OneNote (1/5) – Grundlagen: Die richtige OneNote-Version und Speicherort!



Abhängig von Version und Speicherort stehen unterschiedliche Funktionen zur Verfügung

Microsofts digitales Notizbuchprogramm „OneNote“ gibt es in verschiedenen Programmversionen mit jeweils unterschiedlichen Vorzügen. Denn neben der Desktop-Vollversion im Rahmen des Office-Pakets gibt es auch eine kostenfreie OneNote-App, die zwar im Funktionsumfang (derzeit noch) etwas eingeschränkt ist, aber dafür u.a. mit einer einfacheren Bedienung und schnelleren Synchronisation punktet. Darüber hinaus entscheidet auch der ausgewählte Speicherort (auf der eigenen Festplatte, auf dem Unternehmensserver oder in der Microsoft-Cloud), ob Sie alle gewünschten Funktionen des Programms nutzen können. Wir zeigen Ihnen daher in diesem Beitrag die verschiedenen Kombinationsmöglichkeiten aus Programmversion und Speicherort, damit Sie OneNote optimal für sich nutzen können!

Wozu wird OneNote im Büro eigentlich benötigt?

Mit dem digitalen Notizbuchprogramm OneNote können Sie nicht einfach nur Notizen erstellen, sondern ganze Dokumentensammlungen übersichtlich verwalten und bearbeiten. Dabei hat OneNote das Potenzial, die komplette Papierablage im Büro zu ersetzen! Die fünf großen Vorteile von OneNote gegenüber einer klassischen Papierablage sind:

1. Mehr Ordnung und weniger Platzbedarf: Die riesige Papierablage aus Leitz-Ordnern und Hängeregistern wird durch eine deutlich übersichtlichere digitale Ablage im PC ersetzt. Die verschiedenen Ablageebenen der Papierablage können dabei spielerisch einfach eins zu eins nachgeahmt werden.

2. Die Inhalte lassen sich viel leichter befüllen: Da die meisten Inhalte heutzutage sowieso in digitaler Form vorliegen (z.B. E-Mails, Webseiten, Textdateien, PDFs, Bilder, Fotos, Grafiken, Audio- und Videomittschnitte), lassen sich diese ganz einfach per Mausklick in das digitale Notizbuchprogramm hinein- und wieder herauskopieren. Das geht viel schneller und einfacher als das Ausdrucken und Abheften in Papierform.

3. Die Inhalte können übersichtlicher strukturiert werden: Die verschiedenen Ablageebenen und Formatierungsmöglichkeiten der OneNote-Notizbücher erlauben es, die Gliederung und Strukturierung eines Themas deutlich feiner zu gestalten, als das in Papierform überhaupt möglich ist – und das auch noch jederzeit nachträglich.

4. Inhalte viel leichter suchen und schneller finden: In OneNote sind alle Inhalte volltextindiziert. Das bedeutet, dass sämtliche Texte (auch in Bildern oder digitalen Handschriften) von der OneNote-Suchfunktion zuverlässig gefunden werden. Dabei wird die komplette Ablage innerhalb von Sekundenbruchteilen durchsucht. Schneller geht das Durchsuchen einer Dokumentenablage nicht!

5. OneNote kann synchronisiert und geteilt werden: Auf diese Weise haben Sie von allen Geräten und von überall aus immer einen aktuellen Zugriff auf alle Informationen in der Notizablage. Durch das Teilen der OneNote-Dateien können auch mehrere Benutzer zur selben Zeit an denselben Notizen arbeiten.

