Speichern mit System: Das Ende virtueller Heuhaufen und dicker Datenhamsterbacken


Stellen Sie sich einmal Ihren Aktenschrank vor: Vermutlich denken Sie an Regale mit Ordnerreihen, einsortierten Heftern; womöglich auch an Hängeregister. Gehen wir einen Schritt weiter: Stellen Sie sich vor, Sie würden alle Regalbretter, Ordner und andere Ordnungssysteme entfernen, so dass nur noch die „nackten“ Unterlagen auf einem Haufen in Ihrem Aktenschrank liegen. Wenn es Ihnen so ähnlich geht wie mir, dürften Sie auf diesen Gedanken mit Unbehagen oder steigendem Blutdruck reagieren. Dateien, die wir auf unseren Festplatten unsortiert speichern, liegen auf zwar virtuellen – aber dennoch beinahe undurchdringbaren Haufen. Speicherplatz ist heute billig wie nie zuvor. Speziell in Unternehmensnetzwerken kommen auf Servern und Arbeitsplatzrechnern rasend schnell einige Dutzend Terabyte zusammen. In vielen Firmen führt dies leider dazu, dass der anfangs überreichlich vorhandene Speicherplatz nicht sinnvoll genutzt und so schließlich trotzdem aufgerüstet werden muss. Dabei kann man mit einem sinnvollen Speichersystem und entsprechenden Richtlinien auch aus der vorhandenen Infrastruktur das Optimum herausholen und Suchzeiten, IT-Investitionen sinnvoll reduzieren. Bei der Ablage von wird dies in vielen Unternehmen bereits perfektioniert – beim Speichern von Dateien in der EDV gibt‘s fast immer noch Optimierungspotenzial!

Speichern Sie Unterlagen mit System
Speichern mit System

Der Datenhamster: Vom Unsinn des lokalen Speicherns

„Alles meins – das speicher ich auf meiner lokalen Festplatte“ spricht der datenhamsternde Kollege und verabschiedet sich mit dicken Backen in den vierwöchigen Sommerurlaub. Auf der Festplatte seines PCs schlummern nun wichtige Daten friedlich vor sich hin – genauso wie er am Strand. Bei den Daheimgebliebenen kann nun jederzeit Panik ausbrechen: Was hat der urlaubende Kollege Datenhamster dem Kunden damals bloß geschrieben? Schnell den Rechner aus dem Urlaubsschlaf geweckt – aber wie war nochmal das Passwort? Wo hat er bloß den ganzen Haufen gespeichert? Wenn auch Ihre Mitarbeiter zur Gattung des Datenhamsters gehören, wird Ihnen die oben geschilderte Situation sicher bekannt vorkommen oder bald ins Haus stehen. Zwar haben sich mittlerweile für Einkauf und Auftragsabwicklung sowie in der Buchhaltung vernetzte Dateistrukturen weitgehend durchgesetzt – Korrespondenzen, Gesprächsnotizen und Projektideen verbleiben jedoch häufig auf der persönlichen Festplatte.  Müssen die Kollegen in Abwesenheit des Erstellers an diese Daten heran, gibt es zwangsläufig Probleme.

Speichern im Netzwerk: Alle Daten für alle Kollegen – jederzeit!

Besser ist es daher, alle geschäftlichen Daten in einem zentralen Serversystem zu speichern und hierfür eine unternehmensweite Regelung einzuführen. Das wichtigste Detail dieser Regelung: Die lokale Festplatte wird nur noch bei wirklich persönlichen Daten (persönlichen Lohnabrechnungen, Personalunterlagen etc.) genutzt – alle anderen Daten sollten die Mitarbeiter auf dem Netzlaufwerk speichern. Die Vorteile des Speicherns im Netzwerk liegen klar auf der Hand:

  • Alle Mitarbeiter können jederzeit, auch bei Abwesenheit der betreffenden Kollegen, auf alle Daten zugreifen
  • Bleibt die Festplatte leer, hat der PC mehr Rechenleistung zur Verfügung und bleibt dauerhaft schnell.Die Sicherheit der Daten kann an einem zentralen Ort durch den Administrator verwaltet werden.
  • Regelmäßige Backups (am besten täglich oder wöchentlich) des gesamten Netzwerkspeichers schützen wirksam vor Datenverlust.

Speichern mit Struktur und System

Damit die Daten im Netzwerk nun nicht in einem riesigen Heuhaufen auf dem Server verschwinden, sollte unternehmensweit ein klares System der Datenspeicherung und Ordnerorganisation vereinbart werden. Wie man ein solches erarbeitet, möchte ich Ihnen im Artikel Denken im Querformat: Wie Sie mit einer Mind-Map zur optimalen Datei-Ablagestruktur kommen gerne näher erläutern. Setzen Sie den Datenhamster in Ihrem Büro auf Diät und speichern Sie global statt lokal! Klick um zu Tweeten Wie für die Ordner gibt es auch für die einzelnen Dateien ein sinnvolles System der Speicherung. Bewährt hat es sich, die Dateien mit einer einheitlichen Bezeichnung und dem Datum zu versehen. Auch ist es äußerst sinnvoll, der Datei einen „sprechenden Namen“ zu geben. Beispiel: Während sich unter einem Word-Dokument mit der Bezeichung 2016-07-29_BPEK_R.docx niemand so recht etwas vorstellen kann, ist die Bezeichnung 2016-07-29_Briefpapier_Einkauf_Rechnung.docx deutlich einprägsamer und wird von jedem Kollegen verstanden. Mehr zu diesem wichtigen Thema habe ich Ihnen auch im Artikel Die Datei, die Datei hat immer recht: 3 Tipps für die perfekte Dateiablage zusammengestellt.

