OneNote und Evernote sind die beiden verbreitetsten digitalen Notizprogramme in der modernen Bürowelt. Beide Programme scheinen auf den ersten Blick die gleichen Funktionen anzubieten, aber da gibt es doch den ein oder anderen entscheidenden Unterschied. In diesem Blogbeitrag erfahren Sie neben den wichtigsten Unterschieden beider Programme auch wie Sie die Notizbuchseiten von Evernote nach OneNote synchronisieren können. Legen wir also los…
Inhaltsverzeichnis
OneNote: Microsofts digitales Notizbuchprogramm
OneNote ist das digitale Notizbuchprogramm von Microsoft und gilt als eins der meistunterschätzten Programme aus Microsofts Office-Universum. Es wurde bereits 2003 veröffentlicht und seitdem kontinuierlich weiterentwickelt und dabei um wichtige Funktionen, Erweiterungen und Schnittstellen zu Partnerprogrammen ergänzt. OneNote gibt es sowohl als Desktop Installation für den PC als auch als App für iOS und Android.
Die digitalen Notizbücher lassen sich übersichtlich in Abschnitte mit einzelnen Seiten strukturieren und mit digitalen Inhalten und Medien jeglicher Art füllen. Dazu gehören z. B. Word-Texte, Excel-Tabellen, Outlook-E-Mails, PDFs, Bilder, Webseitenausschnitte, Grafiken, Audios, Videos sowie handschriftlicher Text. Das digitale Papier kennt keine Grenzen. Also ganz einfach rechts, links, oben oder unten weiterarbeiten, das „Papier“ wächst unendlich mit.
Das macht OneNote zu einer praktischen Grundlage für die papierlose Selbstorganisation (privat) und ein papierloses Büro (Business).
Mit der integrierten Suche in OneNote finden Sie im Handumdrehen Ihre Notizen. Die Suchfunktion von OneNote durchsucht neben dem Text auch Bilder und Audioaufnahmen.
Die Microsoft-Cloud OneDrive als Standardspeicherort ermöglicht dabei eine geräteübergreifende Synchronisation ohne jegliche weitere Infrastruktur. So erhalten Sie und Ihr Team einen flexiblen, orts- und geräteunabhängigen Zugriff auf dieselben Dateien und Ordner von überall aus – egal ob von PC, Mac, Laptop, im Büro, Zuhause oder mobil über Tablet und Smartphone. Geteilte Notizbücher können sogar von mehreren Personen konfliktfrei gleichzeitig bearbeitet werden. Damit eignet sich Microsoft OneNote auch ideal als Wissensdatenbank sowie für die berufliche Dokumentation und Zusammenarbeit im Team.
Praxisbeispiele aus dem Berufsalltag sind die gemeinsame Planung und Dokumentation von Teamprojekten, die Verfolgung offener Arbeitsvorgänge, eine gemeinsame Termin- und Event-Planung, das Führen von Besprechungsprotokollen, gemeinsame To-Do-Listen etc.
Evernote: Das ist Evernote
Evernote ist genau wie OneNote ein digitales Notizbuchprogramm. Auch in Evernote lassen sich Texte, Bilder, Audios, Dokumente sowie Scans relativ einfach hinzufügen.
Gegenüber OneNote lassen sich bei Evernote die Notizen allerdings nur nach oben oder unten verlängern. Das digitale Papier wächst also nur in der Länge mit, nicht aber in der Breite. Das kann auf der einen Seite erstmal eine Einschränkung sein, auf der anderen Seite dient dies aber auch der besseren Übersichtlichkeit.
Ähnlich wie bei OneNote durchsucht Evernote neben Text, Dokumenten, Notizen auch die Bilder. Im direkten Vergleich mit OneNote fühlt sich die Suche in Evernote etwas schneller an. Hinzuzufügen wäre allerdings, dass in Evernote die Ordnerstrukturen nicht so tief wie in OneNote angelegt werden können und deshalb etwas schneller durchsucht sind.
Evernote gibt es in 3 versch. Versionen – Kostenlos (Free), Personal und Professional. In der kostenlosen Variante ist Evernote allerdings im Upload auf 60 MB pro Monat begrenzt. Die maximale Notizgröße liegt bei 25MB. Für den vollen Funktionsumfang und auch den höheren Datenupload ist ein Abonnement erforderlich, welches bei 6,99€ im Monat für die Personal Version beginnt. Dann bekommt man aber auch schon 10GB Datenupload und 200MB Notizgröße. Funktionen wie z.B. das Senden einer Notiz per E-Mail als auch das Erstellen von Notizbuchvorlagen gehören zum Abonnement ebenso mit dazu. Evernote lässt sich standardmäßig auf Windows PCs als auch MAC installieren. Für die die Apps für IOS und Android ist ebenso das Abonnement erforderlich.
OneNote und Evernote im direkten Vergleich
Im ersten Vergleich beider Programme spielt Evernote seine Stärken vor allem als Browseranwendung mit Schnellzugriff aus der Taskbar sowie bei der Nutzung unterschiedlicher Betriebssysteme und Gerätetypen aus. Dafür lassen sich in OneNote die Elemente auf den Notizbuchseiten besser und deutlich übersichtlicher bearbeiten. Das ist besonders für die Nachbearbeitung von Gesprächs- und Besprechungsnotizen oder als Kollaborationstool für Projektarbeiten und das Wissensmanagement im Team sehr wichtig.
