Google Workspace vs. Microsoft 365 – was ist besser? Vergleich der Apps & Funktionen, Sicherheit & Compliance, Kosten & Alternativen

Google Workspace und Microsoft 365 sind die mit Abstand führenden Cloud-gestützten Bürosoftwarelösungen – global wie auch in Deutschland. Und trotz der ähnlichen Apps und Dienste gibt es auch etliche Unterschiede – und mittlerweile auch erstzunehmende Alternativen. In diesem Büro-Kaizen® Vergleich erfahren Sie alles zu den Vorteilen, Nachteilen, Schwächen und Stärken von Google Workspace vs. Microsoft 365 – vom App-Umfang und einem Funktionsvergleich bis zur Sicherheit, Compliance und den Kosten. So können Sie sich selbst ein Bild davon machen, welche der beiden Office-Cloud-Suiten besser für Ihr Unternehmen geeignet ist – oder vielleicht sogar eine der unten ebenfalls aufgeführten Alternativen.

1. Marktanteil Cloud-basierter Bürosoftware: Google Workspace vs. Microsoft 365

Zu den Marktanteilen von Google Workspace und Microsoft 365 im Bereich Cloud-gestützter Produktivitätssoftware für Unternehmen gibt es leider nur ungefähre Zahlen. Denn die Marktdurchdringung wird weder kontinuierlich noch unabhängig erhoben. Häufig werden zudem auch die kostenlosen Privatnutzer und die zahlenden Geschäftskunden (Unternehmen, Organisationen) in einer Statistik zusammengefasst, was den Vergleich der beiden Business-Lösungen zusätzlich erschwert. Im Allgemeinen zeigt sich jedoch folgendes Bild.

• Der Markt für Business-Bürosoftware-Suites wächst seit Jahren zweistellig und erreichte 2025 rund 98,25 Milliarden US-Dollar. Bis 2030 wird ein anhaltend starkes Wachstum auf dann 183,23 Milliarden USD erwartet.
• Zwei Drittel dieses Bürosoftwaremarktes entfallen allerdings immer noch auf klassische, lokal installierbare On-Premise-Produkte (68,4 %) und nur 31,6 % auf Cloud-gestützte Office-Suiten.
• Noch 2014/15 kamen die beiden Branchenlösungen von Microsoft und Google erst auf einen Marktanteil von zusammen 48 % (Office 365 mit 25,2 % und Google G Suite mit 22,8 %). 2025 betrug der Marktanteil von Google und Microsoft im Segment der Cloud-gestützten Office-Produkte zusammen schon über 95 % (Google 50,34 %, Microsoft 45,46 %)
• Laut der großen Office-Studie des Beratungsunternehmens Nielson nutzten 2020 rund 85 % der deutschen Unternehmen Microsoft Office – allerdings das klassische Microsoft Office (On-Premise) plus das neuere Microsoft 365 (Cloud) – nur 9 % nutzten Google Docs.
• Laut dem deutschen Statistikportal Statista nutzten die deutschen Unternehmen Ende 2023 ausgeglichen zu jeweils rund einem Drittel entweder Google Workspace oder Microsoft 365.

Zwischenfazit: Google Workspace ist in absoluten Nutzerzahlen größer, was aber vor allem an den vielen Privatnutzern liegt, die den kostenlosen Google Workspace nutzen. Diese kostenlose Version ist jedoch nur für den Consumer-Markt gedacht und nicht für den Einsatz in Unternehmen lizenzierbar. Microsoft 365 hat zwar im direkten Vergleich in absoluten Zahlen weniger Gesamtnutzer, aber dafür mehr zahlende Business-Abonnenten im Unternehmensbereich.

2. Gemeinsamkeiten: Was können Google Workspace und Microsoft 365 (Sinn & Zweck)

Die beiden Cloud-basierten „Produktivitätssuiten“ verfolgen dasselbe Ziel. Nämlich Organisationen (Unternehmen, Behörden, Bildungseinrichtungen) eine produktive und ortsunabhängige, digitale Zusammenarbeit auf Basis einer sicheren Cloud-Infrastruktur zu ermöglichen. Dafür bieten beide Büro-Softwaresammlungen ähnliche Tools (Apps, Ressourcen und Dienste), damit Arbeitsgruppen die verschiedensten Inhalte in ihrem jeweiligen Aufgabenkontext erstellen, teilen und gemeinsam bearbeiten können – inklusive modernen Formen der Kommunikation (E-Mails, Chats, Online-Besprechungen), des Dokumentenmanagements (Dateiablage, Intranet), Datenanalyse und Business Intelligence, Sicherheit, Governance und Compliance sowie KI-Unterstützung.

