Online-Präsentationen erstellen mit Microsoft Sway (Teil 2/2): Mit der Schritt-für-Schritt Anleitung schneller zu hochwertigen Ergebnissen!

25. Mai 2020

Wer seine Präsentationen bislang immer mit Microsoft PowerPoint erstellt hat und nun zum ersten Mal Microsoft Sway ausprobiert, stellt schnell fest, dass Sway anders funktioniert – und man viel schneller und einfacher zu hochwertigen Ergebnissen kommt! Das Prinzip lautet, weg von starren Folien und mehr automatisierte Unterstützung durch eine leistungsstarke Design-Engine. Das Ergebnis kann sich sehen lassen: Von Newsletter über Präsentationen bis Produkt-Portfolios – und das wahlweise in modernem eBook-Design oder in Art einer scrollbaren Webseite. In diesem Büro-Kaizen-Tutorial zeigen wir Ihnen nun in einer Schritt-für-Schritt Anleitung, wie Sie innerhalb kürzester Zeit eine optisch hochwertige Präsentation mit dem kostenlosen Online-Tool Microsoft Sway erstellen.

Inhalt: Das lesen Sie hier

1. Was ist und wie funktioniert Microsoft Sway? Kurzübersicht
2. Microsoft Sway starten: Login in das Web-Tool
3. Eine neue Präsentation mit Microsoft Sway erstellen: Kurzfassung
4. Anleitung für das Erstellen einer neuen Microsoft Sway Präsentation
5. Die passenden Formatvorlagen in Microsoft Sway: Übersicht über die Design-Engine-Möglichkeiten
6. Zum Schluss noch Einstellungen vornehmen, speichern und veröffentlichen (teilen)
7. Extra-Tipp: Die erstellte Sway-Präsentation in eine Word-Datei oder PDF umwandeln

1. Was ist und wie funktioniert Microsoft Sway? Kurzübersicht

Mit dem Online-Präsentations-Tool Sway hat sich Microsoft eine eigene Alternative und Konkurrenz zu seinem eigenen Office-Programm PowerPoint geschaffen, dem Urgestein der Präsentationsprogramme. Aber was kann Sway, was PowerPoint nicht kann? Oder was macht es anders? Hier die wichtigsten Kennzeichen und Funktionen von Microsoft Sway im Kurzüberblick:

  • Folien oder Endlosschriftrolle? Während bei PowerPoint nur Folien erstellt werden können, kann man bei Microsoft Sway neben Folien auch endlose Schriftrollen auswählen, die vertikal oder horizontal immer weiter aufgescrollt werden. Damit erhält Ihr Präsentationswerk die Optik eines eBooks oder einer Webseite – ideal auch für Newsletter! Auch ein Scrollen von rechts nach links ist möglich (z. B. für semitische Sprachen wie Arabisch und Hebräisch).
  • Interaktiv und Online: Die Präsentationen in Microsoft Sway können lebendiger, dynamischer und interaktiver erstellt und gestaltet werden als in PowerPoint. Das Programm ist zudem eine Web-Anwendung, die vollständig im Browser läuft. Das heißt, weder die erstellende noch die betrachtende Person muss das Programm extra auf dem Rechner oder Smartphone installieren. Das ist ein riesiger Vorteil, nicht nur für das barrierefreie Verbreiten von Marketinginhalten!
  • Responsive und automatische Design-Unterstützung: Sie erstellen lediglich die Inhalte Ihrer Präsentation und die Design-Engine (inklusive Vorlagenmodul) erledigt den Rest! So kommen Sie viel schneller und gänzlich ohne Designkenntnisse zu einer grafisch ansprechenden und überzeugenden Präsentation. Und das beste: Die erstellten Microsoft Sway-Präsentationen sind vollständig responsive. Das heißt, sie werden automatisch auf die entsprechende Displaygröße des Ausgabegeräts angepasst. Egal ob Smartphone, Tablet, PC oder Laptop – das von Ihnen erstellte Sway wird immer optimal angezeigt.

In Teil 1 unseres Büro-Kaizen-Tutorials finden Sie mehr Hintergrundinformationen rund um das smarte Präsentationsprogramm → „Microsoft Sway (Teil 1/2): Was ist Office-Sway und was kann das Online-Präsentations-Tool alles?“ .

2. Microsoft Sway starten: Login in das Web-Tool

Die Sway-App müssen Sie sich nicht extra herunterladen. Sie können direkt online und ohne Download damit starten. Dafür benötigen Sie lediglich einen gängigen Webbrowser (Edge, Chrom, Firefox oder Safari) und ein Microsoft-Konto (z. B. im Rahmen eines Office 365 Abonnements, oder ein kostenloses Hotmail-Konto oder Outlook.com).

