Speichern mit System: Finden Sie Ihre Daten ganz einfach wieder!


Speichern Sie mit System, damit alle Mitarbeiter schnell die Dateien wieder finden können. In diesem Blogbeitrag erfahren Sie, wie man speichert, wie Dateien in einem anderen Dateiformat abgespeichert werden können sowie welche Methoden und Systeme es beim Speichern gibt.

Lesedauer ca. 7 Minuten

Der Datenhamster: Vom Unsinn des lokalen Speicherns

„Alles meins – das speicher‘ ich auf meiner lokalen Festplatte“ spricht der datenhamsternde Kollege und verabschiedet sich mit dicken Backen in den vierwöchigen Sommerurlaub. Auf der Festplatte seines PCs schlummern nun wichtige Daten friedlich vor sich hin – genauso wie er am Strand. Bei den Daheimgebliebenen kann nun jederzeit Panik ausbrechen: Was hat der urlaubende Kollege Datenhamster dem Kunden damals bloß geschrieben? Schnell den Rechner aus dem Urlaubsschlaf geweckt – aber wie war nochmal das Passwort? Wo hat er bloß den ganzen Haufen gespeichert?

Speichern Sie Ihre Dateien so, dass jeder darauf Zugriff hat.
Speichern Sie Ihre Dateien so, dass jeder darauf Zugriff hat.

Wenn auch Ihre Mitarbeiter zur Gattung des Datenhamsters gehören, wird Ihnen die oben geschilderte Situation sicher bekannt vorkommen oder bald ins Haus stehen. Zwar haben sich mittlerweile für Einkauf und Auftragsabwicklung sowie in der Buchhaltung vernetzte Dateistrukturen weitgehend durchgesetzt – Korrespondenzen, Gesprächsnotizen und Projektideen verbleiben jedoch häufig auf der persönlichen Festplatte.  Müssen die Kollegen in Abwesenheit des Erstellers an diese Daten heran, gibt es zwangsläufig Probleme.

Speichern Tastenkombination – So sichern Sie Ihre Dateien

Das Speichern einer Datei geht, in der Regel, schnell und völlig unkompliziert. So können Sie in nur wenigen Schritten speichern:

  1. Wenn Sie sich in Ihrer Datei befinden, drücken Sie gleichzeitig → Strg/ oder Ctrl und → S
  2. Beim ersten Mal speichern, öffnet sich nun ein neues kleines Fenster
  3. Wählen Sie nun den Speicherort aus
  4. Geben Sie anschließend den Namen der Datei ein
  5. Klicken Sie abschließend auf → Speichern

Tipp: In diesem Beitrag erfahren Sie alles Wissenswerte und Funktionen Ihrer Strg-/Ctrl-Taste

Speichern im Netzwerk: Alle Daten für alle Kollegen – jederzeit!

Besser ist es daher, alle geschäftlichen Daten in einem zentralen Serversystem zu speichern und hierfür eine unternehmensweite Regelung einzuführen. Das wichtigste Detail dieser Regelung: Die lokale Festplatte wird nur noch bei wirklich persönlichen Daten (persönlichen Lohnabrechnungen, Personalunterlagen etc.) genutzt – alle anderen Daten sollten die Mitarbeiter auf dem Netzlaufwerk speichern. Die Vorteile des Speicherns im Netzwerk liegen klar auf der Hand:

  • Alle Mitarbeiter können jederzeit, auch bei Abwesenheit der betreffenden Kollegen, auf alle Daten zugreifen
  • Bleibt die Festplatte leer, hat der PC mehr Rechenleistung zur Verfügung und bleibt dauerhaft schnell. Die Sicherheit der Daten kann an einem zentralen Ort durch den Administrator verwaltet werden.
  • Regelmäßige Backups (am besten täglich oder wöchentlich) des gesamten Netzwerkspeichers schützen wirksam vor Datenverlust.

Unter anderem Dateiformat speichern

Oft ist es notwendig Dateien in einem anderen Format abzuspeichern, um Sie vor Änderungen und Ähnlichem zu schützen und das Original-Format zu erhalten. Nachfolgend haben wir Ihnen Schritt-für-Schritt-Anleitungen zu den wichtigsten Dateiformaten verfasst:

PDF drehen und speichern

Das Drehen und Speichern von PDFs geht am einfachsten und schnellsten über ein Tool. In diesem Fall benutzen wir das kostenlose PDF24 Tool:

  1. Klicken Sie auf den Link, um auf die Seite „PDF Seiten drehen“ zu gelangen
  2. Laden Sie nun Ihre Datei über → Dateien wählen aus
  3. Drehen Sie das PDF mithilfe der Pfeile in die richtige Richtung
  4. Klicken Sie auf → PDF erstellen 
  5. Downloaden Sie die neue Datei
  6. Öffnen Sie nun das PDF
  7. Das PDF öffnet sich im Browser. Klicken Sie oben rechts auf → Herunterladen
  8. Wählen Sie den → Speicherort aus
  9. Klicken Sie abschließend auf → Speichern 

