Büro-Kaizen®, Deutschlands führendes Beratungsunternehmen für Büroeffizienz und die digitale Zusammenarbeit, unterstützt Sie und Ihr Unternehmen mit einer individuell abgestimmten Microsoft SharePoint Beratung. Von der strategischen Planung und Entwicklung über die Reorganisation und Optimierung bis zu praxisnahen Mitarbeitertrainings und einer persönlichen Nachbetreuung Ihrer Beschäftigten.
- Durch diese Kombination aus optimaler Gestaltung Ihrer digitalen Arbeitsplätze und der Befähigung Ihrer Beschäftigten, SharePoint auch tatsächlich effektiv im Arbeitsalltag einzusetzen, werden die Abläufe in Ihrem Unternehmen wesentlich beschleunigt und produktiver.
- So führen unsere Büro-Kaizen® Beratungen im Durchschnitt unserer bisherigen Beratungsprojekte nachweislich zu einer Effizienzsteigerung von über 20 %!
Inhaltsverzeichnis
1. Die Büro-Kaizen® GmbH: Preisgekrönte Microsoft 365- und SharePoint-Beratungen
Die Büro-Kaizen® GmbH ist seit über 20 Jahren führend in der Beratung für mehr Effizienz und Produktivität im Büro sowie für eine reibungslose digitale Zusammenarbeit in Unternehmen. Mit unserem interdisziplinären Team aus IT-Experten, Unternehmensberatern und Trainern begleiten wir Unternehmen, Organisationen und Behörden aller Größen und Branchen. Unsere Stärken:
→ Über 1.000 erfolgreich umgesetzte Beratungsprojekte
→ Über 2 Millionen erfolgreich geschulte Mitarbeitende
→ Zahlreiche Awards für unsere Beratungskonzepte mit Auszeichnungen wie „Top Consultant“, „Innovator des Jahres“ und „Digital Champion“
→ Hervorragende Referenzen aus der Industrie, Gewerbe, Handel, Verwaltung, Gesundheitswesen und Bildungseinrichtungen
Jetzt unverbindlich Ihre persönliche SharePoint Beratung anfragen!Nutzen Sie das volle Potenzial von SharePoint – mit Büro-Kaizen® als Ihrem versierten Partner für die digitale Effizienz. Fordern Sie am besten gleich ein unverbindliches Angebot an und profitieren Sie persönlich von unserer Reorganisation, Optimierung oder Implementierung (Neueinführung) von SharePoint in Ihrem Unternehmen.
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2. Was bringt eine SharePoint Beratung mit Büro-Kaizen®? Die Vorteile für Sie
In der heutigen schnelllebigen Arbeitswelt ist eine strukturierte, digitale Zusammenarbeit ein wesentlicher Faktor für den eigenen Unternehmenserfolg. Unsere SharePoint Beratung inklusive Anwendertraining bietet Ihnen den entscheidenden Vorteil, Ihr Dateiablagesystem strategisch zu optimieren, Ihre Workflows zu vereinfachen, zu automatisieren und zu beschleunigen sowie Ihre Teams wesentlich effizienter digital zu vernetzen – und das individuell angepasst an Ihre Branche und maßgeschneidert auf die konkreten Anforderungen und Prozesse in Ihrem laufenden Betrieb.
