Was Sie machen müssen, wenn Ihre Registratur nicht funktioniert!



Registratur – ein Thema, dass so beliebt wie Haarausfall ist. Denn manch einer wünscht sich am liebsten ein papierloses Büro. Doch eine gute Ablage für Ihre physischen Dokumente ist das A und O!

Was ist eine Registratur?

Die Registratur beschreibt die Ordnung und Verwaltung von Schriftgut, wie beispielsweise Karteien, Urkunden, Akten oder Verzeichnisse. Sie war gerade vor der Büroreform von Bedeutung, zu der Zeit, als die Zentralregistratur noch nicht abgeschafft wurde.

Denn die Registratur lässt sich in die oben genannte Zentralregistratur, welche für eine ganze Behörde oder Firma zuständig ist sowie die Abteilungsregistratur, einteilen. Die Abteilungsregistratur ist dementsprechend nur beschränkt zuständig.

Der Aktenplan bestimmt dabei die innere Ordnung einer Registratur. Man unterscheidet außerdem zwischen der laufenden Registratur, welche aktuelle Geschäftsvorgänge beinhaltet und der Altregistratur, in die abgeschlossene Vorgänge geordnet sind.

Ordnung ist die Verbindung des Vielen nach einer Regel. Klick um zu Tweeten

Wofür ist eine Registratur zuständig?

Sie ist nicht nur für die Führung des Aktenverzeichnisses sowie deren Vergabe von Aktentitel und Aktenzeichen verantwortlich, sondern auch für die Inhaltsverzeichnisse der einzelnen Akten.

Außerdem ist diese für die Einordnung, Entnahme und Bearbeitung einzelner Schriftstücke einer Akte zuständig. In bestimmten Fällen müssen auch einzelne Schriftgüter registriert werden.

Auch die Bereitstellung, Abgabe von Akten sowie Überwachung der Aufbewahrungsfristen gehören zu den Aufgaben einer Registratur.

Ordnung Aufgabe der Registratur
Ordnung ist die Aufgabe der Registratur.

Warum Ihre Registratur nicht funktioniert!

Wichtig ist, dass regelmäßig Akten und Ähnliches aussortiert werden, damit nicht alles aus den Näh-ten platzt. Nicht nur der Platzverbrauch stellt sein Problem dar, sondern es leidet auch die Übersicht erheblich bei einer überfüllten Registratur.

Eine Registratur ist etwas Individuelles. Machen Sie also nicht den Fehler, indem Sie die Registraturformen anderer Behörden oder Betriebe kopieren. Schauen Sie sich die Strukturen, Arbeitsweisen oder Raumkapazitäten an, um festzustellen, wie Sie Ihre gestalten müssen. Wenn Ihr System nicht funktioniert, sollten Sie dieses komplett überdenken und an den Engpässen arbeiten. Was funktioniert nicht?

Was Sie Schritt für Schritt tun können:

  • Wie ist der Istzustand?
  • Wie sind die Zugriffszeiten zu den Akten?
  • Revision bestehender Strukturen
  • Alternative Ablageformen finden
  • Implementierung von Registraturdatenbanken
  • Erstellung von Aktenplänen
  • Fachliche Beratung
  • Qualitätsmanagement in der Registratur

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