PDF einzelne Seiten speichern

Mit einem kleinen Trick ist es möglich bestimmte bzw. einzelne Seiten Ihrer PDF abzuspeichern. Dies ist wie folgt möglich:

  • Öffnen Sie ein Google Chrome Fenster
  • Ziehen Sie Ihr PDF mittels drag and drop in das Fenster
  • Klicken Sie rechts oben auf das → Drucksymbol 
  • Wählen Sie nun bei Ziel → Als PDF speichern aus
  • Geben Sie bei Seiten die gewünschte Seite/n ein
  • Klicken Sie anschließend auf → Speichern

Bild als PDF speichern

Mit dem Tool „Bilder in PDF umwandeln“ von PDF24 können Sie ein Bild hochladen und anschließend als PDF abspeichern.

Word als PDF speichern

Ein Word-Dokument können Sie ganz einfach als PDF speichern, indem Sie bei → Speichern unter den → Dateityp zu PDF ändern. Wenn Sie mehrere Optionen kennenlernen möchten, wie Sie eine Word-Datei als PDF speichern können, lesen Sie den Artikel „Word in PDF umwandeln: Leicht und effizient erledigt“. In dem Beitrag „PDF in Word umwandeln: 3 einfache Wege (+ Mac)“ erfahren Sie, wie Sie ein PDF als Word abspeichern können.

Webseite als PDF speichern

Um eine Webseite als PDF zu speichern, müssen Sie lediglich → Strg/ oder Ctrl und → P drücken. Geben Sie dann bei Ziel → Als PDF speichern an und bestätigen Sie diesen Vorgang mit einem Klick auf → Speichern.

PDF als Bild speichern

Das Speichern eines PDFs in einem Bildformat funktioniert nur mithilfe eines Tools. Das Tool „PDF in Bilder umwandeln“ wandelt Ihre PDF in ein Bild um, das Sie anschließend abspeichern können.

PDF als Excel speichern

Für das Umwandeln eines PDFs in eine Excel-Datei benötigen Sie ebenfalls eine Desktopanwendung oder einen Onlinedienst. Das Tool „PDF umwandeln in …“ ermöglicht es Ihnen das PDF in eine Excel umzuwandeln und anschließend abzuspeichern. In dem Beitrag „PDF in Excel umwandeln: 2 einfache Wege (+Mac)“ haben wir Ihnen mehrere Möglichkeiten detailliert beschrieben.

Individuelle Methoden fürs Speichern

Das Sichern von Dateien ist nicht schwierig, dennoch braucht es einige Regeln und ein System, damit das Speichern nicht im Chaos endet. Wir haben Ihnen nachfolgend ein paar Tipps, wie das gemeinsame Sichern von Dateien gelingen kann.

Speichern mit Struktur und System

Damit die Daten im Netzwerk nun nicht in einem riesigen Heuhaufen auf dem Server verschwinden, sollte unternehmensweit ein klares System der Datenspeicherung und Ordnerorganisation vereinbart werden. Wie man ein solches erarbeitet, möchten wir Ihnen im Artikel Mind-Map – die kreative Allround-Lösung für Brainstorming, Planung und Workshop gerne näher erläutern.

Wie für die Ordner gibt es auch für die einzelnen Dateien ein sinnvolles System der Speicherung. Bewährt hat es sich, die Dateien mit einer einheitlichen Bezeichnung und dem Datum zu versehen. Auch ist es äußerst sinnvoll, der Datei einen „sprechenden Namen“ zu geben.

Speichern Sie Ihre Ordner mit sprechenden Namen ab.
Speichern Sie Ihre Ordner mit sprechenden Namen ab.

Beispiel

Während sich unter einem Word-Dokument mit der Bezeichung 2022-07-19_BPEK_R.docx niemand so recht etwas vorstellen kann, ist die Bezeichnung 2022-07-19_Briefpapier_Einkauf_Rechnung.docx deutlich einprägsamer und wird von jedem Kollegen verstanden. Mehr zu diesem wichtigen Thema haben wir  Ihnen auch im Artikel Ideale Ordnerstruktur: Eine einheitliche Dateiablage mit dem 7-Ordner-System erstellen (für Unternehmen und Privatpersonen) zusammengestellt.

Praxisbeispiel: Projektnummernsystem

Projektnummern, auch Auftrags- oder Jobnummern genannt, ordnen jeder Datei einen bestimmten Vorgang zu. So wird beispielsweise für die Kollegen im Einkauf, der Auftragsabwicklung oder der Buchhaltung jederzeit klar, welche Datei zu welchem Projekt gehört. Natürlich sollte sich dieses System nicht nur in der EDV-Ablage, sondern auch auf Ordnern und anderen Dokumenten (Dispo-Listen, Lieferscheinen, Rechnungen etc.) wiederfinden.