  • Öffnen Sie Ihren Webbrowser und navigieren Sie auf die Seite sway.office.com .
  • Klicken Sie anschließend auf den Button → Loslegen (siehe Abb. 1) und melden Sie sich mit Ihren Microsoft-Zugangsdaten an (E-Mail-Adresse und Passwort). Jetzt können Sie sofort ein neues Sway erstellen, oder sich zunächst von einigen Beispielen und Vorlagen inspirieren lassen, um diese dann zeitsparend für sich zu adaptieren.
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Bild 1: Einfach die Webseite sway.office.com öffnen, mit einem Microsoft-Benutzerkonto einloggen und gleich mit der Präsentationserstellung loslegen. Denn Microsoft Sway ist ein kostenloses Online-Web-Tool. Bild: Microsoft, Büro-Kaizen.

3. Eine neue Präsentation mit Microsoft Sway erstellen: Kurzfassung

Mit dem Sway-Tool werden die Präsentationen etwas anders aufgebaut und erstellt als in dem gewohnten PowerPoint. Daher zeigen wir vor der Schritt-für-Schritt Anleitung zunächst eine Kurzfassung, in welcher Reihenfolge was erledigt wird.

1. Zuerst werden die Inhalte mittels verschiedenen Kartentypen hinzugefügt (es gibt eigene Kartentypen für Überschriften, Bilder, Texte, Videos, Tweets und ähnliches). Diese Aneinanderreihung von Karten wird in Sway als „Storyline“ bezeichnet.
2. Erst danach wird mittels der Design-Engine das Layout teilautomatisiert übergestülpt und angepasst.
3. Zum Schluss erfolgen noch ein paar schnelle Einstellungen zum Wiedergabemodus und der Rechteverwaltung (z. B., ob Duplizieren erlaubt ist oder nicht). Fertig.

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Bild 2: Auf der Startseite von Microsoft Sway können Sie eine gänzlich neue Präsentation erstellen, eine Vorlage auswählen und anpassen oder sich Beispiele fertiger Sway-Präsentation ansehen. Bild: Microsoft, Büro-Kaizen.

Diese Funktionen gibt es für die Erstellung eines Microsoft Sway: Die Bedienoberfläche im Überblick

Wenn Sie Sway öffnen, sehen Sie die Nutzeroberfläche mit folgenden zur Verfügung stehenden Funktionen (siehe Abb. 2).
1. Eine Sway-Präsentation von Null an ganz neu erstellen oder alternativ gleich mit einem bestehenden Dokument beginnen (z.B. Word-Datei, Excel-Tabelle, JPEG-Bild oder PDF-Dokument).
2. Eine bereits begonnene/erstellte Sway-Präsentation weiterbearbeiten (→ Meine Sways).
3. Mit einer Microsoft-Vorlage beginnen und diese dann einfach abändern und adaptieren. Dafür stehen folgende Vorlagen zur Auswahl: Diverse Newsletter, Lebensläufe, Geschäftspräsentationen, Foto-Portfolio und Fotocollagen, Do-it-yourself-Projekte, Urlaubsgeschichten, Ankündigungen, Statusaktualisierungen, Blog, Präsentationen und Referate).
4. Beispiele für fertig erstellte Microsoft Sways: Hier finden Sie einige Beispielsways, um sich inspirieren zu lassen, wie beispielsweise das Vertriebsschulungs-Sway von „Contoso“. (Übrigens, kennen Sie diese Firma Contoso? Contoso zieht sich wie ein roter Faden durch die Microsoftprodukte. Dies ist eine fiktive Firma, die Microsoft erfunden hat und dafür nutzt, seine Angebote im Support und den Hilfethemen anschaulicher erklären zu können. Einem fiktiven Mitarbeiter dieser fiktiven Firma, William Fox, wurde sogar gekündigt, weil er unerlaubter Weise persönliche Geräte an seinem Arbeitsplatz verwendet hat!).

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Bild 3: Das Hinzufügen weiterer Inhalte in der Storyline von Sway funktioniert mittels sogenannter “Karten”. Dafür stehen verschiedene Kartentypen zur Auswahl. Bild: Microsoft, Büro-Kaizen.