I. Die unterschiedlichen OneNote-Programmversionen:

OneNote gibt es in zwei verschiedenen Programmversionen für Desktop-Computer sowie auch als kostenlose App für mobile Geräte (Android, iOS und Windows). Für regelmäßige Verwirrung sorgen die beiden unterschiedlichen Programmversionen für Desktop-Computer:

  • OneNote 2016: Die Vollversion von OneNote ist unter der Bezeichnung „OneNote 2010/2013/2016“ in den kostenpflichtigen Office-Paketen „MS Office 2016“ und „Office 365“ enthalten (zusammen mit Excel, Outlook, PowerPoint und Word). Diese Desktop-Vollversion OneNote 2016 kann auch kostenlos unter www.onenote.com/downloadd heruntergeladen werden (allerdings mit der Einschränkung, dass die Notizbücher dann nur auf OneDrive abgespeichert werden können).
  • Die OneNote-App: Zusätzlich gibt es noch eine zweite Programmversion, die sogenannte „OneNote-App“ (oder auch nur „OneNote“). Diese hat einen moderneren Programmcode, der die Synchronisation schneller macht und die Bedienung vereinfacht, allerdings ist der Funktionsumfang schlanker als bei der Vollversion OneNote 2016. Die OneNote-App ist als Teil des Betriebssystems Windows standardmäßig auf allen Windows-10 Computern vorinstalliert und kann ebenfalls als kostenloser „Einzel“-Download von der Microsoft-Webseite heruntergeladen werden.

Die wichtigsten Unterschiede zwischen OneNote 2016 und der OneNote-App:

Vorteile von OneNote 2016 Vorteile der OneNote-App
  • Voller Funktionsumfang
  • Auswahlmöglichkeit des Speicherorts: Die Notizbücher können auch lokal abgespeichert werden (für einen Offline-Zugriff, oder falls die Unternehmensdaten nicht in der Cloud gespeichert werden dürfen)
  • Schnellere Synchronisation
  • Einfacher zu bedienen
  • Die OneNote-App ist der neue Standard von Microsoft und wird die bisherige Vollversion OneNote 2016 mittelfristig vollständig ersetzen*
Speicherort: Wahlweise lokal auf der Festplatte, auf einem Netzwerk-Server, in SharePoint oder in der Microsoft-Cloud OneDrive. Speicherort: Bei einer persönlichen Nutzung mit einem kostenlosen Outlook.com-Account auf OneDrive und bei einer beruflichen Nutzung mit einem Office365-Account auf OneDrive for Business.

*Hinweis: Microsoft hat 2018 angekündigt, mittelfristig nur noch eine Programmversion anzubieten. Demnach wird der ältere Programmcode der bisherigen Desktop-Vollversionen zugunsten des moderneren Programmcodes der App-Version vollständig aufgegeben. Dafür wird im Gegenzug die OneNote-App ab Office 2019 (Erscheinungsdatum Herbst 2018) sukzessive ausgebaut und künftig auch nur noch diese App-Version weiterentwickelt. Die aktuelle Desktop-Version OneNote 2016 ist damit die letzte Vollversion mit altem Programmcode, wird aber in der Übergangszeit von Microsoft noch bis 2025 weiter supportet und kann bis dahin bedenkenlos weiter genutzt werden.

II. Die Auswahl des richtigen Speicherorts für die volle Leistung!

In OneNote 2016 stehen Ihnen verschiedene Speicherorte für Ihre Notizbücher zur Verfügung. Die Wahl des Speicherorts hat dabei einen entscheidenden Einfluss darauf, wie und mit welchem Funktionsumfang Sie das Programm nutzen können. (Tipp: Haben Sie einmal den Speicherort festgelegt, speichert OneNote alle Änderungen kontinuierlich sofort automatisch ab, daher finden Sie in dem Programm selbst keinen weiteren Speicher-Button.)

OneNote-Funktionen abhängig vom Speicherort:

Lokal auf dem PC (Festplatte) Klassicher File-Server SharePoint-Server OneDrive (Online-Speicher)
Zugriff über das Internet Nein Nein (außer VPN) Ja Ja
Zugriff mit Handy und Tablet Nein Nein Ja Ja
Gemeinsame Bearbeitung möglich Nein Nur mit Kollegen im gleichen Netzwerk Ja Ja
Offline-Zugriff Ja Nein Nein Ja

⮞ Alle Notizbücher, die nur auf der lokalen Festplatte des Rechners abgespeichert werden, können auch nur von diesem Gerät aus bearbeitet werden. Das Teilen mit anderen Personen und das Synchronisieren mit mobilen Geräten ist dann nicht möglich. Die Dateien auf der Festplatte werden in der Regel auch nicht von der IT-Abteilung gesichert, so dass Sie selbst für ein regelmäßiges Sicherheits-Backup sorgen müssen.

