Wie man ein Unternehmens-Intranet in SharePoint aufbaut: Vorgehen, Anleitung & strategische Tipps

Für den Aufbau eines Unternehmens-Intranets in Microsoft SharePoint müssen einige wichtige Punkte beachtet werden. Neben der zentralen strategischen Planung und technischen Umsetzung ist dabei nicht zuletzt auch eine Schulung der Mitarbeiter von entscheidender Bedeutung für den Erfolg. Denn nur so wissen die Beschäftigten auch, wie man das SharePoint-Intranet richtig nutzt und darin arbeitet. Was Sie alles beim Planen, Anlegen und Umsetzen eines Intranets in SharePoint beachten müssen und wie Sie dabei am besten vorgehen, erfahren Sie hier in dieser Büro-Kaizen® Anleitung.

1. Was ist ein Intranet? Und wie gut funktioniert Microsoft SharePoint als Intranet?

Ein Intranet ist ein organisationsinternes Netzwerk (Portal), das bewährte Internet‑Technologien nutzt, um Informationen, Dokumente, Kommunikation, Zusammenarbeit sowie interne Ressourcen zentral innerhalb der eigenen Organisation bereitzustellen – und das sicher und zugriffsgeschützt nur für die eigenen Beschäftigten (= Intranet statt Internet). Ziel und Zweck eines Intranets ist also, die Mitarbeitenden bedarfsgerecht zu informieren, Wissen und Dokumente schnell auffindbar zu machen, die Zusammenarbeit zu erleichtern und die benötigten Ressourcen zugänglich zu machen, wobei sensible Inhalte durch Compliance und Zugriffsberechtigungen sicher geschützt bleiben. Das sorgt für Transparenz, verbessert die Zusammenarbeit und steigert im Ergebnis die Effizienz und Produktivität im Unternehmen.

• Die ersten Intranets sind in den frühen 1990er‑Jahren entstanden, als die ersten Unternehmen begannen, die damals noch jungen Web‑Technologien wie HTTP, Browser und TCP/IP aus dem öffentlichen Internet für ihre eigenen, internen Netze zu adaptieren (anfangs meist noch als einfache, statische, interne Websites – der Begriff „Website“ ist auch heute noch ein grundlegender Bestandteil von SharePoint-Intranets).
• Microsoft SharePoint, das 2001 erstmals veröffentlicht wurde, entwickelte sich in diesem Kontext zu einer der wichtigsten Intranet‑Plattformen, da es wesentlich dazu beitrug, Intranets von reinen unternehmensinternen Informationsseiten zu modernen, vielseitigen Arbeits- und Kollaborationsplattformen weiterzuentwickeln.

Überblick: Die wichtigsten Funktionen, Komponenten und Eigenschaften eines modernen Unternehmens-Intranets (z. B. mit SharePoint):

Ein modernes Intranet kombiniert die interne Unternehmenskommunikation, das Wissens- und Dokumentenmanagement, Prozesse und Community (Mitarbeiter) in einer zentralen, sicheren Plattform. Das Ziel ist, Informationen schneller auffindbar, die internen Abläufe einfacher und die Zusammenarbeit effizienter zu machen – und das unabhängig davon, ob die Mitarbeitenden im Büro, an unterschiedlichen Standorten, hybrid oder mobil arbeiten.

→ Fazit: Microsoft SharePoint erfüllt alle wichtigen Anforderungen an ein modernes Unternehmens-Intranet. Durch die tiefe Integration in das Microsoft 365-Ökosystem (vor allem Teams, Viva, Outlook, Planner, Power Automate etc.) werden die Möglichkeiten und Fähigkeiten noch breiter, effizienter und flexibler.
→ Tipp: Mehr Hintergrundinformationen zu Microsoft SharePoint als Intranetlösung finden Sie in unserem Büro-Kaizen® Beitrag → „Wie SharePoint Online funktioniert: Übersicht, Kosten & Funktionen“.

2. Anleitung & Vorgehensweise: Wie man ein SharePoint Intranet plant und umsetzt

Im Folgenden finden Sie eine strukturierte, praxisbewährte Anleitung, wie man ein benutzerfreundliches SharePoint-Intranet im eigenen Unternehmen plant, aufbaut und nachhaltig umsetzt. Die Vorgehenseise lässt sich dabei in fünf Phasen gliedern: Strategische Planung, Konzeption, Umsetzung, Einführung und Betrieb.