4. Anleitung für das Erstellen einer neuen Microsoft Sway Präsentation

  • Schritt 1: Öffnen Sie Sway und klicken Sie auf → Loslegen. Wählen Sie nun einen Titel für Ihre Präsentation und ein entsprechendes Hintergrundbild aus. Bei der Auswahl der passenden Bilder unterstützt Sie die praktische Online-Bildersuchfunktion in Sway nach lizenzfreien Bildern und Fotos, die jeder frei nutzen darf. Einfach die passenden Suchbegriffe eingeben und Sway zeigt eine Reihe von lizenzfrei nutzbaren Bildern (Creative Commons Urheberrechtslizenz), die einfach per Mausklick hinzufügt werden können. Alle Bilder können zudem mit sogenannten „Fokuspunkten“ markiert werden. Diese Markierungen stellen sicher, dass jeder Nutzer unabhängig von der Displaygröße und der Wiedergabedarstellung auf seinem Endgerät immer die wichtigsten Bestandteile des Bildes eingeblendet bekommt.
  • Schritt 2: Nach der soeben erstellten Titel-Karte werden nun zunächst alle weiteren Inhalte mittels weiterer Karten hinzugefügt, ohne sich dabei groß um das Layout zu kümmern. Klicken Sie dafür einfach auf das Pluszeichen → + und wählen Sie sich dann den gewünschten Kartentyp je nach einzufügendem Inhalt oder Medium aus (siehe Abb. 3). Die Kartentypen „Überschrift“, „Text“, „Bild“ und „Stapel“ stehen Ihnen dabei sofort zur Auswahl. Mit einem Klick auf die drei Reiter „Text“, Medien“ und „Gruppen“ stehen Ihnen zudem weitere Kartenvorlagen zur Verfügung (zum Beispiel für Video, Audio, Raster, Vergleich, Diashow etc.). Mit einem Klick auf → Vorgeschlagen (oder → Medien) können Sie auch eigene Dateien oder Quellen von Ihrer Festplatte hinzufügen (z.B. aus Word, Excel, OneNote etc.).
  • Schritt 3: Die Textinhalte auf den Sway-Karten können Sie wie gewohnt formatieren (z. B. als Überschrift formatieren, Textabschnitte hervorheben, akzentuieren, Listen und Aufzählungen etc.). Die Reihenfolge der einzelnen Karten können Sie jederzeit ändern und anpassen, auch noch ganz zum Schluss.
  • Schritt 4: Wenn Sie alle gewünschten Inhalte und Bilder in der Storyline zusammengestellt haben, erfolgt das Design und Layout. Klicken Sie dafür links oben auf den Reiter → Design (neben dem Reiter Storyline) und dann in derselben Zeile ganz rechts auf → Formatvorlagen (siehe Abb. 4). Nun können Sie in der rechten Bildschirmhälfte die Design-Engine nutzen. In der ersten Zeile der Design-Engine können Sie einstellen, ob Ihre Präsentation (oder Newsletter) horizontal oder vertikal gescrollt oder klassisch mit Folien dargestellt werden soll. Alle Zeilen darunter sind verschiedene Design- und Layoutvorlagen, die Sie Ihrer soeben erstellten Sway-Präsentation überstülpen können (siehe dafür den nächsten Punkt).
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Bild 4: Unter dem Reiter “Design” links oben und dann “Formatvorlagen” rechts oben können Sie verschiedene Designs über die Storyline stülpen und dann bei Bedarf noch manuell anpassen. Bild: Microsoft, Büro-Kaizen.

5. Die passenden Formatvorlagen in Microsoft Sway: Übersicht über die Design-Engine-Möglichkeiten

Die Formatvorlagen in Microsoft Sway sind „eine Variation in sieben Zeilen“. Das heißt, es handelt sich um sieben Grundformatvorlagen, die untereinander angeordnet sind. Diese unterscheiden sich in Ihrem Layout (z.B. linksbündig oder zentriert), der Verwendung von Schmuckelementen und Verzierungen im Hintergrund, der Farbe und Texturen sowie den Bildunterschriften (ob unterhalb oder oberhalb des Bildes). In den jeweiligen Zeilen bzw. Reihen finden Sie dann verschiedene Varianten der jeweiligen Grundformatvorlage. Hier die Übersicht:

  • 1. Formatvorlagenreihe: Dies Vorlagenreihe beinhaltet Bildfilter und Bilderrahmen, markante Überschriften und linksbündigen Text. Dies ist vor allem für ausdruckstarke Bilder in der Präsentation geeignet.
  • 2. Formatvorlagenreihe: Minimalistischeres Layout mit zentrierten Bildern und Texten.
  • 3. Formatvorlagenreihe: Bilderrahmen, Hintergründe und markante Titel sorgen für eine abwechslungsreiche Präsentation (linksbündiger Text).
  • 4. Formatvorlagenreihe: Modernes Design mit linksbündigem Text für die optimale Ausnutzung bei vielen Inhalten.
  • 5. Formatvorlagenreihe: Designstarkes Layout mit vielen Schmuckelementen, Hintergründen und Texturen. Auch die Bilder werden „gestalterisch“ angeordnet und weniger förmlich.
  • 6. Formatvorlagenreihe: Speziell für Fotoalben und Reiseberichte werden hier die Bilder automatisiert in dem bestmöglichen und „aufgeräumt“ wirkenden Rasterlayout dargestellt (zentrierte Texte und Bilder).
  • 7. Formatvorlagenreihe: Designstarke Formatvorlagen mit verschnörkelten Verzierungen, Hintergrundelementen und Texthinterlegungen.