⮞ Wenn Sie die OneNote-Dateien auf dem gemeinsamen Laufwerk Ihres Unternehmensnetzwerks speichern, können Sie die Notizbücher zwar mit Ihren Kollegen teilen und diese auch gemeinsam bearbeiten – allerdings nicht mit mobilen Geräten und nur bedingt außerhalb des Firmennetzwerkes. Alle Dateien auf dem File-Server werden üblicherweise durch die IT regelmäßig gebackuped.

⮞ Wenn Sie in Ihrem Unternehmen einen SharePoint-Server oder OneDrive nutzen, steht Ihnen der volle Funktionsumfang von OneNote zur Verfügung. Dann können Sie die Notizbücher nicht nur mit anderen Personen teilen, sondern zusätzlich auch noch mit Ihren mobilen Geräten synchronisieren (Handy, Tablet). OneDrive</strong> bietet darüber hinaus noch die Möglichkeiten, die Dateien auch offline bearbeiten sowie mit Personen teilen zu können, die keinen Zugriff auf Ihren Unternehmens- oder SharePoint-Server haben.

Fazit: die richtige Kombination führt zum individuell optimalen OneNote!

  • Wir empfehlen, die OneNote-Notizbücher – wenn möglich und vom Unternehmen erlaubt – immer auf OneDrive zu speichern. Denn dies bietet Ihnen die meisten Möglichkeiten, wie z.B. einen standortunabhängigen Zugriff über das Internet oder ein geräteübergreifendes Synchronisieren mit mobilen Geräten. So können Sie z.B. ein Foto oder einen Dokumenten-Scan von Ihrem Handy aus direkt und ohne Umwege in ein OneNote-Notizbuch einfügen. Das spart viel Zeit.
  • Nach Möglichkeit empfehlen wir ebenfalls, auf die OneNote-App umzusteigen. Denn diese wurde von Microsoft als neuer Standard festgelegt und nur diese wird künftig auch von Microsoft weiterentwickelt.
  • Wer seine Notizbuchdateien jedoch weiterhin lokal oder im Firmennetzwerk abspeichern will, kann die Vollversion OneNote 2016 ganz normal bis 2025 ohne Probleme weiter nutzen. Wie Sie OneNote am besten für sich nutzen, lesen Sie in den weiteren Beiträgen dieser Serie.


Auf der Suche nach mehr Tipps zu Microsoft OneNote? Wir haben die wichtigsten Erfolgsstrategien zu OneNote für Sie aufbereitet. Das sollten Sie sich nicht entgehen lassen!

14 Kommentare
  • Hallo Herr Miller,

    zum Thema Cloud hätte ich da eine Frage: wie sieht es die DGSVO mit dem Daten speichern in OneDrive? Was muss in einer Firma dabei berücksichtigt werden?

    Vielen Dank vorab für Ihre schnel Antwort.

    Schöne Grüße
    Martha Jauernig

    • Hallo Herr Jauernig,
      vielen Dank für Ihre wichtige Frage.

      Für den Einsatz von Office 365 in Firmen ist zwingend zu beachten, dass Sie ein Business-Angebot von Office 365 buchen. Wir verwenden bspw. Office 365 Business Premium.
      Warum ist das so wichtig? Bei den Varianten O365 Home o.ä. werden die Daten außerhalb der EU gespeichert. Hingegen bei O365 Business Varianten sind alle Daten innerhalb der EU gespeichert.

      Zudem nimmt Microsoft das Thema Datenschutz sehr ernst. Sie waren das erste Unternehmen, das die EU DSGVO-Standardklauseln vollumfänglich erfüllt hat. Microsoft kann sich außerdem keine Datenpanne erlauben. Deren Geschäftsmodell ist ein anderes, wie etwa das von Google oder Facebook. Während diese sehr datengetrieben sind, möchte Microsoft lieber erstklassige Software für Business-Anwender entwickeln.

