OneDrive Backup erstellen: Alle verfügbaren Datensicherungsoptionen für die OneDrive-Inhalte im Überblick

Für die Datensicherung der eigenen Unternehmensdaten sind regelmäßige Backup-Sicherungskopien des OneDrive-Speichers essenziell, um die Inhalte zuverlässig vor Datenverlust und Ransomware-Angriffen schützen zu können. OneDrive kann aber auch seinerseits selbst für einfache Backups genutzt werden. Zum Beispiel, um die beruflichen Fotos auf einem Android- oder iOS-Dienstgerät vor dem Verlust oder der Beschädigung des Geräts zu sichern. Hier nun die Übersicht über die verschiedenen zur Verfügung stehenden Backup-Möglichkeiten für und in OneDrive – von einfachen (kostenlosen) Backups bis zu vollwertigen Backups (mit Zusatzkosten) für die hochfunktionale Datensicherung im Unternehmenskontext.

1. Hintergrund: Warum die OneDrive-Synchronisierung nicht als echtes Backup ausreicht

Microsoft OneDrive ist ein Hybrid-Cloudspeicher, bei dem die Daten sowohl lokal auf dem jeweiligen Endgerät wie auch gleichzeitig in der Cloud gespeichert werden können. Beide Speicherorte werden standardmäßig synchronisiert – das heißt, eine Änderung in dem einen Speicherort wird automatisch auch in dem anderen vollzogen und umgekehrt. Die lokalen Kopien ermöglichen dabei einen schnellen und netzwerkunabhängigen Offline-Zugriff durch die Endnutzer (große Datenpakete müssen nicht mehr bei jedem Öffnen aus der Cloud heruntergeladen werden; Zugriff auch bei schlechter Internetverbindung unterwegs). Der Speicherort in der Cloud ist hingegen die technologische Basis für das einfache Teilen von Dateien, für die gemeinsame gleichzeitige Bearbeitung derselben Dateien im Team sowie für einen flexiblen geräteunabhängigen Zugriff auf diese Daten über verschiedene eigene Endgeräte hinweg (Handy, Tablet, PC, Mac).

• Diese automatische Synchronisierung zwischen den beiden OneDrive-Speicherorten Cloud und lokale Festplatte kann allerdings nicht für eine vollwertige Datensicherung genutzt werden. Also dass die Cloud-Daten lokal gesichert werden und die lokalen Daten in der Cloud.
• Denn wenn eine Datei in einem der beiden Speicherorte beispielsweise versehentlich gelöscht wird, wird das durch die Synchronisierung spiegelbildlich auch in dem anderen Speicherort nachgezogen.
• Man kann zwar in OneDrive versehentlich gelöschte Dateien wiederherstellen. Aber alle Elemente im OneDrive-Papierkorb werden nach 30 Tagen automatisch gelöscht und nach 90 Tagen vollständig entfernt. Fällt das versehentliche Löschen erst danach auf, sind die Daten unwiderruflich verloren – und das darf bei einem vollwertigen OneDrive-Backup keinesfalls passieren.
• Die Synchronisierung zwischen den beiden OneDrive-Speicherorten ist für eine vollwertige (zuverlässige, sichere und Compliance-konforme) Datensicherung also ungeeignet. Speziell im Unternehmenskontext müssen also nach wie vor regelmäßig klassische Backup-Sicherungskopien der OneDrive-Daten erstellt werden.

2. Definition: Was ist ein „echtes“ Backup? Eigenschaften und Voraussetzungen

„Backup“ ist das englische Wort für die deutsche „Datensicherung“. Damit werden Sicherungskopien von Daten bezeichnet, die getrennt vom Original gespeichert werden, um sie im Fall von Datenverlust oder Beschädigung (Datendiebstahl, Fehlbedienung oder Cyberangriffen) jederzeit wieder zuverlässig und vollständig wiederherstellen zu können.

