Was kann Microsoft Viva? Ein Überblick über die KI-gestützte Produktivitäts- und Lernplattform für Mitarbeiter und Führungskräfte

Microsoft Viva wird mit vielen verschiedenen Etiketten versehen und kräftig beworben, mal als Employee Experience Platform („Plattform für die Mitarbeitererfahrung“), mal als HR-Suite (Human Resources, Personalwesen) und mal als integrierte Kommunikations-, Weiterbildungs- und Kollaborationsplattform. Aber was ist Microsoft Viva nun genau, was kann es und was bringt es? Und wie hoch sind die Preise? Die Antworten finden Sie hier in diesem Büro-Kaizen Blogbeitrag.

1. Was ist Microsoft Viva, seit wann gibt es das und wieviel kostet es?

Microsoft Viva ist eine KI-gestützte Software-Suite, die im Jahr 2021 veröffentlicht wurde und auf den verschiedenen Anwendungen und Tools in Microsoft 365 basiert. Dabei handelt es sich um eine sogenannte „Employee Experience Platform” (EXP), die die individuellen Mitarbeitererfahrungen in Unternehmen verbessern soll. Ein Kernelement ist, das verfügbare formelle und informelle Wissen in den jeweiligen Unternehmen zu bündeln und es den Einzelnen dann zentral, bedarfsgerecht, maßgeschneidert und personalisiert über Microsoft Teams verfügbar zu machen.

• Dies gelingt durch eine individuell passgenaue Unterstützung der Mitarbeitenden in den vier zentralen Bereichen Kommunikation und Communitys, Produktivitätsverbesserungen durch Insights und Analysen, Lernen und Wissensaufbau sowie Sinn und Ausrichtung der Ziele.
• Entsprechend dieser vier Bereiche gliedert sich die Viva-Suite in die vier einzelnen Module: Viva Goals, Viva Growth, Viva Connections und Viva Insights.

Was kostet Microsoft Viva?

Microsoft Viva ist kein einzelnes Produkt, sondern eine Suite bzw. Sammlung von Viva-Plänen und -Apps. Die Kosten hängen davon ab, welche Viva-Bausteine Sie lizenzieren. Die Abrechnung erfolgt pro Nutzer (bei Microsoft wird der Preis häufig als „pro Nutzer/Monat“ bei jährlicher Abrechnung angegeben).

• Die komplette Microsoft Viva Suite kostet 10,40 € pro Benutzer/Monat (jährliche Abrechnung).
• Einzelne Viva-Funktionen/Apps können je nach Modul als Add-on lizenziert werden. Basis-Funktionen (z. B. Viva Insights oder Viva Engage) sind teilweise bereits in Microsoft-365-/Office-365-Plänen enthalten.
• Für die Nutzung ist in der Regel ein passender Microsoft 365- oder Office 365-Plan erforderlich. Die genaue Voraussetzung hängt jedoch vom jeweiligen Viva-Modul ab.
• Hier finden Sie alle Informationen zu den Preisen von Microsoft Viva.

2. Wie funktioniert die Microsoft Viva-Plattform?

Microsoft Viva bietet eine individuelle Unterstützung der einzelnen Mitarbeitenden und Teams direkt in deren täglichen Arbeitsfluss. Dafür integriert und kombiniert es die verschiedenen Ressourcen aus Microsoft 365 (Daten & Informationen, Analysen & Auswertungen, Tools & Werkzeuge), um sie den Einzelnen bedarfsgerecht, besser und einfacher zur Verfügung stellen zu können. Ganz konkret geht es um das einfachere Zugänglichmachen des firmeneigenen Expertenwissens und der Lernressourcen im jeweiligen Unternehmen. Dies wird um individuelle Produktivitätserkenntnisse sowie um eine verbesserte Teilhabe an der Unternehmenskultur (Mitarbeiterengagement und -bindung) ergänzt.