Speichern von Unterlagen mit Bezeichnungen
Speichern mit klaren Bezeichnungen

Praxisbeispiel: Projektnummernsystem

Projektnummern, auch Auftrags- oder Jobnummern genannt, ordnen jeder Datei einen bestimmten Vorgang zu. So wird beispielsweise für die Kollegen im Einkauf, der Auftragsabwicklung oder der Buchhaltung jederzeit klar, welche Datei zu welchem Projekt gehört. Natürlich sollte sich dieses System nicht nur in der EDV-Ablage, sondern auch auf Ordnern und anderen Dokumenten (Dispo-Listen, Lieferscheinen, Rechnungen etc.) wiederfinden.

Speichern mit klaren Bezeichnungen
Speichern mit klaren Bezeichnungen

Angenommen Sie haben maximal 999 Kunden und maximal 999 Projekte, ist beispielsweise eine Kombination aus sechs Ziffern mit einem Trennzeichen möglich. Die Nummer 023.003 zeigt dann an, dass es sich um den 3. Auftrag des Kunden Nr. 023 handelt. In dem mit dieser Nummer beschrifteten Ordner können dann alle Abteilungen in Unterordnern ihre Dateien speichern, die mit dem konkreten Projekt zu tun haben. Unterordner sind etwa für Einkauf, Produktion, Buchhaltung, Lager/Logistik bzw. je nach Art des Unternehmens denkbar. So wird alles schnell gefunden – auch wenn der eigentlich zuständige Kollege nicht selbst die Datei suchen kann.

Richtig archivieren: Speichern mit Versionsnummer

Bei der gemeinsamen Bearbeitung von Projekten fallen auf Netzlaufwerken in den meisten Fällen mehrere Versionen einer Datei an. Je nachdem, wie viele Feedbackschleifen und Abteilungen beispielsweise ein Text vor der Versendung durchläuft, kann die Zahl der Versionen auch zweistellig werden. Damit man hier nicht in einer alten Version korrigiert oder redigiert sollte die Datei mit einer Versionsnummer gekennzeichnet werden (Beispiel: 2016-11-03_Einladung_Weihnachtsfeier_V1.docx). Überholte Versionen werden in einem Archivordner abgelegt, der dem jeweiligen Projektunterordner hinzugefügt wird. Dabei ist es besonders wichtig, dass bestehende Versionen nicht überspeichert werden: Nur so lässt sich die Projektentwicklung vom Anfang bis zum Ende verfolgen. Ist man schließlich bei der Endversion angekommen, sollte das Versionskürzel durch ein einprägsames Wort wie „final“ ersetzt werden (Beispiel: 2016-11-05_Einladung_Weihnachtsfeier_final.docx). So ist für jeden Kollegen auch in anderen Teams und Abteilungen ersichtlich, dass es sich hierbei um die Endversion der Datei handelt.

Praxis-Tipp: Schlauer speichern mit Verknüpfungen

Speichern mit Übersicht schafft Ordnung
Speichern von Daten mit Übersicht

Manche Dateien, beispielsweise Rechnungen oder Standardformulare, werden projektübergreifend genutzt. Hier kann es nun passieren, dass eventuelle Änderungen an diesen Dateien, welche für alle Projekte relevant sind, nur an einer Stelle abgespeichert werden. Die Folge: Alle anderen Projekte, die mit dieser Datei arbeiten müssen, haben nach dem Speichern eine veraltete Version in ihren Ordnern. Anstatt die Datei nun in jeden neuen Projektordner zu kopieren, sollte besser eine Verknüpfung (bei Apple-Computern „Alias“) auf eine Originaldatei gesetzt werden, die in einem Stammverzeichnis gespeichert ist. Die Originaldatei darf nicht kopiert werden, nur Verknüpfungen sind erlaubt. Müssen Änderungen an der Originaldatei gemacht werden, darf der Name nicht verändert werden. Der Vorteil: Es wird nur eine zentrale, immer aktuelle Version gespeichert und es entstehen keine platzfressenden Dopplungen und Versionskonflikte.

Speichern Sie Ihre Ideen gleich hier!

Haben Sie noch Ideen oder Praxiserfahrungen zum Thema Daten speichern und EDV-Organisation? Dann schreiben Sie mir doch einfach den einen oder anderen Kommentar. Ich freue mich auf Ihre Ideen und Meinungen!

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