*Als Merksatz gilt die „3-2-1-Regel“ für Backups: 3 Kopien der Daten werden auf 2 verschiedenen Medientypen gespeichert (z.B. Festplatte + Cloud), wobei 1 Kopie extern aufbewahrt wird (z.B. in einem anderen Rechenzentrum).

3. Übersicht über die Datensicherungsoptionen für OneDrive – einfaches vs. vollwertiges Backup

Für Unternehmen und Organisationen gibt es derzeit drei verschiedene Backup-Möglichkeiten, um die Daten in ihren geschäftlich genutzten OneDrive-Cloudspeichern zu sichern. Hier die Vorteile und Grenzen der drei Optionen im Überblick.

1. Einfache OneDrive-Backups für Kleinstunternehmen (kostenlos)
2. Vollwertige OneDrive-Backups mit der neuen, erstmals direkt in Microsoft 365 integrierten Backupfunktion (mit Zusatzkosten)
3. Vollwertige OneDrive-Backups mit erweiterten Funktionen von Drittanbietern (mit Zusatzkosten)

1. Einfache OneDrive-Backups für Kleinstunternehmen (kostenlos)

Das einfache Kopieren aller OneDrive-Daten auf beispielsweise eine externe Festplatte wird lediglich als ein „einfaches physisches Backup“ bezeichnet. Das ist zwar kostenlos realisierbar, aber es fehlen dann wesentliche Merkmale eines „vollwertigen“ OneDrive-Backups, wie vor allem:

• Kein Versionsverlauf
• Keine Wiederherstellungspunkte
• Kein Disaster Recovery (nur manuelle Wiederherstellung)
• Kein zentrales Monitoring & Reporting
• Kein Schutz vor menschlichen Fehlern (z.B. vergessene Backuperstellung, Manipulation, versehentliches Löschen der Datensicherungskopien)
• Kein Schutz vor Ransomware, falls die Festplatte dauerhaft verbunden ist
• Keine zeitgesteuerte Automatisierung
• Nicht Compliance-konform (z.B. ISO, DSGVO, branchenspezifische Vorgaben)

Fazit: Ein einfaches, physisches OneDrive-Backup mittels Kopieren der Dateien ist zwar einfach und kostenlos, entspricht aber keiner vollwertigen Datensicherung. Für Unternehmen, die auf hohe Datenverfügbarkeit, Sicherheit und Compliance angewiesen sind, sind vollwertige (professionelle) OneDrive-Backups für eine zuverlässige Datensicherung unverzichtbar. Solche einfachen, physischen Backups eignen sich dementsprechend nur für Privatpersonen und maximal Kleinstunternehmen mit geringem Risiko.

Tipp für Kleinstunternehmen: Automatisierte OneDrive-Backups mit Power Automate (ohne Zusatzkosten und Drittanbieter)

Mit einem kleinen Kniff bekommen Sie zumindest eine Automatisierung und Versionierung Ihrer einfachen OneDrive-Datensicherung hin. Dies lässt sich mittels SharePoint und Power Automate realisieren, einem Microsoft-Tool für das Erstellen von automatisierten und plattformübergreifenden Workflows. Die dafür benötigten Basisfunktionen des Power-Tools sind in den Microsoft 365 Business (und Enterprise) Lizenzen enthalten.

• Mit dem Power Automate Tool lässt sich relativ einfach ein Flow erstellen, der regelmäßig alle OneDrive-Inhalte in eine SharePoint-Dokumentbibliothek kopiert (für eine Versionierung der Backup-Sicherungskopien).
• Diese SharePoint-Bibliothek kann dann mittels OneDrive Sync oder WebDAV regelmäßig auf ein anderes Speichermedium gespiegelt werden, zum Beispiel auf eine lokale Festplatte.
• Dies ist zwar kein echtes, vollwertiges OneDrive-Backup (da u.a. kein zentrales Monitoring, kein Reporting und keine Wiederherstellungspunkte), aber es erfüllt die Grundidee einer Datensicherung und funktioniert ohne Zusatzkosten und Drittanbieter.
• Mehr Details zu dem Power-Tool finden Sie in unserer → Anleitung für Microsoft Power Automate

