OneNote (1/5) – Grundlagen: Die richtige OneNote-Version und Speicherort!



Abhängig von Version und Speicherort stehen unterschiedliche Funktionen zur Verfügung

Microsofts digitales Notizbuchprogramm „OneNote“ gibt es in verschiedenen Programmversionen mit jeweils unterschiedlichen Vorzügen. Denn neben der Desktop-Vollversion im Rahmen des Office-Pakets gibt es auch eine kostenfreie OneNote-App, die zwar im Funktionsumfang (derzeit noch) etwas eingeschränkt ist, aber dafür u.a. mit einer einfacheren Bedienung und schnelleren Synchronisation punktet. Darüber hinaus entscheidet auch der ausgewählte Speicherort (auf der eigenen Festplatte, auf dem Unternehmensserver oder in der Microsoft-Cloud), ob Sie alle gewünschten Funktionen des Programms nutzen können. Wir zeigen Ihnen daher in diesem Beitrag die verschiedenen Kombinationsmöglichkeiten aus Programmversion und Speicherort, damit Sie OneNote optimal für sich nutzen können!

Wozu wird OneNote im Büro eigentlich benötigt?

Mit dem digitalen Notizbuchprogramm OneNote können Sie nicht einfach nur Notizen erstellen, sondern ganze Dokumentensammlungen übersichtlich verwalten und bearbeiten. Dabei hat OneNote das Potenzial, die komplette Papierablage im Büro zu ersetzen! Die fünf großen Vorteile von OneNote gegenüber einer klassischen Papierablage sind:

1. Mehr Ordnung und weniger Platzbedarf: Die riesige Papierablage aus Leitz-Ordnern und Hängeregistern wird durch eine deutlich übersichtlichere digitale Ablage im PC ersetzt. Die verschiedenen Ablageebenen der Papierablage können dabei spielerisch einfach eins zu eins nachgeahmt werden.

2. Die Inhalte lassen sich viel leichter befüllen: Da die meisten Inhalte heutzutage sowieso in digitaler Form vorliegen (z.B. E-Mails, Webseiten, Textdateien, PDFs, Bilder, Fotos, Grafiken, Audio- und Videomittschnitte), lassen sich diese ganz einfach per Mausklick in das digitale Notizbuchprogramm hinein- und wieder herauskopieren. Das geht viel schneller und einfacher als das Ausdrucken und Abheften in Papierform.

3. Die Inhalte können übersichtlicher strukturiert werden: Die verschiedenen Ablageebenen und Formatierungsmöglichkeiten der OneNote-Notizbücher erlauben es, die Gliederung und Strukturierung eines Themas deutlich feiner zu gestalten, als das in Papierform überhaupt möglich ist – und das auch noch jederzeit nachträglich.

4. Inhalte viel leichter suchen und schneller finden: In OneNote sind alle Inhalte volltextindiziert. Das bedeutet, dass sämtliche Texte (auch in Bildern oder digitalen Handschriften) von der OneNote-Suchfunktion zuverlässig gefunden werden. Dabei wird die komplette Ablage innerhalb von Sekundenbruchteilen durchsucht. Schneller geht das Durchsuchen einer Dokumentenablage nicht!

5. OneNote kann synchronisiert und geteilt werden: Auf diese Weise haben Sie von allen Geräten und von überall aus immer einen aktuellen Zugriff auf alle Informationen in der Notizablage. Durch das Teilen der OneNote-Dateien können auch mehrere Benutzer zur selben Zeit an denselben Notizen arbeiten.

I. Die unterschiedlichen OneNote-Programmversionen:

OneNote gibt es in zwei verschiedenen Programmversionen für Desktop-Computer sowie auch als kostenlose App für mobile Geräte (Android, iOS und Windows). Für regelmäßige Verwirrung sorgen die beiden unterschiedlichen Programmversionen für Desktop-Computer:

  • OneNote 2016: Die Vollversion von OneNote ist unter der Bezeichnung „OneNote 2010/2013/2016“ in den kostenpflichtigen Office-Paketen „MS Office 2016“ und „Office 365“ enthalten (zusammen mit Excel, Outlook, PowerPoint und Word). Diese Desktop-Vollversion OneNote 2016 kann auch kostenlos unter www.onenote.com/downloadd heruntergeladen werden (allerdings mit der Einschränkung, dass die Notizbücher dann nur auf OneDrive abgespeichert werden können).
  • Die OneNote-App: Zusätzlich gibt es noch eine zweite Programmversion, die sogenannte „OneNote-App“ (oder auch nur „OneNote“). Diese hat einen moderneren Programmcode, der die Synchronisation schneller macht und die Bedienung vereinfacht, allerdings ist der Funktionsumfang schlanker als bei der Vollversion OneNote 2016. Die OneNote-App ist als Teil des Betriebssystems Windows standardmäßig auf allen Windows-10 Computern vorinstalliert und kann ebenfalls als kostenloser „Einzel“-Download von der Microsoft-Webseite heruntergeladen werden.

