Microsoft 365 Schulungen: Mitarbeitertrainings für mehr Effizienz und Produktivität in der Office-Zusammenarbeit

Die meisten Microsoft 365 Schulungen werden für Administratoren angeboten, da das Konfigurieren und Verwalten der umfangreichen Software-Suite ein spezifisches Know-how erfordert. Mindestens genauso wichtig sind jedoch auch Anwenderschulungen und Trainings für die Mitarbeitenden. Denn nur wenn die Beschäftigten wissen, wie man die einzelnen Office-Tools richtig und effizient einsetzt, kann auch das volle Produktivitätspotenzial der Microsoft 365 Business-Suite ausgeschöpft werden. Andernfalls drohen überbordender Wildwuchs, Ineffizienzen und Mehrkosten. Als Deutschlands führendes Beratungsunternehmen für die digitale Zusammenarbeit unterstützt Sie Büro-Kaizen® hierbei ganz konkret mit genau auf Ihre Abläufe maßgeschneiderten Microsoft 365-Schulungen für Ihre Mitarbeiter. Von Inhouse-Seminaren und Präsenz-Trainings bei Ihnen vor Ort über Online-Schulungen bis zu unserer innovativen eLearning-Plattform – inklusive strategischer Planung und persönlicher, individueller Nachbetreuung!

1. Büro-Kaizen®: Bedarfsgerechte Microsoft 365 Schulungen & Trainings von Deutschlands führendem Weiterbildungsexperten

Büro-Kaizen® ist Deutschlands führendes Beratungsunternehmen für mehr Büroeffizienz und die digitale Zusammenarbeit in Unternehmen. Wir unterstützen Sie bei der Einführung und Implementierung sowie auch der Optimierung und Neuorganisation von Microsoft 365 in Ihrem Unternehmen – von der strategischen Beratung und Planung bis zur Schulung und individuellen Nachbetreuung jedes einzelnen Schulungsteilnehmers. Mit dem Weiterbildungs-Know-how von Büro-Kaizen® stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter die Bürosoftware-Tools künftig richtig einsetzen und damit deren Effizienzvorteile auch optimal für Ihr Unternehmen nutzen können!

Unsere fünf häufigsten Trainings- & Schulungsthemen* rund um Microsoft 365 sind:

1.  Dateiorganisation (mit SharePoint und OneDrive)
2.  Teammanagement (mit Microsoft Teams)
3.  Projektmanagement (mit Microsoft Planner)
4.  Effizientes Verwalten von E-Mails, Terminen und Aufgaben (mit Outlook)
5.  Wissensmanagement und Dokumentationen (mit OneNote)

* Flexible Schulungsinhalte: Unsere Microsoft 365-Experten planen mit Verantwortlichen in Ihrem Unternehmen zusammen individuell maßgeschneiderte Schulungsinhalte, die sich genau an den konkreten Bedürfnissen in Ihrem Unternehmen sowie an dem aktuellen Wissensstand Ihrer Mitarbeiter orientieren. Sprechen Sie uns einfach an, wir informieren Sie gerne unverbindlich und persönlich rund um unser vielseitiges Trainings- und Schulungsangebot für einen produktiveren Microsoft 365 Einsatz!

⇒ Kontakt zu unserem Vertriebsteam

2. Die Chancen & Risiken von Microsoft 365: Geschulter Einsatz vs. Wildwuchs

Microsoft 365 ist die mit Abstand am meisten genutzte Bürosoftware im Businessumfeld. Rund 85 % der Unternehmen in Deutschland verwenden die Office-Software von Microsoft. Denn die Software-Suite bietet nicht nur ein hohes Maß an Sicherheit, Compliance und Datenschutz auf Enterprise-Niveau, sondern auch nahezu die volle Bandbreite an Features und Funktionen für eine moderne digitale Zusammenarbeit innerhalb von Organisationen (→ hier finden Sie alle Vorteile von Microsoft 365 im Überblick).

• Das Produktivitätspotenzial, das Microsoft 365 Unternehmen bietet, muss aber erst noch aktiv durch Anwenderschulungen gehoben werden.
• Denn eine ungeordnete Einführung der Bürosoftware-Suite ohne strategische Planung und flankierende Trainings der Mitarbeitenden führt schnell zu einem digitalen Wildwuchs, was die Abläufe und Prozesse wesentlich langsamer, ineffizienter und fehleranfälliger macht.
• Das enorme Ausmaß dieser „Digitalisierungsfalle“ hat unsere gemeinsam mit der AKAD-Hochschule durchgeführte Langzeit-Effizienzstudie aufgedeckt, die bislang größte Studie dieser Art in Deutschland:

Langzeitstudie belegt: 50 % niedrigere Büroeffizienz durch falsche Digitalisierung verschärft den Fachkräftemangel

• Die tägliche Bearbeitungszeit für E-Mails hat zwischen 2013 und 2022 um 60 % auf nun 163 Minuten pro Mitarbeiter und Tag zugenommen!
• Die Suchzeiten nach analogen und digitalen Daten sind im selben Zeitraum um 50 % auf nun 19,6 % der Arbeitszeit explodiert.
• Die durchschnittliche Arbeitszeit, die Mitarbeiter in Besprechungen verbringen, ist um fast 40 % auf nun 26,3 % der gesamten Arbeitszeit angewachsen – fast die Hälfte davon wird von den Teilnehmern als reine Zeitverschwendung betrachtet.
• Und fast 40 % der mittlerweile überwiegend digital gemanagten Projekte laufen aus dem Ruder, was nicht zuletzt an unklaren Absprachen und Schnittstellenproblemen liegt.

3. Die zwei Voraussetzungen für eine effiziente Microsoft 365 Nutzung: Erst strategische Planung (top-down), dann Schulung der Mitarbeiter

Eine erfolgreiche Einführung oder auch Optimierung von Microsoft 365 in einem Unternehmen beginnt zuerst immer mit einer strategischen Planung auf Basis der individuellen Anforderungen und Ziele der jeweiligen Organisation. Denn daraus ergeben sich die optimalen Abläufe und Strukturen als Grundgerüst für eine möglichst gut und reibungslos funktionierende digitale Zusammenarbeit im Unternehmen. Anschließend folgen praxisnahe Mitarbeiter-Schulungen und Anwender-Trainings in allen relevanten Microsoft 365-Tools, um sicherzustellen, dass Ihr Team die Anwendungen und Workflows auch effizient ein- und umsetzen kann. Erst diese Kombination aus „strategischer Planung“ und „bedarfsorientierter Mitarbeiterschulung“ ermöglicht es, die möglichen Effizienz- und Produktivitätsgewinnen durch den Einsatz von Microsoft 365 auch tatsächlich zu heben.

→ Einführung von Microsoft Office 365 in Unternehmen: Diese Büro-Kaizen®-Anleitung liefert wertvolle Tipps für die Einführung der Bürosoftware-Suite in Ihrem Unternehmen.
→ Zu unserer strategische Microsoft 365 Beratung: Microsoft 365 ist ein klares Organisations- und Führungsthema, das strikt Top-down vorgegeben werden muss, um das Maximum aus den Möglichkeiten herausholen zu können.

Mit Hilfe eines zweistufigen Prozesses aus strategischer Planung und anschließender Mitarbeiterschulung können Effizienz und Produktivität im Unternehmen gesteigert werden.

4. Wie lange dauert es, Microsoft 365 zu lernen? Schulungen sind deutlich effizienter als das Selbstlernenlassen

Der Lernaufwand für Microsoft 365 variiert selbstverständlich je nach der dafür genutzten Methode sowie den Möglichkeiten und dem Vorwissen der Person. Grundsätzlich bieten Microsoft 365-Schulungen und Trainings jedoch den großen Vorteil, dass die Grundlagen (je nach Umfang und Detailtiefe) schon in einem bis meist maximal zwei Schulungstagen vermittelt und dann auch gleich eingesetzt werden können. Beim Selbstlernen dauert das dagegen meist mehrere Monate und noch länger. Unsere Microsoft 365 Schulungen sind aber nicht nur wesentlich scheller und effizienter, sondern auch sicherer, da die in den Trainings beigebrachten Workflows typische Anwendungsfehler verhindern und damit auch den Schutz sowie die Sicherheit sensibler Daten verbessern.

• Wenn Ihre Mitarbeiter Microsoft 365 selbst erlernen müssen, dauert das nicht nur länger. Das führt auch zu unterschiedlichen Wissensständen und abweichenden Methoden, wer was wann mit welchem Tool wie erledigt. Das hat dann Probleme bei der Zusammenarbeit, eine höhere Fehleranfälligkeit sowie nicht zulletzt auch eine schlechtere Vertretungsfähigkeit zur Folge.
• Durch unsere gezielten Microsoft 365-Schulungen und Mitarbeitertrainings können Ihre Beschäftigten schneller und stressfreier arbeiten – jeder für sich und alle gemeinsam im Team. Und das erhöht nicht nur die Produktivität, sondern wirkt auch dem Stress und einer Überlastung entgegen.
• Falls einzelne Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen allerdings ein schnelleres Lerntempo bevorzugen, finden Sie auf www.buero-kaizen.de neben unserer eLearning-Plattform auch noch viele kostenlose Schulungsmaterialien, Anleitungen, Tipps und Tricks für das Selbststudium in den wichtigsten Microsoft 365-Tools (siehe unser „Extra Tipp“ unten).