HINWEIS: OneNote ist kostenlos, Evernote nur in der Basic-Variante mit eingeschränktem Funktionsumfang.
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OneNote |
Evernote |
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| Notizen zwischen Ihren Geräten synchronisieren |  |
 In Evernote Free beschränkt auf 2 Geräte. Um zwischen allen Geräten zu synchronisieren, wird Evernote Personal (6,99€/Monat) oder Professional (8,99,€/Monat) benötigt. |
| Offlinezugriff auf Notizen auf mobilen Geräten | |
Erfordert Evernote Personal oder Professional |
| Unbegrenzte monatliche Uploads | |
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| Überall auf der Seite schreiben mit der Freihandzeichenfläche | |
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| Inhalte mit anderen teilen | |
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| Webinhalte ausschneiden | |
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| E-Mail in Ihren Notizen speichern | |
Erfordert Evernote Personal oder Professional |
| Visitenkarten digitalisieren | |
Erfordert Evernote Personal oder Professional |
Tabelle 1: OneNote und Evernote im direkten Vergleich (Quelle: Microsoft)
OneNote und Evernote: So synchronisieren Sie beide Tools
Kann man beide Programme miteinander synchronisieren, um die Vorteile beider Programme zu nutzen? Das können wir ganz klar mit einem „JA“ beantworten, allerdings mit ein paar Einschränkungen (Evernote ist für viele Funktionen kostenpflichtig). Seit März 2016 gibt es die Möglichkeit seitens Microsoft die Notizen von Evernote nach OneNote zu importieren. Lesen Sie in den nächsten Kapiteln wo Sie das Tool (gratis) bekommen und wie Sie es anwenden.
Schritt 1: Vorbereitung
Das Synchronisieren von OneNote und Evernote geht etwas schneller, wenn beide Programme auf ein und demselben Gerät installiert sind. In diesem Fall:
- Melden Sie sich einfach zunächst bei Evernote an
- Synchronisieren Sie Ihre Notizen mit der lokalen Festplatte auf Ihrem PC. Falls Sie mehrere verschiedene Geräte verwenden, wählen Sie alternativ zuerst in Evernote die gewünschte Notiz aus und speichern Sie diese dann unter „→ Datei → Exportieren nach“ in dem „.enex“ Format ab.
- Die ENEX-Datei kopieren Sie dann anschließend einfach auf das Gerät, auf dem Sie OneNote installiert haben.
Schritt 2: Installationsdateien herunterladen
Bevor wir nun die beiden Programme synchronisieren können, laden Sie sich bei Microsoft den kostenlosen OneNote Importer für Evernote herunter.
https://www.onenote.com/import-evernote-to-onenote
Schritt 3: Starten des Programms
Starten Sie den Importer mit einem Doppelklick auf die zuvor heruntergeladene Datei.
Wenn Sie bei Evernote eingeloggt sind, werden Ihre Evernote-Notizbücher automatisch erkannt und Sie können die gewünschten Notizen, welche Sie importieren möchten, auswählen. Alternativ können Sie unter „Datei auswählen“ auch die zuvor abgespeicherte ENEX-Datei auswählen.
Schritt 4: Anmelden mit einem Microsoft-Konto
Nun verlangt der Importer nur noch das Anmelden mit einem Microsoft-Konto (z.B. Hotmail, Live, über Outlook.com oder das Unternehmens-Konto). Das Importieren der Dateien dauert dann je nach Datenumfang einige Minuten bis zu mehreren Stunden. Sobald das Konvertieren und Importieren abgeschlossen ist, werden Ihnen die ausgewählten Evernote-Notizen in Ihrem OneNote unter „weitere Notizbücher“ angezeigt.
Das sollten Sie noch wissen
Der Importer ist für die Betriebssysteme ab Windows 7 und seit Sommer 2016 auch für Apples Mac und iOS verfügbar. Das Programm selbst wird allerdings von Microsoft nicht mehr aktiv weiterentwickelt. Für die Nutzung der Software benötigen Sie einen Microsoft-Account, ohne diesen ist eine Synchronisation leider nicht möglich. Beim Konvertieren der Evernote-Seiten in OneNote-Seiten werden zwar alle Bilder und auch PDF-Dateien übernommen, einige Elemente werden allerdings nicht angezeigt, wie z.B. Hintergrundfarben, handschriftliche Einträge und Erinnerungsfunktionen. Das sollten Sie unbedingt berücksichtigen, wenn Sie künftig weiterhin beide Notizprogramme parallel nutzen wollen.
Fazit
Egal ob OneNote oder Evernote – jedes Tool hat seine eigenen Vor- und Nachteile. Schlussendlich ist es eine Entscheidung für welchen Zweck die digitalen Notizbuchprogramme genutzt werden sollen. Wer z.B. mehr im Projektgeschäft tätig ist, wird die Ordnerstruktur in OneNote lieben. Wer aber nur kurz eine Notiz erstellen und diese später schnell wiederfinden möchte, hat mit Evernote vielleicht die bessere Wahl getroffen. OneNote und Evernote gibt es jeweils als kostenlose Version und für den Einstieg in die digitalen Notizbücher ist es eher eine Philosophie-Frage, für welches Tool Sie sich entscheiden. Wer ohnehin bereits ein Office 365 Abo hat und somit Word, Excel und PowerPoint benutzt fährt am Ende mit OneNote vermutlich günstiger.
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