2. Das neue, integrierte „Microsoft 365 Backup“ für OneDrive nutzen (mit Zusatzkosten)

Seit dem 31. Juli 2024 gibt es erstmals eine vollständig direkt in Microsoft 365 integrierte Datensicherungslösung, um die Unternehmensdaten der Geschäftskunden in OneDrive, Exchange und SharePoint einfacher und zuverlässig vor Datenverlust, wie zum Beispiel in Folge eines Ransomware-Angriffs, schützen zu können. Das neue „Microsoft 365-Backup“ Feature gibt es in einem Pay-as-you-go-Preismodell, bei dem die Kosten nutzungsbasiert pro GB zu sichernder Daten und Monat berechnet werden (derzeit 0,15 USD/GB/Monat).

• Die neue „Microsoft 365-Backup“ Option ermöglicht vollständige und automatisierte Backups mit einer besonders schnellen Express-Wiederherstellung der Daten im Notfall.
• Die Datensicherungskopien werden dabei redundant in verschiedenen Microsoft-Rechenzentren gespeichert.
• Mit dem Tool ist bereits eine umfassende Backup-Erstellung für OneDrive, Exchange und SharePoint möglich. Die Sicherung weiterer Microsoftdienste wie Teams und Planner ist noch in der Entwicklung, wurde aber bereits angekündigt.
• Das Erstellen und Wiederherstellen der OneDrive-Backups können globale und SharePoint-Administratoren relativ einfach direkt im Microsoft 365 Admin Center vornehmen. Damit ist der neue Backup-Service deutlich einfacher und wartungsärmer als die bisherige Datensicherung beispielsweise via Microsoft Azure.

Die Vorteile und Nachteile von „Microsoft 365-Backup“ für die Datensicherung von OneDrive:

→ Was das neue Microsoft 365-Backup-Feature für OneDrive, SharePoint und Exchange konkret alles kann und wie es funktioniert (inklusive einem Preisrechner für die Backup-Kosten), erfahren Sie in unserer Büro-Kaizen® Übersicht und Anleitung → „Microsoft 365-Backup – Die erste integrierte Datensicherung für M365“ .

3. Vollwertige OneDrive-Backups mit erweiterten Funktionen von Drittanbietern (mit Zusatzkosten)

Etablierte Drittanbieter für Microsoft 365- und OneDrive-Backups (wie zum Beispiel Veeam, Druva, Rubrik, Commvault oder AvePoint) bieten in der Regel mehr Flexibilität bei der Wahl des Speicherorts, längere Aufbewahrungszeiten, umfangreichere Compliance-Funktionen, granularere Wiederherstellungsmöglichkeiten und können teilweise auch mehr Microsoft 365-Dienste sichern, als dies die derzeitige Microsoft 365-Backup Funktion bietet. Dies bedeutet konkret:

• Mehr Auswahl zwischen verschiedenen Speicherorten (z.B. Microsoft Cloud, Amazon AWS, Google Cloud, europäische Cloudanbieter, lokaler Speicherort etc.)
• Granularere Wiederherstellung mit meist erweiterten Wiederherstellungsoptionen
• Datensicherung auch von weiteren Microsoftdiensten wie Teams und Planner
• Erweiterte Compliance- & Governance-Funktionen (z.B. ISO 27001, HIPAA, SOC 2 etc.)
• Meist kein nutzungsbasiertes Pay-as-you-go Kostenmodell, sondern lizenzbasiert nach Anzahl der Nutzenden und Monat
• Längere Aufbewahrungszeiträume (in der Regel unbegrenzt, solange dafür bezahlt wird)

Tipp: Das neue Microsoft 365-Backup Feature bietet mit der „Microsoft 365-Backup Storage-Plattform“ die Möglichkeit integrierter Partnerlösungen an. Dann wird das neue Microsoft Backup-Tool von einem der unabhängigen Partner betreut und kann um dessen eigene Angebote erweitert werden. Zum Beispiel für längere Aufbewahrungszeiträume der OneDrive-Backups oder für eine erweiterte Datensicherung auch der Planner- und Teams-Inhalte in Ihrem Unternehmen.