Speichern Sie Ihre Ordner mit Projektnummern und klaren Bezeichnungen ab.
Speichern Sie Ihre Ordner mit Projektnummern und klaren Bezeichnungen ab.

Angenommen Sie haben maximal 999 Kunden und maximal 999 Projekte, ist beispielsweise eine Kombination aus sechs Ziffern mit einem Trennzeichen möglich. Die Nummer 023.003 zeigt dann an, dass es sich um den 3. Auftrag des Kunden Nr. 023 handelt. In dem mit dieser Nummer beschrifteten Ordner können dann alle Abteilungen in Unterordnern ihre Dateien speichern, die mit dem konkreten Projekt zu tun haben. Unterordner sind etwa für Einkauf, Produktion, Buchhaltung, Lager/Logistik bzw. je nach Art des Unternehmens denkbar. So wird alles schnell gefunden – auch wenn der eigentlich zuständige Kollege nicht selbst die Datei suchen kann.

Richtig archivieren: Speichern mit Versionsnummer

Bei der gemeinsamen Bearbeitung von Projekten fallen auf Netzlaufwerken in den meisten Fällen mehrere Versionen einer Datei an. Je nachdem, wie viele Feedbackschleifen und Abteilungen beispielsweise ein Text vor der Versendung durchläuft, kann die Zahl der Versionen auch zweistellig werden. Damit man hier nicht in einer alten Version korrigiert oder redigiert sollte die Datei mit einer Versionsnummer gekennzeichnet werden (Beispiel: 2022-19-07_Einladung_Weihnachtsfeier_V1.docx).

Wenn Sie verschiedene Versionen einer Datei haben, speichern Sie diese mit Versionsnummern ab.
Wenn Sie verschiedene Versionen einer Datei haben, speichern Sie diese mit Versionsnummern ab.

Überholte Versionen werden in einem Archivordner abgelegt, der dem jeweiligen Projektunterordner hinzugefügt wird. Dabei ist es besonders wichtig, dass bestehende Versionen nicht überspeichert werden: Nur so lässt sich die Projektentwicklung vom Anfang bis zum Ende verfolgen. Ist man schließlich bei der Endversion angekommen, sollte das Versionskürzel durch ein einprägsames Wort wie „final“ ersetzt werden (Beispiel: 2022-19-07_Einladung_Weihnachtsfeier_final.docx). So ist für jeden Kollegen auch in anderen Teams und Abteilungen ersichtlich, dass es sich hierbei um die Endversion der Datei handelt.

Sichern Sie alte Versionen in einem Archivordner und speichern Sie die finale Version direkt im Projekt.
Sichern Sie alte Versionen in einem Archivordner und speichern Sie die finale Version direkt im Projekt.

Praxis-Tipp: Schlauer speichern mit Verknüpfungen

Manche Dateien, beispielsweise Rechnungen oder Standardformulare, werden projektübergreifend genutzt. Hier kann es nun passieren, dass eventuelle Änderungen an diesen Dateien, welche für alle Projekte relevant sind, nur an einer Stelle abgespeichert werden.

Die Folge: Alle anderen Projekte, die mit dieser Datei arbeiten müssen, haben nach dem Speichern eine veraltete Version in ihren Ordnern. Anstatt die Datei nun in jeden neuen Projektordner zu kopieren, sollte besser eine Verknüpfung (bei Apple-Computern „Alias“) auf eine Originaldatei gesetzt werden, die in einem Stammverzeichnis gespeichert ist. Die Originaldatei darf nicht kopiert werden, nur Verknüpfungen sind erlaubt. Müssen Änderungen an der Originaldatei gemacht werden, darf der Name nicht verändert werden.

Der Vorteil: Es wird nur eine zentrale, immer aktuelle Version gespeichert und es entstehen keine platzfressenden Dopplungen und Versionskonflikte.

Video: Wo sollen Sie speichern?

Wenn Sie viele digitale Unterlagen haben und sich unsicher sind, wo Sie was abspeichern, dann ist dieses Video von Büro-Kaizen digital genau das Richtige für Sie! Hier erfahren Sie, wann Sie OneNote, OneDrive oder SharePoint nutzen sollten.

Wo soll ich was speichern? OneNote, OneDrive oder SharePoint?

(Dauer 11:01 Minuten)

Inhalt des Videos zum Thema „Speichern“

  1. Was gehört in ein OneNote-Notizbuch und was in die Dateiablage? (00:54)
  2. Wann nutze ich OneDrive und wann SharePoint? (02:45)
  3. Braucht man alle 3 Systeme: OneDrive, SharePoint und OneNote? (05:49)


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