippen Sie anschließend auf die drei Punkte unter dem Datum.
• Nun öffnet sich ein Kontextmenü, in dem Ihnen als Microsoft-365-Abonnent ein Button mit der Aufschrift „An OneNote senden/Send to OneNote“ angezeigt wird.
• Tippen Sie auf diese Kachel, um OneNote zu öffnen und all Ihre Notizbücher anzuzeigen. Wählen Sie das gewünschte Notizbuch aus und speichern Sie die E-Mail dort ab.

5. Mit welchen Konten können Sie die Outlook App synchronisieren?

Die Outlook-App fürs iPhone lässt sich mit vielen Mailanbietern nutzen – zum Beispiel mit Adressen, die auf outlook.de oder outlook.com enden. Die Einrichtung ist dabei unkompliziert und schnell erledigt.

Besonders nützlich wird die App aber, wenn Sie beruflich ein E-Mail-Konto nutzen, das auch auf Ihrem Desktop-PC eingerichtet ist. In den meisten Unternehmen läuft der Mailverkehr über Microsoft Exchange oder Microsoft 365. Und ja: Die Outlook-App fürs iPhone unterstützt beide Systeme problemlos.

Die Einrichtung eines Exchange- oder Microsoft-365-Kontos funktioniert in der Regel wie bei jedem anderen Konto auch. Sollten dennoch Probleme auftreten – zum Beispiel bei bestimmten Firmen-, Schul- oder Uni-Konten – finden Sie auf der offiziellen Microsoft-Hilfeseite hilfreiche Schritt-für-Schritt-Anleitungen. Wenn auch diese nicht weiterhelfen, ist Ihr IT-Administrator der richtige Ansprechpartner – besonders dann, wenn Ihr Unternehmen eigene Server oder spezielle Sicherheitseinstellungen nutzt.

6. Die Vor- und Nachteile von Outlook auf dem iPhone

7. Extra-Tipps & YouTube-Tutorial: Outlook auf dem iPhone einrichten

Mit Outlook auf dem iPhone können Sie auch von unterwegs Ihrem Berufsalltag nachgehen. Hier haben wir Ihnen weitere Tipps rund um Outlook und das Arbeiten mit dem iPhone zusammengestellt:

→ Outlook Kontakte übertragen: Hier finden Sie eine Anleitung, wie Sie Ihre Outlook Kontakte vom Desktop auf Ihr iPhone übertragen können.
→ Effizient organisiert mit dem Outlook Kalender: So synchronisieren Sie in wenigen Schritten Ihren Outlook Kalender mit Ihrem iPhone!
→ Outlook und Mac: Sie arbeiten lieber mit einem Mac? Hier finden Sie eine Anleitung, wie Sie Outlook auf dem Mac installieren und einrichten.

🚀 Outlook auf dem iPhone einrichten & nutzen

(Dauer 12:54 Minuten)

Inhalt des Tutorials zu Outlook auf dem iPhone

1. Einleitung 00:00
2. E-Mail-Konto hinzufügen 00:30
3. Grundlegende Einstellungen vornehmen 02:26
4. E-Mail-Bereich kennenlernen 05:23
5. Kalender nutzen 08:50
6. Weitere Funktionen 11:00
7. Schluss 12:07