Zentrale Gemeinsamkeiten von Microsoft 365 & Google Workspace im Überblick:

• Cloud-basiert: Beide Plattformen sind vollständig cloudfähig und ermöglichen den Zugriff von überall und jedem Endgerät aus (nahtlose Integration mobiler Geräte).
• Echtzeit-Kollaboration: Sowohl Google Workspace als auch Microsoft 365 ermöglichen das konfliktfreie gleichzeitige Bearbeiten von Dokumenten, Tabellen und Präsentationen. Integrierte Kommunikations-Tools für Chats und Video-Meetings ergänzen die ortsunabhängige Kollaboration in Echtzeit.
• Breiter App-Umfang: Beide Office-Suiten enthalten Anwendungen für E-Mail-Kommunikation und Terminkalenderplanung, Textbearbeitung, Tabellenkalkulation und Präsentationen sowie Cloud-Speicher, Videokonferenzen und anderes mehr (siehe die anschließende Vergleichstabelle unten).
• Erweiterbar & integrationsfähig: Beide Plattformen bieten API-Schnittstellen für individuelle Anpassungen und lassen sich mit einer großen Auswahl an Drittanbieter-Apps erweitern.
• Sicherheit, Governance & Compliance: Beide Plattformen bieten Business- und Enterprise-Versionen an, die sich dezidiert an Unternehmen richten (von KMU bis globale Konzerne) und dementsprechend starke Sicherheits- und Kontrollmechanismen besitzen, wie zum Beispiel Verschlüsselung, Multi-Faktor-Authentifizierung, Zugriffskontrollen und globale Compliance-Standards.
• KI-Integration: Sowohl Google Workspace als auch Microsoft 365 bieten die Unterstützung durch ein eigenes, integriertes KI-Assistenzsystem an, um Aufgaben aller Art zu automatisieren, zu beschleunigen und die Nutzer zu entlasten (Google Gemini und Microsoft Copilot).

3. Funktionsvergleich: Vergleichstabelle Google Workspace vs. Microsoft 365

→ Zwischenfazit des App-Vergleichs: Sowohl Google Workspace als auch Microsoft 365 bieten eine umfassende Office- und Kollaborationslösung an. Während Google Workspace sich auf cloud-native, intuitive Anwendungen konzentriert, aber viele Funktionen durch Drittanbieter-Add-ons ergänzt werden müssen, punktet Microsoft 365 mit einem deutlich breiteren Funktionsangebot, tief integrierten Desktop-Apps sowie spezialisierten Tools für komplexe Unternehmensanforderungen. Wie zum Beispiel für das Projektmanagement, CRM (Customer-Relationship-Management), ERP (Enterprise-Resource-Planning), die Schicht- und Einsatzplanung der Belegschaft oder die Entwicklung benutzerdefinierter KI-Agenten.
→ Alle Microsoft 365-Apps kurz und einfach erklärt: Mehr Details zu den einzelnen Office-Apps und ihren Einsatzmöglichkeiten erfahren Sie in unserem dazugehörigen YouTube Video-Tutorial → „Überblick: Alle Microsoft 365 Apps in unter 10 Minuten erklärt!“.

4. Unterschiede zwischen Google Workspace vs. Microsoft 365: Vorteile, Nachteile & Besonderheiten

→ Zwischenfazit: Google Workspace bietet eine komplett cloudbasierte und einfach bedienbare Plattform mit einem Fokus auf die grundlegenden Funktionen, eine schnelle Einsatzbereitschaft sowie eine gute Kollaboration. Der Fokus von Microsoft 365 liegt dagegen auf einer hybriden Architektur mit leistungsstarken Desktop-Anwendungen (offline-fähig) und umfassenden Enterprise-Funktionen. Dementsprechend profitiert man bei Google Workspace vor allem von einer unkomplizierten und flexiblen Zusammenarbeit sowie Einrichtung. Während sich die Microsoft 365-Suite vor allem an Unternehmen mit höheren Ansprüchen an die Funktionalität und/oder komplexeren Anforderungen an Sicherheit, Governance, Compliance und Dokumentenmanagement richtet.

5. Preisvergleich: Was kosten Google Workspace & Microsoft 365?

Die aktuellen Preise für Google Workspace finden Sie auf der offiziellen Produktseite von Google. Informationen zu den Kosten der Microsoft-Produkte stellt Microsoft auf der jeweiligen offiziellen Produktseite bereit. Weder Google noch Microsoft bieten eine dauerhaft kostenlose Business-Lizenz an, sondern jeweils nur eine kostenlose Testversion für einen Monat.