5. Unser Schulungsangebot zu Microsoft 365: Büro-Kaizen macht den Unterschied!

Büro-Kaizen® bietet eine Vielzahl von unterschiedlichen Schulungsformaten für Microsoft 365 an, um den verschiedenen Anforderungen und Präferenzen unserer Unternehmenskunden gerecht zu werden – von modularen Präsenz-Seminaren und individuellen Trainings bis zu flexiblen Weiterbildungsangeboten und Online-Webinaren. Mit unseren maßgeschneiderten Microsoft 365 Trainings stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter bestens in der Nutzung der Office-Suite geschult werden, um die Effizienz und Produktivität in Ihrem Unternehmen spürbar und nachhaltig zu steigern!

Das Schulungsangebot von Büro-Kaizen® rund um Microsoft 365:

→ Inhouse-Schulungen: Für einen möglichst großen Trainingserfolg bieten wir maßgeschneiderte Inhouse-Schulungen und Seminare zu Microsoft 365 direkt bei Ihnen in Ihrem Unternehmen vor Ort an.
→ Präsenzseminare: Unsere Präsenzschulungen zu Microsoft 365 werden in München und Ulm durchgeführt.
→ Online-Webinare: Unsere praxisnahen Anwenderschulungen finden regelmäßig auch als interaktive Online-Veranstaltungen (Video-Streaming) statt und können dann einfach und bequem vom Home-Office aus absolviert werden.
→ eLearning-Plattform: Für eine flexible individuelle Weiterbildung haben wir zudem eine eigene E-Learning-Plattform für Sie entwickelt.

Spezielle Büro-Kaizen®Schulungen zu einzelnen Microsoft 365-Tools:

• Microsoft Teams Schulungen: Weiterbildungskurse für Firmen und Anwender
• Microsoft Copilot Schulungen: Wie alle Beschäftigten mit dem KI-Assistenten deutlich effizienter in M365 arbeiten können
• Fortbildungskurse für Microsoft OneNote: Leistungsstarkes Tool zum Organisieren, Dokumentieren und Verwalten von Aufgaben, Vorgängen und Projekten aller Art
• Microsoft SharePoint Schulungen für Anwender: Damit jeder Microsoft SharePoint möglichst gezielt, effizient und produktiv im Arbeitsalltag einsetzen kann

Selbstschulungsmaterialien (kostenlos): Darüber hinaus finden Sie auf unserer Homepage sowie in unserem YouTube-Kanal viele weitere kostenlose Selbstlernmaterialien für das Selbststudium rund um Microsoft 365 und mehr Effizienz im Büro (siehe nächster Absatz „Extra-Tipp“).

6. Extra-Tipp: Unsere kostenlosen Microsoft 365 Schulungsmaterialien zum selber lernen

Auf www.buero-kaizen.de stellen wir Ihnen und Ihren Mitarbeitern eine Vielzahl von kostenlosen Schulungs- und Trainingsmaterialien für das Selbstlernen von Microsoft 365 zur Verfügung. Das umfasst detaillierte Schritt-für-Schritt Anleitungen zu Anwendungen wie Outlook, Teams, Planner, OneNote, OneDrive und SharePoint, gratis Video-Tutorials zu den wichtigsten Funktionen und Features in unserem YouTube-Kanal sowie kostenlose eBooks rund um die digitale Zusammenarbeit. Mit diesen Selbstlernmaterialien können sich Sie und Ihre Mitarbeiter selbst in ihrem eigenen Tempo in Microsoft 365 schulen und so dessen Vorteile für sich und Ihr Unternehmen erschließen.

Kostenlose Selbstschulung in Microsoft 365 – mit Büro-Kaizen!

→ Kostenlose Anleitungen: Zu unserer Themenseite mit allen Anleitungen rund um die Microsoft 365-Apps.
→ Kostenlose Video-Tutorials: Unsere anschaulichen Video-Anleitungen rund um Microsoft 365 finden Sie in unserem YouTube-Kanal.
→ Kostenloses eBook: „Microsoft 365 effizient nutzen – die wichtigsten Grundsatzentscheidungen“ (als Gratis-Download).
→ Kostenloses Download-Center: Hier können Sie sich viele weitere, praxisnahe Checklisten und Vorlagen für mehr Effizienz im Büro gratis herunterladen!

Büro-Kaizen Video-Anleitung: Microsoft 365 im Unternehmen einführen (So gelingt der Umstieg!)

(Dauer: 57:25 Minuten)