2.1 „Strategiephase“: Ziele, Zweck und Rahmenbedingungen klären

Zuerst muss klar werden, was das Intranet alles leisten und können soll. Denn einer der häufigsten Fehler ist, mit der Technik zu starten statt mit der Planung der Ziele.

• Welche Hauptziele verfolgt das Intranet (z. B. Information, Unternehmenskommunikation, Wissensmanagement, Zusammenarbeit oder Self‑Services)?
• Wer sind die Zielgruppen (z. B. Verwaltung, Abteilungen, Produktion, Führungskräfte)?
• Welche Probleme soll das Intranet konkret lösen (z. B. Informations- und E‑Mail‑Flut, Wissensverlust, häufige Missverständnisse, Doppelarbeit etc.)?

→ Das Ergebnis der Strategiephase ist eine klare Zieldefinition inklusive der jeweiligen Prioritäten (z. B. mit der Unternehmenskommunikation zu starten).

2.2 „Konzeptionsphase“: Struktur und Governance festlegen

SharePoint ist extrem flexibel – ohne Struktur und Governance-Regelung, wer was wie darf, führt diese Flexibilität allerdings schnell zum Chaos. Daher muss vorab festgelegt werden:

• Wie ist das SharePoint-Intranet logisch aufgebaut (die Architektur und Struktur, unabhängig vom späteren Design) → Microsoft selbst empfiehlt folgende Struktur für ein flexibles und skalierbares, „intelligentes“ SharePoint‑Intranet:
  – Home Site (eine minimalistische Website als zentrale Start- und Einstiegsseite)
  – Hub Sites (für die verschiedenen Bereiche und Zwecke wie z. B. HR, IT, Organisation, Dokumentenablage, Wissensdatenbank, Wiki usw.)
  – Kommunikationswebsites (Communication Sites) für die verschiedenen Abteilungen, Themen, Regionen und Standorte
  – Teamwebsites (Team Sites) für die operative Zusammenarbeit der verschiedenen Arbeits- und Projektgruppen
  – Wer darf alles Websites und Inhaltsseiten im SharePoint-Intranet erstellen und anlegen?
  – Welche Regeln für Namen, Struktur und Metadaten gelten dafür?
  – Wer ist für welchen Bereich und Inhalt verantwortlich?
  – Wie und wann werden die Inhalte aktualisiert, archiviert oder gelöscht?

→ Das Ergebnis der Konzeptionsphase ist ein klarer Bauplan (Blaupause) für die Struktur des SharePoint-Intranets, unabhängig vom letztendlichen Inhalt.

2.3 „Umsetzungsphase“: Die SharePoint‑Seiten erstellen und Integration in M365

• Erstellen der Home Site, Hub Sites und zentralen Websites des SharePoint-Intranets
  Tipp 1: Halten Sie die Home Site als zentralen Einstiegspunkt in Ihr Intranet so schlank und übersichtlich wie möglich)
  Tipp 2: Setzen Sie die Inhalte und Bausteine nach und nach schrittweise gemäß der Prioritätenliste Ihrer Strategiephase um. Das vermeidet die Überforderung Ihrer Mitarbeitenden und fördert deren Akzeptanz.
• Integration des SharePoint-Intranets in das eigne Microsoft 365-Ökosystem (z. B. Microsoft Teams, Planner, Outlook, Viva, Forms, Dynamics etc.)

→ Durch die Integration von SharePoint in die anderen Microsoft 365-Tools wird das Intranet genau dort in den Anwendungen verfügbar und nutzbar, wo auch gearbeitet wird.

2.4 Schritt „Einführungsphase“: Einführung, Schulung & Change Management

Fertig erstellte und angelegte Intranets scheitern in der Praxis häufig an der mangelnden Akzeptanz der Beschäftigten, meist aufgrund einer unzureichenden Einführung. Dies lässt sich mit Mitarbeitertrainings und Inhouse-Schulungen zuverlässig vermeiden. Hier wird den Beschäftigten erklärt, was neu ist, wozu es da ist, wie es funktioniert und wie man es nutzt. Tipp: Binden Sie dafür Ihre Führungskräfte aktiv mit ein, damit diese mit gutem Beispiel vorangehen.

2.5 „Betriebsphase“: Wartung, Pflege & Weiterentwicklung

Laut Microsoft ist ein SharePoint‑Intranet eine lebendige Plattform, die fortlaufend mit neuen Features weiterentwickelt wird und die mit den wachsenden Aufgaben einer Organisation mitwächst. Das bedeutet zugleich: Regelmäßige Inhaltsreviews, Governance‑Checks, Nutzungs- und Erfolgsanalysen sowie bedarfsgerechte Erweiterungen.