Übersicht über alle derzeitigen Microsoft Backup Storage Partner (z.B. für OneDrive-Backups):

*Mehr Details zu den Angeboten und Leistungen dieser Anbieter erfahren Sie auf Microsofts offizieller Webseite für seine Microsoft 365-Backup Partner.

4. OneDrive selbst für einfache Backups von Windows-, Android- und iOS-Geräten nutzen

Mittels OneDrive können aber auch die Dateien auf Windows-, macOS-, Android- und iOS-Dienstgeräten ganz einfach automatisch gesichert, für einen geräteübergreifenden Zugriff synchronisiert sowie mit anderen Mitarbeitern geteilt werden (inklusive individuellen Bearbeitungsberechtigungen). Ideal zum Beispiel für beruflich genutzte Fotos von Außeneinsätzen, Firmenveranstaltungen, Messen oder Meetings.

• Alle so gesicherten Dateien werden automatisch synchronisiert und sind dann nicht mehr nur auf dem jeweiligen Endgerät gespeichert, sondern zusätzlich auch in der OneDrive-Cloud.
• Diese einfachen OneDrive-Backups schützen die Dateien, Fotos und Dokumente beispielsweise vor dem Verlust oder einer Beschädigung des Endgeräts.
• Wie Sie die selektive OneDrive-Synchronisierung konkret für einfache Backups nutzen können, Dateien in OneDrive hochladen und für andere Personen freigeben können, erfahren Sie in unseren beiden Büro-Kaizen® Anleitungen → „OneDrive richtig synchronisieren“ und → „OneDrive Dateien teilen und freigeben“ .

5. Extra Tipp: Alle OneDrive-Funktionen einfach erklärt – mit Video-Tutorials!

OneDrive ist neben SharePoint die zweite Speicherplattform im Microsoft 365-Ökosystem, die das Speichern und Zusammenarbeiten an Dateien ermöglicht. Während OneDrive vor allem der persönlichen Dateiverwaltung der einzelnen Nutzer dient (mit zusätzlichen Kollaborations-Funktionen), ist SharePoint die zentrale Plattform und Intranet-Lösung für die unternehmensweite Zusammenarbeit und das Dokumentenmanagement. In den nachfolgenden Links haben wir Ihnen mehr Informationen, Tipps und unsere Anleitungen zu den vielen verschiedenen Funktionen in OneDrive, SharePoint und auch den weiteren wichtigsten Office-Apps zusammengefasst.

→ Unsere Übersichtsseite zu den Microsoft 365-Apps: Alle Büro-Kaizen-Anleitungen (kostenlos) zu den wichtigsten Office-Tools wie OneDrive, SharePoint, Outlook, Teams, Planner & Co.
→ Kostenloses Büro-Kaizen® eBook: „Flexibel mit OneDrive – Moderne Selbstorganisation (kostenloses eBook im Wert von 9,70 Euro).
→ SharePoint Schulungen für Anwender: Weiterbildungskurse vom mehrfach ausgezeichneten Fortbildungsexperten Büro-Kaizen®.
→ Microsoft 365 Beratung: Strategische Planung, Consulting & Mitarbeiterschulungen für einen deutlich effizienteren und produktiveren Einsatz von Microsoft 365!

Büro-Kaizen Video-Tutorial: Wo soll ich was speichern? In Teams, OneNote, OneDrive oder SharePoint?

(Dauer: 7:46 Minuten)

Inhalt des Videos

1. Einleitung 00:00
2. OneNote: Das digitale Notizbuch 00:22
3. OneDrive: Der persönliche Speicherplatz 01:57
4. SharePoint: Die gemeinsame Dateiablage 04:43
5. Bonus: Microsoft Teams 05:50