      Ich hoffe das hilft Ihnen weiter.

      Effiziente Grüße aus dem Team Büro-Kaizen,
      Timo Kienzle

  • Lieber Herr Miller,

    ich habe mir diesen Blog gerne durchgelesen, da ich verschiedene Versionen von OneNote nutze. Auch ich gehöre zu den (noch?) unzufriedenen Nutzern von “OneNote für Windows 10”.

    Zum Beispiel suche ich den lokalen Speicherort der Notizbücher. Den muss es schon geben, da ich im Offline Modus arbeiten kann. Unter “…\AppData\Local\Microsoft\OneNote…” sind sie nicht, da der Ordner gar nicht existiert. Fragen:
    – Wissen Sie wo diese sind?
    – Wie mache ich eine einfache lokale Sicherung der OneDrive Notizbücher (über die Sync-Funktion der Ordner mit OneDrive geht es ja nicht, da bekommt man nur LINKS)

    In den Desktop Versionen von OneNote kann ich diese Kopien finden.

    • Hallo Herr Rohkemper,
      ebenfalls vermissen wir in OneNote für Windows 10 noch einige Funktionen aus dem alten OneNote 2016.
      Was jedoch sicher ist, dass lokales Speichern in der neuen OneNote-App nicht möglich ist und vermutlich auch nicht möglich sein wird. Microsoft geht bewusst den “radikalen” Schritt in Richtung Cloud.

      Nur noch so passt es in die cloudbasierte Office 365 Umgebung.
      Zuvor lokal gespeicherte Notizbücher müssen also in OneDrive verschoben werden, um sich weiterhin mit der OneNote-App benutzen zu lassen.

      Ich hoffe das hilft Ihnen weiter.

      Mit freundlichen Grüßen aus dem Team Büro-Kaizen,
      Timo Kienzle

  • Ich nutze die OneNote App auf meinem Microsoft Go Tablett und OneNote als Teil von Office am Laptop. Als selbständiger Berater arbeite ich beim Kunden gerne vor Ort mit dem Tablett und kann die Notizen dann ganz gut auf meinem Laptop weiter bearbeiten. Ich bin nicht so glücklich mit der App Version aus mehreren Gründen:

    – Einstellung des Seitenformats…bisher konnte ich das nicht finden. Würde gerne manchmal A4 ausdrucken.
    – PDF Export – das würde ich sehr oft benötigen um meine Notizen weiterzugeben, aber das funktioniert sehr schlecht: die Datei wird riesig und das Seitenformat ist nicht nachvollziehbar. Bei der Office Version wird alles auf die Breite der beschriebenen Fläche eingestellt. (Unterschied in der Dateigröße mit Bildern: Office – 1,3 MB; App 25 MB). Man weiß eben beim schreiben nicht wie es nachher ausgedruckt oder im PDF erscheint!
    – Es hakt auch öfters mal mit der Synchronisierung zwischen den zwei Versionen (über OneDrive). Das könnte an der Internet Verbindung liegen, ist aber nicht immer nachvollziehbar.

    Mit freundlichen Grüßen
    Christian Claus

    • Hallo Herr Claus,

      vielen Dank für Ihren Kommentar!
      Sehr richtig, die von Ihnen beschriebenen Funktionen fehlen uns persönlich auch noch. Aus diesem Grund arbeiten wir momentan auch zu großen Teilen im Alltag noch mit OneNote 2016.
      Der Leitspruch heißt also vorerst “Die OneNote-App wo möglich, OneNote 2016 wo nötig.”

      OneNote 2016 wird noch bis 2025 von Microsoft angeboten. Es bleibt nur abzuwarten, dass Microsoft die Funktionen der OneNote App möglichst rasant erweitern wird.
      Auf Ihrem Surface Go (Werbung) können Sie ebenfalls OneNote 2016 installieren. Hier der Link zum Download – klicken Sie dort einfach auf “Windows Desktop”.

