Was Sie machen müssen, wenn Ihre Registratur nicht funktioniert!


Registratur – ein Thema, dass so beliebt ist wie Haarausfall. Denn manch einer wünscht sich am liebsten ein papierloses Büro. Doch eine gute Ablage für Ihre physischen Dokumente ist das A und O!

In diesem Beitrag stellen wir Ihnen die Aufgaben einer Registratur vor. Wir zeigen Ihnen ebenfalls welche Arten es gibt und worin deren Vor-sowie Nachteile liegen. Außerdem zeigen wir Ihnen wieso Ihre Registratur nicht funktioniert und was Sie dagegen machen können.

Lesedauer ca. 3 Minuten

Was ist eine Registratur?

Die Registratur beschreibt die Ordnung und Verwaltung von Schriftgut, wie beispielsweise

  • Karteien,
  • Urkunden,
  • Akten oder
  • Verzeichnisse.
Registratur: Ordnung und Verwaltung von Schriftstücken. (Bild: freepik.com_2445012)

Sie war gerade vor der Büroreform von Bedeutung, zu der Zeit, als die Zentralregistratur noch nicht abgeschafft wurde. Denn die Registratur lässt sich in die Zentralregistratur, welche für eine ganze Behörde oder Firma zuständig ist sowie die Abteilungsregistratur, einteilen. Die Abteilungsregistratur ist dementsprechend nur beschränkt zuständig.

 

Der Aktenplan bestimmt dabei die innere Ordnung einer Registratur. Man unterscheidet außerdem zwischen zwei Registraturformen:

  1. Die laufende Registratur beinhaltet aktuelle Geschäftsvorgänge.
  2. Die Altregistratur beinhaltet die abgeschlossenen Vorgänge.

Die Aufgaben der Registratur – Wofür ist eine Registratur zuständig?

Ordnung Aufgabe der Registratur
Ordnung ist die Aufgabe der Registratur.

Die Registratur ist nicht nur für die Führung des Aktenverzeichnisses sowie deren Vergabe von Aktentitel und Aktenzeichen verantwortlich, sondern auch für die Inhaltsverzeichnisse der einzelnen Akten.

Außerdem ist diese für die Einordnung, Entnahme und Bearbeitung einzelner Schriftstücke einer Akte zuständig. In bestimmten Fällen müssen auch einzelne Schriftgüter registriert werden.

Auch die Bereitstellung, Abgabe von Akten sowie Überwachung der Aufbewahrungsfristen gehören zu den Aufgaben einer Registratur. Die Überwachung der Aufbewahrungsfristen ist besonders für Behörden und Einrichtungen wichtig, die die Archivpflicht beachten müssen.

4 Registraturarten und Ihre Vor- sowie Nachteile

So wie es nicht nur eine Registraturform gibt, so gibt es auch nicht nur eine Art, wie Sie Ihre Dokumente ordnen und verwalten können. Wir stellen Ihnen nachfolgend die verschiedenen Registraturarten und Ihre Vor- sowie Nachteile vor:

Vorteil

Nachteil

übereinander liegend
(Horizontalablage)

  • Geeignet für nicht umfangreiche Akten

  • Hohe Raumausnutzung

  • Lange Suchzeitenq

  • Sehr unübersichtlich

nebeneinander liegend
(Ordnerregistratur)

  • Geringe Suchzeiten

  • Hohe Übersichtlichkeit

  • Viel ungenutzter Platz

  • Viel Platzbedarf

hintereinander hängend
(vertikale Hängeregistratur)

  • Sehr übersichtlich

  • schneller, flexibler Zugriff

  • Geringe Raumausnutzung

  • Viel Platzbedarf für zusätzlichen Auszugsraum

nebeneinander hängend
(Pendelregistratur)

  • Schnelle Ergänzung der Akten

  • Hohe Raumausnutzung

  • Geringe Übersichtlichkeit

  • Nicht geeignet für umfangreiche Akten

Warum Ihre Registratur nicht funktioniert!

Wichtig ist, dass regelmäßig Akten und Ähnliches aussortiert werden, damit nicht alles aus den Nähten platzt. Nicht nur der Platzverbrauch stellt ein Problem dar, sondern es leidet auch die Übersicht bei einer überfüllten Registratur.

Eine Registratur ist etwas Individuelles. Machen Sie also nicht den Fehler, indem Sie die Registraturformen anderer Behörden oder Betriebe kopieren. Schauen Sie sich die Strukturen, Arbeitsweisen oder Raumkapazitäten an, um festzustellen, wie Sie Ihre gestalten müssen. Wenn Ihr System nicht funktioniert, sollten Sie dieses komplett überdenken und an den Engpässen arbeiten. Was funktioniert nicht?

Entwickeln Sie Ihr eigenes Registratursystem.
Entwickeln Sie Ihr eigenes Registratursystem.

Was Sie Schritt für Schritt für Ihre Registratur tun können:

Mit den folgenden Fragen und Ansätzen können Sie eine Registratur aufbauen oder Ihre bestehende verbessern:

  • Wie ist der Istzustand?
  • Wie sind die Zugriffszeiten zu den Akten?
  • Revision bestehender Strukturen
  • Alternative Ablageformen finden
  • Implementierung von Registraturdatenbanken
  • Erstellung von Aktenplänen
  • Fachliche Beratung
  • Qualitätsmanagement in der Registratur

Tipps für Ihre Papierablage

Wenn Sie keine digitale Ablage haben, sondern noch viele haptische Unterlagen bzw. Schriftstücke besitzen, haben wir Ihnen hier verschiedene Beiträge, die Ihnen bei Ihrer Papierablage helfen können:

  1. Dokumente archivieren: Aber was, warum, wie lange und wie? In nur 5 Schritten zum perfekt organisierten Archiv!
  2. Ablagesystem: Dokumente mühelos organisieren (Büro + Privat)
  3. Ablage erstellen, Suchzeiten verkürzen und Dokumente schnell finden ⏳ (inkl. Tutorials)
  4. Alle Aufbewahrungsfristen auf einen Blick


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