• Viele Anwendungen von Microsoft 365/Office 365 benötigen mittlerweile die hohe Verfügbarkeit, Rechenkapazität und Speichermöglichkeiten der Microsoft-Cloud (den hauseigenen Rechenzentren).
• Durch die intensive Nutzung in Unternehmen entstehen so ungeheuer viele, aber zunächst nur mäßig strukturierte Daten.
• Spezielle Tools und KI-Algorithmen können nun in diesem Big-Data-Dschungel neue Zusammenhänge sichtbar machen und die vielfältigsten Beziehungen aufzeigen. Auf diese Weise lässt sich das bislang ungenutzte Potenzial in diesem riesigen Datenschatz eines Unternehmens heben und jedem einzelnen Mitarbeitenden bedarfsgerecht für dessen jeweiligen Anwendungsfall zur Verfügung stellen (z. B. in Form von individuell relevanten Vorschlägen oder den jeweils optimalen Lösungen).
• Dafür wurden die Viva-Funktionen in die bisherigen Microsoft-365-Tools integriert, die bereits in vielen Unternehmen im Einsatz sind und tagtäglich von den Mitarbeitern genutzt werden. Hauptsächlich erfolgt dies über neue Schnittstellen in Microsoft Teams – der zentralen Kommunikations- und Kollaborationsplattform (dem „personalisierten Cockpit“) in Microsoft 365/Office 365.
• Darüber hinaus ist Microsoft Viva auch erweiterbar und offen für Drittanwendungen. Branchenführende Anbieter wie SAP Success Factor, Infosec, Harvard Business Review, Talentsoft, Adobe Sign oder LinkedIn sind bereits integriert. Über offene Schnittstellen (APIs) und Toolkits können Partner und Entwickler die Suite zudem selbst anpassen und mit weiteren Services von Drittanbietern erweitern.
• Ein Hauptziel von Microsoft Viva ist, die Unternehmen dabei zu unterstützen, die Produktivität und das Wohlbefinden ihrer Mitarbeiter speziell unter den herausfordernden Bedingungen des hybriden Arbeitens (z. B. mehr Homeoffice im Zuge der Coronapandemie) zu fördern.

3. Microsoft Viva Goals: Ziele mithilfe eines OKR-Frameworks ausrichten und optimieren

Mit Viva Goals konnten Teams mit den strategischen Prioritäten und Zielen des Unternehmens verbunden und OKRs in den Arbeitsalltag (beispielsweise in Microsoft Teams) integriert werden. Durch regelmäßige Check-ins und Status-Updates wurden Fortschritte transparent gemacht und die Zielerreichung unterstützt.

Zu den wichtigsten Funktionen gehörten:

• Ziele erstellen und verwalten
• Fortschritte überwachen
• Dashboards/Reports erstellen
• Alignment über Ebenen hinweg
• Integrationen (z. B. Teams, Azure DevOps)

4. Microsoft Viva Growth: Mit Viva Learning unternehmensweites Lernen in den Arbeitsalltag integrieren

Das Modul „Viva Learning” ist eine Lernplattform für die firmeninterne berufliche Weiterbildung. Schulungsmaterial soll damit einfacher verfügbar werden, sodass Einzelpersonen bedarfsgerecht ihre digitalen Kompetenzen verbessern können. Eine KI hilft dabei, die jeweils richtigen kurzen Microlearning-Lerninhalte von Microsoft und Drittanbietern zu finden und bereitzustellen.

• Die Nutzer können Viva Learning direkt aus Teams heraus verwenden. Der zentrale Teams-Hub erübrigt es, andernorts danach suchen zu müssen und soll für mehr Übersicht beim „Lernen während der Arbeit“ sorgen und somit Zeit einsparen.
• Führungskräfte können ihren Mitarbeitern zudem bestimmte Lerninhalte und Trainingskurse über eine Registerkarte in Teams zuweisen.
• Durch die Integration in Teams können Sie zudem relevante und interessante Lerninhalte direkt mit Ihren Teammitgliedern oder in Teams-Kanälen teilen.

5. Microsoft Viva Insights: Sich selbst besser organisieren (für mehr Produktivität und Wohlbefinden)

Microsoft Viva Insights ist ein integriertes Tool, das datengestützte Einblicke in Arbeitsmuster bietet und dabei hilft, die Produktivität und das persönliche Wohlbefinden zu steigern. Es unterstützt Nutzer dabei, Fokuszeiten zu planen, Pausen einzulegen und die Zusammenarbeit zu optimieren.