6. Zum Schluss noch Einstellungen vornehmen, speichern und veröffentlichen (teilen)

  • Einstellungen: Mit einem Klick auf die drei Punkte ganz rechts oben → Weitere verfügbare Optionen erkunden öffnet sich ein Drop-Down-Menü (siehe Abb. 5). Unter dem Befehl → Einstellungen dieses Sways können Sie die Sprache und Textrichtung auswählen, anderen Nutzern das Duplizieren/Kopieren und Ändern/Bearbeiten dieses Sways erlauben oder verbieten sowie die automatische Wiedergabefunktion ein- und ausschalten.
  • Speichern: Das Speichern einer erstellten Präsentation übernimmt Microsoft Sway automatisch, sobald Änderungen getätigt werden. Dabei wird die Datei auf einem Microsoft-Server abgespeichert und mit Ihrem Benutzerkonto verknüpft. So können Sie jederzeit und von jedem Gerät aus, nach vorherigem Einloggen, online per Webbrowser darauf zugreifen. Mit einem Klick auf die drei Punkte ganz rechts oben → Weitere verfügbare Optionen erkunden können Sie dieses Sway jedoch auch → Als Vorlage speichern. So können Sie sich selbst Vorlagen für häufig wiederkehrende Aufgaben erstellen. (Wie Sie Ihr gerade erstelltes Sway mit einem Trick auch lokal auf der Festplatte Ihres Rechners abspeichern können, lesen Sie in unserem Extra-Tipp weiter unten).
  • Teilen: Mit einem Klick auf die Schaltfläche → Teilen oben rechts erhalten Sie die verschiedensten Möglichkeiten, wie Sie dieses Sway anderen Nutzern zugänglich machen können. Hier können Sie den Link abrufen und kopieren, um diesen dann per E-Mail zu versenden oder in den sozialen Medien zu posten, einen Einbettungscode für Websites abrufen, einen visuellen Link für Facebook, Twitter und LinkedIn erstellen lassen sowie auch andere Personen zum Bearbeiten dieser Sway-Präsentation einladen.
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Bild 5: Mit einem Klick auf die drei Punkte oben rechts “Weitere verfügbare Optionen erkunden” können Sie das gerade erstellte Microsoft Sway ausdrucken, als Word- oder PDF-Datei exportieren und dann lokal abspeichern sowie weitere Einstellungen und Berechtigungen vornehmen (z.B. Duplizieren, Wiedergabe etc.). Bild: Microsoft, Büro-Kaizen.

7. Extra-Tipp: Die erstellte Sway-Präsentation in eine Word-Datei oder PDF umwandeln

Die Online-Präsentationen mit Microsoft Sway sind sehr einfach zu erstellen, praktisch und vielfältig nutzbar, von Referaten und Präsentationen aller Art bis Newsletter, Fotoshows und Projektberichte. Für manche dieser Fälle ist es allerdings auch wichtig, dass man die Präsentation bei Bedarf auch ausdrucken kann.

  • Das erstellte Sway ausdrucken: Dies funktioniert durch einen Klick auf die drei Punkte oben rechts → Weitere verfügbare Optionen erkunden und dann über den Befehl → Drucken.
  • Das erstellte Sway exportieren und speichern: Alternativ können Sie die Präsentation auch in ein Word-Dokument oder eine PDF-Datei exportieren und dann lokal auf der eigenen Festplatte abspeichern. Den Befehl → Exportieren finden Sie direkt unter → Drucken.

Präsentation oder Fragebogen? Microsoft Forms für Online-Umfragen, Gewinnspiele und Preisfragen!

Kennen Sie Microsoft Forms? Das vergleichsweise junge Online-Tool aus der IT-Entwicklungsschmiede von Microsoft wurde im Rahmen der Office 365 Suite veröffentlicht (im April 2020 in „Microsoft 365“ umbenannt) und ist ein extrem praktisches und einfaches Web-Tool zum Erstellen von Online-Umfragen, Fragebögen, Preisrätseln, Quiz und Prüfungen.

Video Büro-Kaizen digital

Microsoft Teams Tutorial (inkl. OneNote Tipp)

(Dauer: 07:57 Minuten)

Inhalt dieser Büro-Kaizen Videoschulung:
1. Wie erstelle ich ein neues Team? (00:33)
2. Wie kann ein Team über Kanäle strukturiert werden? (01:36)
3. Weitere Funktionen über Registerkarten hinzufügen (02:24)
4. Mit Team-Mitgliedern chatten (03:17)
5. Gemeinsames Arbeiten an Dateien (04:31)
6. Besprechungen in Teams führen (05:14)
7. Zusatztipp: OneNote mit Teams nutzen (06:10)
8. Zusammenfassung (06:48)



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