3. Hier finden Sie Ihr maßgeschneidertes SharePoint-Intranet:

Mit Beratung, Planung & Mitarbeiterschulungen von Büro-Kaizen®

Eine professionelle SharePoint-Beratung ist entscheidend, um die digitale Zusammenarbeit im Unternehmen so effizient wie möglich zu gestalten und damit das volle Potenzial eines SharePoint Intranets nutzen zu können. Büro-Kaizen®, Deutschlands führendes Beratungs- und Weiterbildungsunternehmen für Büroeffizienz und die digitale Zusammenarbeit, analysiert Ihre bestehenden Strukturen, optimiert Ihre Abläufe und entwickelt daraus eine maßgeschneiderte Intranet-Architektur in SharePoint inklusive automatisierter Workflows passgenau für Ihr Unternehmen!

• Mit unseren bedarfsgerechten, maßgeschneiderten Mitarbeiterschulungen stellen Sie zudem sicher, dass das SharePoint-Intranet von Ihren Beschäftigten im Arbeitsalltag auch tatsächlich effektiv und produktiv genutzt wird.
•  Im Ergebnis führt unsere strategische SharePoint-Beratung von Büro-Kaizen® somit dazu, dass Ihr SharePoint-Intranet zu einem echten Produktivitätsdrehkreuz wird, das Suchzeiten minimiert, ineffiziente Prozesse vermeidet und die Produktivität in Ihrem Unternehmen deutlich erhöht.

→ Unsere SharePoint Beratung & Optimierung: Entwicklung eines effizienten und maßgeschneiderten, unternehmensspezifischen SharePoint-Intranets.
→ Strategische Microsoft 365 Beratung: Für im Durchschnitt 20 % mehr Effizienz in Ihrer digitalen Zusammenarbeit.
→ SharePoint Mitarbeiterschulungen für Anwender: Inhouse-, Präsenz- und Online-Schulungen vom führenden Weiterbildungsanbieter Büro-Kaizen®.

4. FAQs: Wie lange wird es SharePoint noch geben? Wo finde ich das Login zum Intranet?

Microsoft entwickelt SharePoint kontinuierlich weiter. Einige bekannte SharePoint-Versionen laufen allerdings aktuell aus und werden abgeschaltet. SharePoint selbst bleibt jedoch auf absehbare Zeit unbegrenzt erhalten, sowohl als SharePoint Online im Rahmen eines Microsoft 365-Plans wie auch als SharePoint Server Abonnementedition (On-Premises) für das Intranet auf den eigenen Unternehmensservern. Alle weiteren Fragen, Antworten und Anleitungen rund um SharePoint, zum Beispiel wie man auf das Intranet zugreift, und eine neue Intranetseite erstellt, wie die Versionierung und das Auschecken von Dateien in SharePoint funktioniert, wie man eine Dateiablage, Wissensdatenbank und ein Wiki in SharePoint erstellt und vieles mehr erfahren Sie hier auf unserer folgenden Übersichtsseite.

• Unsere Themenseite zu SharePoint und Microsoft 365: Alle Büro-Kaizen® Anleitungen zu Microsoft 365, SharePoint und den wichtigsten anderen Office-Tools im Überblick.
• Kostenloses Büro-Kaizen® eBook: „Microsoft 365 effizient nutzen – Die wichtigsten Grundsatzentscheidungen“ (als gratis Download).

SharePoint: Schritt für Schritt-Tutorial für Einsteiger (2026)

(Dauer: 30:42 Minuten)

Inhalt des Videos:

1. Einleitung 00:00 
2. Was ist SharePoint? 00:23 
3. Zugriff auf SharePoint (Startseite) 00:50 
4. SharePoint Website erstellen 04:15 
5. Dateien erstellen und hochladen 07:52 
6. Metadaten (Spalten) hinzufügen 11:20 
7. Sortierung, Filter und Ansichten nutzen 13:08 
8. Ordnerstruktur anlegen 15:37 
9. Ordnerstruktur vs. Metadaten – was ist besser? 17:19 
10. Suchfunktion verwenden 18:46 
11. Versionsverlauf nutzen 20:38 
12. Berechtigungen verwalten 22:25 
13. Zugriff auf Dateien im Datei-Explorer und offline 23:42 
14. SharePoint über Teams nutzen 26:04 
15. Zugriff auf Dateien aus Word, Excel und PowerPoint 28:27 
16. SharePoint als Hauptablage im Unternehmen? 29:57