6. Fazit: Was ist die bessere Cloud-basierte Office-Suite, Google Workspace oder M365?

Google Workspace und Microsoft 365 decken sehr ähnliche Anforderungen, Features und Dienste ab. Google legt jedoch einen größeren Fokus auf eine einfachere Bedienung. Microsoft hingegen ermöglicht granularere und komplexere Szenarien. Entsprechend der verschiedenen Unternehmensgrößen gibt es unterschiedliche Empfehlungen, welche Office-Suite besser geeignet ist. Für Start-ups und KMUs bietet sich Google Workspace an, da eine einfache Einrichtung und Automatisierung sowie gute Kollaborationsmöglichkeiten gegeben sind. Für stark regulierte Branchen ist dagegen Microsoft 365 die bessere Wahl, denn Microsoft bietet umfassende Sicherheits- und Compliance-Tools. Microsoft 365 eignet sich ebenfalls für große Unternehmen mit komplexer IT, denn Microsoft bietet ihnen eine tiefe Integration in Windows und Azure, Enterprise-Security sowie Desktop-Apps. Microsoft 365 lässt sich auch Unternehmen mit komplexem Automatisierungsbedarf und Organisationen mit Fokus auf KI und Datenanalyse empfehlen, da hier der M365 Copilot sowie benutzerdefinierte KI-Agenten zum Einsatz kommen können und eine tiefe Integration in die Office-Apps gegeben ist. Organisationen, die sehr hohen Wert auf Datenschutz legen (volle Datenkontrolle), sollten jedoch lieber auf die in der nachfolgenden Tabelle erläuterten Open-Source-Alternativen setzen.

Alternative Cloud-gestützte Office-Suites zu Google Workspace & Microsoft 365

Sowohl Microsoft 365 wie auch Google Workspace decken ein extrem breites Spektrum an Aufgaben und Anforderungen im Unternehmenskontext ab. Die derzeit verfügbaren Alternativen an Cloud-gestützten Office-Suiten decken meist noch nicht ganz diesen vollen Funktionsumfang ab, punkten dafür aber – je nach Fokus – in anderen Bereichen, vor allem beim Thema Sicherheit, Datenhoheit und auch dem Preis/Kosten.

7. Extra-Tipps, Schulungen & kostenlose Anleitungen zu Microsoft 365 – mit Video-Tutorial!

Da Microsoft 365 im Vergleich zu Google Workspace eine größere Funktionsbreite und Detailtiefe in den Bereichen Apps, Enterprise, Sicherheit, Compliance und Governance besitzt, haben wir uns bei Büro-Kaizen® – Deutschlands führendem Beratungsunternehmen für Büroeffizienz und die digitale Zusammenarbeit in Unternehmen – auf die Office-Suite von Microsoft spezialisiert. Wir setzen Microsoft 365 auch selbst im eigenen Unternehmen ein. Im Folgenden haben wir Ihnen weitere Informationen, Leitfäden und Anleitungen rund um Microsoft 365 und die vielen einzelnen Office-Apps zusammengestellt – beachten Sie auch unser eigenes YouTube Video-Tutorial direkt im Anschluss!

→ Microsoft 365 Schulungen & Anwendertrainings für Unternehmen: Unsere individuell maßgeschneiderten Microsoft 365 Schulungen erhöhen die Anwenderkompetenz und damit die Produktivität in Ihrem Unternehmen deutlich.
→ Strategische Microsoft 365 Beratung und Planung: Unsere Büro-Kaizen® Berater sorgen für eine passgenaue und reibungslose Einführung von Microsoft 365 in Ihrem Unternehmen.
→ Leitfaden „Einführung von Microsoft 365 in Unternehmen“: So gelingt Ihr reibungsloser Einstieg in die Office-Software-Suite.
→ Unsere Anleitungen zu den einzelnen Office-Apps: Alle Büro-Kaizen® Anleitungen (kostenlos) zu den einzelnen Microsoft 365-Apps, Tools & Diensten in der Übersicht.

Was ist Microsoft 365? (Einfach erklärt)

(Dauer: 08:45 Minuten)

Inhalt des Videos:

1. Einleitung 00:00 
2. Die Historie von Microsoft Office verstehen 00:22 
3. Der Vergleich: Office kaufen vs. Microsoft 365 mieten (als Unternehmen) 02:00 
4. Microsoft 365 privat nutzen 05:16 
5. Apps & Bestandteile von Microsoft 365 06:16 
6. Empfehlung für den Umstieg 08:13