• Die einzelnen Mitarbeiter erhalten dabei Lösungen und Empfehlungen für eine bessere Selbstorganisation, eine effizientere Planung und eine ausgeglichene Work-Life-Balance (z. B. Pausen, Erholung etc.).
• Führungskräfte erhalten einen (anonymisierten, nicht auf Einzelne rückverfolgbaren) Einblick in komplexe übergeordnete Aktivitätsmuster und Abläufe, die sich auf die Produktivität und das Engagement der Mitarbeiter auswirken. So können die Arbeitsbedingungen des Teams oder der Abteilung bewertet und verbessert sowie Überlastungen oder Burnouts verhindert werden.
• Das Tool ist automatisch in Teams aktiviert, kann aber auch im Web genutzt werden.

6. Microsoft Viva Connections: Informations- und Kommunikations-Tool für den digitalen Flurfunk

Das Modul Viva Connections soll einen nahtlosen Austausch von Informationen ermöglichen, also die tagtäglichen persönlichen Begegnungen im Büro in den digitalen Arbeitsplatz übertragen. Mit dem Intranet für Firmeninternas (z. B. Unternehmensnachrichten, Ankündigungen, Richtlinien, HR-Formulare wie Urlaubsanträge, interne IT-Hilfe etc.) sollen dezentrale Teams oder auch Mitarbeiter im Homeoffice stärker eingebunden bleiben und sich ausreichend informiert fühlen.

• Dafür führt Viva Connections zentrale Elemente der Microsoft 365-Anwendungen SharePoint, Yammer und Stream in der Teams-App zusammen.
• Viva Connections basiert dabei im Wesentlichen auf einer SharePoint-Hubsite, die in die Tool-Leiste von Teams integriert wurde. Über die neue Teams-Funktion können die Einzelnen (oder auch bestimmte Rollen in Unternehmen) dann die für sie relevanten Inhalte personalisiert beziehen.
• Das Tool kann sowohl über die Teams-App für Desktop und Smartphone, als auch im Web genutzt werden.

Wie unterscheidet sich Viva Connections von Viva Engage?

• Viva Connections dient dazu, Mitarbeitende zu informieren und zu orientieren. Typische Inhalte sind Unternehmensnachrichten, Dashboards und wichtige Links zu Ressourcen. Es ist also das Intranet für Unternehmen.
• Viva Engage dient der Vernetzung der Mitarbeitenden und der Förderung der Beteiligung, indem es Communities, Diskussionen und Storylines zur Verfügung stellt. Zudem ist Viva Engage der Nachfolger bzw. die Weiterentwicklung von Microsoft Yammer.

7. Die Apps und Funktionen der Microsoft Viva Suite zusammengefasst

8. Extra Tipps für Microsoft 365 inklusive einem Teams-Video-Tutorial (auf Deutsch)!

Microsoft 365 ist eine extrem vielseitige Bürosoftware-Suite. Welche Anwendungen alles enthalten sind, wie Sie diese am besten nutzen und was Sie alles beachten sollten, erfahren Sie hier in folgenden Büro-Kaizen-Beiträgen.

→ Microsoft Office 365 im Überblick: Die besten Anleitungen und Video-Tutorials.
→ Büroorganisation: Die besten Tipps für eine optimale Zusammenarbeit am Arbeitsplatz.
→ Unsere kostenlosen eBooks: Hier finden Sie eine große Auswahl an gebündelten Expertenwissen zu den Themen Selbst- und Teammanagement sowie den Microsoft-Tools Outlook, OneNote und OneDrive.

Microsoft Teams Tutorial (die wichtigsten Funktionen!)

(Dauer 23:55 Minuten)

Inhalt dieses Video-Tutorials:

1. Einleitung 00:00
2. Zugang und erste Schritte 00:24
3. Teams und Kanäle: Das Herzstück der Zusammenarbeit 01:09
4. Registerkarten: Dateien, OneNote und mehr… 07:21
5. Schriftliche Kommunikation: Beiträge und Chats 10:01
6. Videokonferenzen und Kalender 17:17
7. Aktivitäten, weitere Apps und empfohlene Einstellungen 21:25