Unser SharePoint Consulting & Training umfasst:
- Analyse und Neugestaltung bestehender Ablagestrukturen und Arbeitsprozesse
- Entwicklung einer individuell maßgeschneiderten SharePoint-Architektur
- Zielgerichtete Planung von Dateiablagen, Unternehmensbereichen und Berechtigungen
- Zuverlässige Migration von lokalen Laufwerken und Fileservern in die Cloud (SharePoint online)
- Intelligente Automatisierung von Abläufen, Prozessen und Benachrichtigungen
- Optimierung der mobilen Zusammenarbeit und Anbindung von Remote-Mitarbeitern (zum Beispiel im Home-Office)
- Etablierung von SharePoint als Kernplattform im Microsoft-Ökosystem inklusive einer nahtlosen Integration mit Outlook, OneNote, OneDrive, Planner, Teams und anderen Microsoft-Anwendungen wie Copilot, Viva, Dynamics 365 und Loop für eine weitere Optimierung Ihrer digitalen Abläufe
- Besonders wichtig ist dabei das Zusammenspiel von SharePoint und Microsoft Teams. Denn SharePoint bildet sowohl die technische Basis wie auch die übergeordnete strukturelle Klammer für all die verschiedenen Teams und Kanäle in Ihrem Unternehmen – und damit für Ihre gesamte interne Kommunikation und Kollaboration
- Mitarbeiterschulungen und Trainings für eine optimale SharePoint-Nutzung durch alle Anwender
- Das Ergebnis: Intelligente und effiziente digitale Arbeitsplätze, die mitdenken und Ihre Abläufe und Prozesse beschleunigen!
Chancen & Risiken einer SharePoint Beratung vs. unstrukturierter SharePoint-Nutzung
Wenn Microsoft SharePoint ohne strategische Planung (Beratung & Consulting) genutzt wird, gleicht dies einem chaotischen Bahnhof ohne Organisation und durchdachtem Konzept. Statt einem reibungslos funktionierenden Verkehrsknoten, ergibt dies dann ein zeitfressendes, wirres Durcheinander – mit großen Produktivitätsverlusten sowie einer hohen Stör- und Fehleranfälligkeit. Der folgende plakative Vergleich verdeutlicht den extremen Unterschied.
| Best Practice: Hauptbahnhof Zürich | Worst Case: Dortmund und Berlin |
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Laut dem „European Railway Station Index“ hat der Hauptbahnhof Zürich wiederholt die Auszeichnung als bestorganisierter Bahnhof in Europa gewonnen. Denn hier greifen fast alle Abläufe nahezu perfekt ineinander über. Klare Beschilderungen, strukturierte Wegeführungen, pünktliche Abfahrten und ein gut geschultes Personal sorgen in ihrem Zusammenspiel dafür, dass alle Reisenden unkompliziert und stressfrei ans Ziel kommen. Alles fühlt sich effizient an, jede(r) weiß, wo er oder sie hin muss, und die Abstimmungen, Verbindungen und damit auch das Umsteigen verlaufen beinahe reibungslos.
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Das genaue Gegenteil ist bei den drei Schlusslichtern dieses europäischen Rankings der Fall: dem Hbf Dortmund, Berlin Ostkreuz und Berlin-Gesundbrunnen. Dort fehlen häufig klare Hinweise, die Abläufe sind oft chaotisch, wichtige Verbindungen werden regelmäßig verpasst und die Reisenden verlieren viel Zeit und Nerven mit der stressigen Suche nach dem richtigen Gleis, reservierten Wagons oder dem Ausgang. Das Ergebnis sind Frust, Stress und ein enormer Zeitverlust für jeden Einzelnen, was sich im Ergebnis zu einer gigantischen Produktivitätsvernichtungsmaschine summiert. |
Unsere Büro-Kaizen® Beratung macht aus Ihrem SharePoint ein Produktivitätsdrehkreuz!
Ganz ähnlich verhält es sich auch mit der Nutzung von SharePoint in Ihrem Unternehmen. Ohne klare Strukturen, durchdachte Ablagesysteme und einheitliche Nutzungsregeln entsteht ein ineffizientes digitales Durcheinander. Dateien gehen regelmäßig verloren, jede Suche dauert ewig und die Zusammenarbeit läuft holprig und stockend. Mit unserer gezielten SharePoint-Beratung (inklusive individueller Architektur-, Struktur- und Workflowplanung, verbindlichen Ablage- und Verhaltensregeln sowie einem fundierten Training aller Anwender) funktionieren die Abläufe hingegen so effizient wie am Hauptbahnhof Zürich. Jeder findet sich gut zurecht, alle Dateien sind schnell auffindbar und die Zusammenarbeit funktioniert reibungslos ohne lange Ausfall- und Wartezeiten.