      Effiziente Grüße aus dem Team Büro-Kaizen,
      Timo Kienzle

  • Hallo Herr Miller,
    ob die App-Version von OneNote jemals den Funktionsumfang von OneNote 2016 erhalten wird, sei einmal dahin gestellt…
    Ganz entscheidend aber – und für viele Unternehmen ein No-go – ist: man kann mit OneNote nicht mehr lokal bzw. im Firmennetzwerk speichern – sondern ausschließlich nur noch in OneDrive.
    Damit ist für unser Unternehmen OneNote leider schon weider gestorben, bevor es richtig aufgeblüht ist.

    • Hallo lieber Herr Tappe,

      ja ich verstehe gut was Sie meinen. Ich denke das ist wie bei jedem Technologie-Sprung eine Frage der Zeit. Beim Wechsel von Papier zu digital gab es auch viele (zum Teil berechtigte) Bedenken. Genauso ist es jetzt beim Wechsel von lokaler Speicherung zur Cloud-Speicherung. Auch hier gibt es selbstverständlich Bedenken sowie gute Gründe dafür und dagegen.

      Ich denke die Speicherung auf einem professionellen Server von Microsoft ist sicherer als so mancher Server von kleinen Unternehmen der irgendwo in der Ecke steht…

      Viele große Firmen sind mit Office 365 schon komplett umgezogen. Wir werden sehen wo wir in 2-3 Jahren stehen. Momentan deute ich die Zeichen so, dass viele deutsche Unternehmen komplett in die Cloud wechseln. Das ist aber eine Entscheidung, die jedes Unternehmen selbst treffen muss.

      Viele Grüße,
      Marcel Miller

  • Hallo lieber Herr Krause,

    herzlichen Dank für Ihren Kommentar, den wir sehr gerne beantworten.

    Im Oktober hat Microsoft “OneNote für Windows 10” zum neuen Standard gemacht. Bei Office 2019 und Office 365 ist OneNote seitdem kein eigener Bestandteil des Office-Pakets mehr. “OneNote für Windows 10” soll in den nächsten Monaten alle wichtigen Funktionen von OneNote 2016 bekommen, ein genauer Zeitplan ist uns aber nicht bekannt.

    Obwohl nun OneNote kein Bestandteil des Office-Pakets mehr ist, kann OneNote 2016 von der Webseite http://www.onenote.com/download kostenlos heruntergeladen werden und auch z.B. mit Office 365 weiterhin wie gewohnt eingesetzt werden. Das ist aktuell auch unsere Empfehlung, bis Funktionsgleichheit mit “OneNote für Windows 10” herrscht. Man kann jederzeit problemlos zwischen den beiden Versionen wechseln oder auch beide Versionen parallel verwenden, solange OneDrive als Speicherplatz genutzt wird. Es gibt Sicherheitsupdates für OneNote 2016 noch bis 2025 (also noch 6 Jahre).

    “OneNote für Windows 10” hat bereits heute die Funktion “Besprechungsdetails” (im Menü Einfügen). Da können Sie sich Datum, Teilnehmer usw. aus Terminen nach OneNote für ein Protokoll importieren. Ob diese Funktion noch ausgebaut wird weiß ich nicht. Aufgaben nach Outlook zu übergeben geht aktuell nicht wie in OneNOte 2016 gewohnt. Das kann man ja solange von Hand machen. Ob das noch kommt weiß ich nicht. Kann ich mir aber schon vorstellen. Mails komfortabel nach OneNote senden – diese Funktion habe ich schon gesehen in einem Video. Die wird in den nächsten Monaten ausgerollt werden.

    Zusammenfassend: Die “OneNote für Windows 10” ist aus meiner Sicht in vielen Bereichen schon sehr gut. Ein paar Details fehler noch. Solange kann aber jeder weiterhin mit OneNote 2016 arbeiten.

    Demnächst werden wir auf unserem YouTube Kanal “Büro-Kaizen digital” auch ein Tutorial zur neuen “OneNote für Windows 10” Version veröffentlichen.

    Ich hoffe diese Kommentare helfen Ihnen weiter. Bei weiteren Fragen einfach melden.