Die wichtigsten Unterschiede zwischen OneNote 2016 und der OneNote-App:

Vorteile von OneNote 2016 Vorteile der OneNote-App
  • Voller Funktionsumfang
  • Auswahlmöglichkeit des Speicherorts: Die Notizbücher können auch lokal abgespeichert werden (für einen Offline-Zugriff, oder falls die Unternehmensdaten nicht in der Cloud gespeichert werden dürfen)
  • Schnellere Synchronisation
  • Einfacher zu bedienen
  • Die OneNote-App ist der neue Standard von Microsoft und wird die bisherige Vollversion OneNote 2016 mittelfristig vollständig ersetzen*
Speicherort: Wahlweise lokal auf der Festplatte, auf einem Netzwerk-Server, in SharePoint oder in der Microsoft-Cloud OneDrive. Speicherort: Bei einer persönlichen Nutzung mit einem kostenlosen Outlook.com-Account auf OneDrive und bei einer beruflichen Nutzung mit einem Office365-Account auf OneDrive for Business.

*Hinweis: Microsoft hat 2018 angekündigt, mittelfristig nur noch eine Programmversion anzubieten. Demnach wird der ältere Programmcode der bisherigen Desktop-Vollversionen zugunsten des moderneren Programmcodes der App-Version vollständig aufgegeben. Dafür wird im Gegenzug die OneNote-App ab Office 2019 (Erscheinungsdatum Herbst 2018) sukzessive ausgebaut und künftig auch nur noch diese App-Version weiterentwickelt. Die aktuelle Desktop-Version OneNote 2016 ist damit die letzte Vollversion mit altem Programmcode, wird aber in der Übergangszeit von Microsoft noch bis 2025 weiter supportet und kann bis dahin bedenkenlos weiter genutzt werden.

II. Die Auswahl des richtigen Speicherorts für die volle Leistung!

In OneNote 2016 stehen Ihnen verschiedene Speicherorte für Ihre Notizbücher zur Verfügung. Die Wahl des Speicherorts hat dabei einen entscheidenden Einfluss darauf, wie und mit welchem Funktionsumfang Sie das Programm nutzen können. (Tipp: Haben Sie einmal den Speicherort festgelegt, speichert OneNote alle Änderungen kontinuierlich sofort automatisch ab, daher finden Sie in dem Programm selbst keinen weiteren Speicher-Button.)

OneNote-Funktionen abhängig vom Speicherort:

Lokal auf dem PC (Festplatte) Klassicher File-Server SharePoint-Server OneDrive (Online-Speicher)
Zugriff über das Internet Nein Nein (außer VPN) Ja Ja
Zugriff mit Handy und Tablet Nein Nein Ja Ja
Gemeinsame Bearbeitung möglich Nein Nur mit Kollegen im gleichen Netzwerk Ja Ja
Offline-Zugriff Ja Nein Nein Ja

⮞ Alle Notizbücher, die nur auf der lokalen Festplatte des Rechners abgespeichert werden, können auch nur von diesem Gerät aus bearbeitet werden. Das Teilen mit anderen Personen und das Synchronisieren mit mobilen Geräten ist dann nicht möglich. Die Dateien auf der Festplatte werden in der Regel auch nicht von der IT-Abteilung gesichert, so dass Sie selbst für ein regelmäßiges Sicherheits-Backup sorgen müssen.

⮞ Wenn Sie die OneNote-Dateien auf dem gemeinsamen Laufwerk Ihres Unternehmensnetzwerks speichern, können Sie die Notizbücher zwar mit Ihren Kollegen teilen und diese auch gemeinsam bearbeiten – allerdings nicht mit mobilen Geräten und nur bedingt außerhalb des Firmennetzwerkes. Alle Dateien auf dem File-Server werden üblicherweise durch die IT regelmäßig gebackuped.

⮞ Wenn Sie in Ihrem Unternehmen einen SharePoint-Server oder OneDrive nutzen, steht Ihnen der volle Funktionsumfang von OneNote zur Verfügung. Dann können Sie die Notizbücher nicht nur mit anderen Personen teilen, sondern zusätzlich auch noch mit Ihren mobilen Geräten synchronisieren (Handy, Tablet). OneDrive</strong> bietet darüber hinaus noch die Möglichkeiten, die Dateien auch offline bearbeiten sowie mit Personen teilen zu können, die keinen Zugriff auf Ihren Unternehmens- oder SharePoint-Server haben.

Fazit: die richtige Kombination führt zum individuell optimalen OneNote!

  • Wir empfehlen, die OneNote-Notizbücher – wenn möglich und vom Unternehmen erlaubt – immer auf OneDrive zu speichern. Denn dies bietet Ihnen die meisten Möglichkeiten, wie z.B. einen standortunabhängigen Zugriff über das Internet oder ein geräteübergreifendes Synchronisieren mit mobilen Geräten. So können Sie z.B. ein Foto oder einen Dokumenten-Scan von Ihrem Handy aus direkt und ohne Umwege in ein OneNote-Notizbuch einfügen. Das spart viel Zeit.
  • Nach Möglichkeit empfehlen wir ebenfalls, auf die OneNote-App umzusteigen. Denn diese wurde von Microsoft als neuer Standard festgelegt und nur diese wird künftig auch von Microsoft weiterentwickelt.
  • Wer seine Notizbuchdateien jedoch weiterhin lokal oder im Firmennetzwerk abspeichern will, kann die Vollversion OneNote 2016 ganz normal bis 2025 ohne Probleme weiter nutzen. Wie Sie OneNote am besten für sich nutzen, lesen Sie in den weiteren Beiträgen dieser Serie.


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