- Der Unterschied zwischen Produktivität und Frust liegt in SharePoint – genau wie bei den großen Bahnhöfen – vor allem in der Qualität der Planung und Organisation sowie in der Güte der Umsetzung, also auch in der Kompetenz der Beschäftigten.
- Mit unserem Büro-Kaizen® Consulting – der Kombination aus Beratung & Training – sorgen wir dafür, dass Microsoft SharePoint zu einem echten Erfolgsfaktor für Ihr Unternehmen wird!
→ Jetzt unverbindlich Ihr individuelles SharePoint-Beratungsangebot anfordern!
| Risiken bei einer unstrukturierten SharePoint-Nutzung | Vorteile durch eine strategische SharePoint-Beratung mit Büro-Kaizen® |
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* Unsere alarmierenden Studienergebnisse: Suchzeiten & Ineffizienzen nehmen dramatisch zu
Die Langzeiteffizienzstudie von Büro-Kaizen® in Kooperation mit der AKAD Hochschule, die umfangreichste Studie dieser Art in Deutschland, zeigt das gravierende Ausmaß der digitalen Ineffizienz in den meisten deutschen Unternehmen. Demnach verbringt ein durchschnittlicher Mitarbeiter im Schnitt über 7,8 Stunden pro Woche allein mit der Suche nach Dateien und Informationen. Das sind auf ein Jahr und ein Unternehmen mit 100 Mitarbeitenden hochgerechnet über 40.500 Stunden Produktivitätsverlust – allein durch eine ineffiziente Organisation der Ablagestrukturen!
Unsere SharePoint Beratung + Training setzt genau hier an: Durch klare Strukturen, gezielte Schulungen und einen intelligenten Tool-Einsatz reduzieren wir die Suchzeiten drastisch und steigern so die Effizienz und Produktivität in Ihrem Unternehmen nachhaltig!
→ Zu den detaillierten Ergebnissen unserer Langzeiteffizienzstudie
→ Kontakt zu unserem Vertriebsteam für ein kostenloses und unverbindliches Erstgespräch!
3. Die Leistungen unserer SharePoint-Beratung & Training im Überblick:
- Analyse und Optimierung der bestehenden Ablagestrukturen und Workflows in Ihrem Unternehmen
- Entwicklung einer individuell maßgeschneiderten und skalierbaren SharePoint-Architektur
- Planung der optimalen Dateiablage und digitalen Arbeitsplätze für eine produktive Zusammenarbeit
- Sichere Migration von lokalen Fileservern und Laufwerken zu SharePoint Online in der Cloud
- Workflow-Planung für die Automatisierung von Abläufen und Benachrichtigungen
- Einrichten der benötigten SharePoint-Webseiten, Dokumentbibliotheken und Berechtigungen, unter Berücksichtigung der vorhandenen Unternehmensbereiche, Projekte und Rollen
- Integration von SharePoint in Microsoft 365 & Office 365 als grundlegendes Drehkreuz im Microsoft-Ökosystem (Zusammenspiel mit Outlook, Teams, OneDrive, OneNote, Copilot, Loop, Viva, Dynamics 365 & Co)
- Mitarbeitertraining & Coaching, um die Beschäftigten zur richtigen Anwendung der SharePoint-Plattform in deren Arbeitsalltag zu befähigen
Ihr Beratungserfolg: Was unser SharePoint Consulting & Training konkret bewirkt
→ Effiziente Dateiablage in SharePoint: Sofort finden, statt lange suchen zu müssen
Eine funktionierende Dateiablage ist das Fundament jeder digitalen Zusammenarbeit. In vielen Unternehmen herrscht jedoch ein Wildwuchs an Ordnern, Duplikaten und unklaren Speicherorten. Die Folge: Lange Suchzeiten, ineffiziente Prozesse und Frust bei den Mitarbeitenden.