    Herzliche Grüße
    Marcel Miller

  • Sehr geehrter Herr Kurz,
    nach einiger Recherche zu Produktivitätsthemen, u.a. in Ihren Blogs habe ich mich für ein Surface und ein Office 365 Abo entschieden.
    Sie müssen wissen, ich komme ursprünglich aus dem Apple Lager und habe Office dort auch schon getestet.
    Zwei Gründe haben mich zum Umstieg auf Windows und Surface bewegt.
    1) Die Stifteingabe in OneNote und die damit verbundene “Suche in handschriftlichen Notizen” – das is wirklich toll.
    2) Der volle Funktionsumfang bei der Integration von Outlook und OneNote (speziell die Termine und Aufgaben- Verknüpfung)
    Und hierauf beziehen sich meine Fragen:
    1) Wissen Sie ob diese Verknüpfungen in der OneNote App wieder kommen werden?
    2) Wenn nein – müssen Sie dann Ihre Bücher neu schreiben?
    Ich habe die Frage sinngemäß auch an Holger Wöltje gestellt, dessen Buch (Zeitmanagement mit Outlook: Die Zeit im Griff mit Microsoft Outlook 2010 – 2016) m Wesentlichen von diesen Verknüpfungen lebt.

    Haben Sie Tipps, wie man mit diesen fehlenden Funktionen trotzdem den vollen Leistungsumfang von OneNote ausspielen kann?
    Der Kauf von Office 2016 ist keine Alternative…..
    Ich würde mich freuen, wenn Sie sich in Ihrem Block diesem besonderen Thema einmal widmen könnten.

    Mit freundlichen Grüße
    Reinhard Krause

    • Hallo lieber Herr Krause,

      herzlichen Dank für Ihren Kommentar, den wir sehr gerne beantworten.

      Im Oktober hat Microsoft “OneNote für Windows 10” zum neuen Standard gemacht. Bei Office 2019 und Office 365 ist OneNote seitdem kein eigener Bestandteil des Office-Pakets mehr. “OneNote für Windows 10” soll in den nächsten Monaten alle wichtigen Funktionen von OneNote 2016 bekommen, ein genauer Zeitplan ist uns aber nicht bekannt.

      Obwohl nun OneNote kein Bestandteil des Office-Pakets mehr ist, kann OneNote 2016 von der Webseite http://www.onenote.com/download kostenlos heruntergeladen werden und auch z.B. mit Office 365 weiterhin wie gewohnt eingesetzt werden. Das ist aktuell auch unsere Empfehlung, bis Funktionsgleichheit mit “OneNote für Windows 10” herrscht. Man kann jederzeit problemlos zwischen den beiden Versionen wechseln oder auch beide Versionen parallel verwenden, solange OneDrive als Speicherplatz genutzt wird. Es gibt Sicherheitsupdates für OneNote 2016 noch bis 2025 (also noch 6 Jahre).

      “OneNote für Windows 10” hat bereits heute die Funktion “Besprechungsdetails” (im Menü Einfügen). Da können Sie sich Datum, Teilnehmer usw. aus Terminen nach OneNote für ein Protokoll importieren. Ob diese Funktion noch ausgebaut wird weiß ich nicht. Aufgaben nach Outlook zu übergeben geht aktuell nicht wie in OneNOte 2016 gewohnt. Das kann man ja solange von Hand machen. Ob das noch kommt weiß ich nicht. Kann ich mir aber schon vorstellen. Mails komfortabel nach OneNote senden – diese Funktion habe ich schon gesehen in einem Video. Die wird in den nächsten Monaten ausgerollt werden.

      Zusammenfassend: Die “OneNote für Windows 10” ist aus meiner Sicht in vielen Bereichen schon sehr gut. Ein paar Details fehler noch. Solange kann aber jeder weiterhin mit OneNote 2016 arbeiten.

      Demnächst werden wir auf unserem YouTube Kanal “Büro-Kaizen digital” auch ein Tutorial zur neuen “OneNote für Windows 10” Version veröffentlichen.

      Ich hoffe diese Kommentare helfen Ihnen weiter. Bei weiteren Fragen einfach melden.

      Herzliche Grüße
      Marcel Miller


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