Unsere Beratungslösungen:
- Entwicklung einer klaren, unternehmensspezifischen Ablagestruktur
- Einheitliche Spielregeln für die Nutzung von SharePoint, OneDrive und lokalen Laufwerken
- Minimierung von Suchzeiten durch einheitliche Dateiablagen, konsistente Dateibenennung und Versionierung
- Nutzung von Funktionen wie Ein- und Auschecken, Synchronisation und automatisierten Benachrichtigungen
- Das Ergebnis: Eine strukturierte Dateiablage, die nicht nur Zeit spart, sondern auch Transparenz schafft, dadurch Fehler reduziert und die Zusammenarbeit verbessert – auch über Abteilungsgrenzen hinweg.
→ Struktur & Planung: Entwicklung der optimalen digitalen Arbeitsplätze in SharePoint
Ein digitaler Arbeitsplatz ist nur dann effizient, wenn er die individuellen Anforderungen und Aufgaben im jeweiligen Unternehmen tatsächlich erfüllen kann. Unsere erfahrenen Berater analysieren daher zunächst Ihre bestehenden Strukturen und entwickeln dann gemeinsam mit Ihnen ein SharePoint-Konzept, das Ihre Prozesse optimal unterstützt.
Unsere Beratungslösungen:
- Analyse und Optimierung Ihrer bestehenden SharePoint-Struktur
- Strategische Planung neuer SharePoint-Webseiten und Ablageorte
- Individuelle Anpassung an Ihre Prozesse, Abteilungen und Projekte
- Das Ergebnis: Eine maßgeschneiderte SharePoint-Plattform passend abgestimmt auf die Anforderungen in ihrem Unternehmen
→ Produktive digitale Zusammenarbeit: Effizientes gemeinsames Arbeiten an Dateien in Echtzeit
Die digitale Zusammenarbeit ist mehr als nur das Teilen von Dateien. Sie erfordert klare Prozesse, eine durchdachte Tool-Nutzung und abgestimmte Kommunikationswege. SharePoint bietet dafür die ideale Plattform – vorausgesetzt, die Anwendung wird sinnvoll eingerichtet und dann auch richtig genutzt.
Unsere SharePoint Beratung fokussiert auf:
- Klare Spielregeln für Kommunikation und Aufgabenverteilung
- Sicheres und unkompliziertes Teilen von Dateien und Dokumenten per Link
- Gemeinsames Arbeiten an Dokumenten in Echtzeit
- Integration von SharePoint in Microsoft Teams, für eine einheitliche Kommunikation und Zusammenarbeit
- Strukturierung von Teams und Kanälen mit direkter Auswirkung auf die SharePoint-Webseiten
- Das Ergebnis: So entsteht ein konsistentes digitales Arbeitsumfeld, das nicht nur effizient funktioniert, sondern auch effektiv motiviert.
→ Reibungslose Migration zu SharePoint (online oder on-premises): Sicher & strategisch
Die Umstellung von lokalen Laufwerken auf SharePoint (SharePoint Online oder der neuen SharePoint Server On-Premises-Edition) ist ein entscheidender Schritt in Richtung Digitalisierung und digitaler Transformation. Doch ohne eine professionelle Planung kann die Datenmigration schnell zu einem kostspieligen Risiko werden.
Unsere Berater unterstützen Sie daher vollumfänglich bei der:
- Planung und Organisation der Migration zu einem definierten Stichtag
- Vorbereitung der Datenstruktur, der Berechtigungen und aller Beteiligten
- Sicherstellung der Datenintegrität und Kompatibilität für einen reibungslosen Umzug
- Kommunikation und Schulung der Mitarbeitenden
- Das Ergebnis: Eine gut organisierte Migration reduziert Ausfallzeiten, vermeidet Fehler, schafft Vertrauen und legt den Grundstein für eine erfolgreiche digitale Transformation.
→ Integration in Microsoft 365 & Office 365: SharePoint als Kern- und Schlüsselelement
SharePoint ist weit mehr als einfach nur ein Dateispeicher. Es ist das Rückgrat von Microsoft 365 und Office 365 – und damit Ihrer digitalen Infrastruktur. Als zentrale Plattform im Microsoft-Ökosystem verbindet SharePoint alle relevanten Anwendungen und sorgt so für reibungslose Abläufe.
Unsere SharePoint-Beratung ermöglicht:
- Integration von SharePoint als zentrale Plattform im Microsoft-Office-Ökosystem
- Nutzung von SharePoint als Ergänzung und einigende Klammer für Microsoft Teams
- Zusammenspiel mit Outlook, OneNote, OneDrive, Planner, Copilot, Viva, Dynamics 365 und Loop
→ SharePoint Training & Coaching für Ihre Mitarbeitenden: Zur Effizienz befähigen
Eine App oder Technologie allein bringt noch keine Effizienz – erst ihre richtige Anwendung führt zum Erfolg. Unsere praxisnahen und individuell auf die Prozesse und Bedürfnisse in Ihrer Organisation zugeschnittenen Trainings befähigen Ihre Mitarbeitenden somit, SharePoint auch wirklich sicher und produktiv zu nutzen.
Inhalte unserer Anwenderschulungen:
- Überblick über die wichtigsten SharePoint-Funktionen, wie Versionierung, Benachrichtigungen, Synchronisation und Zusammenarbeit
- Wie man Dateien hochlädt, erstellt, bearbeitet und gemeinsam nutzt
- Richtlinien für die Speicherorte und eine sichere, übersichtliche Dateiablage
- Klare Spielregeln und Best Practices für eine effiziente Kommunikation und Zusammenarbeit
- Sichere Synchronisation mit Cloud, Browser und mobilen Endgeräten
- Das Ergebnis: Unsere praxisorientierten SharePoint-Schulungen machen alle Beteiligten in Ihrem Unternehmen fit für die digitale Zusammenarbeit. Nur so wird SharePoint auch tatsächlich zu einem echten Produktivitäts-Booster!
4. Extra: Unsere kostenlosen Beratertipps für mehr Effizienz mit SharePoint – inkl. Video-Tutorial!
Neben unserer Beratung zur digitalen Transformation und der Einführung bzw. Reorganisation und Optimierung von Microsoft 365 und SharePoint in Ihrem Unternehmen finden Sie auf www.buero-kaizen.de eine Vielzahl kostenloser Weiterbildungsinhalte für das Selbststudium. Und das nicht nur zu den wichtigsten Microsoft 365- und Office 365-Apps, sondern beispielsweise auch für eine produktive Bürogestaltung oder mehr Kompetenzen im Selbst- und Teammanagement. Damit haben Sie und Ihre Beschäftigten die Möglichkeit, selbstständig Ihre Grundlagen für eine erfolgreiche Zusammenarbeit zu verbessern. Bei Fragen stehen wir Ihnen gerne jederzeit persönlich zur Verfügung!
→ Microsoft 365 SharePoint: Was ist das, was kann es und wie funktioniert es? (einführende Anleitung)
→ Alle Anleitungen zu SharePoint und Microsoft 365: Unsere Themenseite mit allen kostenlosen Büro-Kaizen-Anleitungen zu den wichtigsten Office-Apps im Überblick.
→ Kostenloses Büro-Kaizen eBook: „Microsoft 365 effizient nutzen – Die wichtigsten Grundsatzentscheidungen“ (als gratis Download).
5. Kostenloses Büro-Kaizen Video-Tutorial
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(Dauer: 08:00 Minuten)
Inhalt des Videos:
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